Los 6 mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos en 2023
Publicado: 2023-03-29Los sistemas de gestión de documentos electrónicos proporcionan una ubicación segura y centralizada para almacenar y gestionar documentos. Revisamos los 6 mejores software EDMS para 2023 para ayudarlo a elegir el mejor para su negocio.
Sin las herramientas adecuadas, la gestión de documentos puede convertirse en un proceso frustrante que consume mucho tiempo. El uso de un sistema de administración de documentos electrónicos (EDMS) confiable puede ayudarlo a organizar sus archivos de manera más efectiva, lo que permite una colaboración más fluida y menos errores.
Los modernos sistemas de administración de archivos electrónicos son altamente seguros y reemplazan el almacenamiento físico desorganizado y, a veces, costoso. Todos los archivos digitales están protegidos mediante encriptación y permisos de control de acceso. Además, la mayoría de las plataformas vienen con herramientas para ayudarlo a cumplir con las normas de seguridad de datos.
Para ayudarlo a comprender más, hemos elaborado esta guía de los 6 mejores sistemas de administración de documentos electrónicos y lo que debe considerar al elegir uno.
Si no tiene tiempo para leer nuestra investigación, vaya a nuestra tabla de comparación rápida.
Nuestras mejores selecciones
El mejor sistema de gestión de documentos electrónicos todo en uno
Aprende más
Bueno para el archivo automatizado de documentos
Bueno para colaborar en documentos.
Qué buscar en un sistema de gestión de documentos electrónicos
El mejor software de gestión de documentos hará mucho más que almacenar sus documentos. Aquí hay algunas características clave a tener en cuenta:
- Gestión y recuperación de documentos.La capacidad de agregar metadatos como etiquetas, categorías y descripciones puede facilitarle el almacenamiento y la organización de sus documentos electrónicos. Además, localice y recupere rápidamente cualquier documento mediante la función de búsqueda.
- Permisos de acceso personalizados.Otorgue a ciertos empleados acceso a documentos específicos, asegurando que la información confidencial permanezca segura. Connecteam, por ejemplo, le permite crear usuarios y grupos de usuarios y asignar permisos masivos. Algunos sistemas también tienen funciones de cifrado y protección con contraseña.
- Funciones de colaboración.Comparta fácilmente documentos y colabore con los miembros del equipo en los documentos. Varios usuarios pueden editar y comentar documentos al mismo tiempo, lo que promueve el trabajo en equipo y agiliza los flujos de trabajo.
- Seguimiento del control de versiones.Vea versiones anteriores de documentos y un historial de cambios con fines de auditoría. Esto también facilita una mejor verificación de hechos y colaboración.
- Cumplimiento normativo.Las empresas deben cumplir con las normas de protección y almacenamiento de datos, así que busque un sistema de archivo de documentos con características como políticas de retención y registros de auditoría.
- Funcionalidad de firma electrónica.Le permite compartir documentos importantes con los empleados, quienes pueden firmarlos digitalmente desde sus propios dispositivos.
- Analíticas e informes.Genere informes para ver datos sobre la actividad del documento, el rendimiento, el uso y más.
- Aplicación movil.Acceda y administre documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento.
Los 6 mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos de 2023
Connecteam: el mejor sistema de gestión de documentos electrónicos todo en uno
Disponible en
- Web
- iOS
- Androide
Connecteam encabeza nuestra lista como el mejorsistema de gestión de documentos electrónicos todo en uno .Ofrece funciones de seguridad para proteger los archivos, incluido el cifrado y los controles de acceso, y tiene una interfaz elegante y fácil de usar.
A continuación, se muestran las funciones destacadas de Connecteam para ayudarlo a administrar sus documentos con facilidad.
Gestión de documentos optimizada a través de un panel centralizado
Con Connecteam, puedealmacenar y administrar todos los documentos de su empresa en una sola ubicación.Los empleados pueden cargar documentos directamente, incluidos certificados, formularios, archivos personales y reglamentarios, y más. Todo se puede ver en un tablero centralizado, que es fácil de navegar incluso para aquellos que no son muy expertos en tecnología.
