Automatización robótica de procesos: el camino de la implementación para las pymes

Si escuchas la palabra 'robots', ¿qué es lo primero que te viene a la mente?

Probablemente un humanoide que camina, habla, o tal vez incluso un compañero de ping-pong sintético. Los robots de los que estamos hablando hoy, sin embargo, no lo son. Por supuesto, nos referimos a los robots de software o RPA; capaz de realizar tareas simples y complejas en el lugar de trabajo que facilitan mucho el trabajo de todos.

Pero, ¿qué es RPA? ¿Y cómo puede el software RPA ayudar a que una empresa crezca? Esa es la pregunta en boca de todos los tomadores de decisiones que evalúan sus opciones para una posible estrategia de transformación digital. En pocas palabras, RPA aprovecha la inteligencia artificial para automatizar una variedad de procesos, desde la entrada de datos hasta las consultas de los clientes.

A medida que la implementación de los sistemas RPA se convierte en un elemento cada vez más común para las PYMES, queríamos desglosar el viaje de RPA para una empresa, cuáles son los objetivos y cómo embarcarse en un camino que cambiará la forma en que funciona su organización.

El auge de la RPA en las pequeñas y medianas empresas

A medida que la aptitud de las tecnologías de IA ha aumentado en sofisticación, sus usos y adopción en el mundo empresarial han aumentado drásticamente en los últimos años. Su implementación inicial fue defendida principalmente entre las grandes corporaciones que tradicionalmente tenían los fondos para pagar la factura del costoso software; ahora es una opción legítimamente viable para las PYMES, ya que los costos se han reducido a una tarifa asequible.

La conciencia del mercado y la corriente principal de RPA en la comunidad empresarial ha crecido significativamente; precisamente por su disponibilidad para las pymes. Para muchos, la oportunidad de automatizar procesos manuales repetitivos y utilizar la mano de obra ahorrada para tareas más complejas es una perspectiva convincente. Además, mejorar las capacidades de los departamentos de TI en expansión se ha convertido en un objetivo clave, con RPA actuando como un componente vital para lograr los objetivos tecnológicos.

La industria de proveedores de RPA es en sí misma una industria de rápido crecimiento, gracias a la caída de los costos y la asequibilidad, y al uso generalizado de la tecnología. Los proveedores han comenzado a comercializar sus soluciones para pequeñas y medianas empresas, con un gran éxito hasta el momento. Esto no es demasiado sorprendente si se tiene en cuenta que el mercado ha crecido de 271 millones de dólares en 2016 y se espera que alcance los 3.000 millones de dólares en 2022.

Las etapas de la implementación de RPA en el lugar de trabajo

1. Evaluar los procesos que tienen el potencial de ser automatizados

La primera etapa en cualquier proceso de implementación de RPA es auditar sus flujos de trabajo heredados existentes para determinar qué procesos son apropiados para la automatización. El procedimiento de auditoría es absolutamente crucial y no debe evitarse.

Es un error común y costoso para las empresas implementar un software de automatización que no necesitan, solo para excederse en el presupuesto y retrasarse en los plazos.

Se estima que entre el 30 y el 50 % de los proyectos iniciales de RPA fallan en las primeras etapas de implementación. Esto no es una acusación sobre la efectividad de un sistema RPA, sino una indicación de que los procesos y flujos de trabajo de una empresa no han sido auditados correctamente (o en absoluto).

Básicamente, esto se suma a un "diagnóstico" incorrecto, lo que lleva a la implementación de software innecesario. En Impact, entendemos lo importante que es tener una imagen completa de los sistemas comerciales y los flujos de trabajo, a través de una evaluación formal, antes de participar en una implementación de RPA.

2. Priorice qué elementos le gustaría ver un cambio en RPA

Cree una lista de prioridades y determine qué aspecto de su negocio necesita más automatización. Podría ser cualquiera de una serie de razones por las que RPA es un objetivo importante para la evolución de su negocio:

• Costo/ingresos : Mejorar el potencial para aumentar las ganancias
• Procesos de flujo de trabajo: obtener más por su dinero al aliviar las cargas de trabajo repetitivas y que consumen mucho tiempo de los empleados
• Sin errores : los bots son capaces de realizar múltiples procesos las 24 horas del día, los siete días de la semana con resultados perfectos. No se cansan y nunca cometen errores, lo que los convierte en los candidatos perfectos para lidiar con la clasificación y el ingreso rutinarios de grandes cantidades de datos.
• Escalabilidad : los bots son capaces de trabajar en horarios irregulares y pueden escalar hacia arriba o hacia abajo, según la carga de trabajo. Con los humanos, tener que trabajar cuando los procesos tienen una demanda máxima o baja puede ser muy inconveniente; para un bot no existe ese problema.

