Por qué la gestión de contenido empresarial es esencial para su empresa
Publicado: 2021-06-23Una solución de gestión de contenido empresarial ayuda a las empresas a digitalizar, controlar y automatizar su información no estructurada, como albaranes y facturas, currículos, documentos fiscales, correos electrónicos y notas de reuniones.
Un sistema ECM capturará, leerá e indexará información para aumentar su comprensibilidad; dar al personal la capacidad de editar o anotar información; y proporcionar herramientas integrales de flujo de trabajo y automatización para garantizar que la información correcta termine en las manos correctas de manera oportuna.
Dentro de este sistema, los documentos se pueden crear, gestionar, procesar y archivar de forma segura y de acuerdo con las normas de cumplimiento.
El 88% de los trabajadores de oficina dicen que necesitan una plataforma de búsqueda de datos unificada y confiable que les ayude a hacer mejor su trabajo.
Pueden estar disponibles para todo el personal, ya sea móvil o interno, y todos los accesos, cambios y movimientos de documentos se registran para una mejor organización y análisis forense.
Toda la comunicación, incluida la que se mantiene con clientes, proveedores y subcontratistas, se gestiona de forma inteligente y se puede recuperar fácilmente para mejorar los flujos de trabajo y la mejora continua de los procesos.
Por qué es fundamental una solución de gestión de contenido empresarial
Las empresas modernas están más enfocadas que nunca en los procesos digitales y en implementar el tipo de transformación digital que impulsa el éxito.
Una avalancha de avances tecnológicos, incluida la tecnología en la nube, las capacidades móviles, el aprendizaje automático y la automatización, están impulsando cambios y creando oportunidades.
Las nuevas formas de contenido están en auge a medida que las plataformas de medios sociales, el audio y el video crean más datos no estructurados para que las empresas los manejen, además de montañas de datos que las empresas tienen que manejar de los clientes y los procesos de trabajo.
Para 2020, la cantidad global de datos creados diariamente alcanzará los 44 billones de gigabytes y la mayoría de estos datos no estarán estructurados.
Un sistema de administración de contenido empresarial proporciona una solución que ayuda a las empresas a hacer frente a estos cambios rápidos y prolíficos al proporcionar formas de organizar la información de manera que optimice el rendimiento y minimice los errores.
Además, el aumento del fraude y los ataques cibernéticos significa que el control de datos y el cumplimiento de las regulaciones son más críticos que nunca.
Un ECM permite una gestión eficaz de los datos y, lo que es más importante, la integración con los análisis empresariales actuales para proteger la información contra pérdidas.
Finalmente, en un mercado cada vez más competitivo, las empresas deben aprovechar el poder de la productividad para mantener su ventaja.
El 81% de los empleados mencionan la necesidad de acceso móvil a los documentos de la empresa.
Un ECM proporciona una forma segura y lógicamente organizada de archivar información crítica para que esté disponible para optimizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia con sus datos.
Desglosándolo: ¿Qué es la gestión de contenido empresarial?
En su forma más simple, los ECM (las soluciones modernas suelen ser ECM basados en la nube) son sistemas multifuncionales que se utilizan para catalogar y almacenar información no estructurada con fines comerciales.
Sin embargo, hay muchas cosas relacionadas con su composición, función y beneficios que deben entenderse claramente para discernir el verdadero valor que aportan a los procesos, la productividad y la rentabilidad de una empresa.
Componentes de una solución de gestión de contenido empresarial
Hay cinco componentes básicos de la gestión de contenido empresarial: captura, gestión, almacenamiento, conservación y entrega.
Captura
Para capturar información tanto digital como impresa, un ECM debe tener capacidades de escaneo y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Algunos incluso pueden emplear la tecnología de reconocimiento de huellas dactilares (HCR), una forma de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) que permite interpretar y capturar fácilmente el texto impreso a mano.
Esto ayuda a automatizar las tareas de ingreso de datos para reducir los errores humanos y permitir el seguimiento de grandes volúmenes de datos.
administración
Las herramientas de gestión variarán según los requerimientos de cada negocio. Por lo general, incluyen:
- Herramientas que permiten la colaboración de contenido
- Herramientas de flujo de trabajo para la gestión de procesos de negocio
- Herramientas de administración de archivos y archivos para simplificar la indexación, la retención y la depuración
Otras herramientas pueden incluir la gestión de contenido web o herramientas de gestión de documentos.
Almacenamiento
Hay tres elementos básicos para las soluciones de almacenamiento en una solución de administración de contenido empresarial:
Primero; hay un repositorio para recopilar archivos.
Segundo; una herramienta de biblioteca que recoge archivos que han pasado por la secuencia de captura y administración.
Finalmente; el hardware, como servidores, almacenamiento basado en la nube, discos ópticos y más, que contiene archivos y software para su recuperación.