Conla aplicación móvil de Connecteam , usted y los miembros de su equipo pueden cargar y acceder a documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.La interfaz fácil de usar facilita la navegación a cualquier documento que necesite ver.
Lo mejor de todo es que Connecteam ofrecealmacenamiento ilimitado .Eso significa que no hay límites en la cantidadoel tamaño de los documentos que puede cargar y almacenar.
Almacenamiento seguro y permisos de usuario para mantener segura la información confidencial
Connecteam almacena todos sus documentos en una nube altamente segura y tieneencriptación de datos de extremo a extremo .Esto protege a terceros no autorizados del acceso a sus documentos cuando los está cargando, editando o viendo. Connecteam también ejecuta el cifrado SSL de 256 bits estándar de la industria.
Además, Connecteam le permiteestablecer permisos personalizados para todos los usuarios de su empresa.Tiene control total sobre qué empleados pueden acceder a qué documentos, así como si pueden editarlos o no. Esto garantiza que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información confidencial.
Manténgase en cumplimiento y mantenga los documentos actualizados al establecer fechas de vencimiento
Connecteam le mostrará todas las fechas de vencimiento de los documentos que haya cargado. También puede establecer fechas de vencimiento personalizadas en los documentos según la entrada o el tipo.
Además, Connecteamle notificará automáticamente cuando los documentos estén a punto de caducar .De esta manera, puede tomar medidas rápidamente para asegurarse de que los documentos y certificaciones importantes nunca estén desactualizados. También facilita el cumplimiento de las leyes y normativas pertinentes sobre el almacenamiento de documentos.
Incorporación más fluida con el intercambio instantáneo de archivos
Las funciones de administración de documentos de Connecteam también pueden optimizar el proceso de incorporación. Sus nuevos empleados puedencargar los documentos y certificaciones requeridos directamente desde sus dispositivos móviles.Estos pueden incluir formularios de impuestos, contratos firmados, archivos personales y más. Tendrá acceso a estos al instante y podrá solicitar documentos adicionales a los empleados con solo tocar su dispositivo.
También puedeenviar recordatorios a los nuevos empleados para que carguen documentos y creen listas de verificación para que las marquen durante la incorporación .Esto garantiza que nada se pase por alto para que los nuevos empleados puedan terminar la incorporación más rápido.
Chat en la aplicación y suministro de noticias de la empresa para una mejor comunicación
Conla función de chat integrada de Connecteam , puede comunicarse con los miembros del equipo en tiempo real sin importar dónde o cuándo estén trabajando.Configure chats grupales o individuales seguros en segundos y cree permisos de usuario personalizados para mantener las conversaciones seguras y en contexto.
Puede enviar imágenes, videos, notas de audio y otros archivos en mensajes. Además, las notificaciones automáticas garantizan que no se pierda ninguno de sus mensajes.
Connecteam también tiene unsuministro de noticias de la empresa al estilo de las redes sociales que puede usar para compartir actualizaciones y anuncios con todo su equipo a la vez.Programe las publicaciones para que salgan en el momento perfecto, vea quién ha visto sus publicaciones y personalice los anuncios con GIF, imágenes y más.
En cuanto a la gestión de documentos, estas funciones le permiten comunicarseinstantáneamente sobre los documentos .Solicite a los empleados que envíen documentos, hágales saber que una certificación importante está a punto de caducar o solicite documentos de todo el equipo simultáneamente.
Y mucho más
Connecteam es más que una simple solución de gestión de documentos electrónicos. También tiene características para capacitación , administración de tareas , programación de empleados , recompensas y reconocimiento , y mucho más.
Connecteam ofrece unplan para pequeñas empresas gratuito para siempre para equipos con 10 empleados o menos.Los planes pagos comienzan en solo $ 29 por mes para hasta 30 usuarios, y también hay una prueba gratuita que puede usar.
Características clave
Ubicación centralizada para almacenar, editar y administrar documentos
Almacenamiento ilimitado de documentos
Controles de acceso a documentos personalizados
Fechas de caducidad en los documentos.
