Gestión de impresión: Adelántese al juego
Publicado: 2020-04-30Es posible que la implementación de la gestión de impresión en su organización no sea una prioridad en su agenda en este momento, pero tal vez debería serlo.
Después de todo, la mayoría de nosotros trabajamos desde casa y, debido a las circunstancias actuales, es posible que no veamos nuestras oficinas de trabajo durante semanas o incluso meses.
Si el clima actual nos ha mostrado algo, es que la necesidad de reducir los gastos innecesarios nunca ha sido más importante.
Cuando las empresas vuelvan a la normalidad, el entorno será muy diferente: las PYMES se verán afectadas y las implicaciones financieras del brote de COVID-19 se sentirán durante mucho tiempo. La administración de impresión podría ser una ayuda importante para reducir esos costos innecesarios cuando más los necesita.
Residuos en la impresión
La mayoría de los líderes empresariales probablemente sean vagamente conscientes de que sus hábitos de impresión les están costando más de lo que les gustaría gastar.
Sin embargo, los costos reales podrían ser realmente impactantes. Aquí hay siete estadísticas de impresión para demostrar cuán preocupante debería ser el desperdicio:
- Los hábitos de impresión del empleado promedio cuestan a las empresas $ 725 por año
- Los empleados imprimen en promedio 34 páginas al día, el 17% de las cuales no se leerán
- El 90 % de las empresas no realiza un seguimiento de sus costes de impresión
- Las empresas que usan conjeturas para identificar sus costos de impresión en promedio subestiman en un 40%
- Los departamentos de TI dedican un promedio del 15 % de su tiempo a solucionar problemas relacionados con la impresión.
- En los últimos 20 años, el consumo de papel en los EE. UU. pasó de 92 millones de toneladas a 208 millones, un aumento del 126 %.
- El consumo medio de papel de las empresas crece un 22 % cada año, lo que significa que en poco menos de tres años y medio su consumo se habrá duplicado
La conclusión aquí es que si no controla los hábitos de impresión de su organización, existe una gran posibilidad de que esté gastando mucho más de lo que le gustaría; las implicaciones de esto se magnifican considerando el entorno empresarial actual. .
Impacto medioambiental
Además, el impacto medioambiental de los residuos de impresión es enorme.
El proceso de fabricación del papel, que consiste en quemar la corteza para crear fibra utilizable, libera gases tóxicos de efecto invernadero, un fuerte contaminante que ha tenido consecuencias drásticas en el planeta.
El 40% de la madera talada comercialmente en el mundo se usa para la producción de papel, y más de 30 millones de acres de bosque se destruyen anualmente para ayudar a complementar esta producción.
Las mejoras en la tecnología y la fabricación han acelerado la producción de papel y el consumo también ha aumentado.
Esto es insostenible y las empresas de todos los tamaños tarde o temprano tendrán que abordar el tema de la sostenibilidad dentro de sus organizaciones.
Impacto en la productividad
El impacto que tiene la impresión en la productividad de su fuerza laboral puede no ser evidente al principio.
Cuando ha estado siguiendo la misma estructura durante años o incluso décadas, puede ser difícil identificar un problema que ha crecido lentamente con el tiempo, incluso si lo afecta a diario.
Fabricación, hospitalidad, legal: cualquiera que sea la industria, las PYMES luchan constantemente con los mismos problemas relacionados con una fuerza laboral productiva como resultado de la impresión no administrada.
Los empleados dedican una cantidad excesiva de tiempo a buscar la información que necesitan: 1,8 horas al día en total o 9,3 horas a la semana.
Esto crea un doble golpe para las PYMES; no solo está perdiendo dinero en costos de impresión, sino que también está perdiendo dinero en mano de obra perdida a medida que los trabajadores intentan tomar el relevo y se abren camino a través de procesos de administración de documentos ineficaces relacionados con la impresión.
El 90% de los datos del mundo se ha creado solo en los últimos dos años.
Cada año, la cantidad de datos que existen aumenta exponencialmente, gracias al auge de los grandes datos.
Esto significa que se está utilizando más papel para acomodar esta afluencia de datos y, en consecuencia, se está desperdiciando más tiempo (y dinero).
¿Qué es la gestión de impresión y cómo puede ayudar?
La gestión de impresión significa asociarse con un tercero para sus necesidades de impresión.
Lo que esto significa en la práctica es que el tercero evaluará sus necesidades, determinará el hardware que mejor se adapte a usted y le proporcionará piezas y suministros para ese hardware a largo plazo.
