Business Process Automation: beneficios, aplicaciones, ejemplos y pasos para automatizar

Para asegurarse de que los empleados no repitan tareas innecesariamente o abandonen tareas antes de completarlas, pasen por alto detalles o no se salten pasos en los flujos de trabajo, las empresas establecen procesos estandarizados. Estos procesos comerciales garantizan el cumplimiento y la conformidad en la forma en que opera una empresa. Por lo tanto, los procesos comerciales deben permanecer consistentes en ejecuciones repetitivas. Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos de negocio (BPA).

BPA se enfoca en automatizar los procesos de TI y las funciones comerciales del día a día para maximizar la eficiencia, reducir los costos y garantizar operaciones sin problemas. Según un informe de Markets and Markets , se espera que el tamaño del mercado global de automatización de procesos comerciales alcance los 19 600 millones de USD para 2026 desde los 9 800 millones de USD de 2020, creciendo a una CAGR del 12,2 %.

Varios factores, como la planificación de las empresas para migrar su infraestructura de TI a la nube , impulsar la continuidad del negocio y mejorar las operaciones comerciales, han llevado a la adopción generalizada de BPA en todas las organizaciones.

En el siguiente artículo, discutiremos los beneficios de la metodología de automatización de procesos comerciales junto con los pasos para implementar la automatización en los procesos comerciales.

Pero antes de entrar en eso, primero comprendamos las diferencias entre la automatización de procesos comerciales y la automatización de procesos robóticos para tener más claridad sobre el concepto.

Entonces, sin más preámbulos, ¡vamos a sumergirnos!

BPA vs RPA: ¿cuál es la diferencia?

La automatización de procesos comerciales a menudo se confunde con la automatización de procesos robóticos, pero ambas son distintas a su manera. Sin embargo, se complementan entre sí y pueden ayudarlo a implementar la transformación digital en toda la empresa sin problemas.

Con la automatización de procesos robóticos , los usuarios de software crean robots de software o bots que pueden aprender, imitar y luego ejecutar procesos comerciales basados ​​en reglas. La automatización RPA permite a los usuarios crear bots al observar las acciones digitales humanas. Cada bot está diseñado para una sola tarea específica.

Por ejemplo, se podría crear un bot para iniciar sesión en un sistema, copiar datos y luego pegarlos en una hoja de cálculo.

BPA, por otro lado, es un enfoque holístico para optimizar y automatizar los procesos comerciales de principio a fin. BPA es una solución integral para automatizar procesos comerciales completos y RPA es un complemento de un enfoque sólido de BPA. Además, BPA ofrece una variedad de capacidades que no se encuentran en RPA. Estos incluyen funciones que mejoran la colaboración y proporcionan datos e información sobre el rendimiento del proceso.

Ahora que hemos analizado las diferencias clave entre RPA y BPA, comprendamos mejor cómo BPA beneficia a las empresas y por qué es un enfoque ideal cuando se busca automatizar procesos manuales.

Beneficios de la automatización de procesos de negocio

En esta sección, discutiremos las ventajas clave de la automatización en los negocios y cómo puede mejorar la eficiencia general de su organización.

Costos reducidos

Cuando los procesos comerciales se ejecutan manualmente, se desperdicia una cantidad significativa de recursos y existe una mayor probabilidad de ineficiencias. Según un informe , las organizaciones pierden entre el 20 y el 30 % de sus ingresos cada año debido a procesos ineficientes. Cambiar de procesos manuales a automatizados permite minimizar los errores. De esa manera, no es necesario gastar tiempo ni dinero en solucionar problemas. Además, los recursos se utilizan de manera óptima y se elimina el desperdicio.

Generali, un proveedor de seguros líder en Europa, es uno de los mejores ejemplos de automatización de procesos comerciales . Pasó de procesos basados ​​en papel que les costaban tiempo y dinero a procesos comerciales automatizados. Esto redujo a la mitad el tiempo para suscribir tareas complejas y ahorros de hasta un 90% a través de procesos reutilizables.

Experiencia del cliente mejorada

Uno de los beneficios más emocionantes de BPA es su impacto positivo en sus clientes , su experiencia con su negocio y la forma en que los atiende.

Con BPA implementado, puede responder a los clientes de manera eficiente y más rápida, respetando el tiempo de sus clientes y respondiendo sus solicitudes y consultas con éxito al mismo tiempo.

Lo que antes tomaba varias horas o incluso días, ahora solo toma unos minutos. Esto, por supuesto, se puede aplicar a cualquier cantidad de interacciones con el cliente, incluido el procesamiento de pedidos.

Esto mejorará la reputación de su empresa entre su audiencia a través del boca a boca positivo y mejores críticas en línea.

