Conceptos básicos de contabilidad para nuevos propietarios de negocios

La mayoría de las personas tienden a ser maestros en uno o dos campos en lugar de todo lo que ponen en sus manos. Puede ser un experto cuando se trata de pensar en ideas creativas o un artista cuando se trata de hacer realidad esas ideas. Es posible que tenga grandes habilidades con las personas o que sea un genio con todo lo técnico. Entonces, si es un empresario natural y aún no puede nombrar tres documentos financieros importantes, no está solo. Según SCORE, asesores de las pequeñas empresas estadounidenses, muchos propietarios de pequeñas empresas reprobarían la contabilidad básica.

Como propietario de un nuevo negocio, no se espera que sea un mago de la contabilidad: contrata a profesionales para que lo hagan por usted para que pueda concentrarse en administrar y hacer crecer su negocio. Pero tenga en cuenta dos razones por las que debe tener una comprensión básica de la contabilidad: para mantener contento al IRS y para ayudarlo a administrar su negocio. Esto es lo que necesita saber: ### Terminología común Ciertas palabras y términos le resultarán familiares con el tiempo, pero la siguiente es la terminología más común que necesitará comprender: * **Balance general** es un estado financiero que muestra un resumen de las finanzas de la empresa. Para equilibrar sus libros, siga esta fórmula: **Activos = Pasivos + Patrimonio** * **Activos** son recursos, o lo que posee la empresa, como efectivo, inventario, equipos y vehículos. * **Pasivos** son lo que la empresa le debe a otros, incluidas las facturas a los proveedores, los saldos de las tarjetas de crédito y cualquier préstamo que haya obtenido. * **Patrimonio** es todo el dinero invertido en la empresa por sus propietarios. * Método de contabilidad: * **La contabilidad en efectivo** es cuando registras las transacciones solo al momento del pago. * **Contabilidad acumulada** es cuando registra transacciones cuando ocurren, independientemente de si ya le han pagado. * **Estado de resultados** es un estado financiero que muestra una descripción general de la actividad financiera de la empresa durante un período de tiempo específico. Para evaluar dónde se encuentra, siga esta fórmula: **Ganancia o pérdida neta = Ingresos – Costo de los bienes vendidos – Gastos** * **Ganancia o pérdida neta**: un número positivo significa que su negocio ganó dinero, y un número negativo significa que ha perdido dinero. * **Ingresos**: el dinero ganado por la venta de bienes y servicios. * **Costo de los bienes vendidos**: el dinero gastado en la producción de bienes y servicios. * **Gastos**: el dinero gastado para operar el negocio, sin incluir el costo de los bienes vendidos. * **Cuentas por pagar** es la cuenta desde la que paga sus facturas. * **Cuentas por cobrar** es la cuenta en la que deposita dinero de ventas u otras facturas. ### Habilidad básica: manténgalo profesional La Asociación de Pequeñas Empresas (SBA, por sus siglas en inglés) dice que las pequeñas empresas deben convertir en una práctica el envío de facturas limpias y profesionales.