Preservación
A diferencia del depósito a corto plazo del componente de almacenamiento, la preservación proporciona almacenamiento a largo plazo o archivado de archivos críticos.
Hay muchas opciones de medios que pueden proporcionar un archivo adecuado; sin embargo, es importante asegurarse de que los tipos de medios sean compatibles con las tecnologías en evolución para un uso a largo plazo.
Entrega
Para poder cambiar el contenido a los usuarios apropiados en todo su sistema, necesitará un middleware que ayude a mover la información de una aplicación a otra.
El proceso de entrega puede incluir la distribución de medios para el acceso de los usuarios finales a través de sitios web, redes sociales, intranet o incluso documentos impresos.
La seguridad es fundamental en esta parte del proceso para que las ediciones y el acceso no autorizados estén prohibidos a medida que los datos se mueven de un lugar a otro.
Cómo funciona ECM
El proceso básico de ECM tiene los cinco componentes de ECM que trabajan en conjunto para organizar y difundir información crucial del proceso comercial a lo largo del ciclo de vida de los datos. En breve:
- Los datos son capturados
- La información se publica internamente o en un sitio web de la empresa.
- La información se archiva de forma automática y segura
- La información antigua, desactualizada o sin usar se elimina periódicamente para ahorrar espacio
Para comenzar a usar ECM, las empresas suelen identificar cada tipo de contenido utilizado dentro de la organización y asignarlos a un proceso comercial e incluso a miembros del personal en particular.
Luego, el software ECM se enfoca en el contenido duplicado para reducir las redundancias de almacenamiento y luego organiza la información en un repositorio central junto con los metadatos que permiten que las personas que lo necesitan accedan a él de manera rápida y eficiente.
Estos usuarios aprobados pueden usar búsquedas de texto completo para ubicar el contenido necesario que luego pueden leer, editar o imprimir.
Los usuarios también pueden usar palabras clave o frases para buscar documentos, lo que reduce el tiempo de recuperación y aumenta la productividad.
Estas herramientas simples pero poderosas permiten a los departamentos, o empresas enteras, hacer lo siguiente:
- Reducir la dependencia del papel
- Agilice los flujos de trabajo
- Reducir el riesgo
- Aumentar la productividad
- Proporcionar un servicio al cliente excepcional
El fácil acceso a información crítica ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones, completar proyectos más rápido y colaborar sin esfuerzo para una mayor eficiencia.
Cómo ECM beneficia a su negocio
Debido a que un sistema de administración de contenido empresarial proporciona una plataforma unificada para la difusión, el almacenamiento y la administración de datos, puede ayudar a las empresas a manejar los datos de una manera que cumpla con los requisitos de seguridad y cumplimiento para una administración de riesgos excepcional.
Otros beneficios incluyen:
- Capacidades de auditoría que incluyen registro de entrada/salida y supervisión del flujo de trabajo
- Acceso optimizado y cuellos de botella de información reducidos a través del control de versiones
- Reducción de las necesidades de almacenamiento, papel y correo para minimizar los costos generales
- Seguridad optimizada
- Costos reducidos, y el potencial de error, a través de la automatización de procesos manuales.
- Servicios de atención al cliente mejorados gracias a la visibilidad en tiempo real
El acceso de un ECM a herramientas complejas brinda una funcionalidad robusta a los procesos comerciales.
Por ejemplo, la extracción de datos se vuelve más simple y precisa mediante el uso de herramientas proporcionadas por el sistema ECM que permiten identificar parámetros y rangos de búsqueda para realizar búsquedas más rápidas y precisas.
En el futuro, los sistemas ECM continúan evolucionando y cambiando a medida que se dirigen a las necesidades de las empresas que buscan una mayor agilidad, integración y ventaja competitiva en un mundo que cambia rápidamente.
A medida que aumenta el ritmo digital, los ECM continúan agregando funciones e incorporando tecnologías en evolución, como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, para maximizar la efectividad.
Y las empresas, grandes y pequeñas, están cosechando los beneficios de estos sistemas para posicionarse de manera más sólida en el mercado.
¿Qué puntos dolorosos alivia la ECM?
Cumplimiento
Para muchas organizaciones, particularmente aquellas que tienen que lidiar con regulaciones de cumplimiento complejas en industrias como la distribución de alimentos, la fabricación y la atención médica, un ECM puede ayudar enormemente con la gestión de registros.
Mediante el uso de un ECM, es significativamente más fácil para las empresas mantener el cumplimiento. En el caso de la auditoría, por ejemplo, el uso de un ECM para almacenar sus datos comerciales significa que se puede brindar acceso remoto seguro a la información cuando sea necesario, lo que acelera drásticamente los costos de las auditorías obligatorias y brinda tranquilidad a las empresas.
