18 Herramientas de Comunicación Interna que Tu Empresa Necesita en 2022

Hubo un tiempo en que las herramientas de comunicación interna no eran una prioridad para la mayoría de las empresas. A lo sumo, los gerentes apreciaron estas herramientas para mejorar la transparencia entre empresas y compartir información. Pero con más empleados que nunca trabajando de forma remota o en el campo, debe encontrar formas más fáciles de comunicarse con ellos.

A algunas empresas les conviene más utilizar herramientas de comunicación clásicas, como correos electrónicos y llamadas telefónicas. Mientras que otras empresas se adaptan mejor a herramientas más avanzadas, como software de comunicación digital, redes de medios sociales e intranets para empleados.

Cualquiera sea el caso, la mayoría de las fuerzas laborales requieren herramientas que ayuden a simplificar la lluvia de ideas, el envío de comentarios y la colaboración, al mismo tiempo que aumentan el compromiso y la productividad de los empleados.

Hemos elaborado una lista completa de las mejores herramientas de comunicación interna. Y le recomendamos que los lea todos para ayudarlo a comprender qué herramientas se adaptan mejor a las necesidades de comunicación de su empresa.

¿Qué debe obtener de las herramientas de comunicación interna?

Cualquier gran solución de software de comunicación interna debería traer los siguientes beneficios tanto para usted como para sus empleados:

1. Es fácil de usar y se puede personalizar para que sus empleados puedan comprender las funciones.
2. Ahorra tiempo y elimina las idas y venidas innecesarias a través de servicios de mensajería instantánea organizados.
3. Impulsa el compromiso y la productividad de los empleados , brindándole una plataforma para hacer que la comunicación sea divertida y agradable.
4. Garantiza que todas las formas de comunicación sean seguras y protegidas, protegiendo todos los datos e información privada.
5. Potencia la colaboración , lo que facilita que usted y sus empleados compartan comentarios entre sí. También es fácil encontrar empleados con algún tipo de herramienta de búsqueda.

Y si desea profundizar más, consulte nuestra guía sobre cómo crear e implementar una estrategia de comunicación interna para su empresa.

Tipos de comunicación interna

Si bien hay muchas herramientas de comunicación interna diferentes para elegir (más sobre eso más adelante), a menudo se pueden clasificar como un tipo específico de comunicación interna.

• Colaboración en proyectos : los empleados necesitan herramientas de comunicación interna que les ayuden a trabajar de manera eficiente en proyectos y tareas juntos.
• Liderazgo de la empresa : las herramientas de comunicación interna se pueden utilizar para compartir noticias sobre la empresa con la fuerza laboral. Estas noticias pueden variar desde anuncios e hitos de los empleados hasta nuevas estrategias y políticas.
• Comunicación informal : el personal debe tener la capacidad de comunicarse incluso sobre asuntos no relacionados con el trabajo, ya sea a través de foros públicos o mensajes privados.

También vale la pena señalar que algunas herramientas de comunicación interna están diseñadas para que las usen los empleados, mientras que otras son específicamente para que las usen los gerentes.

Tipos de herramientas de comunicación interna

Herramientas de comunicación interna utilizadas por los empleados

Según Gallup, las empresas con empleados muy comprometidos son un 21 % más rentables que aquellas cuyos empleados no lo están.

Los empleados deben tener herramientas y métodos de comunicación interna para compartir recursos y conectarse entre sí. Estos deberían capacitar a los trabajadores para hacer preguntas relevantes a la alta dirección, colaborar en proyectos y dar su opinión sobre todos los asuntos relacionados con el trabajo.

Herramientas de comunicación interna utilizadas por los gerentes

Según los estudios, es más probable que los equipos estén organizados si reciben información y orientación de la empresa de arriba hacia abajo.

Los gerentes requieren herramientas administrativas de comunicación interna que los ayuden a implementar sus métodos de comunicación. Por ejemplo, crear y personalizar funciones de comunicación como encuestas, boletines, actualizaciones de la empresa y más.

Ahora que conoce los principales tipos de herramientas de comunicación interna, echemos un vistazo más profundo a los tipos de características que deben incluirse al considerar las soluciones de software de comunicación interna para su empresa.