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#### Cómo hacerlo: asegúrese de que la factura de su empresa incluya su logotipo y otra información comercial pertinente, como dirección, número de teléfono, número de fax y, si tiene uno, un número de licencia. También asegúrese de incluir un número de factura para que tanto usted como su cliente puedan realizar un mejor seguimiento de la factura. La idea es hacer que sea lo más fácil posible para que su cliente le pague. Haga que sus términos de pago sean muy claros con declaraciones como "Pago vencedor en 30 días". ### Habilidad básica: controle sus facturas No hay forma de evitar el hecho de que demasiadas facturas atrasadas e impagas pueden arruinar su negocio. Una vez que se ha enviado una factura, asegúrese de saber cuándo debe pagarse. Si está vencido, usted es responsable de asegurarse de que se le recuerde al cliente su obligación de pagar. #### Cómo hacerlo: si no tiene tiempo, designe a un empleado interno para que emita y cobre sus facturas. Cada factura debe indicar cuándo vence la factura y cuáles son las sanciones. No confíe en que el cliente pague automáticamente cada factura a tiempo; es su responsabilidad hacer un seguimiento y obtener el dinero que se le debe. Si no tiene un contador designado, considere usar un servicio de facturación y facturación en línea como Hiveage. Le haremos el papel de "policía malo" a su "policía bueno" y le enviaremos facturas, recordatorios, agradecimientos y cualquier otra correspondencia relacionada con las facturas para que pueda seguir haciendo lo que mejor sabe hacer: administrar y hacer crecer su negocio. ### Habilidad básica: proteger cuidadosamente los depósitos Como propietario de un negocio, tiene alrededor de 1000 cosas que debe hacer en un momento dado. No se puede negar que estás ocupado. Aún así, esto no debería impedirle asegurarse de que los depósitos se contabilicen correctamente. #### Cómo hacerlo: Cree un sistema para mantener todo en orden. Puede usar un cuaderno simple, una hoja de cálculo de Excel o un software en línea. Sea cual sea el sistema que elija, sea coherente. No espere para hacer depósitos. No importa de dónde provenga el dinero, ya sea ingresos por ventas, efectivo de un pariente, alquiler de propiedades o un préstamo bancario, debe depositarse y registrarse de inmediato. El problema de no hacerlo es doble. Primero, está jugando un juego peligroso con la salud de su negocio si no sabe dónde está el dinero o su fuente original. En segundo lugar, a menos que registre correctamente de dónde provino cada cantidad de dinero, podría terminar pagando más impuestos de los que debe. Por ejemplo, supongamos que transfirió $ 5,000 de sus ahorros personales a su cuenta comercial. Si sus registros no indican claramente el hecho, usted o su contador podrían terminar contabilizándolos como ingresos, lo que provocaría que pague impuestos sobre el dinero sobre el que ya pagó impuestos. ### Habilidad básica: apartar dinero para los impuestos Uno de los aspectos más difíciles de tratar de construir un negocio con tracción es el hecho de que el dinero puede ser escaso. Tan tentador como es, evite la trampa de gastar cada centavo que gane. El tío Sam también quiere algo de ese dinero. #### Cómo hacerlo: Hágalo un hábito, como cepillarse los dientes. Ahorre dinero sistemáticamente a lo largo del año para los impuestos que se adeudarán sobre sus ingresos. Si está haciendo pagos trimestrales al Servicio de Impuestos Internos, márquelos en su calendario y tenga tiempo para preparar esos formularios de impuestos. No importa lo que haga, no recurra a las retenciones de los empleados para pasar un tiempo de inactividad. El IRS no solo lo desprecia, sino que se encontrará con un agujero financiero más para salir. Usted sabe a principios de año que habrá impuestos adeudados, así que asegúrese de que los fondos estén ahí, incluso si eso significa recortar en otra área. ### Destreza básica: planifique los gastos importantes Esto es importante porque al planificar es menos probable que haga una lucha loca por un préstamo cuando surgen gastos inesperados. Además, si tiene el efectivo disponible, puede aprovechar fácilmente las oportunidades comerciales a medida que se presenten. #### Cómo hacerlo: busque en el futuro los gastos en los que seguramente incurrirá, como actualizar un sistema informático, reemplazar un techo viejo en su edificio de oficinas (si es de su propiedad), comprar nuevos vehículos de la empresa o hacer reparaciones, y pagando impuestos. No tienes una bola de cristal y no puedes predecir el futuro, pero puedes hacer conjeturas justas. Incluso si solo aprende los conceptos básicos, eso será suficiente para proporcionarle un indicador de la situación financiera de su negocio. Así que tómese un poco de tiempo para configurar un sistema de contabilidad simple o contratar a un contador profesional para que pueda seguir haciendo crecer su negocio con confianza y claridad. _¿Tiene más sugerencias para los nuevos empresarios sobre cómo administrar sus finanzas? ¡Por favor compártelos en los comentarios!_