Intercambio de archivos instantáneo
Chat incorporado para mensajes individuales y grupales
ventajas
Fácil de usar, incluso para usuarios menos expertos en tecnología
Aplicación móvil para que pueda cargar y acceder a documentos sobre la marcha
Gratis de por vida para equipos de hasta 10
Solución de gestión del trabajo todo en uno
Contras
Más integraciones por venir
Precios
A partir desolo $29/mes para los primeros 30 usuarios Prueba gratuitade 14 días Plangratuitodisponible
Prueba gratuita de 14 días, no se requiere tarjeta de crédito
Comienza tu prueba gratuitaRubex de eFileCabinet: bueno para el archivo automatizado de documentos
Disponible en
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- iOS
- Androide
Rubex de eFileCabinet es un sistema de administración de documentos basado en la nube con funciones para el archivo automático de documentos, la colaboración en equipo y más. Puede automatizar procesos de aprobación de documentos y proporciona visualizaciones de datos de documentos. Rubex ofrece una funcionalidad de búsqueda para acceder y recuperar documentos por fecha o palabra clave. Está disponible como una aplicación móvil o web.
Los administradores pueden establecer permisos de usuario para evitar que ciertos usuarios accedan o editen documentos específicos. Rubex también ofrece funciones de control de versiones, plantillas de documentos, firmas electrónicas, uso compartido de archivos y solicitudes de archivos.
Aprenda más sobre Rubex por eFileCabinetCaracterísticas clave
- firmas electrónicas
- Archivo automático de documentos
- Aplicaciones móviles y web
- Permisos de usuario y control de versiones
ventajas
- Ofrece integraciones con software de terceros
- Puede buscar documentos perdidos
Contras
- Precios no listados públicamente
- Funciones limitadas en el plan básico de pago
Precios
Comuníquese con el proveedor para conocer el precio Prueba: Sí Plan gratuito: No
Zoho Docs: bueno para colaborar en documentos
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- iOS
- Androide
Zoho WorkDrive es un sistema de gestión de documentos basado en la nube centrado en la colaboración en equipo. Con su función Carpetas de equipo, los usuarios pueden compartir documentos entre sí en tiempo real. Varios usuarios también pueden trabajar juntos en documentos simultáneamente.
Los usuarios pueden hacer una copia de seguridad de los documentos sin conexión y los datos se sincronizarán cuando se vuelvan a conectar a Internet. También pueden organizar documentos en carpetas y subcarpetas y buscarlos por ubicación, tipo, palabras clave o nombre.
El software también ofrece control de versiones, permisos de acceso e informes que incluyen registros de auditoría y estadísticas sobre el acceso a archivos. Además, tiene funciones de seguridad y brinda a los usuarios acceso a Zoho Office Suite.
Zoho WorkDrive tiene aplicaciones móviles para dispositivos Android e iOS, así como una aplicación de escritorio. Desafortunadamente, no hay un plan gratuito disponible.
Más información sobre Zoho DocsCaracterísticas clave
- Carpetas de equipo
- Control de versiones y permisos de acceso
- Copias de seguridad de datos fuera de línea
- Aplicaciones móviles
ventajas
- Puede configurar carpetas como "públicas" o "privadas"
- Funcionalidad de búsqueda para recuperar documentos rápidamente
Contras
- Sin plan gratuito
- Los límites de carga de archivos en los planes de nivel inferior pueden ser restrictivos
Precios
Comienza en $5/usuario/mes Prueba: Sí Plan gratuito: Sí
PandaDoc: bueno para aceptar firmas electrónicas
Disponible en
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- iOS
- Androide
Pandadoc es un programa de gestión de documentos basado en la nube con herramientas para firmas electrónicas y gestión de contratos. Los empleadores pueden usar herramientas de creación de documentos de arrastrar y soltar para crear sus propios documentos. Hay una biblioteca de plantillas que proporciona el punto de partida para varios tipos de documentos.