Usarán un software para rastrear su uso y cumplir con su objetivo de presupuesto.
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Soluciones de flujo de trabajo
Los socios de servicios y los consultores suelen utilizar la gestión de impresión como el primer paso de una estrategia de transformación digital más amplia.
La razón de esto es que la impresión es una especie de fruta al alcance de la mano y puede proporcionar un ROI sustancial a las PYMES que son particularmente conscientes de sus resultados.
Si una empresa aún tiene que ponerse al día con su impresión, a menudo es costoso, ineficaz y no está preparado para el futuro.
Las soluciones de flujo de trabajo pueden reforzar significativamente sus operaciones con la introducción de una flota de impresoras multifunción (si es necesario) y un software de flujo de trabajo diseñado para optimizar sus procesos de documentos.
Por ejemplo, en lugar de imprimir montones y montones de papel todos los días, puede escanear su documento y ponerlo a disposición instantáneamente para cualquier persona con acceso a través de la nube.
Cuando sus datos y documentos estén organizados de manera efectiva, se ahorrará muchas molestias. ¿El problema anterior con los empleados que pasan casi dos horas buscando documentos? Ahora no tendrán ningún problema para encontrar esa pieza clave de información escondida debajo de una montaña de papel, porque está almacenada digitalmente y es de fácil acceso.
Esto mejorará significativamente la productividad de sus trabajadores, reducirá sus gastos en papel y, en consecuencia, mejorará sus resultados.
Reposición de suministros y visibilidad
Cuando tenga un socio que supervise su flota de impresoras, utilizará herramientas para analizar y evaluar sus gastos y uso.
Donde antes no había visibilidad, ahora tienes un socio que puede decirte exactamente lo que estás usando. ¿Se está pasando de su presupuesto? Ellos sabrán y podrán ayudarte a controlarlo.
También podrán saber cuándo se está quedando sin suministros y cuánto necesita reponerlos.
En resumen, comprenderá mucho mejor cuánto está utilizando y si está en consonancia con sus objetivos, en lugar de estar completamente a oscuras y gastar mucho más de lo que le gustaría comprando más de lo que necesita. .
Además, si algo sale mal, un proveedor de servicios de calidad estará inmediatamente en el lugar para solucionar su problema como parte de su contrato de servicio.
Consulta
Un proveedor de servicios administrados con experiencia podrá brindarle asistencia en todos los aspectos de su administración de impresión.
Esto no es, y no debe conformarse con, simplemente un proceso de comprar una impresora y luego llamarlo por un día.
Su socio debería ayudarlo con la ubicación de la impresora entrevistando a los miembros del personal; ¿Hay un desequilibrio en el uso entre las diferentes impresoras? ¿Están en los puestos que maximizarán la productividad? ¿Cuáles son los hábitos actuales de sus empleados y cómo afecta eso a su estrategia?
Todos estos son aspectos clave de la gestión de impresión que le ayudarán a ahorrar dinero y mejorar la productividad.
Iniciativas verdes
Su socio debería poder ofrecerle iniciativas ecológicas para ayudar a su empresa a reducir su huella de carbono.
Esto podría deberse a la obtención de papel verde de los Estados Unidos, como lo hacemos en Impact, a los programas de reciclaje de tóner o al uso de programas como PrintReleaf que le permiten contribuir con los esfuerzos de reforestación.
Cuando recicla su papel, puede "rehojear" el equivalente a su consumo de papel e incluso tener la oportunidad de elegir dónde le gustaría plantarlo.
La línea de fondo
La conclusión principal es la siguiente: los entornos de impresión modernos han cambiado mucho más que la mayoría de las empresas que no han seguido el ritmo, a menudo debido a una simple falta de información más que a otra cosa.
Al invertir en una sociedad, puede reducir significativamente el desperdicio y los gastos no deseados (muchos de los cuales ni siquiera sabe que tiene) y lo ayuda a posicionarse para el futuro.
Poner en marcha su gestión de impresión ahora puede hacer maravillas para cuando volvamos a la normalidad: le quitará otro mono de la espalda, agilizará su negocio y lo preparará para una mayor implementación digital si decide seguirla.
La administración de impresión es una parte importante de la reducción de costos para muchas pequeñas y medianas empresas que tienen en cuenta el presupuesto y buscan formas de reducir los gastos y su impacto ambiental. Para obtener más información sobre lo que la administración de impresión puede hacer por usted, consulte nuestra página de Servicios de impresión administrados y descubra lo que podría obtener de una asociación con un proveedor de servicios administrados.