Flujo de trabajo de documentos digitales explicado
Publicado: 2021-10-15Definición de flujo de trabajo de documentos digitales: el significado de gestión y digitalización de documentos se refiere principalmente a los métodos y procesos utilizados para establecer flujos de trabajo de documentos dentro de una empresa que se basa exclusivamente en medios digitales. Esto generalmente incorporará tecnología en la nube y automatización para mejorar la eficiencia en los procesos relacionados con documentos.
El flujo de trabajo de documentos digitales ha sido una aspiración de las PYMES durante varios años.
Las razones de esto se han vuelto más evidentes a medida que las organizaciones comienzan a ver los beneficios de transformar digitalmente sus procesos de trabajo.
Actualmente existe una larga lista de soluciones y tecnologías digitales que los CIO están tratando de incorporar en sus estrategias para aprovechar los beneficios competitivos que provienen de la digitalización.
Las tres cuartas partes de las pymes están de acuerdo en que la tecnología digital estaba cambiando el panorama empresarial y el 48 % está buscando formas adicionales de agregar medidas transformadoras a su ámbito de negocio.
La transformación de los flujos de trabajo es una tendencia digital importante que ha tomado una precedencia única en América del Norte.
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Las empresas de la región consumen casi el doble de papel que sus contrapartes europeas.
Si bien la transformación digital de los flujos de trabajo no se trata solo de reemplazar los procesos basados en papel, no hay duda de que el tiempo y el dinero gastados en procesos de trabajo obsoletos son un factor clave para las empresas.
Hoy vamos a echar un vistazo a lo que su negocio puede obtener de un flujo de trabajo de documentos digitales de calidad y los tipos de ganancias que se esperan.
Gestión Documental y Digitalización Significado
Significado de gestión y digitalización de documentos: La gestión y digitalización de documentos se refiere a los mismos procesos que componen un flujo de trabajo de documentos digitales.
La gestión y digitalización de documentos se puede considerar como la solución utilizada por las organizaciones para capturar, rastrear y almacenar documentos, ya sean archivos PDF o en papel.
Cuando hablamos de flujos de trabajo de documentos digitales, podemos pensar en la gestión y digitalización de documentos como el componente principal para hacerlo.
Los problemas del flujo de trabajo de documentos digitales deficiente
Empleados que pasan demasiado tiempo accediendo a la información
Como siempre, cuando se trata de transformación digital, el tema clave en cuestión es la productividad.
Ya sea que se trate de manufactura u hospitalidad, las empresas de todas las industrias están utilizando estrategias de transformación digital para optimizar sus operaciones comerciales y mejorar su productividad.
Los empleados dedican un promedio de 1,8 horas todos los días a buscar y recopilar datos, es decir, 9 horas a la semana que, de otro modo, se podrían haber dedicado a hacer algo más valioso.
Cuando considera la cantidad de datos que hay en las empresas hoy en día, es crucial mejorar los medios a través de los cuales se pueden manejar y compartir. Para poner esto en perspectiva, el 90% de todos los datos del mundo se generaron en los últimos dos años.
Y así, hay una cantidad cada vez mayor de información que los empleados tienen que analizar constantemente. En una organización que aún no ha hecho uso de soluciones digitales, esto significa que los trabajadores pierden mucho tiempo buscando lo que necesitan.
Información que no está fácilmente disponible para los empleados
Además de estos problemas, en muchas PYMES, los empleados luchan por acceder a datos que no están disponibles de inmediato con un flujo de trabajo de documentos adecuado.
Esto puede deberse a una variedad de razones, pero más comúnmente se debe a que los departamentos de una empresa tienen diferentes sistemas de gestión de datos, por lo general, sistemas heredados que están separados del resto de la empresa.
Esto significa que puede ser imposible para alguien en un departamento recuperar datos de otro porque no tienen acceso.
Las organizaciones basadas en datos tienen 23 veces más probabilidades de adquirir clientes, 6 veces más probabilidades de retener clientes y 19 veces más probabilidades de ser rentables como resultado
Esto se llama un silo de datos y son un importante contribuyente de la ineficiencia en las empresas.
Este es un problema cuando se trata de productividad, y las estimaciones indican que los departamentos de TI dedican el 80 % de su tiempo a trabajar en problemas causados directa o indirectamente por los silos de datos.
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Insatisfacción por realizar constantemente tareas serviles
Un estudio encontró que el 22% del tiempo de un empleado se dedica a tareas repetitivas. En el transcurso de un año, puede imaginar cuánto dinero se desperdicia cuando los trabajadores dedican tiempo a tareas manuales que ahora se pueden automatizar.
Las tareas manuales rutinarias son comunes entre las empresas que aún tienen que implementar la transformación digital para sus flujos de trabajo de documentos.
Estas tareas generalmente girarán en torno a la entrada de datos o el manejo de datos de rutina.
Por ejemplo, puede encontrar a un trabajador en Recursos Humanos ingresando manualmente los datos de beneficios de los empleados, o puede ingresar manualmente todas las facturas y recibos de sus clientes.
Estos son casos en los que las empresas se han acostumbrado a aceptar estas tareas serviles simplemente como parte de sus operaciones comerciales.
