Los 6 mejores software de gestión de archivos de empleados en 2023
Publicado: 2023-03-26Las malas prácticas de gestión de documentos pueden causar ineficiencias y dolores de cabeza para su departamento de recursos humanos. Agilice los registros de sus empleados con un sistema de software de gestión de archivos de empleados.
Clasificar y archivar documentos físicos es ineficiente y requiere mucho tiempo, pero la mayoría de los sistemas electrónicos no son mucho mejores. Pregúntele a cualquiera que haya sacrificado horas analizando un archivo de Excel sobrecargado.
Ahí es donde entran en juego los sistemas de software de administración de archivos. Esta tecnología innovadora lo ayuda a clasificar, archivar y recuperar información y documentos importantes de los empleados. En esta guía, repasaremos los seis principales sistemas de software de gestión de empleados de 2023. Conozca sus fortalezas, debilidades y características únicas.
Si no tiene tiempo para leer nuestra investigación, vaya a nuestra tabla de comparación rápida.
Nuestras mejores selecciones
El mejor software de gestión de archivos todo en uno
Aprende más
Bueno para digitalizar documentos.
Bueno para la gestión de contratos
Qué buscar en un software de gestión de archivos de empleados
Los mejores sistemas de gestión de documentos reducen los procesos ineficientes. Estas son las características clave que ofrecen:
- Los recordatorios automáticos animan a los trabajadores a cargar los documentos que faltan, lo que libera al personal de recursos humanos para que se concentre en tareas de mayor valor.
- La comunicación instantánea mantiene a todos en sintonía y garantiza que los empleados puedan ponerse a trabajar más rápido.
- Las sencillas herramientas de navegación ayudan incluso a los empleados menos expertos en tecnología a encontrar rápidamente lo que necesitan.
- El almacenamiento ilimitado garantiza que pueda cargar y organizar todos los documentos esenciales para su empresa.
- Una base de conocimiento proporciona un centro para almacenar y recuperar documentos internos, como formularios de rutina o un manual del empleado.
Adoptar un sistema de administración de archivos que priorice la movilidad como Connecteam le permite conectarse con aproximadamente el 80 % de la fuerza laboral global que no tiene acceso a un escritorio.
Los 6 mejores softwares de gestión de archivos de empleados de 2023
Connecteam: el mejor software de administración de archivos todo en uno
Disponible en
- Web
- iOS
- Androide
Connecteam ocupa nuestro primer lugar como el mejor software de administración de archivos de empleados de 2023. Proporciona una ubicación segura para que los trabajadores carguen sus documentos esenciales, por lo que ya no tiene que llevar a los empleados a la oficina solo para completar el papeleo. Para las empresas con una fuerza laboral distribuida o altamente móvil, esto se traduce en ahorros considerables en tiempo y dinero. Echemos un vistazo más de cerca a lo que Connecteam tiene para ofrecer.
Localice todos sus documentos en un centro fácil de administrar
Connecteam le permite centralizar todos sus documentos importantes en un centro virtual . Puede acceder a los archivos de sus empleados, contratos y más desde cualquier parte del mundo.
Los mecanismos de clasificación eficientes y personalizables significan que no tiene que preocuparse por el papeleo mal archivado o la falta de documentación.
Las herramientas de colaboración rápida mantienen a sus trabajadores conectados
Connecteam hace más que permitirle compartir documentos y otros archivos, como videos y fotos. También tiene una función de alerta. Úselo para comunicarse con toda su empresa, un solo equipo o departamento, o solo un empleado. Puede enviar notificaciones sobre cambios en las políticas o la necesidad de completar los requisitos de educación continua.
También puede configurar notificaciones automáticas para alertar a sus empleados sobre la carga de documentos necesarios o la renovación de materiales urgentes.
Mantenga la privacidad de los empleados con la configuración de permisos granulares
Los archivos de personal están repletos de material sensible. Afortunadamente, la interfaz intuitiva de Connecteam le permite administrar fácilmente quién ve qué a través de su centro de permisos. Puede otorgar a usuarios específicos el derecho de acceder a documentos o detalles relevantes y cumplir con la ley y las políticas internas de su empresa.