Las 18 mejores herramientas de comunicación interna para 2022

Con más y más empleados trabajando de forma remota o en el campo, es imperativo que las empresas aprovechen al máximo el acceso de su fuerza laboral a sus dispositivos móviles.

¿Por qué? Porque los empleados a menudo no tienen acceso instantáneo a una computadora durante su día a día, lo que reduce la productividad en el proceso. El acceso a una aplicación móvil para empleados puede ayudar a abordar este problema y mantener a los empleados comprometidos. Además, los empleados pueden comunicarse con sus gerentes desde cualquier lugar.

Con una aplicación móvil para empleados, los equipos siempre tienen acceso instantáneo a la información de la empresa y pueden comunicarse entre sí en teléfonos móviles, tabletas, computadoras portátiles y de escritorio.

Connecteam es un ejemplo ideal de una solución de software con una aplicación de comunicación para empleados que simplifica la gestión de empleados. Los trabajadores pueden comunicarse fácilmente con compañeros de trabajo o gerentes a través de un directorio en línea, comunicarse a través de chats 1:1 o de equipo, recibir actualizaciones en tiempo real y tener acceso instantáneo a toda la información esencial para su trabajo.

Para empresas con grandes equipos, una intranet puede ser extremadamente útil para las comunicaciones internas. Este tipo de software se puede utilizar para compartir conocimientos entre departamentos, así como artículos, documentos, gráficos y más. Lo que es más importante, todos los empleados, ya sea que trabajen en la oficina principal, en ubicaciones satélite o en casa, pueden permanecer informados sobre las noticias de la empresa.

También conocidas como "redes sociales corporativas", las intranets se pueden utilizar de un número aparentemente ilimitado de formas debido a su personalización. Con este tipo de herramienta, los usuarios pueden entablar un diálogo transparente sobre cualquier tema relacionado con el trabajo, fomentar el compromiso de los empleados y almacenar tantos documentos como sea necesario, para que tanto los trabajadores remotos como los internos puedan sentirse conectados en todo momento.

Un software todo en uno que funciona esencialmente como una aplicación de intranet empresarial es Connecteam. Diseñado principalmente para trabajadores sin escritorio, los usuarios pueden leer todas las noticias relacionadas con la empresa , recibir capacitación para empleados, acceder a cualquier documento cargado, completar encuestas y mucho más.

Si bien es importante dar a sus empleados una voz para compartir sus opiniones sobre temas, políticas y procesos relacionados con la empresa, muchos preferirían permanecer en el anonimato. Por lo tanto, brindar a la fuerza laboral un espacio seguro donde puedan expresarse sin nombre, como una encuesta de compromiso de los empleados en línea, es una forma segura de recibir comentarios que realmente marcan la diferencia.

Luego, los gerentes pueden analizar las presentaciones de los empleados para identificar los puntos débiles comunes y las formas en que pueden cambiar aspectos de la empresa, tanto grandes como pequeños.

Las aplicaciones como Connecteam brindan a los empleados encuestas que pueden completar directamente desde sus dispositivos móviles . También es posible crear encuestas que sean fáciles de votar para los empleados, o la opción de comentar y proporcionar reacciones emoji a las actualizaciones de la empresa.

En lugar de enviar un boletín interno por correo y no garantizar que todos los destinatarios lo lean, las empresas ahora pueden compartirlo digitalmente. Esto se puede compartir con los empleados, ya sea a través de una aplicación o correo electrónico, recopilando las actualizaciones y noticias más relevantes e incluyendo solo texto e imágenes interesantes.

Las empresas también pueden utilizar los boletines digitales de la empresa para reconocer los logros de los empleados o equipos. Estos se pueden compartir en dispositivos de escritorio o móviles, asegurando que todos los reciban en el dispositivo que más les convenga.

Las aplicaciones para empleados, como Connecteam, tienen la opción de enviar actualizaciones de toda la empresa en tiempo real , lo que esencialmente puede funcionar como un boletín digital.

Probablemente el tipo más obvio de herramienta de comunicación sea una aplicación de mensajería instantánea. Desde nombres conocidos como WhatsApp y Messenger hasta aplicaciones de administración de empleados con funciones de chat de equipo de empleados como Connecteam, este tipo de tecnología ayuda a las personas a mantenerse en contacto , ya sea por motivos profesionales o personales.

