¿Qué es una suite de productividad y cómo puede ayudar a su empresa?

Implementación de suites de productividad

Hemos hablado anteriormente sobre la importancia de implementar un plan de respaldo y continuidad comercial y asegurarse de que su política de seguridad de trabajo remoto cumpla con el estándar necesario para garantizar que sus datos estén seguros.

Esta semana, analizaremos cómo hacer que su fuerza laboral se desempeñe al máximo de su capacidad mediante la implementación de una suite de productividad.

Hablaremos sobre qué es una suite de productividad, por qué son importantes para la eficiencia de su fuerza laboral y cómo pueden brindarle la flexibilidad operativa para responder de manera efectiva en tiempos difíciles.

¿Qué es una suite de productividad?

Una suite de productividad es un conjunto de aplicaciones que incluye aplicaciones como un procesador de textos, una aplicación de presentación y una aplicación para hacer hojas de cálculo; estas tres aplicaciones suelen ser los pilares de cualquier suite de productividad.

La mayoría de la gente estará familiarizada con las dos suites de productividad más grandes del mercado; G Suite de Google y Office 365 (que ha sido renombrado como Microsoft 365).

Por supuesto, la gente ha estado usando Microsoft Word y Excel durante años; tal vez incluso tenga una instalación de Word 2003 dando vueltas en uno de sus escritorios.

El 88% de los trabajadores de oficina dicen que necesitan una plataforma de búsqueda de datos unificada y confiable que les ayude a hacer mejor su trabajo.

Lo que define una suite de productividad es que normalmente:

• Funciona por suscripción, lo que significa que no hay compras únicas
• Actualice automáticamente a la última versión, lo que significa que nunca tendrá un software obsoleto
• Unifique todas las aplicaciones en una interfaz consistente
• Realiza una copia de seguridad de tus datos en la nube y otorga a cada usuario una cantidad asignada de almacenamiento en línea

Suites de productividad en aumento

Si bien el comienzo de la nueva década ha sido un desafío monumental para las PYMES de todo el país, las suites de productividad son una solución que ha visto un enorme aumento en el interés de las empresas.

G Suite ha agregado la friolera de un millón de empresas más a su base de clientes, creciendo de 5 a 6 millones solo entre febrero y marzo de 2020.

Mientras tanto, se espera que Microsoft salga de la pandemia de COVID-19 más fuerte de lo que entró, y su aplicación Teams, la respuesta de Microsoft a Slack, se ha convertido en la aplicación de comunicaciones empresariales más popular del mundo, con más del doble de usuarios activos diarios. de 20 millones en noviembre de 2019 a 44 millones en marzo de 2020, y luego a la friolera de 115 millones de DAU en octubre de 2020.

¿Por qué Microsoft y Google ven un aumento de la demanda de sus suites de productividad?

La respuesta es bastante simple: el brote ha provocado un éxodo masivo de los espacios de oficina y los trabajadores necesitan una solución en la nube confiable que venga con las aplicaciones que necesitan y les permita continuar trabajando desde casa como si nunca se hubieran ido.

Si bien muchos trabajadores han regresado a la oficina desde entonces, muchos más todavía trabajan desde casa o en circunstancias inciertas. Es esta incertidumbre contra la que las empresas buscan protegerse para el futuro.

Los equipos que trabajan en colaboración dedican un 64 % más de tiempo a una tarea que los que trabajan solos.

Sin embargo, si está pensando que las PYMES solo obtienen estas soluciones debido a los eventos actuales; piensa otra vez.

Las suites de productividad han ido en aumento durante varios años, ahora; mucho antes de que estallara la crisis.

De hecho, muchas de las organizaciones que han esperado hasta ahora para invertir probablemente se habrían dado cuenta de que, de todos modos, habrían invertido más adelante.

¿Cómo ayuda una suite de productividad a mi negocio?

Está muy bien hablar de cómo otras empresas están respondiendo comprando suscripciones a la suite de productividad, pero lo que realmente quiere saber es por qué necesita una.

Hay dos razones principales por las que una empresa debería implementar una suite de productividad; eficiencia y colaboración.

Eficiencia

Para las organizaciones sin ningún tipo de paquete de productividad, es probable que sus empleados utilicen aplicaciones heredadas para realizar su trabajo.