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La verdad, sin embargo, es que estos son a menudo totalmente evitables debido al flujo de trabajo de documentos digitales.
El resultado final neto es que los empleados se sienten frustrados porque sus flujos de trabajo de documentos digitales (o la falta de ellos) no ayudan a su productividad.
De hecho, están haciendo un trabajo que podría digitalizarse, en cuyo caso tendrían la oportunidad de concentrar su energía en algo que necesita un toque humano, como las consultas de los clientes.
Los flujos de trabajo de documentos digitales de calidad inferior le cuestan dinero a su empresa y tiempo a sus empleados.
Las causas del flujo de trabajo de documentos digitales deficiente
silos de datos
Los silos de datos son grupos de datos que efectivamente se han aislado del resto del negocio porque existen en ubicaciones digitales desconectadas.
Esto puede ser intencional, pero casi siempre es accidental, a menudo como resultado de que diferentes departamentos cambien de sistema durante un largo período de tiempo.
El resultado final de esto es que los datos de la empresa no están estructurados y son difíciles de utilizar, lo que es de vital importancia para una PYME moderna.
El 87 % de las organizaciones tienen una madurez analítica y de inteligencia comercial baja, lo que significa que los datos no se están utilizando.
La transformación digital vive y muere por el flujo continuo de información, y eso es lo que debe abordarse si una empresa se está quedando atrás en su capacidad para administrar sus flujos de trabajo de documentos.
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Cualquier empresa que tolera los silos de datos está obstaculizando su propia productividad.
Estos son solo algunos ejemplos de los problemas del silo de datos que surgen de un flujo de trabajo de documentos digitales deficiente:
- Análisis de datos: los silos significan que la información se almacena en diferentes lugares, a menudo en formatos de archivo inconsistentes. Esto hace que el análisis de las decisiones comerciales sea mucho más difícil.
- Acceso: los permisos y los problemas de acceso son comunes con los silos. El resultado final es que los empleados no pueden obtener los datos que necesitan lo suficientemente rápido, lo que ralentiza significativamente los procesos de trabajo.
- Trabajo innecesario: la visibilidad limitada en una empresa a menudo significa que diferentes equipos terminan haciendo el mismo trabajo en conjunto, cuando el acceso compartido y la eliminación de silos ahorrarían tiempo y energía.
Mala comunicación
La comunicación deficiente dentro de una organización y la falta de flujo de trabajo de documentos digitales van de la mano.
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Cuando los flujos de trabajo de documentos digitales están infrautilizados, normalmente puede encontrar que no solo los datos se almacenan en silos, sino también la cultura.
Los departamentos dentro de la empresa comienzan a trabajar de forma independiente, con sus propios datos y procesos.
Una y otra vez, en Impact hemos visto lo importante que es para la transformación digital tener una cultura sólida para asegurar el éxito, tanto con nuestros clientes como con nosotros mismos.
Al descuidar los flujos de trabajo de sus documentos, es muy fácil caer en una trampa donde la cultura es inconsistente y las divisiones actúan con demasiada autonomía.
Procesos de papeleo que consumen mucho tiempo
Hablamos sobre cómo los empleados a menudo se ven obstaculizados por tener que realizar tareas manuales y de baja categoría.
A menudo, estos tienen que ver con trabajos de entrada manual de datos, pero los procesos en papel son otro delincuente común.
Al igual que la tediosa entrada de datos que le cuesta trabajo, el papel también es un doble golpe.
Con empresas que operan predominantemente con procesos basados en papel, el personal debe dedicar un tiempo valioso al manejo de documentos físicos.
Esto se suma a las grandes sumas gastadas en el propio papel.
Un oficinista promedio gasta 10,000 hojas de papel al año
Empresas como estas a menudo operan a expensas de un gran flujo de trabajo de documentos digitales, lo que ahorra tiempo y dinero.
¿Cuánto cuesta un flujo de trabajo de documentos deficiente?
Como hemos señalado con algunos de los problemas anteriores que surgen debido a una mala gestión de documentos, muchos de ellos son lo que se puede describir como costos "ocultos", muchos de los cuales pasan desapercibidos para las empresas porque tienden a aceptarlos. como una constante
El mejor ejemplo de esto es el consumo de papel, con los hábitos de impresión de un empleado promedio que cuestan a las empresas $725 por año.
Infografía relacionada: ¿Cuánto le cuesta el papel a su negocio?
Si considera que el uso de papel crece en promedio un 22 % por año, los costos del papel se duplican aproximadamente cada 3,3 años.
Para la mayoría de las empresas, este tipo de gasto es cada vez menos factible, especialmente cuando existen alternativas digitales disponibles que pueden reducir drásticamente los costos del consumo de papel.
Cuando también considera los efectos que tiene un flujo de trabajo de documentos deficiente en los costos de mano de obra, es decir, que los empleados pasan mucho más tiempo del que deberían ubicar y acceder a los documentos que necesitan, entonces el argumento a favor de un sistema de administración de documentos digitalizados se vuelve mucho más claro.