En el mundo de los negocios, los empleados deben poder comunicarse entre sí, así como con sus gerentes.

Algunas preguntas son más fáciles de hacer a través de un mensaje rápido en lugar de una llamada telefónica. Y las aplicaciones de mensajería aseguran que todas las discusiones relacionadas con el trabajo se lleven a cabo en la misma plataforma, en lugar de mezclarse con hilos de mensajes personales.

La mensajería instantánea también es una forma de comunicación escrita más rápida y conveniente que los correos electrónicos, que a menudo son más largos y toman más tiempo para responder.

Algunas herramientas de comunicación interna pueden proporcionar mucho más que simplemente la capacidad de que los empleados se envíen mensajes entre sí. Con las herramientas de colaboración, los empleados pueden trabajar en proyectos con compañeros de trabajo, independientemente de dónde se encuentren en el mundo. Los grupos grandes que necesitan realizar un seguimiento del progreso y sincronizar fácilmente pueden beneficiarse enormemente de este tipo de tecnología.

Las herramientas de colaboración permiten a los gerentes dividir el trabajo entre los empleados, asignar tareas a empleados específicos y comentar archivos en tiempo real.

Otras funciones típicas de las herramientas de colaboración incluyen el uso compartido de archivos y la gestión de tareas, dos capacidades de las que son capaces aplicaciones como Connecteam.

Una de las mejores formas de comunicarse con la fuerza de trabajo es dar a los empleados el reconocimiento que se merece. Ya sea para ir más allá o para dar un buen ejemplo a los compañeros de trabajo, un centro de reconocimiento de empleados digital permite a las empresas poner fácilmente a un empleado en el centro de atención.

Según un estudio, las empresas con herramientas de reconocimiento efectivas tenían un 31% menos de facturación que aquellas con herramientas ineficaces o sin ellas por completo.

Reconocer a los empleados y brindarles a otros la oportunidad de mostrar aprecio por sus esfuerzos ayuda a construir una cultura empresarial positiva y brinda incentivos a los empleados para que sean más productivos. Los gerentes también pueden compartir programas, promociones, jubilaciones y despedidas del empleado del mes en esta capacidad.

La función de reconocimiento y recompensas de los empleados de Connecteam demuestra perfectamente de lo que es capaz este tipo de herramienta.

Con una herramienta de promoción de empleados sociales, los empleados tienen la oportunidad de demostrar sus habilidades como embajadores de marca en línea para su empresa. Este tipo de herramienta les demuestra a los empleados que usted confía en que pueden ser las voces positivas de la organización, con la libertad de expresar sus mensajes y actualizaciones de productos como mejor les parezca.

Dicho esto, este tipo de herramienta de comunicación interna se puede utilizar para proporcionar a los empleados pautas e instrucciones sobre cómo maximizar sus deberes de promoción. La capacidad de compartir publicaciones en canales de redes sociales desde una herramienta de este tipo con un solo clic hace que sea aún más fácil participar en la defensa de los empleados.

Sorprendentemente, más de un tercio de los empleados necesitan esperar más de tres años para recibir algún tipo de retroalimentación de sus gerentes. Y, sin embargo, la retroalimentación constructiva es un método muy importante para ayudar a los empleados a crecer y convertirse en contribuyentes independientes para las operaciones de la empresa.

Muchas soluciones de software brindan funciones en las que los empleados pueden solicitar comentarios y los gerentes pueden proporcionarlos, como chats 1: 1, encuestas personalizables y buzones de sugerencias. Esto ayuda a los gerentes a tener una mejor idea de los niveles de satisfacción de sus empleados y ayuda a mejorar las decisiones comerciales futuras.

Con Connecteam, puede:

• Abra un buzón de sugerencias para recopilar comentarios de su equipo .
• Recopile comentarios en tiempo real a través de 1:1 y chats de equipo.
• Comparta actualizaciones, anuncios de la empresa y más mientras recibe comentarios a través de comentarios y reacciones.
• Use encuestas y encuestas en vivo para mejorar la toma de decisiones comerciales .

Al ver que Millenials y Gen Z representarán un 71,6% combinado de la fuerza laboral global para 2030, esa es una gran parte de la fuerza laboral que está acostumbrada a acceder a la información a través de videos.