Los empleadores también pueden ver los historiales de los archivos y usar el seguimiento de versiones para controlar los cambios a lo largo del tiempo. El intercambio de archivos está disponible dentro de la aplicación. Se pueden crear controles de acceso para restringir quién puede ver qué archivos.
Desafortunadamente, Pandadoc puede volverse bastante costoso para equipos más grandes. Comienza en $ 19 por usuario, por mes. Esto equivaldría a $1,900 por mes para un equipo de 100 personas.
Más información sobre PandaDocCaracterísticas clave
- Creación de documentos de arrastrar y soltar
- Historial de versiones
- Controles de acceso
- Compartición de archivos
ventajas
- Fácil de usar
- Gran biblioteca de plantillas
Contras
- Altos precios
- Puede ser un poco lento
Precios
Comienza en $19/usuario/mes Prueba: Sí — Plan gratuito de 14 días : Sí
DocuWare: bueno para la gestión de facturas
Disponible en
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- ventanas
DocuWare es un sistema de gestión de documentos automatizado con herramientas para facturación y firmas electrónicas. Los empleadores pueden usar el tablero de administración central para organizar los archivos. Toda la información almacenada está cifrada y protegida con otras prácticas de seguridad, y existen algunas integraciones de terceros.
Los empleados, clientes y otras personas con permisos de acceso pueden usar la aplicación móvil para ver y editar documentos. Los gerentes pueden establecer elementos de acción con fechas límite. Hay una búsqueda de archivos incorporada y los documentos se pueden ordenar por tipo de archivo. El control de acceso granular está disponible para garantizar que las personas adecuadas puedan ver los documentos correctos.
Un problema potencial es que todos los planes de DocuWare vienen con límites de almacenamiento. Incluso los paquetes de gama alta ofrecen solo 250 GB de almacenamiento, compartido entre hasta 100 usuarios.
Más información sobre DocuWareCaracterísticas clave
- Almacenamiento seguro de documentos
- Controles de acceso granulares
- Búsqueda de archivos incorporada
- Integraciones de terceros
ventajas
- Buenos controles de acceso
- Aplicación móvil fácil de usar
Contras
- Todos los planes tienen límites de almacenamiento
- Sin prueba gratuita o plan gratuito
Precios
Comuníquese con el proveedor para conocer los precios Prueba: No Plan gratuito: No
Oneflow: bueno para la gestión de contratos
Disponible en
- Web
Oneflow es un programa especializado de gestión de contratos. Los empleadores pueden crear contratos digitales desde cero con el creador del contrato y hay plantillas personalizables. Los permisos de acceso garantizan que solo las personas relevantes puedan ver e interactuar con los contratos.
También hay herramientas de colaboración, incluida la capacidad de editar documentos comerciales en tiempo real. Todos pueden mantenerse actualizados con notificaciones configurables, y los contratos de Oneflow se pueden firmar en línea con la herramienta de firma electrónica.
El principal inconveniente es que Oneflow está diseñado específicamente para la creación y gestión de contratos. No es útil para una gestión de documentos más general.
Más información sobre OneflowCaracterísticas clave
- Gestión de contratos
- Constructor de contrato
- Controles de acceso
- Herramientas de colaboración
ventajas
- Creación rápida de contratos
- Plantillas de contrato personalizables
Contras
- Limitado a la gestión de contratos
- Relativamente caro
Precios
Desde $18.42/usuario/mes Prueba: Sí Plan gratuito: Sí
Compare los mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos
| Tema |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reseñas |   | | | | | |
| Precios | Comienza en solo $ 29 / mes para los primeros 30 usuarios | Póngase en contacto con el proveedor para conocer el precio | Desde $5/usuario/mes | Desde $19/usuario/mes | Póngase en contacto con el proveedor para conocer los precios | Desde $18.42/usuario/mes |
| Prueba gratis | Sí 14 días | Sí | Sí | Sí 14 días | No | Sí |
| Plan Gratis | Sí Hasta 30 usuarios | No | Sí | Sí | No | Sí |
¿Qué son los sistemas de gestión de documentos electrónicos?
