Por qué la comunicación con el cliente es la clave para una colaboración exitosa

La comunicación es esencial en todas las facetas de la vida, y esto es especialmente cierto cuando se trata de manejar a tus clientes como autónomo. De hecho, una buena comunicación con el cliente es una de las claves más importantes (si no la clave más importante) para lograr con éxito los objetivos de sus proyectos y construir una reputación positiva para usted en su industria.

Si trabaja por cuenta propia, la calidad de su trabajo y la reputación que ganará por su desempeño están totalmente en sus manos.

Puede transmitir a sus clientes que confía en sus habilidades y que tiene el control de cualquier proyecto en el que esté trabajando si se adhiere a sus requisitos y se comunica con ellos en cada paso del camino.

La comunicación clara con el cliente minimiza los riesgos de malentendidos, errores y retrasos, al tiempo que tranquiliza a sus clientes al ayudarlos a infundir confianza en usted y sus servicios. Esto es lo que necesita saber sobre una buena comunicación con el cliente y por qué es tan importante, particularmente con proyectos independientes.

He aquí por qué la comunicación con el cliente es importante

Hay docenas de razones por las que comunicarse claramente con sus clientes es esencial para completar proyectos de alta calidad que cumplan con sus expectativas. Comunicación adecuada con el cliente:

• Garantiza un proceso fluido y sencillo de principio a fin, sin errores de comunicación, frustraciones ni retrasos innecesarios.
• Le permite presentarse como un profesional experto que tiene control sobre las tareas que elige asumir.
• Le ayuda a gestionar las expectativas que sus clientes tienen de usted ya satisfacerlas siempre que sea posible.
• Establece el ritmo y el tono para el proyecto en cuestión.
• Le permite sugerir alternativas viables a partes de su proyecto planificado que pueden no producir el resultado deseado.
• Le da una reputación de ser sincero, honesto y transparente sobre sus habilidades, precios, ética de trabajo y límites profesionales.
• Le permite comunicar de manera efectiva los objetivos del proyecto y los KPI a cualquier miembro del equipo subcontratado o VA (asistentes virtuales).
• Le permite medir con precisión las necesidades y requerimientos de sus clientes y manejarlos con empatía y diplomacia.
• Le brinda la oportunidad de detectar señales de alerta y rechazar cortésmente a los clientes que podrían ser demasiado controladores durante la realización de su proyecto.
• Le permite averiguar exactamente cuándo y con qué frecuencia sus clientes desean que los contacte con actualizaciones sobre un proyecto.
• Facilita interacciones amistosas, agradables y cómodas y una sólida relación de trabajo entre usted y sus clientes.

Es de conocimiento común entre los trabajadores independientes que es significativamente más fácil retener y trabajar con clientes existentes que generar nuevos. La comunicación adecuada con el cliente lo ayudará a retener a sus clientes, alentarlos a crear expectativas realistas de sus habilidades y capacidades y mantenerlos satisfechos con su trabajo.

Desafortunadamente, una comunicación inadecuada podría ahuyentar a sus clientes y dejar su negocio en el punto de partida.

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10 consejos para una comunicación exitosa con el cliente

1. Desarrollar un protocolo de incorporación de clientes

Puede establecer las expectativas de sus clientes al principio de sus proyectos y asegurarse de que todas las partes involucradas tengan objetivos y expectativas claramente definidos mediante la creación de un proceso de incorporación de clientes para su negocio independiente.

Desarrollar un paquete de bienvenida al cliente es una excelente manera de garantizar que la experiencia que reciben sus clientes sea consistente, predecible y confiable, sin importar el proyecto en cuestión. Esta es una excelente manera de dar la bienvenida a los clientes a su cartera y darles la oportunidad de explorar su proceso a su propio ritmo.

Entregar un paquete de bienvenida aclarará cualquier pregunta común que sus clientes puedan tener, pero que quizás no hayan tenido el tiempo o el conocimiento para preguntarle durante la consulta inicial del proyecto.

2. Manténgase transparente en todos los niveles

La transparencia es la clave para mantener buenas prácticas de comunicación con el cliente y generar confianza entre usted y sus clientes. Debe ser honesto y transparente en cada paso de los proyectos en los que trabaja, desde proporcionar guías de precios hasta proporcionar a sus clientes plazos de trabajo y fechas de entrega.

Sea honesto acerca de los posibles retrasos y comuníquese directamente con su cliente cuando necesite tiempo o recursos adicionales para completar un trabajo.

3. Comuníquese con frecuencia

Sus clientes siempre apreciarán una actualización de su parte, incluso si aún no han surgido desarrollos importantes de su trabajo.

