¿Qué es RPA? Su guía para la automatización robótica de procesos

¿Qué es RPA?

Si ya está teniendo dificultades para entender la letanía de siglas de tres letras que han surgido de la transformación digital en los últimos años, RPA puede parecer solo otro para el montón.

No se deje engañar, sin embargo, este es realmente uno que vale la pena recordar para el futuro.

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) está emergiendo como una de las formas más importantes de automatización de procesos comerciales.

En pocas palabras, permite que los bots se hagan cargo de varios procesos complejos, como el manejo de datos y el servicio al cliente, mientras aplica el aprendizaje automático para dar un toque claramente humano a los procesos automatizados.

Sus 'bots' son programas de software diseñados específicamente para realizar tareas específicas y variadas, como la entrada de datos, la extracción de datos, el abastecimiento de candidatos y la automatización de nóminas.

Puede asignar y controlar bots para abordar procesos, que a menudo consumen mucho tiempo y son monótonos, y liberar tiempo para que el personal se ocupe de otros proyectos.

Si bien la automatización tradicional existe desde hace un tiempo, RPA ha crecido significativamente en el espacio de unos pocos años y se prevé que se convierta en un mercado de casi $ 4 mil millones para 2025 con una tasa de crecimiento anual compuesta del 31%.

A medida que la automatización se vuelve más sofisticada y la RPA se incorpora más en los planes de transformación digital de las empresas, comprender qué es la RPA y su futuro será de gran importancia.

Aplicaciones de RPA

Las tareas y usos de los bots RPA

• Extracción de datos: se pueden rastrear grandes cantidades de datos
• Gestión de datos: agregación y curación de datos
• Actividades operativas: apoyo logístico y operativo
• Procure-to-pay: procesamiento e informes de facturas
• Inventario y cadena de suministro: categorización y gestión

Los diferentes tipos de tecnología RPA

¿Qué herramientas de RPA son opciones para su negocio?

Con un estimado de 80 millones de empleos en los EE. UU. considerados candidatos adecuados para la automatización, no debería sorprender que exista una necesidad real y urgente de adoptar soluciones que puedan abordar estas necesidades.

RPA viene en diferentes formas, generalmente girando en torno a tres formas de bots:

RPA atendido

Por lo general, los bots de front-end que trabajan con humanos, RPA asistido ayuda en tareas repetitivas cuando el usuario las activa.

A menudo se encuentra en un estado pasivo hasta que se le solicita, en el que puede realizar rápidamente tareas de baja categoría mientras que los trabajadores pueden concentrarse en otros procesos importantes que requieren un toque humano.

El aspecto clave del RPA asistido es que solo funciona con un 'disparador', es decir, con el comando de un humano.

Ya sea que sea inmediato, un uso programado en un momento específico o al completar una determinada condición, los humanos son los que dictan exclusivamente el uso de bots atendidos bajo su mando.

Ejemplos comunes de automatización asistida serían la recopilación de datos de varias bases de datos y departamentos mientras se atiende la consulta de un cliente; o ayudar en la entrada manual de datos recuperando y copiando y pegando información, por ejemplo.

Beneficios de los bots RPA atendidos

• Requiere intervención humana para comenzar un proceso automatizado, lo cual es útil para fines de supervisión y cumplimiento.
• A menudo alojado en una estación de trabajo o servidor específico, y se le permite realizar una tarea designada
• Fácil de usar y fácil de usar para los empleados que trabajan en varias pantallas. Para el personal que tiene una función de atención al cliente, esto puede ser una gran ventaja: mientras se ocupan de cualquier cantidad de consultas, el bot se puede activar para realizar su tarea. En otras palabras; es una cosa menos en la que pensar para el personal
• No interrumpe los procesos existentes: los bots atendidos no se crean necesariamente para cambiar un proceso, solo para hacerlo de manera más rápida y eficiente, ahorrando tiempo y dinero para el empleado que generalmente se le asigna la tarea.

RPA desatendido

Estos bots funcionan con un método similar al actuar sobre los disparadores, pero no es necesario que los humanos los activen manualmente al realizar una tarea.

Los bots desatendidos suelen estar en un estado constante de preparación hasta que se ven obligados a operar.

Los bots desatendidos funcionan en segundo plano y realizarán de forma continua y automática su tarea asignada sin la intervención de un trabajador.

Debido a que no requieren la ayuda de los empleados, estos bots son extremadamente útiles para automatizar las tareas administrativas de la oficina y optimizar los flujos de trabajo dentro de una empresa.

Espere encontrar estas soluciones RPA de envío automático de correos electrónicos después de las compras de los clientes; procesamiento automático de solicitudes en línea; y recibir e ingresar datos de toda la organización, mejorando la eficiencia, la precisión y la velocidad para muchas funciones administrativas

Beneficios de la RPA desatendida

• 24/7/365: los bots desatendidos no necesitan ser activados activamente por un ser humano, lo que les permite realizar su tarea las 24 horas del día mientras el servidor en el que residen tenga energía.
• Los bots desatendidos pueden ser activados por ellos mismos u otros programas de software
• Se puede acceder de forma remota
• Se puede escalar para operaciones a gran escala: uno de los usos más populares de la RPA desatendida es la agregación, clasificación y almacenamiento de grandes cantidades de datos.