Flujo de trabajo de documentos: Estadísticas de costos de impresión que debe conocer
Tenga en cuenta estas estadísticas de impresión cuando esté considerando si necesita implementar tecnología para su gestión de documentos.
La impresión es un drenaje común de los recursos de una empresa, empeorado por el hecho de que una proporción significativa (casi una quinta parte) del material impreso no se lee ni se utiliza por parte de los empleados.
- El 90 % de las empresas no realiza un seguimiento de sus costes de impresión
- Las empresas que usan conjeturas para identificar sus costos de impresión en promedio subestiman en un 40%
- Los departamentos de TI dedican un promedio del 15 % de su tiempo a solucionar problemas relacionados con la impresión.
- En los últimos 20 años, el consumo de papel en EE. UU. ha pasado de 92 millones de toneladas a 208 millones de toneladas
- El 17% de los documentos impresos no se leen
Fuente
La solución al flujo de trabajo de documentos digitales deficiente
Automatización
El uso de la automatización robótica de procesos está aumentando entre las empresas de todo tipo.
Por ejemplo, Deloitte informó que casi dos tercios de las organizaciones están invirtiendo en RPA para responder a procesos obsoletos expuestos por la pandemia.
Las razones de esto son perfectamente claras: utilizar la automatización ahorra mucho tiempo y recursos desperdiciados.
Estas son algunas de las tareas para las que se puede utilizar RPA:
- Extracción de datos: se pueden rastrear grandes cantidades de datos para encontrar lo que necesita con facilidad
- Gestión de datos: agregación y curación de datos
- Actividades operativas: apoyo logístico y operativo
- Procure-to-pay: Procesamiento e informes de facturas
- Inventario y cadena de suministro: Categorización y gestión
En resumen, las empresas que utilizan la automatización incluso en un grado mínimo pueden ver mejoras drásticas en sus flujos de trabajo de documentos digitales.
La nube
Unificar los datos de tu empresa en la nube es un paso vital en las estrategias digitales de muchas organizaciones.
El año pasado, el mercado mundial de servicios de nube pública fue de $ 182 mil millones, para 2022 tendrá un valor de $ 331 mil millones
El uso de la nube para agilizar los flujos de trabajo de sus documentos digitales y mejorar el acceso en toda su empresa es una forma relativamente sencilla y eficaz de actualizar los procesos.
Las preocupaciones históricas sobre la seguridad de los servidores basados en la nube se han cerrado en los últimos años.
Esto se debe principalmente a la gran mejora que han visto los centros de datos.
Los centros de datos de nivel IV, en particular, son tan seguros o incluso más seguros que los servidores locales.
Ventajas de los flujos de trabajo de digitalización de documentación
Como hemos señalado en esta publicación de blog, hay una serie de problemas que surgen de tener un procesamiento deficiente de documentos digitales para la información y los datos.
La rectificación de estos problemas primero comienza con la comprensión de que la creación de documentos es una función comercial clave, y cómo se maneja esa creación de documentos, en términos de captura, almacenamiento y flujo de trabajo, es crucial para obtener los beneficios y ventajas de la documentación digital.
Aquí hay un par de esas ventajas:
Reducir la dependencia de los documentos impresos
No ignoramos el hecho de que puede ser un gran cambio para una empresa deshacerse de los procesos basados en papel.
Para muchos, sin embargo, es un cambio necesario adoptar los flujos de trabajo de documentos digitales hasta cierto punto.
El uso de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) puede aumentar significativamente la productividad de sus flujos de trabajo.
Esto le ahorrará tiempo y materiales en comparación con los equivalentes físicos en papel.
También le brindará una mayor visibilidad y control sobre los documentos y datos que pasan por su empresa, lo que le permitirá dictar su flujo de trabajo y no al revés.
Tiempo mejor empleado
Con menos tiempo dedicado a buscar, almacenar y manejar datos e información, los empleados pueden hacer un mejor uso de su tiempo cuando se cuenta con la automatización del flujo de documentos y los procedimientos de gestión de documentos de calidad.
Esto brinda beneficios para la empresa y el empleado: el personal pierde menos tiempo y el empleador no paga al personal para que dedique cantidades excesivas de tiempo a buscar documentos a los que ahora tienen acceso instantáneo.
Preparación para el cumplimiento
Nos guste o no, el cumplimiento es un área de consideración seria para las empresas hoy en día.
Con leyes como CCPA, SHIELD y leyes específicas de la industria como HIPAA, se está volviendo rápidamente imperativo que las organizaciones organicen la información que poseen de una manera que les sea fácil para cumplir con la serie de regulaciones emergentes que entrarán en vigor.
Para las empresas que tienen información significativa sobre los clientes, particularmente datos confidenciales o de identificación, obtener un flujo de trabajo de digitalización de documentos que almacene la información de manera segura y efectiva es una inversión inteligente.
Comida para llevar:
- Los flujos de trabajo de documentos digitales deficientes conducen a la eficiencia y la insatisfacción
- Estos son causados por datos en silos, mala comunicación y procesos en papel que consumen mucho tiempo.
- La automatización, la nube y la reducción de la dependencia del papel dentro de su organización pueden mejorar significativamente sus procesos operativos y eficiencias.
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