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un tipo de software basado en la nube que permite a las organizaciones almacenar, gestionar y acceder a documentos importantes de forma digital .
Estos sistemas reemplazan las soluciones de almacenamiento físico, como almacenar documentos en papel en un archivador. En su lugar, proporcionan una ubicación central segura para almacenar documentos. Piense en ello como la gestión de archivos electrónicos, donde el acceso y la recuperación son simples. Las empresas pueden almacenar todo, desde facturas y contratos hasta registros de empleados y materiales de capacitación, y mucho más.
El software EDMS también automatiza los flujos de trabajo de los documentos, como los procesos de aprobación y revisión. Esto puede ayudar a aumentar la productividad y ahorrar tiempo a las empresas. Además, estos sistemas a menudo tienen funciones para controlar el acceso a ciertos documentos y realizar un seguimiento de las ediciones realizadas en los documentos. Esto ayuda a mejorar la seguridad de los datos.
Además, estos sistemas reducen el uso de papel y eliminan los documentos perdidos o extraviados. Esto ahorra dinero a las empresas a largo plazo.
¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de documentos electrónicos?
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos funcionan almacenando de forma segura todos los documentos que cargan los empleados de una empresa .
Para usar uno de estos sistemas, las empresas primero deben descargar el software EDMS. La mayoría están disponibles como aplicaciones móviles y/o de escritorio. Algunos también están disponibles a través de navegadores web. Los empleados pueden descargar la aplicación directamente a sus dispositivos móviles o acceder al software en sus computadoras de escritorio.
Luego, las empresas deben capacitar a los empleados sobre cómo usar el sistema y desarrollar un proceso para cargar y organizar documentos. Tanto los empleados como los gerentes pueden cargar documentos, y los empleadores pueden establecer reglas personalizadas para qué tipos de documentos pueden cargar los empleados.
Una vez que los documentos se cargan en el sistema, los empleados pueden acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Pueden buscar documentos por título, fecha, autor, palabra clave u otros criterios. Estos sistemas también permiten que los trabajadores colaboren en documentos entre sí. Varios empleados pueden trabajar en el mismo documento a la vez y el sistema puede realizar un seguimiento de los cambios que realiza cada usuario.
Los gerentes pueden usar estos sistemas para garantizar que los documentos se almacenen de manera segura y para brindar acceso a los empleados que los necesitan.
Los beneficios de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Fácil accesibilidad y recuperación
Estos sistemas brindan acceso rápido y fácil a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto facilita que usted y sus empleados accedan y compartan documentos entre sí.
De manera similar, el software EDMS ofrece herramientas para que los usuarios busquen rápidamente los documentos exactos que están buscando. Pueden buscar por palabra clave, título, autor, fecha y varios otros criterios. Ya no tendrás que buscar en una montaña de documentos para encontrar el que estás buscando.
Ahorro de tiempo
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos automatizan muchas partes de los flujos de trabajo de documentos que consumen mucho tiempo. Eliminan la necesidad de revisión, aprobación y procesamiento manual de documentos. Esto puede liberar su tiempo para que pueda volver a un trabajo más importante.
Colaboración mejorada y productividad mejorada
Estos sistemas facilitan que los empleados colaboren en documentos. Varias personas pueden editar documentos simultáneamente, y el software EDMS rastreará automáticamente los cambios únicos que realiza cada usuario.
Al mejorar la colaboración y agilizar los flujos de trabajo de documentos, estos sistemas también aumentarán en última instancia la productividad.
Seguridad mejorada
La mayoría de las soluciones de software EDMS le permiten establecer permisos de acceso personalizados para ciertos documentos y/o usuarios. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a materiales sensibles o incluso confidenciales. Del mismo modo, el software puede realizar un seguimiento de los cambios que los usuarios realizan en los documentos. De esta manera, es fácil para usted ver quién es responsable de ciertos cambios.