Incorpore a sus nuevos empleados en tiempo récord
Connecteam acelera la incorporación al permitir que los empleados carguen documentos directamente. También puede recopilar firmas electrónicas y enviar y recibir archivos relevantes electrónicamente.
Mejore la eficiencia en el lugar de trabajo con un conjunto integral de herramientas de recursos humanos
Connecteam va más allá del software de administración de archivos. También viene equipado con una amplia gama de funciones de gestión de empleados, como funciones de programación , nómina y seguimiento del tiempo . Los departamentos de recursos humanos pueden gestionar prácticamente todos los aspectos de la administración de personal a través de Connectstream.
Además, los trabajadores de recursos humanos pueden aprovechar las herramientas de colaboración de Connecteam para compartir archivos y enviar y recibir comunicaciones seguras. Connecteam brinda al personal de recursos humanos múltiples herramientas de mensajería. Por ejemplo, pueden abrir un canal de comunicación privado para un chat individual con un trabajador o enviar un anuncio para toda la empresa a través de un chat grupal.
Características clave
Es móvil primero para acceso sobre la marcha
La configuración de privacidad granular le permite controlar el acceso a los documentos a través de su configuración de permisos
Los recordatorios automáticos les permiten a los empleados saber cuándo cargar documentos importantes
Almacene documentos ilimitados en su espacio de almacenamiento digital
Su proceso de incorporación simplificado reduce las ineficiencias innecesarias
Las funciones de navegación sencillas le permiten ubicar cualquier documento sin esfuerzo
ventajas
Administre todos los documentos de sus empleados en una ubicación segura
Incorporar a los empleados de forma más rápida y eficiente
Permita que los trabajadores carguen documentos importantes desde sus dispositivos móviles
Las funciones de búsqueda simples facilitan la gestión de documentos
Contras
La capacitación es solo digital
Precios
A partir de solo $29/mes para los primeros 30 usuarios Prueba gratuitade 14 días Plangratuitodisponible
Prueba gratuita de 14 días, no se requiere tarjeta de crédito
Comienza tu prueba gratuitaDynaFile — Bueno para digitalizar documentos
Disponible en
- Web
DynaFile proporciona a las empresas un sistema básico de gestión de documentos digitales con énfasis en la digitalización. Los códigos de barras se agregan automáticamente a los documentos cuando se escanean, lo que facilita su recuperación. Otras características incluyen escaneo por lotes para organizar materiales no relacionados más rápido, colaboración en la nube, almacenamiento basado en web y controles administrativos. Carece de algunas funciones avanzadas, pero DynaFile permite a los trabajadores compartir y comentar documentos a través de canales digitales seguros.
El enfoque de Dynafile en escanear y clasificar lo hace adecuado para empresas que aún se aferran a sus viejos archivadores. Sin embargo, los empleadores que buscan un sistema de software de gestión de empleados moderno y todo en uno pueden estar mejor atendidos en otro lugar.
Más información sobre DynaFileCaracterísticas clave
- Asigna automáticamente códigos de barras para ayudar con la recuperación de documentos
- Recopilación de firmas electrónicas
- Capacidades de escaneo por lotes
- Los administradores pueden asignar permisos de acceso
ventajas
- El almacenamiento basado en web facilita el acceso a los documentos sobre la marcha
- Las funciones de colaboración en la nube mejoran la eficiencia entre ubicaciones
Contras
- Precios no listados en el sitio web de DynaFile
- No hay prueba gratuita disponible
Precios
Comuníquese con el proveedor para conocer el precio Prueba: No Plan gratuito: No
Avokaado: bueno para la gestión de contratos
Disponible en
- Web
Avokaado es un sistema de gestión de contratos con capacidades de almacenamiento de documentos de empleados. Los empleadores pueden crear contratos a partir de las plantillas personalizables de Avokaado, solicitar firmas electrónicas y archivar y clasificar contratos desde la comodidad de su oficina.
En lugar de reescribir los contratos desde cero, los empleadores pueden usar la función de automatización basada en cláusulas de Avokaado para crear una biblioteca de cláusulas comunes para intercambiarlas según lo consideren adecuado. Otras características incluyen recordatorios automáticos que los empleadores pueden establecer para ellos mismos o para sus empleados. Por ejemplo, pueden recordar a los empleados cuándo comienza la inscripción abierta en sus planes de seguro médico o cuándo necesitan renovar una certificación específica de la industria.
