Las mejores inversiones en tecnología para propietarios de pequeñas empresas

Los propietarios de pequeñas empresas deben aspirar a ser maestros de la eficiencia, por lo que es crucial realizar inversiones inteligentes en tecnología y programas de software.

Ya sea que se trate de software de contabilidad, programas de teneduría de libros o herramientas de gestión de proyectos más complejas, los propietarios pueden hacer crecer sus pequeñas empresas a pasos agigantados con las inversiones adecuadas.

Principales impulsores de inversión en tecnología para pequeñas empresas

Reducir costos

No debería sorprender demasiado que en 2021 las empresas busquen la tecnología como una forma de controlar mejor sus gastos.

El software financiero y de contabilidad encabeza la factura en lo que respecta a la implementación de soluciones tecnológicas. Las PYMES que todavía se están recuperando de la pandemia necesitan encontrar nuevas formas de administrar su flujo de efectivo y anticipar futuras interrupciones de una manera que les permita prepararse para cualquier incertidumbre.

Las organizaciones que ya contaban con estas soluciones pudieron operar de manera mucho más efectiva cuando llegó la pandemia, particularmente cuando usaban software en la nube y tecnología de automatización.

Las empresas que pudieron usar esta tecnología para automatizar muchas de sus tareas manuales de cuentas por pagar, como el procesamiento de facturación, la conciliación de pagos y la conciliación de órdenes de compra, pudieron obtener una ventaja competitiva sobre las empresas que todavía usan sistemas heredados.

Aumentar los ingresos

Naturalmente, cuando una empresa está teniendo un mal año, como prácticamente todas las organizaciones el año pasado, la responsabilidad está en generar la mayor cantidad de ingresos posible para compensar las deficiencias.

Para la mayoría de las empresas, esto significó mejorar sus capacidades de ventas internas y, como resultado, centrarse en soluciones tecnológicas que pudieran hacer esto.

Un ejemplo de esta inversión que hemos visto es un mayor énfasis en la utilización de plataformas de marketing y ventas en la nube con capacidades de segmentación y automatización.

Esto ha permitido a las empresas pivotar y personalizar sus productos y servicios para sus clientes.

En una encuesta de Deloitte, encontraron que el 58% de los consumidores fueron capaces de nombrar una marca que fue capaz de cambiar rápidamente sus ofertas y acomodarlas.

Mejorar la eficiencia operativa

Reducir la grasa ha sido una prioridad en la agenda durante la mayor parte de 2020 y esto continuará en 2021. Las empresas buscan implementaciones tecnológicas que puedan ayudar a impulsar la eficiencia en sus operaciones comerciales y reducir gastos innecesarios.

La mayoría de estas tecnologías están dirigidas a aliviar los procesos manuales que consumen mucho tiempo. La entrada de datos es un ejemplo común de esto, donde existe tecnología hoy en día para automatizar casi cualquier tarea que tradicionalmente requeriría que un trabajador humano ingrese información.

Mejorar las operaciones de esta manera significa que las empresas pueden reenfocar su fuerza laboral hacia trabajos que son humanos mientras utilizan bots de software para tareas menores que de otro modo costarían en términos de mano de obra y eficiencia.

Mejorar la capacidad de TI para promover la agilidad y la innovación

Si 2020 mostró algo, es que las empresas deben ser ágiles en tiempos de incertidumbre.

Con respecto particular a la situación del trabajo desde el hogar, los departamentos de TI de las empresas se pusieron a prueba al límite mientras buscaban garantizar que sus organizaciones pudieran continuar operando de manera efectiva fuera de la oficina.

Esto condujo a un aumento significativo en la demanda de suites de colaboración y software de videoconferencia como Microsoft Teams y Zoom, ya que las empresas buscaban mantener a sus empleados trabajando sin problemas en sus nuevos entornos.

El 88% de los trabajadores de oficina dicen que necesitan una plataforma de búsqueda de datos unificada y confiable que les ayude a hacer mejor su trabajo.

Esto también condujo a un aumento en la inversión en capacidades de TI en general. Considere el aprovisionamiento, por ejemplo, que por supuesto se volvió mucho más difícil una vez que golpeó la pandemia y las empresas lidiaron con trabajadores remotos.

Las soluciones que permiten a TI rastrear y monitorear los dispositivos de los empleados para mantenerlos seguros e impulsar las actualizaciones necesarias se convirtieron en herramientas esenciales para los departamentos de TI.

Determina tus necesidades

Si bien muchas de estas soluciones son omnipresentes en todas las industrias, es probable que haya aspectos de su negocio en los que necesite ayuda individual más específica.

Para algunos, la contabilidad y la teneduría de libros pueden parecer una tarea abrumadora, mientras que otros pueden tener dificultades para proteger los datos y necesitar ayuda con eso.

Solo tenemos que mirar a algunos de nuestros propios clientes para entender esto. Uno de nuestros clientes, ZMac, necesitaba una aplicación de software personalizada para respaldar sus operaciones logísticas, que construimos desde cero y permitió que la empresa se destacara de la competencia en el mercado al ofrecer una mejor solución para sus clientes a través de la tecnología.