3. Asóciese con el proveedor adecuado para sus necesidades

Un buen proveedor debe brindarle una evaluación honesta de sus necesidades respetando sus limitaciones. Como sabrá cualquier responsable de la toma de decisiones en una PYME, presupuestar el gasto en tecnología es una tarea difícil y, a menudo, una consideración costosa.

Tener una hoja de ruta clara para su viaje de implementación de RPA es una forma esencial de prevenir fallas. Los tomadores de decisiones a menudo pueden sentirse presionados por la competencia de la industria para sumergirse en un plan que no necesitan y no pueden cumplir, lo que inevitablemente causará problemas en el futuro. Asociarse con un socio de confianza con experiencia como Impact puede ayudarlo a establecer expectativas y cumplir sus objetivos a largo plazo.

4. Desarrollar, implementar y evaluar

Una vez que tenga un marco claro para avanzar, puede comenzar el proceso de programación e implementación del sistema RPA que mejor se adapte a sus necesidades y objetivos. Depende de si esto se hace internamente, con un proveedor o con un MSP.

Recomendamos trabajar con un socio que tenga la experiencia para ayudarlo en cada paso del período de implementación y más allá. Lo más probable es que algo salga mal, incluso si es un problema menor, así que asegúrese de tener un plan para cuando necesite ayuda.

Es importante durante el período de implementación que el proceso se dirija desde arriba y que todos los departamentos que se verán afectados por la nueva tecnología estén integrados y entiendan los cambios que se están realizando en sus flujos de trabajo. Establecer una cultura positiva para los nuevos procesos es vital.

Asegúrese de tener KPI sólidos para evaluar el progreso del sistema RPA. Esto constituirá un componente importante de la hoja de ruta para la implementación y más allá para asegurarse de que obtiene lo que desea de RPA.

Los KPI de RPA pueden incluir:

• Tiempo ahorrado realizando los procesos asignados
• Carga de trabajo para humanos
• Rapidez en la realización de tareas rutinarias

Los desafíos de operar una fuerza de trabajo híbrida de bots y humanos

Con la implementación de sistemas RPA en un lugar de trabajo, es casi seguro que habrá algún tipo de resistencia por parte de los empleados. Ya sea por la renuencia a desviarse de las prácticas establecidas o por un problema de seguridad en el trabajo, es imperativo comunicar los beneficios de RPA a su fuerza laboral.

Establecer un entorno positivo para el cambio contribuirá en gran medida a facilitar que los empleados se adapten al cambio. Si se fomenta correctamente desde una posición de liderazgo hacia abajo, puede comunicar el mensaje de que RPA facilitará su trabajo y mejorará la eficiencia.

Cuando una empresa comienza a posicionar a su fuerza laboral como un híbrido de bots y humanos, las implementaciones exitosas con frecuencia están determinadas por el esfuerzo realizado para garantizar que el lugar de trabajo tenga la estructura adecuada y que la fuerza laboral tenga el conocimiento suficiente para participar en el proceso.

El futuro de la RPA para las pymes y hacia dónde se dirige

A medida que la RPA se vuelva más asequible, será un activo común para las PYMES en el futuro a medida que continúen aumentando sus gastos en bots. Según Deloitte, el 53% de las empresas ya han comenzado el proceso de implementación de RPA, y se espera que ese número aumente al 72% dentro de dos años.

Con este fin, comprender cómo debería ser un viaje de RPA y cómo las PYMES deberían abordarlo se convertirá en una consideración principal para los proveedores, los MSP y las empresas. Para muchos tomadores de decisiones en el futuro, tener un socio confiable que pueda brindarles una hoja de ruta sólida para el desarrollo, la instalación y el mantenimiento será imperativo para los objetivos de automatización de sus negocios en el futuro.

Obtenga más información sobre lo que RPA significa para el futuro

La automatización robótica de procesos ayuda a las empresas a lograr y mantener una ventaja competitiva en su industria. Al aprovechar las herramientas disponibles, que aumentan la productividad del personal y reducen los costos, las empresas pueden disfrutar de una mayor capacidad operativa al tiempo que brindan una experiencia superior al cliente.

RPA es solo un aspecto de la transformación digital que está cambiando la forma en que operan las pequeñas empresas en el panorama actual en constante evolución. Para obtener más información sobre cómo puede modernizar su organización, comuníquese con nuestro equipo de TI administrada y hable con uno de nuestros expertos hoy.