Eficiencia operativa mejorada

La implementación de un software de automatización de procesos comerciales genera una gran cantidad de beneficios operativos. Para empezar, los procesos automatizados son en gran parte de intervención, lo que significa que no necesita asegurarse personalmente de que una tarea en el proceso avance a la siguiente.

Además, la automatización de procesos comerciales también permite identificar y corregir errores y cuellos de botella en los flujos de trabajo. Esto contribuye a una mayor eficiencia del proceso en general.

Por ejemplo, Adidas implementó un software de automatización de procesos comerciales para estandarizar sus procesos y automatizar varios departamentos, incluidos finanzas, marketing, comercio electrónico y venta minorista. La iniciativa altamente exitosa redujo el tiempo de comercialización en dos tercios en comparación con el desarrollo interno tradicional y aumentó la eficiencia operativa en un 60 %.

Visibilidad y transparencia

Con la automatización, la visibilidad de los procesos en toda la organización se puede mejorar a través de paneles personalizables. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) establecidos se pueden rastrear fácilmente para múltiples procesos. Los informes detallados del rendimiento del proceso pueden proporcionar información valiosa sobre las áreas que necesitan mejoras.

La automatización también facilita la transparencia en los procesos comerciales. Esto ayuda a los equipos a mantenerse informados sobre las tareas asignadas y fomenta la responsabilidad.

Por ejemplo, una empresa global de gestión de activos, Insight Investment, quería documentar, descubrir y digitalizar los procesos comerciales para generar transparencia. Mediante el uso de paneles personalizables para visualizar los datos, han creado la base de un sistema de informes que reduce la complejidad, proporciona visibilidad a la alta dirección y hace que la entrega del trabajo sea más fiable.

Mejora de la moral de los empleados

Una ventaja clave de la metodología de automatización de procesos comerciales es una mayor moral de los empleados. Con la automatización, los empleados se liberan de fricciones para realizar el trabajo de manera eficiente. Las aprobaciones son más rápidas, lo que significa que los equipos no necesitan perder tiempo esperando y recordando a los gerentes.

La transparencia en los procesos ayuda a los empleados de alto rendimiento a obtener el reconocimiento que merecen. El ancho de banda liberado por la automatización puede motivar a los empleados a innovar y mejorar la forma en que se realiza el trabajo.

Ahora que hemos entendido qué es la automatización de procesos comerciales y hemos analizado los principales beneficios junto con ejemplos de automatización de procesos comerciales, es hora de sumergirse en los casos de uso clave de la automatización de procesos empresariales .

Aplicaciones clave de la automatización de procesos de negocio

Los casos de uso de la automatización de procesos comerciales pueden cubrir una amplia gama de áreas operativas, desde la contratación hasta la aprobación del presupuesto y las ventas y el marketing. Echemos un vistazo a algunos de estos más de cerca.

Reclutamiento y RRHH

El reclutamiento y los recursos humanos son las áreas clave que requieren automatización debido a la cantidad de procesos y trámites que deben administrarse.

La incorporación y el reclutamiento suelen ser un proceso tedioso y lento. Sin embargo, con la implementación de la automatización, las formas manuales de trabajo, como la publicación de anuncios de trabajo o el cumplimiento de los nuevos empleados, pueden automatizarse.

Recursos humanos es otro departamento que requiere muchas tareas de papeleo manual, muchas de las cuales se pueden automatizar. Algunas de esas tareas incluyen el seguimiento de la hoja de tiempo de los empleados, entrevistas de salida, gestión del desempeño y más. El tiempo que se ahorra con la automatización de procesos ayudará al personal de recursos humanos a concentrarse en tareas más importantes. Los equipos de recursos humanos podrían gestionar de forma más eficaz la formación, la cultura y el bienestar de los empleados.

Procesamiento de factura

Hacer un seguimiento de las facturas enumerables puede ser agotador y causar errores cuando se maneja manualmente. Con BPA, puede automatizar el procesamiento de facturas y garantizar pagos oportunos para sus proveedores. Esto también reducirá el error humano y la inexactitud en el proceso de pago.

Con la automatización, puede ahorrar mucho tiempo para su equipo de cuentas, y pueden concentrarse en tareas de alta prioridad, como la toma de decisiones presupuestarias y las predicciones.

Ordenes de compra

Las órdenes de compra juegan un papel crucial en el proceso general de adquisición. Permiten a las organizaciones adquirir los bienes y servicios que necesitan para operar. Sin embargo, este proceso está atascado por formularios físicos y entrada manual de datos. Los empleados pasan la mayor parte de sus horas cada semana en tareas repetitivas como completar las mismas órdenes de compra.