Desafortunadamente, Avokaado actualmente solo está disponible en inglés. Los empleadores pueden necesitar otro sistema de software si su trabajo cruza fronteras internacionales.
Más información sobre AvokaadoCaracterísticas clave
- Acceso a una biblioteca de modelos de contrato
- Habilidades de "enviar y solicitar" de firma electrónica
- Un centro centralizado para documentos importantes
- El plan gratuito para siempre ofrece una funcionalidad robusta
ventajas
- Plan gratuito para siempre disponible
- Plantillas de contrato modificables disponibles
Contras
- Solo disponible en inglés
- Número limitado de plantillas
Precios
Desde $35/usuario/mes Prueba: Sí Plan gratuito: Sí
GoCo: bueno para incorporar nuevos empleados
Disponible en
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- iOS
- Androide
GoCo es una solución de software de recursos humanos todo en uno que abarca múltiples funciones en el lugar de trabajo. Ofrece una funcionalidad detallada de creación de flujos de trabajo, que puede facilitar la incorporación al permitir que los empleadores den la bienvenida a los nuevos miembros del personal con listas de verificación detalladas de las tareas y los documentos necesarios.
También habilita recordatorios y plazos automáticos, por lo que los gerentes no tienen que crear recordatorios manualmente para enviar a los nuevos empleados la documentación de su seguro médico.
GoCo también ofrece una gama de características estándar de software de recursos humanos, como capacidades de recopilación de firmas electrónicas y archivo de documentos. Los usuarios pueden automatizar varias prácticas repetibles de recursos humanos, desde la incorporación hasta las revisiones de desempeño.
A diferencia de otras entradas en esta lista, GoCo no admite muchas integraciones de terceros. Los empleadores que buscan un sistema más flexible pueden encontrar que GoCo no satisface todas sus necesidades.
Más información sobre GoCoCaracterísticas clave
- Tiene listas de verificación y recordatorios para construir.
- Opción para enviar solicitudes de recopilación de firmas electrónicas por correo electrónico
- Incluye software propietario de nómina
- Flujos de trabajo personalizables para una variedad de tareas de recursos humanos
ventajas
- La aplicación móvil funciona tanto para dispositivos Apple como Android
- Múltiples funciones de automatización disponibles
Contras
- Número limitado de módulos
- Sin prueba gratuita
Precios
Comienza en $5/usuario/mes Prueba: Sí Plan gratuito: Sí
DocuSign: bueno para administrar grandes volúmenes de contratos
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- iOS
- Androide
DocuSign ayuda a los departamentos de recursos humanos a cumplir con las leyes nacionales e internacionales al enviar y recibir grandes contratos. Los usuarios pueden acelerar el proceso de firma resaltando las áreas que necesitan firmar, y les permite codificar con colores los cuadros para sus destinatarios.
Si bien DocuSign mantiene algunas funciones básicas de archivo, clasificación y recuperación de documentos de los empleados, está claro que el enfoque principal del software se encuentra en la esfera del contrato. En lugar de acosar a los empleados en persona para que firmen, los empleadores pueden enviar contratos digitales con capacidades de firma electrónica. Esta función es útil para empresas con muchos trabajadores contratados, empleados remotos y miembros del personal que trabajan habitualmente fuera de la oficina.
Sin embargo, su falta de funcionalidad profunda de recursos humanos significa que es posible que deba combinarse con otras soluciones de software para lograr los mejores resultados.
Más información sobre DocuSignCaracterísticas clave
- Estándares integrales de cumplimiento y gobierno de datos
- Funcionalidad de codificación por colores
- Repositorio digital central para documentos importantes
- Verificación de identidad mejorada
ventajas
- Facilita la creación de contratos y la recopilación de firmas
- Hay disponible una gran cantidad de integraciones de terceros
Contras
- No está diseñado teniendo en cuenta la funcionalidad integral de recursos humanos
- Restricciones en la cantidad de archivos y el tamaño de los archivos
Precios
Desde $10/usuario/mes Prueba: Sí Plan gratuito: Sí
Eddy: bueno para las pequeñas empresas
Disponible en
- Web
- ventanas
- Mac
Eddy se anuncia a sí mismo como una solución de software de recursos humanos para empresas locales. Sus funciones principales se centran en la automatización de las tareas rutinarias de recursos humanos para las pequeñas empresas. Realiza un seguimiento de las horas de los empleados, ayuda con la incorporación y la baja y permite a los usuarios crear perfiles para los trabajadores. También viene con una función de informe automatizado con análisis incorporado.