El contenido de video es una forma poderosa de comunicar ideas y compartir información con la fuerza laboral.

Con una biblioteca de videos, el intercambio de conocimientos es visual y auditivo, lo que significa que los recursos de capacitación, las reuniones y las demostraciones se pueden enseñar de manera más eficiente. Además, los empleados pueden acceder a todos los videos subidos a su discreción, desde cualquier lugar. A nivel corporativo, las organizaciones pueden usar videotecas para compartir anuncios instantáneos sobre nuevos objetivos y políticas de la empresa.

Las aplicaciones como Connecteam permiten a los administradores compartir instantáneamente videos con equipos e individuos con fines de capacitación, anuncios de la empresa y más.

Comenzar un nuevo trabajo sin el conocimiento o la orientación adecuados puede ser una auténtica pesadilla. Tener un centro de incorporación proporciona a los nuevos empleados pasos lógicos, lo que garantiza que aprendan todos los conceptos básicos clave para facilitar su nuevo rol. No solo eso, sino que los centros de incorporación ayudan a los nuevos empleados a acostumbrarse a los procesos y la cultura de su nueva empresa.

Con este tipo de herramienta de comunicación interna, los gerentes pueden personalizar sus recursos de capacitación para contrataciones y equipos específicos, crear bases de conocimiento y agregar nuevas contrataciones al directorio de empleados, en el que pueden ubicar los detalles de contacto de todas las figuras relevantes de la empresa.

Las aplicaciones como Connecteam permiten a los gerentes establecer programas efectivos de capacitación de empleados para los nuevos empleados.

No basta con proporcionar a los empleados herramientas de comunicación interna. También es importante realizar un seguimiento de cuán interactivos, comprometidos y productivos son sus empleados.

Con los sistemas analíticos y de informes, puede realizar un seguimiento exacto de cómo interactúa su equipo con el contenido publicado en la plataforma digital que elija.

Por ejemplo, puede medir el compromiso de los empleados con anuncios de la empresa, actualizaciones de políticas, encuestas en vivo o publicaciones informales.

Tener una plataforma en la que los usuarios puedan cargar, compartir y administrar documentos y archivos es esencial para una colaboración en equipo eficaz.

Las herramientas de comunicación interna que incluyen bibliotecas centrales para el almacenamiento de documentación brindan a los empleados un espacio claro en el que pueden ver qué documentos necesitan cargar, ya sea con fines administrativos o laborales. Para los primeros, los gerentes pueden mantener actualizadas fácilmente las políticas, las licencias y los documentos de los empleados.

La función de documentos de Connecteam facilita a los gerentes de recursos humanos realizar un seguimiento de la documentación importante de todos los empleados , con la capacidad de aprobar y rechazar documentos según su estado.

Dado que los podcasts ahora son una de las formas de medios más populares del mundo (más de 100 millones de personas al menos una vez al mes, según Forbes), no hay razón por la cual las empresas no puedan usarlos internamente para involucrar a sus empleados.

Los podcasts pueden brindar información valiosa, aunque compleja, a los trabajadores, de una manera más simplificada, que pueden escuchar incluso mientras están en el trabajo.

Con Connecteam, puede cargar archivos de audio y marcarlos como podcasts , agregándolos a sus activos, a los que los empleados pueden acceder fácilmente con solo hacer clic en un botón.

No importa cuán grande o pequeña sea su empresa, debe brindar a sus equipos la oportunidad de identificar y contactar a cualquier persona en la empresa, para mejorar la transparencia y accesibilidad de la empresa.

El software de directorio de empleados es una herramienta de comunicación interna útil para esto. Además, los organigramas son excelentes ayudas visuales para ver exactamente quién es cada empleado y en qué departamento trabaja.

A través del directorio de empleados de Connecteam, los empleados pueden enviar detalles personales , información de contacto, fotos de perfil y más.

Es comprensible que muchas empresas crean que las plataformas de redes sociales como Facebook e Instagram pueden distraer y ser contraproducentes para sus equipos. Sin embargo, una herramienta de comunicación interna que se ve y se siente como un medio de comunicación social puede tener efectos positivos en sus empleados.