Con la ayuda del software de automatización de procesos comerciales , puede optimizar sin esfuerzo todo este proceso. Puede digitalizar sus formularios de órdenes de compra e incluso conectarlos a una base de datos SQL para obtener información del cliente.

Reclamaciones de gastos

La gestión manual de los informes de gastos da como resultado un tiempo de procesamiento más largo y deja a la organización vulnerable al fraude de gastos. Por ejemplo, los empleados pueden inflar o falsificar afirmaciones. Con BPA, crea un flujo de trabajo automatizado que puede optimizar cada paso y reducir el riesgo de error humano.

Los empleados pueden completar rápidamente formularios electrónicos e incluso incluir recibos. Una vez que se envía un reclamo de gastos, el formulario se envía automáticamente a su gerente, quien puede revisarlo de inmediato.

A lo largo de este proceso, los empleados pueden realizar un seguimiento de sus declaraciones de gastos. El proceso automatizado también asegura que los empleados reciban el reembolso a tiempo y reduce el fraude de gastos ya que hay un rastro claro.

Aprobaciones presupuestarias

Las aprobaciones presupuestarias son documentos esenciales cuando se trata de la planificación financiera. Permiten que las organizaciones administren de manera efectiva sus presupuestos y planifiquen para el futuro. Sin embargo, la gestión manual de las aprobaciones presupuestarias puede resultar tediosa y llevar mucho tiempo, especialmente para el equipo de finanzas que tiene que revisarlas y aprobarlas.

Con el software de automatización, puede crear fácilmente formularios personalizados para la aprobación de presupuestos. También puede usar el software para crear un flujo de trabajo automatizado que dirija todos los formularios a los aprobadores correctos.

Ventas y marketing

Otra área importante que se beneficiaría enormemente de las soluciones de automatización de procesos comerciales es la de ventas y marketing. Si los representantes de ventas y las soluciones de BPA funcionan en conjunto, pueden mejorar la asignación de recursos, el pronóstico de ventas, las tareas administrativas y más. Los representantes de ventas pueden centrarse más en el cliente al aumentar el tiempo de contacto con el cliente y la experiencia del cliente .

Las soluciones de automatización de procesos comerciales, cuando se aplican a los departamentos de marketing, tienen un enorme potencial en el marketing por correo electrónico y la gestión de clientes potenciales. Ofrece rentabilidad y ofrece los resultados comerciales deseados. También ayuda con la crianza de clientes potenciales, la captura de clientes potenciales, la calificación de clientes potenciales y la puntuación de clientes potenciales. Además, también ayuda con respuestas automáticas/atención al cliente.

Solicitudes de tiempo libre

Los empleados pueden presentar solicitudes de tiempo libre debido a emergencias personales o enfermedad. Manejar estas solicitudes puede ser bastante difícil con formularios físicos o correos electrónicos. Con BPA, puede optimizar este proceso y facilitar que los empleados presenten solicitudes de tiempo libre. Esto aporta visibilidad al proceso, lo que acelera las aprobaciones.

Además, es importante contar con un proceso para las solicitudes de licencia para que los gerentes compensen a los empleados de manera adecuada.

Cotizaciones de precios

Cuando los clientes potenciales solicitan una cotización, significa que están muy interesados ​​en hacer negocios con usted. Pero aún requieren información detallada de precios para ayudarlos a tomar una decisión informada. Cualquier retraso en este proceso puede potencialmente costarle un prospecto.

Su equipo de ventas puede armar rápidamente cotizaciones de precios utilizando el software BPA y enviarlas automáticamente a un gerente para su revisión.

Automatizar las cotizaciones de precios puede ayudar a crear una excelente primera impresión en los clientes. Todo lo que tiene que hacer es simplemente enviar un enlace a la cotización de precios a sus clientes, y ellos pueden firmar el documento de inmediato, sin necesidad de lidiar con correos electrónicos de ida y vuelta.

Pasos para implementar la automatización de procesos de negocio

Según una encuesta , el 75% de las organizaciones cree que BPM y las tecnologías han ayudado a su organización a lograr sus objetivos. Además, el 73% informa que el nivel de interés de su organización en BPM ha crecido modestamente o rápidamente en los últimos años.

Estas estadísticas demuestran cómo las organizaciones de todo el mundo están cambiando a la automatización para mejorar su productividad y mejorar sus procesos comerciales.

En esta sección, hemos enumerado algunos pasos que lo ayudarán a implementar con éxito la automatización de procesos empresariales en su organización.

Entonces, entremos directamente en eso.

Identificar tareas repetitivas.

El primer paso al optar por los servicios de automatización de procesos comerciales es identificar las tareas y áreas repetitivas en su negocio que pueden tener oportunidades de mejora.