Las funciones personalizables de gestión de archivos permiten a los usuarios clasificar los documentos según sus procesos internos. Como la mayoría de los sistemas de seguimiento de archivos, todo se almacena en un centro conveniente.
Desafortunadamente, Eddy no permite que los usuarios rastreen qué documentos aún necesitan firmas, lo que puede ralentizar las tareas de recursos humanos que busca automatizar.
Más información sobre EddyCaracterísticas clave
- Relojes registradores móviles para rastrear y administrar empleados sobre la marcha
- Reclutamiento y seguimiento de candidatos
- Seguimiento de métricas clave con análisis detallados
- Los archivos de los empleados se pueden almacenar y recuperar desde un centro de documentos central
ventajas
- Funcionalidad integral de gestión de recursos humanos
- Función de directorio de personal disponible
Contras
- Debe llamar para una cotización personalizada
- Algunas funciones solo están disponibles como complementos de pago
Precios
Desde $49/mes + $8/usuario/mes Prueba: No Plan gratuito: No
Compare los mejores softwares de gestión de archivos de empleados
| Tema |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Reseñas |   | | | | | |
| Precios | Comienza en solo $ 29 / mes para los primeros 30 usuarios | Póngase en contacto con el proveedor para conocer el precio | Desde $35/usuario/mes | Desde $5/usuario/mes | Desde $10/usuario/mes | Desde $49/mes + $8/usuario/mes |
| Prueba gratis | Sí 14 días | No | Sí | Sí | Sí | No |
| Plan Gratis | Sí Hasta 30 usuarios | No | Sí | Sí | Sí | No |
¿Qué es el software de gestión de archivos de empleados?
Los sistemas de administración de archivos de empleados almacenan registros de empleados y otros documentos digitales en una base de datos centralizada . Ayuda a los profesionales de recursos humanos a simplificar su flujo de trabajo y mejorar la eficiencia al mover los registros de los empleados de los archivadores a archivos electrónicos basados en la nube, donde es más fácil recuperar información importante o confidencial.
Los sistemas de software también pueden ayudar a las empresas a cumplir con diversas leyes y códigos reglamentarios. Por ejemplo, el sistema de software de gestión de archivos de empleados de una empresa de camiones puede detectar que la CDL de un conductor está por renovarse y puede enviar un recordatorio útil para que el conductor y la empresa se mantengan en el lado correcto de la ley.
¿Cómo funciona el software de gestión de archivos de empleados?
Los sistemas de software de gestión de archivos de los empleados combinan una comunicación rápida con fuertes medidas de ciberseguridad , como el software de encriptación, el protocolo HTTPS y la autenticación de dos factores. La información confidencial, como un archivo personal con los números de Seguro Social de los empleados, se puede mantener más segura que en un entorno tradicional en papel.
Los localizadores de documentos permiten a los profesionales de RRHH actuar con mayor eficiencia. Por ejemplo, si RR.HH. necesitara obtener el número de Seguro Social antes mencionado para el personal de nómina, podría obtener el documento en segundos utilizando la función de herramienta de búsqueda del software.
Otras características pueden acelerar los procesos comerciales de rutina. Por ejemplo, los contratos electrónicos se pueden enviar por correo electrónico, firmar, recopilar y archivar en minutos. En la era del trabajo remoto, esto se ha convertido en una necesidad para cualquier empresa que intente mantenerse competitiva en el mercado actual.
El software también ahorra tiempo a las empresas al permitir que los empleados envíen sus documentos a través de un portal en línea que envía los documentos al departamento o persona correspondiente.
Los beneficios del software de gestión de archivos de empleados
Los sistemas de administración de archivos de empleados hacen más que modernizar su oficina. Protege la información vital de los empleados al tiempo que mejora la eficiencia del personal al automatizar las tareas rutinarias. Las funciones de búsqueda sencillas significan que ya no tendrás que examinar archivadores o archivos de escritorio mal organizados.