Además de esto, las reglas y la gobernanza adecuada de los datos que captura y almacena también facilitan mucho el cumplimiento normativo de otras maneras.
Por ejemplo, ya no es necesario eliminar la información manualmente: se pueden establecer controles automáticos para que su ECM se ocupe del cumplimiento de sus datos mientras usted puede continuar con su negocio.
Control
Así como el control es muy importante para el cumplimiento, también juega un papel importante en las operaciones comerciales generales, y un ECM puede desempeñar un papel importante para garantizar el control de la información.
Sin un ECM y un repositorio central de datos, es común que las empresas tengan datos descentralizados y desorganizados.
¿Qué significa esto en un sentido práctico?
Puede significar empleados que usan diferentes versiones de documentos críticos para el negocio; puede significar que un representante utiliza un contrato de venta o un formulario de pedido obsoletos.
En una encuesta de Nintex, el 39% de los entrevistados afirmaron observar un proceso de documentos roto dentro de su organización:
- El 49% dijo que no puede localizar documentos fácilmente.
- El 43% afirmó tener problemas al compartir documentos y solicitar la aprobación de documentos.
- El 33 % tuvo problemas con las versiones de los documentos
Con un depósito de información central y un ECM para organizar los datos, los flujos de trabajo documentados pueden mostrarle a quién se le envía qué; quién ha firmado una póliza y quién no; quién necesita un documento que no se le ha enviado, usted entiende la idea.
La actualización, la distribución y el seguimiento de los datos críticos de la empresa se pueden realizar de forma mucho más eficaz con un sistema centralizado de datos y un ECM en su núcleo.
Productividad
Una de las razones principales por las que las empresas buscan implementar sistemas de administración de contenido empresarial se debe únicamente a la productividad.
Las empresas a menudo reconocen que faltan sus procesos existentes para la gestión de documentos.
Según la encuesta de AIIM, el tiempo promedio general dedicado a buscar y administrar información es de 45 minutos, aproximadamente el 8% de un día laboral.
Con métodos obsoletos para la gestión de datos, los empleados dedican más tiempo del que deberían a las tareas básicas, como buscar un documento.
Esto no solo frustra a los trabajadores que tienen que perder el tiempo buscando algo a lo que deberían tener acceso instantáneo desde cualquier lugar, sino que también le cuesta a la empresa dinero en mano de obra mal utilizada.
La adopción de un ECM ayuda a aliviar este desperdicio y mejora la productividad de sus operaciones comerciales en su conjunto.
IHS afirma que ECM puede reducir los costos relacionados con la incapacidad de encontrar documentos por usuario por mes de alrededor de $200 a $10 para empresas medianas (100–999 empleados).
Eficiencia
Por supuesto, mejorar la productividad de sus operaciones va de la mano con la ejecución de un proceso más eficiente para sus flujos de trabajo de documentos.
Cuando hablamos de la implementación de sistemas ECM, el flujo de trabajo de documentos está cerca de la parte superior de la agenda.
Publicación relacionada: Explicación del flujo de trabajo de documentos digitales
El 42 % de los trabajadores del conocimiento admitió que los flujos de trabajo basados en papel hacen que sus tareas diarias sean menos eficientes, más costosas y menos productivas.
La gestión de contenido empresarial es una herramienta extremadamente útil para mejorar la eficiencia empresarial, sobre todo porque ayuda a romper los silos de datos.
Los silos de datos, que se refieren a depósitos de datos separados que surgen dentro de una organización, a menudo entre departamentos que usan sistemas que no están integrados, son un gran cuello de botella cuando se trata de eficiencia.
Este punto de dolor puede aliviarse significativamente unificando los datos comerciales en todos los departamentos con un ECM y brindando acceso a los datos en toda la empresa cuando sea necesario y beneficioso.
Residuos de papel
Uno de los puntos débiles más obvios que resuelve una solución de ECM es la cantidad que las empresas gastan en papel, así como las preocupaciones ambientales asociadas.
Los beneficios ambientales de dejar de usar papel son una razón admirable, si no totalmente convincente desde una perspectiva comercial, para implementar ECM.
Sin embargo, es un aspecto que no debe subestimarse. Uno de los desarrollos más interesantes que surgieron de la pandemia fue el mayor énfasis que los consumidores comenzaron a poner en la experiencia del cliente, tanto que ahora es el diferenciador competitivo clave entre las empresas; incluso colocando por encima del precio y la calidad.
Con esto en mente, en realidad es beneficioso buscar un ECM y reducir la dependencia del papel para demostrar a los clientes su postura sobre temas particulares. Si los clientes de una determinada empresa se preocupan en gran medida por el medio ambiente, la búsqueda de un enfoque exclusivamente digital puede funcionar como una herramienta de marketing clave para la empresa.