Para identificar tales áreas y problemas, es crucial una comprensión profunda del negocio. La mejor opción sería hacer una representación visual de su flujo de trabajo actual con la ayuda de diagramas de flujo. Esto lo ayudará a comprender mejor su negocio e identificar las tareas repetitivas.

Este es un paso vital que debe realizarse en estrecha colaboración con los usuarios reales del proceso y las partes interesadas clave.

También debe considerar los beneficios netos de la automatización de procesos comerciales en términos de ahorro efectivo de costos y ahorro de tiempo. Esto ayudará a presentar un caso comercial claro para respaldar la automatización de estos procesos comerciales.

Defina sus metas

El siguiente paso es definir sus metas y objetivos comerciales utilizando el flujo de trabajo actual como punto de referencia. Su objetivo puede ser automatizar las tareas cotidianas, como redactar y enviar correos electrónicos, notificar a los miembros del equipo o actualizar los estados de las tareas.

También es posible que desee que su fuerza de trabajo se centre más en la optimización y el conocimiento de los procesos en lugar de dedicar mucho tiempo a la entrada de datos.

Posiblemente podría ser cualquier cosa, pero debería poder justificar cómo se lograrán sus objetivos mediante la automatización y cómo los medirá y realizará un seguimiento de su rendimiento.

Seleccione la solución de automatización adecuada

No tiene que gastar millones de dólares en software de codificación personalizado para automatizar los procesos comerciales. Hay una gran cantidad de servicios de automatización de procesos comerciales y servicios de análisis de datos disponibles en el mercado que pueden ayudar a las empresas a diseñar y automatizar procesos comerciales. Elija un software u obtenga un software personalizado que sea ideal para su organización. Solicite una demostración y explore cómo las herramientas de automatización pueden respaldar los objetivos comerciales.

En función de sus necesidades específicas, puede preseleccionar de tres a cinco proveedores y luego realizar un análisis comparativo para seleccionar el mejor. Asegúrese de que el software seleccionado sea simple y fácil de usar y fácilmente adaptable por sus usuarios.

Formar a los usuarios

Una vez que haya implementado la herramienta de automatización en su organización, el siguiente paso sería capacitar a la fuerza laboral para usar el nuevo software.

Cualquier nuevo cambio introducido por la gerencia generalmente se encuentra con la resistencia de los empleados, ya que lo encuentran innecesario. Por lo tanto, es imperativo incluir a los usuarios finales desde el primer paso. Hágalos parte de sus debates para que puedan comprender mejor el proceso y compartir sus ideas y comentarios.

Proporcionar una ruta de transición clara del proceso manual existente al nuevo sistema automatizado y brindarles la capacitación adecuada contribuiría en gran medida a que esta transición sea exitosa.

Realizar un seguimiento de su progreso

Una vez que esté listo y funcionando con su nuevo sistema automatizado, es importante seguir rastreando los KPI y mejorando el sistema de flujo de trabajo.

Sus usuarios proporcionarán comentarios valiosos sobre el proceso; asegúrese de implementar esos comentarios para solucionar los problemas y mejorar el flujo de trabajo actual.

El monitoreo y la medición continuos de su flujo de trabajo automatizado ayudarán a identificar cuellos de botella y sugerir áreas de mejora. La evaluación continua de su flujo de trabajo recién actualizado ayudará a su equipo a ser más eficiente.

Pensamientos finales

La automatización del proceso empresarial puede ayudar a una empresa a pasar de un crecimiento lineal a un crecimiento más rápido. Desde la gestión de inventario hasta la incorporación de personal y la digitalización de procesos centrales, descubrirá que los sistemas automatizados simplificados eliminan el procesamiento manual en favor de operaciones ágiles y sin errores.

Si está buscando reducir los costos de los procesos manuales torpes y optimizar sus procesos comerciales, puede comunicarse con una empresa de desarrollo de software de IA de renombre como Appinventiv. Appinventiv es totalmente experto en el manejo de todas las tecnologías complejas necesarias para automatizar sus procesos comerciales de manera eficiente.

Por ejemplo, recientemente ayudamos a un banco global a automatizar sus procesos bancarios utilizando inteligencia artificial y tecnologías de aprendizaje automático. Nuestras soluciones de automatización comercial los ayudaron a manejar tareas complejas, como resolver quejas de clientes en tiempo real y denunciar casos de tarjetas de crédito robadas.

La automatización condujo a un aumento en la tasa de retención de clientes en un 20 % y una reducción en los procesos manuales en un 35 %.

Entonces, en caso de que necesite ayuda para automatizar sus procesos comerciales, puede contactarnos . Nuestros expertos le ofrecerán una solución completa que es asequible y fácil de usar. También lo guiarán a través de las características importantes de la automatización de procesos comerciales que puede incluir en su software.