RPA híbrido

Esta forma de RPA es una combinación de bots RPA atendidos y desatendidos, que trabajan en conjunto.

Los bots RPA no son una solución u otra, y usarlos juntos en un sistema híbrido a menudo es una excelente manera de optimizar los flujos de trabajo y lograr una operación fluida de sus bots.

Por ejemplo, un trabajador puede comenzar una tarea con automatización atendida, que a su vez operará bots desatendidos para realizar cualquier tarea que necesite completar.

Estas soluciones híbridas a menudo adoptan la forma de facilitar los procesos de front-office y back-office. Como discutimos anteriormente, una empresa podría invertir en un bot RPA atendido para respaldar sus operaciones de servicio al cliente, mientras que al mismo tiempo usa bots desatendidos para revisar los datos del cliente que un empleado puede recuperar de la nube cuando lo desee. .

Potencial de transformación digital para las pymes

Cómo RPA está influyendo en la transformación digital en los negocios

A medida que RPA se convierte en un elemento cada vez más importante para el futuro de los negocios, las estrategias de transformación digital buscan constantemente incorporar bots en sus soluciones para prepararse para DX.

Los tomadores de decisiones están cada vez más interesados ​​en implementar RPA en sus organizaciones, y hasta el 40 % de las empresas más grandes adoptarán algún tipo de software RPA para el próximo año, frente al 10 % en 2018.

Mientras que en el espacio de la transformación digital, es fácil para las empresas atascarse y hacer inversiones en tecnología que no necesitan, RPA es una solución que parece cada vez más como si incluso las pymes modestas deberían estar atentas para ver si pueden utilizarla. para sus procesos de trabajo.

En un estudio, se observó que las empresas obtienen un rendimiento de entre el 30 % y el 200 % de las inversiones en RPA.

Por supuesto, esa es una gran disparidad, pero lo que parece claro en este momento es que las inversiones hasta ahora parecen ser exitosas para las PYMES, y la mayoría de ellas ven un retorno positivo en la adopción.

Vale la pena reconocer que puede ser difícil calcular el ROI de RPA, una de las razones por las que los estudios tienden a arrojar cifras variables.

Esto se debe principalmente a que la inversión en bots puede no proporcionar un ROI instantáneo, pero al igual que muchos proyectos de transformación digital, son los efectos secundarios los que terminan dando sus frutos.

Con respecto a los bots, esto normalmente se encontrará en las cargas de trabajo de los empleados. Las empresas que implementan soluciones RPA deben medir su éxito preguntando a los empleados cuáles son sus experiencias con ellos.

¿Les están ayudando a hacer aspectos particulares de su trabajo más rápidamente? ¿Pueden dedicar más tiempo a tareas que necesitan un ser humano para realizarlas? ¿Están más satisfechos con su función ahora que no tienen que realizar una tarea servil y que requiere mucho tiempo? ¿Pueden acceder y recuperar datos agregados de manera más efectiva?

Aquí es donde los aspectos positivos de RPA se hacen realidad para la mayoría de las empresas.

Eso es un salto significativo para una tecnología emergente, aunque la adopción de las PYMES es un poco más lenta.

Una estrategia de automatización requiere una inversión significativa durante un largo período de tiempo.

Con RPA ahora disponible para empresas de todos los tamaños, tener un plan para la futura automatización en su negocio es una consideración importante para su estrategia de transformación digital.

Línea de fondo

El mercado de RPA ha estado creciendo rápidamente durante la última mitad de la década de 2010 y se perfila para años aún más grandes por delante. De 2020 a 2027, se anticipa que el mercado crecerá a una CAGR del 34%, una tasa aún más rápida que en años anteriores.

La razón de esta mayor implementación por parte de las empresas se debe a algunas razones principales: en primer lugar, estas soluciones son fácilmente accesibles de una manera en la que no lo han sido en el pasado. En segundo lugar, las PYMES están reconociendo que no son solo las grandes corporaciones las que están invirtiendo en nueva tecnología, sino también sus competidores locales directos.

Debido a esto, se ha vuelto importante que incluso las pequeñas PYMES estén al tanto y, cuando sea necesario, busquen instalar bots que puedan ayudar en sus operaciones de manera efectiva.

RPA puede actuar e incorporarse como parte de una estrategia de transformación digital más amplia; por ejemplo, como parte de una solución de gestión de documentos. Como resultado, RPA es más solicitado que nunca y seguirá siendo una parte importante de los planes de adopción de tecnología de las organizaciones en el futuro.

Obtenga más información sobre lo que RPA significa para el futuro

La automatización robótica de procesos ayuda a las empresas a lograr y mantener una ventaja competitiva en su industria. Al aprovechar las herramientas disponibles, que aumentan la productividad del personal y reducen los costos, las empresas pueden disfrutar de una mayor capacidad operativa al tiempo que brindan una experiencia superior al cliente.

RPA es solo un aspecto de la transformación digital que está cambiando la forma en que operan las pequeñas empresas en el panorama actual en constante evolución. Para obtener más información sobre cómo puede modernizar su organización con RPA, visite nuestra oferta de soluciones y vea qué pueden hacer los bots por usted.