Según IBM, el 81 % de los consumidores de todo el mundo pertenecen a uno de dos segmentos de compradores: consumidores impulsados por el valor (41 %) que quieren un buen valor y consumidores impulsados por un propósito (40 %) que buscan productos y servicios alineados con sus valores.
Por supuesto, cuando se trata de desperdicio de papel, existen preocupaciones apremiantes para las empresas, con o sin clientes, es decir, que las empresas imprimen más que nunca hoy en día, y estos costos basados en papel se están acumulando para las PYMES.
Infografía relacionada: ¿Cuánto le cuesta el papel a su negocio?
Eche un vistazo a algunas de estas estadísticas de la infografía vinculada para ver cuánto papel le cuesta a una PYME promedio:
- Los hábitos de impresión del empleado promedio cuestan a las empresas $ 725 por año
- Los empleados imprimen en promedio 34 páginas al día, el 17% de las cuales no se leerán
- El 90 % de las empresas no realiza un seguimiento de sus costes de impresión
- Las empresas que usan conjeturas para identificar sus costos de impresión en promedio subestiman en un 40%
- Los departamentos de TI dedican un promedio del 15 % de su tiempo a solucionar problemas relacionados con la impresión.
- En los últimos 20 años, el consumo de papel en los EE. UU. pasó de 92 millones de toneladas a 208 millones, un aumento del 126 %.
- El consumo medio de papel de las empresas crece un 22 % cada año, lo que significa que en poco menos de tres años y medio su consumo se habrá duplicado
Cuando lo pone en este contexto, está claro que los costos de impresión están aumentando y se volverán, si es que aún no lo son, insostenibles para las empresas.
Debido a esto, invertir en un sistema ECM para aliviar este costoso problema es una buena manera para que una organización aborde de manera efectiva este desperdicio y gasto innecesario.
¿Dónde se aplica la gestión de contenido empresarial en una empresa?
La mayoría de las empresas implementan un ECM para procesos comerciales específicos dentro de su organización. Echemos un vistazo a algunas aplicaciones comunes de ECM.
Gestión de contratos
Si maneja muchos contratos, sabe que administrarlos puede ser una molestia, y una solución ECM realmente puede ayudar con este tipo de flujos de trabajo.
ECM le permite asegurarse de que las personas adecuadas revisen los contratos en el momento adecuado, utilizando la automatización para entregar los contratos a las partes interesadas necesarias cuando sea su turno de revisar o editar el documento.
Automatización de los recursos humanos
Todas las etapas de contratación e incorporación se pueden automatizar para crear un proceso de recursos humanos mucho más optimizado que antes.
Los formularios en línea se pueden usar para capturar solicitudes, que luego se envían a los gerentes de contratación a través de un flujo de trabajo automatizado.
El mismo principio se puede aplicar a muchos otros aspectos de recursos humanos, como la gestión de políticas y procedimientos, el cumplimiento de I-9 y la preparación para desastres (mantener la información protegida en la nube en lugar de archivarla físicamente), por nombrar algunos.
Automatización de cuentas por pagar y por cobrar
AP y AR se pueden mejorar significativamente con la implementación de ECM.
AP y AR son dos de los procesos más intensivos en papel dentro de las organizaciones. La rapidez y eficacia con que se pueden procesar las facturas y la facturación determinará la eficiencia de sus operaciones en estas áreas.
Con un ECM, AP y AR se pueden digitalizar por completo, con captura, almacenamiento, acceso y administración mucho más simplificados que los métodos tradicionales en papel.
comida para llevar
- Una solución de administración de contenido empresarial capturará, leerá e indexará información; dar al personal la capacidad de editar o anotar; y proporcionar herramientas integrales de flujo de trabajo y automatización.
- Hay cinco componentes básicos de un ECM: captura, gestión, almacenamiento, preservación y entrega.
- Un sistema de administración de contenido empresarial es una solución que ayuda a las empresas a manejar los datos de una manera que cumpla con los requisitos de seguridad y cumplimiento para una administración de riesgos excepcional.
- Otros beneficios incluyen capacidades de auditoría, acceso optimizado e información reducida, necesidades reducidas de almacenamiento, papel y correo para minimizar los costos generales, seguridad optimizada, gastos reducidos a largo plazo
Gestión de contenido empresarial para pequeñas empresas: los MSP brindan las herramientas y la experiencia para ayudar a guiar una transformación, ya sea implementando servicios en la nube o una serie de nuevas tecnologías. Para obtener más información sobre cómo los sistemas de gestión de impresión y documentos pueden ayudarlo, descargue nuestro libro electrónico, " Las claves para flujos de trabajo eficientes". Si necesita consultoría de administración de contenido empresarial, póngase en contacto con un experto en Impact y podemos ayudarlo.