No hay nada de malo con las aplicaciones heredadas en sí mismas, pero tienen una tendencia bien documentada a formar silos de datos dentro de los entornos comerciales, lo que obstaculiza significativamente la productividad de su fuerza laboral.

Un silo de datos ocurre cuando los datos están en manos de una sola persona o departamento y otros no pueden acceder a ellos.

Este es un gran problema para una empresa moderna y algo que debe evitarse a toda costa.

Los silos de datos desperdician tiempo, dinero y eficiencia.

Por ejemplo; alguien está usando un sistema heredado y quiere transferir un archivo a otra persona; intentan enviárselo por correo electrónico, pero el tamaño del archivo es demasiado grande; si se reducen a ponerlo en una memoria USB y transportarlo físicamente a la persona, entonces eso es una gran pérdida de recursos en tiempo y mano de obra.

Si tiene una suite de productividad, como Office 365, todos sus datos de las aplicaciones asociadas se pueden compartir con cualquier persona de su empresa en un instante, lo que le permite hacer mucho más en un día laboral.

No solo eso, puede usar y acceder a estas aplicaciones en cualquier dispositivo, independientemente de si está en la oficina o no, especialmente útil si tiene trabajadores remotos.

Colaboración

La mayoría de los responsables de la toma de decisiones sabrán lo importante que es la colaboración y la comunicación dentro de su negocio.

Uno de los aspectos más importantes de cualquier estrategia de transformación digital es deshacerse de las barreras a la comunicación: las aplicaciones que usan los diferentes departamentos deben unificarse para romper esas barreras.

El 69% de los CFO dijeron que mantener la información en silos en los departamentos es el error financiero más grande o más común que cometen las empresas hoy en día.

La comunicación fluida es una parte crucial para lograr esto.

Un paquete de productividad no se trata solo de obtener una suscripción para toda la empresa a la última versión de Office; igualmente importantes son las aplicaciones de comunicación que unen a su fuerza laboral.

Como mencionamos brevemente, la aplicación Teams de Microsoft se ha disparado desde el año pasado, impulsada principalmente por empresas que necesitan una aplicación de comunicación y colaboración para ayudar a sus empleados.

Con Teams, puede, entre otras cosas:

• Mensajes instantáneos individuales y grupales
• Compartir archivos
• Llamada de conferencia de video y audio
• Grabar llamadas

Como puede imaginar, las aplicaciones que permiten a los usuarios hacer estas cosas a través de una interfaz son populares por una buena razón, y las empresas claman por instalarlas.

El término de la industria para este tipo de aplicaciones es Comunicaciones unificadas como servicio o UCaaS.

Publicación relacionada: ¿Qué es la comunicación unificada como servicio?

UCaaS ha sido increíblemente popular entre las organizaciones en los últimos años, ya que intentan reducir las ineficiencias de las comunicaciones y mejorar la colaboración dentro de sus empresas.

También es extremadamente útil para reunir a los trabajadores remotos, ya que les permite mantener todas sus comunicaciones en un solo lugar, sin necesidad de usar Facebook Messenger o WhatsApp para comunicarse con colegas.

Teams, específicamente, es buscado por su encriptación de extremo a extremo, que la mayoría de las otras plataformas de comunicación no tienen, como Slack y Google Hangouts.

Ahora tiene una plataforma de comunicación comercial dedicada que funciona en todos los dispositivos desde cualquier lugar.

La línea de fondo

Las soluciones basadas en la nube han sido una bendición para las PYMES durante la última mitad de la última década y el comienzo de esta.

Estas soluciones han demostrado ser muy útiles para la seguridad, la continuidad comercial y otros aspectos de las operaciones comerciales; y las suites de productividad también forman parte de esa línea.

El uso de una suite de productividad, como Microsoft 365, le brinda las herramientas y la flexibilidad para permitir que su personal opere desde sus hogares como si estuviera en la oficina.

No más preocupaciones sobre si tienen acceso a esta aplicación o esa aplicación y no más preocupaciones sobre el software heredado que se desperdicia instalado en un escritorio de oficina.

Mientras dure esta crisis, para las condiciones de trabajo normales y para los desafíos futuros, una suite de productividad ayudará significativamente a facilitar sus operaciones.

Las suites de productividad son una parte indispensable de una empresa moderna, ya que permiten a los empleados realizar su trabajo de manera eficiente y brindan a las empresas la flexibilidad para responder en situaciones difíciles, como un aumento de trabajadores que operan de forma remota.

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