Teneduría de libros vs contabilidad: una guía rápida y fácil

Hay mucha confusión en torno a la teneduría de libros y la contabilidad. ¿Son la misma cosa? ¿Cuál necesitas? ¿Debería contratar a una persona para hacer ambas cosas?

En esta guía, descubra las tres principales diferencias entre teneduría de libros y contabilidad y determine de una vez por todas a quién debe contratar en función de lo que sucede en su negocio.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad realiza un seguimiento de sus ingresos y gastos para que siempre esté al tanto de lo que sucede en su pequeña empresa.

Por ejemplo, si desea una imagen más clara de sus ingresos y gastos durante un período específico, cree un estado de pérdidas y ganancias (también conocido como estado de resultados).

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad está un nivel por encima de la teneduría de libros.

Su objetivo es ayudarlo a comprender y optimizar la salud financiera de su negocio en función de sus registros contables.

Usando el mismo ejemplo anterior, un contador puede identificar oportunidades de ahorro de costos a partir de los estados de pérdidas y ganancias creados en un software de contabilidad.

¿Cuál es la diferencia entre teneduría de libros y contabilidad?

1 Alcance

La contabilidad es de carácter administrativo .

Las tareas comunes incluyen:

• Emisión de transferencias bancarias en línea a proveedores y subcontratistas
• Preparar estados financieros como el balance general, el estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujo de efectivo cada año.
• Conciliación de asientos para cuentas bancarias y del libro mayor

A diferencia de la teneduría de libros, la contabilidad es un proceso analítico.

Implica tareas complejas, tales como:

• Presentación de formularios de impuestos para el proceso de fin de mes o cierre de año
• Revisar los gastos para identificar oportunidades de ahorro de costos
• Ayudar a los auditores externos a examinar los estados financieros.

Los contadores también pueden realizar tareas de teneduría de libros.

2. Meta

La contabilidad mantiene las finanzas de su negocio bajo control.

Cuando mantiene sus libros diariamente, está mejor informado sobre el dinero que entra y sale de su negocio.

Más importante aún, puede adaptarse a períodos lentos y establecer los presupuestos apropiados para los gastos (por ejemplo, contratar contratistas, inscribirse en un curso, actualizar a un nuevo plan de alojamiento web).

Ahora, ¿qué pasa con la contabilidad?

Sin contabilidad, es imposible obtener información y mejorar la salud financiera de su empresa.

Los contadores ofrecen valiosos consejos relacionados con los impuestos , de ahí el alto precio (más sobre eso más adelante).

El consejo puede ser tan simple como identificar las deducciones de impuestos que ha perdido o tan complejo como aconsejarle que cambie de LLC a C-corporation y pague un salario fijo para ahorrar en impuestos.

Y sí, en caso de que se lo pregunte, ¡el uso de un software de contador o la contratación de un contador es totalmente deducible de impuestos!

3. Costo

La contabilidad de bricolaje es fácil gracias a su naturaleza administrativa y la abundancia de software asequible.

Por ejemplo, cargue sus recibos a través de la integración de FreshBooks y MMC Receipts si desea registrar sus gastos. Ambas herramientas cuestan $15/mes cada una.

Ciertamente es mejor que guardar estos archivos PDF en Dropbox y buscar en docenas de subcarpetas para acceder a ellos cuando llegue la temporada de impuestos.

Fuente: YouTube

A diferencia de la contabilidad, debe contratar a un profesional para llevar la contabilidad. ¡Hay demasiada complejidad involucrada!

Dependiendo de la ciudad en la que te encuentres, un contador calificado puede costar al menos $70-$100 por hora (o $300-$800 por una tarifa fija).

Tenga en cuenta que cuanto más desordenadas sean sus transacciones financieras (por ejemplo, codificadas en cuentas incorrectas), más costoso será contratar a un contador para que las limpie.

¿Deberías contratar a un tenedor de libros o contador?

¿Nuestra recomendación?

Si tiene pocas transacciones, administre sus propios libros utilizando un software de contabilidad (u hoja de cálculo) y contrate a un contador para que presente su declaración de impuestos anualmente.

Sin embargo, si tiene una avalancha de transacciones y trabaja con varios empleados o subcontratistas, es mejor que contrate a un contador cada mes o trimestre.

Como trabajador independiente que trabaja con un máximo de cinco clientes cada mes, uso una hoja de cálculo para estar al tanto de mis clientes e ingresos. Cada vez que reservo un nuevo proyecto, lo actualizo inmediatamente.

Tenga en cuenta las columnas a continuación que muestran el estado de mi proyecto y factura. Estos cuadros de cuadrícula indican el dinero que se destina a mi negocio y qué más se debe hacer. El gráfico de la derecha me ayuda a evaluar mis mejores y peores meses: información valiosa que me ayuda a planificar mi carga de trabajo en consecuencia.

Fuente: Marijana Kay

Para los gastos, los registro en una hoja de cálculo separada.

Es posible que este enfoque no sea factible si es propietario de un negocio con montañas de gastos que abarcan diferentes categorías.

En este caso, utilice un software de contabilidad que codifique sus transacciones automáticamente. Herramientas como Cratoflow separan cada transacción por categoría y le asignan un código de contabilidad general de cuenta sin que usted haga el trabajo preliminar.

También categoriza instantáneamente sus depósitos y retiros y concilia las entradas de pago con las facturas , lo que le permite ganar tiempo para administrar su negocio.

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Cualquiera que sea su decisión, ¡no escatime en contratar a un profesional para tener un nuevo par de ojos!

No permita que la contabilidad y la contabilidad se conviertan en una tarea

¿Esta guía de contabilidad versus contabilidad aclaró la confusión?

En pocas palabras, ya sea que contrate a un tenedor de libros o un contador, evite administrar sus registros financieros en el último minuto.

Para los propietarios de pequeñas empresas, comprométase a mantener sus libros todos los meses y use una herramienta de contabilidad como Cratoflow para codificar todas las transacciones correctamente. Cuando se acerque la temporada de impuestos, contrate a un contador y concédale acceso a su herramienta para revisarlos. De esa manera, pueden descubrir oportunidades para optimizar sus ahorros e ingresos.

Claro, podría costarle al menos $ 300 al año, pero terminará ahorrando cientos y miles de dinero en los próximos años.

Dirigir un negocio parece una tarea, no tiene por qué serlo. Explore más de 12,000 herramientas en AppSumo para ahorrar mucho en las mejores herramientas para administrar y hacer crecer su negocio hoy.