Para aquellos que buscan ayuda para encontrar el software adecuado para las funciones de su negocio, querrán hacerse algunas preguntas antes de invertir en un programa. Es común que las plataformas de software vengan solas con esa única solución, y muchas empresas todavía usan sistemas heredados que admiten solo una función en la actualidad.

Las plataformas ERP más nuevas, que combinan e integran una variedad de servicios diferentes para todas las funciones comerciales, ofrecen una mayor flexibilidad. Cuando considere invertir en nuevas soluciones para su PYME, asegúrese de que el sistema esté preparado para el futuro y sea escalable en caso de que desee incorporar otras funciones, como recursos humanos, gestión de la cadena de suministro o análisis empresarial.

Se estima que el 95% de las empresas reportan mejoras en sus procesos después de la implementación de ERP. Por ejemplo, las tareas automatizadas para procesar la entrada de datos pueden liberar a los empleados para que centren sus energías en tareas que requieren un toque humano.

Una mirada a los programas de software más utilizados para las pequeñas empresas muestra que el software de finanzas y contabilidad está en la parte superior de la lista, seguido de cerca por la seguridad de los datos y la información. Los dueños de negocios deberían considerar seriamente invertir en programas de datos y seguridad, ya que las infracciones de seguridad pueden ser costosas y, a menudo, mortales para las pequeñas empresas.

Hay formas de proteger la información de su empresa, como realizar copias de seguridad de datos con regularidad y asegurarse de que sus empleados estén informados sobre las mejores prácticas de seguridad.

Sin embargo, las soluciones de seguridad de próxima generación más nuevas serán su mejor aliado para prevenir ataques cibernéticos, ya que los ciberdelincuentes continúan usando métodos más sofisticados cada año para piratear a las víctimas.

Los programas de software de gestión de proyectos también son grandes inversiones para las pequeñas empresas. Estos programas pueden ser particularmente útiles para empresas que tienen varios equipos que manejan múltiples proyectos a la vez.

El software de gestión de proyectos puede crear espacios de trabajo en línea en tiempo real donde los miembros del equipo pueden colaborar y ajustar las canalizaciones del proyecto, lo cual es crucial para cumplir con los plazos y mantener a todos los miembros del equipo comunicándose de manera efectiva, independientemente de su departamento o ubicación física.

El 69% de los CFO dijeron que mantener la información en silos en los departamentos es el error financiero más grande o más común que cometen las empresas hoy en día.

Para las empresas que trabajan con clientes de forma habitual, el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede ser una inversión que merezca la pena.

El software CRM ayuda a las empresas a crear relaciones con los clientes, registrando y guardando todos los detalles relevantes, como la información de contacto de los clientes, los detalles de la cuenta y las posibles oportunidades de ventas. Esto puede ser excelente para la retención de clientes, la búsqueda de nuevos clientes potenciales y, en última instancia, el aumento de los ingresos por ventas.

En esa misma línea, otra opción de servicio al cliente que reduce los costos y el tiempo es simplemente automatizar sus campañas publicitarias en las redes sociales. Como explica FavoriteBlog, existen varias herramientas que pueden optimizar de manera efectiva sus interacciones con las respuestas de las publicaciones, obtener conversiones, realizar un seguimiento de las interacciones, etc.

Evalúe su presupuesto

Algunos programas de tecnología y software pueden atraer a los dueños de negocios hacia funciones adicionales que pueden ser completamente innecesarias, por lo que es una buena idea ver dónde puede ahorrar dinero al encontrar un software específico que satisfaga sus necesidades individuales y, si es necesario, adoptar soluciones de bajo costo. presupuesto ajustado.

Llame a los expertos

Si no tiene el tiempo o el ancho de banda para aprender y aprovechar al máximo los programas de software nuevos y emergentes, considere invertir en un proveedor de servicios administrados de primer nivel como Impact. Permítanos adaptar nuestra experiencia y conocimientos a la implementación de sus soluciones y procesos tecnológicos.

Desde cero, evaluaremos su negocio, diseñaremos soluciones y estrategias apropiadas para satisfacer sus necesidades y garantizaremos resultados poderosos y KPI claros que puedan evaluarse adecuadamente mensual o trimestralmente.

Eche un vistazo detenidamente a las deficiencias de su negocio para ver si existe una solución digital simple. Si bien el software de finanzas y contabilidad suele ser el más apremiante para los dueños de negocios, hay muchas otras formas en que la tecnología puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales, agilizar proyectos y administrar mejor a los clientes y prospectos.

Y si está demasiado disperso para asumir proyectos tecnológicos más grandes por su cuenta, busque Impact para ayudarlo a resolver sus problemas.

Las soluciones de tecnología avanzada ayudan a las empresas a lograr y mantener una ventaja competitiva. Al aprovechar las herramientas disponibles, puede aumentar la productividad y reducir los costos innecesarios. Para obtener más información sobre las soluciones de tecnología en la nube y cómo pueden ayudar a su PYME, descargue nuestro libro electrónico gratuito, "¿Qué opción de nube es adecuada para su negocio?"