Fomente un espíritu de colaboración dentro de su empresa
Este software fomenta una colaboración más estrecha entre los departamentos al actuar como una única fuente de información. En lugar de depender de fuentes de información duplicadas que pueden contener información desactualizada o errónea, puede centralizar todos los datos de su empresa en un centro accesible.
La mejora de la productividad de los trabajadores devuelve dinero al bolsillo de la empresa. Cada hora ahorrada a través de la mejora de la eficiencia significa una hora adicional que podría dedicarse a otras tareas relacionadas con el trabajo.
Manténgase en pleno cumplimiento de las regulaciones gubernamentales e industriales
El software de administración de archivos de empleados ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria . Por ejemplo, puede ajustar la configuración de los permisos para evitar la filtración de información confidencial de los empleados, como los números de la licencia de conducir o la seguridad social. El intercambio no autorizado de cualquier información podría hacer que una empresa infrinja la Ley de derechos de privacidad de California de 2020.
Recupere su tiempo con herramientas que mejoran la eficiencia
Las opciones de carga de documentos compatibles con dispositivos móviles facilitan la vida de los gerentes de recursos humanos al permitir que los empleados ingresen documentación importante en sus archivos de empleados desde cualquier parte del mundo. El ROI de liberar a sus trabajadores de recursos humanos para tareas de mayor valor agregado pagará el software varias veces.
¿Cuánto cuesta el software de gestión de archivos de empleados?
Los costos del software de administración de archivos de los empleados varían según la empresa. Si bien existen algunos sistemas de software gratuitos para siempre, la mayoría de los programas tienen un precio base de suscripción mensual más un costo adicional por usuario. Esto puede sumar rápidamente cientos de dólares al mes para algunos planes. Por ejemplo, el plan Business Pro de DocuSign cuesta $40 por usuario mensualmente. Si agrega solo cinco miembros del personal a este plan, pagará $ 200 mensuales.
Otras compañías de software te hacen hablar por teléfono para regatear con un representante de ventas. Esta falta de precios transparentes puede ser frustrante si está buscando una cotización competitiva. Por el contrario, Connecteam ofrece precios bajos y transparentes en todos los ámbitos. Incluso puede comenzar con nuestro plan para pequeñas empresas completamente gratuito (hasta 10 usuarios). Los planes pagos van desde $ 29 a $ 99 mensuales para los primeros 30 usuarios, y cada usuario adicional cuesta solo $ 0.50 a $ 3, según la opción.
preguntas frecuentes
¿Cómo organizo mis archivos de recursos humanos en mi computadora?
Utilice un software de gestión de documentos de recursos humanos dedicado para compilar documentos por propósito. Los sistemas de administración de archivos como Connecteam pueden ayudarlo a guardar todos los documentos de sus empleados en una ubicación segura.
¿Cuál es el mejor software de recursos humanos?
Connecteam combina una funcionalidad sólida con una interfaz de usuario intuitiva. Su innovador sistema listo para dispositivos móviles permite a los empleados cargar documentos directamente desde sus teléfonos inteligentes. También puede aprovechar sus sólidos sistemas automatizados para liberar a sus profesionales de recursos humanos para otras tareas.
¿Qué software se utiliza para almacenar los datos de los empleados?
Puede almacenar la información de sus empleados en un sistema de software de gestión de documentos . Connecteam facilita el almacenamiento, la clasificación y el acceso a los archivos de recursos humanos desde una ubicación central, por lo que siempre tendrá a mano los datos importantes de los empleados.
El resultado final del software de gestión de archivos de empleados
El software de gestión de archivos de empleados aumenta la eficiencia en el lugar de trabajo al acelerar los procesos rutinarios de recursos humanos. También ayuda a las empresas a funcionar al proporcionar una fuente única de información y documentación de los empleados.
Connecteam es un potente sistema de software de gestión de archivos de empleados todo en uno. Se destaca de la competencia con su completo conjunto de características. Otros paquetes de software no abordan los puntos débiles comunes, pero Connecteam ofrece un conjunto completo de herramientas de administración de archivos para empleados.