Puede proporcionar actualizaciones oportunas a intervalos regulares al informar a sus clientes que está trabajando arduamente en sus proyectos y que está en camino de alcanzar el próximo hito o fecha límite según lo discutido. Los expertos recomiendan enviar estas actualizaciones una vez por semana.

Promete mantenerlos actualizados en el futuro y, como siempre, asegúrate de informarles de inmediato sobre cualquier problema o demora que encuentres.

4. Usa lenguaje accesible

Es mejor evitar la jerga legal o de la industria de alto poder al mantenerse en contacto con sus clientes.

En su lugar, utilice un lenguaje sencillo y profesional, y agradezca cualquier pregunta que puedan tener sobre su proceso o correspondencia. Debe asegurarse de predecir y responder a las preguntas de sus clientes de manera preventiva siempre que sea posible.

Después de las reuniones con sus clientes, envíeles un mensaje que resuma lo que discutieron y proporcione información valiosa sobre la siguiente fase de su proyecto.

Dígales exactamente cómo planea proceder y déles la oportunidad de solicitar cambios a los planes que discutió con ellos previamente dentro de lo razonable.

5. Mantente profesional, pero identificable

Hay muy pocas personas que aprecian las interacciones frías y robóticas. Por supuesto, debe ser profesional en todo momento al tratar con sus clientes, pero trabaje para asegurarse de que se sientan cómodos interactuando con usted.

Establezca una conexión humana respetuosa con ellos y podrá forjar y mantener una relación de trabajo mutuamente beneficiosa.

6. Manténgase fiel a su misión y estilo de trabajo personal

Tu misión como freelancer debe ser clara en todo lo que haces, y eso también se aplica a la comunicación con el cliente. Su correspondencia escrita con sus clientes debe incluir frases y términos esenciales que reflejen su estilo de trabajo personal y su ética.

Considere usar términos como "avanzado", "personalizado", "confiable" y "vanguardista" en sus comunicaciones para transmitir sus mejores cualidades y capacidades.

7. Utilice los medios de comunicación adecuados

Algunos canales de comunicación se adaptan mejor a situaciones específicas que otros. Deberá considerar cuál es la mejor manera de entregar noticias y actualizaciones a sus clientes. Algunos métodos de comunicación populares incluyen correo electrónico, mensajes instantáneos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, cartas personales y fax.

El truco para elegir el canal de comunicación correcto generalmente radica en las preferencias individuales de su cliente. Algunos clientes pueden preferir una actualización rápida en forma de mensaje de WhatsApp, mientras que otros apreciarán un medio más profesional como el correo electrónico.

Si no está seguro de con qué canales se sentirían más cómodos sus clientes, no dude en preguntarles cuándo y cómo les gustaría que se pusiera en contacto con usted. Esto demuestra que desea conectarse con ellos de una manera en la que también se sientan más cómodos.

8. Cree horarios de contacto personalizados

Hablando de mantener el contacto con los clientes, puede tomar más medidas para asegurarse de comunicarse con ellos de manera efectiva y regular creando un cronograma de contacto con sus aportes.

Siéntese con cada uno de sus clientes y pregúnteles con qué frecuencia les gustaría recibir actualizaciones e informes de progreso, qué horas del día les convienen más y los métodos de comunicación preferidos, como se mencionó anteriormente.

Es posible que deba salir de su zona de confort para satisfacer sus necesidades si desean llamadas telefónicas semanales y usted prefiere comunicarse a través de mensajes instantáneos. Pero en el lado positivo, esto podría ayudarlo a desarrollar sus habilidades de comunicación interpersonal y convertirse en un trabajador independiente más complaciente.

9. Deje que sus clientes tomen la iniciativa

Usted puede ser el experto en este escenario, pero sus clientes le están pagando para completar una tarea de acuerdo con sus especificaciones. Esto significa que debe ser consciente de cómo comunica su experiencia y de cómo controla los proyectos que emprende. Si es demasiado insistente o asertivo, podría correr el riesgo de alejar a sus valiosos clientes.

Esté presente y atento durante las comunicaciones, pero deje que sus clientes tomen las riendas en su mayor parte. No los interrumpa cuando hablen y permita que le den una idea clara de lo que esperan de su relación laboral.

Haz preguntas si crees que hay algo que hayan mencionado que te gustaría aclarar.

10. Realice un seguimiento de su rendimiento

Si establece metas o expectativas en términos de comunicación, es crucial que las cumpla. Si tiene un asistente virtual, bríndeles sus comentarios y hágales saber cómo pueden mejorar su desempeño.

Si es usted quien se comunica con los clientes, evalúe sus propias estrategias y sea honesto acerca de las áreas que necesita abordar para perfeccionar sus estrategias de comunicación.