Cumplimiento mejorado
Estos sistemas le facilitan asegurarse de que está almacenando y administrando documentos de acuerdo con las leyes y regulaciones pertinentes. Con una forma confiable de almacenar y acceder a los documentos, puede mantener registros precisos y actualizados y producirlos instantáneamente cuando sea necesario.
Costos reducidos
Con el software EDMS, no tendrá que preocuparse por gastar dinero en imprimir y almacenar documentos en papel. Al digitalizar documentos y almacenarlos electrónicamente, estos sistemas también eliminan la necesidad de espacio de almacenamiento físico, que puede ser costoso. Esto puede ahorrarle mucho dinero a su negocio a largo plazo.
¿Cuánto cuestan los sistemas de gestión de documentos electrónicos?
La mayoría de los sistemas tienen un precio por usuario, por mes. Por ejemplo, Panadoc cobra $19 por usuario, por mes. Zoho WorkDrive, por otro lado, cobra un poco más de $ 3 por usuario, por mes para su plan básico. Sin embargo, no incluye el acceso a todas sus funciones. Tendría que pagar más por mes por herramientas adicionales.
Algunas soluciones no enumeran sus planes de precios públicamente. Esto significa que tendrá que ponerse en contacto directamente con el proveedor para obtener información sobre precios.
Connecteam es transparente con sus precios y ofrece opciones asequibles para empresas de todos los tamaños. Los equipos de hasta 10 pueden usar Connecteam gratis de por vida. Los equipos más grandes pueden aprovechar un plan pago desde solo $ 29 por mes para hasta 30 usuarios.Después de eso, los usuarios adicionales cuestan solo $0.50 cada uno por mes.
Connecteam también ofrece unaprueba gratuita que puede usar para probarlo antes de comprometerse con un plan pago.
preguntas frecuentes
¿Cuál es un ejemplo de un documento electrónico?
Un documento electrónico es cualquier documento que se puede crear, editar y almacenar electrónicamente. Algunos ejemplos incluyen archivos PDF, hojas de cálculo de Excel y documentos de Microsoft Word. Puede utilizar sistemas de gestión de documentos electrónicos, como Connecteam, para almacenar y gestionar sus documentos digitalmente.
¿Cuál es un ejemplo de un sistema de gestión de documentos electrónicos?
Existen muchos sistemas de administración de documentos electrónicos, pero algunos ejemplos son Microsoft SharePoint, Google Drive y Alfresco. Sin embargo, ninguno de estos ofrece tantas funciones como Connecteam. Connecteam tiene potentes funciones para la gestión de documentos junto con herramientas para la programación, la planificación de eventos , la incorporación y la formación, y mucho más.
¿Cuáles son las diferencias entre EDMS y ERMS?
Se utiliza un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para almacenar y gestionar documentos electrónicos. Un sistema de gestión de registros electrónicos (ERMS) es más completo y se utiliza para administrar los registros a lo largo de su ciclo de vida. Los registros electrónicos incluyen no solo documentos, sino también correos electrónicos, imágenes, publicaciones en redes sociales y más.
En resumen, EDMS se centra en el almacenamiento y la gestión de documentos. Mientras tanto, ERMS tiene funciones más avanzadas para administrar registros, que pueden incluir documentos.
El resultado final de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) facilitan el almacenamiento, la gestión y la colaboración en todo tipo de documentos digitales. Los usuarios pueden acceder a ellos y recuperarlos cuando y donde sea.
Con el software EDMS, las empresas pueden beneficiarse del ahorro de tiempo, costos reducidos y productividad y colaboración mejoradas. Además, pueden estar tranquilos sabiendo que el software mantiene su negocio en cumplimiento y sus datos seguros.
Existen muchas soluciones de software EDMS, pero Connecteam es la mejor .Con un panel central elegante, funciones para compartir archivos, un chat en la aplicación y mucho más, Connecteam tiene todo lo que su empresa necesita para administrar documentos con facilidad. Los precios comienzan en solo $ 29 por mes para hasta 30 usuarios. Y las empresas con hasta 10 usuarios pueden acceder a Connecteam gratis de por vida.
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