Una red social interna combina información relacionada con el trabajo con el aspecto comunitario de las redes sociales. Lo que es más, es que los empleados se han acostumbrado a usar las redes sociales. Por lo tanto, una aplicación para empleados diseñada con una interfaz familiar puede hacer que los procesos de trabajo sean más fáciles y agradables.

La aplicación móvil para empleados de Connecteam tiene una interfaz de usuario que recuerda a una plataforma de redes sociales. Además, los gerentes pueden compartir actualizaciones instantáneas a través de una fuente social, y los empleados pueden interactuar entre sí a través de un chat de equipo o 1: 1 similar a Messenger.

Proporcionar a los equipos una base de conocimiento digital es una excelente manera de brindarles toda la información que necesitan para resolver cualquier problema relacionado con el trabajo.

Un centro de conocimiento efectivo (como el de Connecteam) debe ser personalizable, lo que permite a los gerentes agregar todos los recursos que necesitan sus equipos para solucionar cualquier problema potencial que pueda surgir en el lugar de trabajo. Esto podría incluir manuales, manuales de empleados, políticas y documentos legales.

Proporcionar hilos de correo electrónico largos y tediosos o cartas que se pierden en la publicación no es forma de proporcionar a la fuerza laboral noticias de la empresa. No muy diferente a un boletín de noticias de la empresa, un centro de noticias digital es una excelente manera para que los empleados se enteren instantáneamente sobre las últimas cosas que suceden en la empresa.

Lo que hace que un centro de noticias sea diferente de un boletín informativo es que los empleados pueden simplemente acceder a un centro centralizado que incluye todas las últimas actualizaciones de la empresa, publicaciones de blog, comunicados de prensa, noticias de proyectos y más. Las empresas también pueden utilizar los centros de noticias para destacar a los empleados de alto rendimiento (programas de Empleado del Mes, por ejemplo).

Si bien no se lo conoce como un centro de noticias, las actualizaciones de Connecteam en su feed social permiten a las empresas compartir muchas de las noticias mencionadas anteriormente.

Más herramientas de comunicación interna que vale la pena revisar

Hay muchas otras herramientas de comunicación interna que las empresas deberían considerar implementar según sus necesidades. Éstos incluyen:

• Canales de la comunidad

• Centros de Liderazgo/Blogs

• bolsas de trabajo

• Herramientas de videoconferencia

• Herramientas de experiencia del empleado

• Herramientas multilingües

• Herramientas de marca

• Flujos de trabajo de aprobación de contenido

• Calendarios de eventos

• Herramientas de reacción emoji

• Foros y Chats

• Herramientas de planificación

• Creadores de gráficos

• Alimentaciones de actividad

¿Qué son las herramientas de comunicación de los empleados?

Una herramienta de comunicación interna es un recurso diseñado para mejorar la comunicación entre gerentes y empleados en una empresa.

Estos pueden incluir soluciones de software, funciones y métodos de comunicación que promuevan la transparencia y la colaboración en toda la empresa en cuestión. Las herramientas de comunicación interna están diseñadas para abordar cualquier problema de comunicación que pueda enfrentar la fuerza laboral.

Hoy en día, hay una cantidad sin precedentes de herramientas de comunicación interna para elegir, y estas pueden manejar varios tipos de comunicación, desde el chat en el lugar de trabajo y el intercambio de archivos hasta la colaboración y la retroalimentación.

El resultado final de las herramientas de comunicación interna

Al elegir el mejor software de gestión de empleados para su empresa, debe considerar qué solución incluye la gama más amplia de herramientas de comunicación interna. Como mínimo, debe incluir los que su negocio requiere.

Con eso en mente, nuestro consejo profesional es probar Connecteam, ya que incluye las 18 herramientas de comunicación interna antes mencionadas de alguna forma. A través de su centro de comunicaciones, esta solución todo en uno proporciona una gran variedad de herramientas de comunicación interna para ayudar a los gerentes y empleados a comunicarse entre sí al instante.

Las funciones de comunicación de Connecteam maximizan la productividad, el compromiso y la transparencia de los empleados al mismo tiempo. Recomendamos probar su versión de prueba gratuita para tener una idea más clara de qué herramientas de comunicación interna dentro del software se adaptan mejor a su negocio.