Cómo mejorar la comunicación con sus clientes

Si tiene dificultades para optimizar su enfoque de comunicación con el cliente, su primer paso para resolver este problema debe ser diagnosticar los problemas que está teniendo.

¿Su proceso de comunicación está obstaculizando una comunicación clara?
¿Los canales de comunicación que ha elegido son menos óptimos de lo que pensaba que serían?
¿Es difícil comunicarse con los clientes con los que está trabajando?

Averiguar qué está obstaculizando su capacidad para comunicarse con claridad le permitirá desarrollar estrategias para mejorar su enfoque.

Tratar con clientes desafiantes

Si sospecha que sus clientes son la fuente de sus desafíos, es una buena idea eliminar a los clientes potencialmente incompatibles desde el principio. Esta guía lo ayudará a detectar señales de alerta y encontrar clientes con los que pueda trabajar en un nivel más armonioso.

La verdad del asunto es que los clientes que no están dispuestos a seguir su proceso probablemente no se sientan satisfechos con el resultado final de sus esfuerzos. Es posible que encuentre desacuerdos regulares con ellos durante su proyecto y, en muchos casos, es posible que no esté de acuerdo en absoluto en el camino a seguir. En estos casos, lo mejor es rechazar a estos clientes de forma respetuosa.

Mantenga límites firmes y una comunicación clara desde el primer día con cada cliente con el que trabaje. Aclare que no comprometerá su proceso y que tiene la experiencia necesaria para completar la tarea satisfactoriamente.

¡Tú eres el experto, no ellos!

Si permite que un cliente dicte el flujo de su proceso y lo controle desde el comienzo de un proyecto, esta tendencia solo se exacerbará a medida que pase el tiempo.

Practica la escucha activa

Una vez que haya seleccionado a los clientes correctos, debe escuchar activamente sus requisitos para producir un trabajo que tenga la calificación. Cualquiera que se comunique con los clientes debe permanecer concentrado en las conversaciones y tomar notas si es necesario.

Debe estar completamente involucrado en las discusiones entre el cliente y el profesional para comunicarse de manera efectiva y comprender lo que esperan de usted. Esto contribuirá en gran medida a garantizar que su cliente se sienta respetado y valorado durante sus interacciones.

Tomar notas durante sus reuniones iniciales es una excelente manera de crear una imagen clara y precisa de lo que su cliente quiere que logre.

Sea consistente en todo momento

La consistencia es una regla de oro tácita de la comunicación efectiva.

Su primera comunicación con un cliente establece el tono de la relación profesional y establece expectativas futuras para ambas partes involucradas.

Mantenga todas las comunicaciones futuras alineadas con su tono original para que sus clientes no se sientan confundidos o engañados por su correspondencia. Debe mantener un horario regular de comunicación.

Si comenzó actualizando a su cliente sobre su proyecto una vez por semana, mantenga esa frecuencia de actualización durante la duración del proyecto. Deben sentirse cómodos con la cantidad de información que les ofreces sobre el progreso de la tarea.

Sea cortés y profesional

Esto puede ser evidente, pero es esencial usar buenos modales y etiqueta al tratar con sus clientes. Las cortesías básicas como decir "por favor", "gracias" y "saludos cordiales" en la comunicación con el cliente harán maravillas para mantener una relación profesional amistosa.

Mantener la comunicación con los clientes en horario comercial (9am a 5pm, de lunes a viernes) a menos que se indique lo contrario.

Si sus clientes residen en diferentes zonas horarias, verifique la hora en su ubicación y asegúrese de que sea un momento adecuado para contactarlos antes de hacerlo. A nadie le gusta una llamada de atención a las 3 a. m., incluso si es de un trabajador autónomo bien intencionado que busca dar su opinión.

No haga suposiciones

Nunca debe dudar en hacer preguntas a sus clientes sobre sus requisitos cuando lo considere necesario. Incluso si las respuestas pueden parecer obvias.

Siempre verifique una y otra vez lo que el cliente le pide que haga antes de seguir adelante. Es posible que tenga diferentes ideas sobre las expectativas y lo que se requiere. Esto ayuda a eliminar la posibilidad de malentendidos y frustrantes retrasos en los proyectos.

Del mismo modo, debe responder todas las preguntas que le haga su cliente, sin importar cuán pequeñas sean. Asegúrese de preguntarles si ha respondido adecuadamente a sus preguntas y déles la oportunidad de aclarar cualquier respuesta de la que no estén seguros.

Haga sugerencias profesionales sobre enfoques alternativos a lo que sugiere el cliente si cree que pueden producir mejores resultados de acuerdo con sus demandas.

Nunca deje a sus clientes colgados

A nadie le gusta ser fantasma, pero cuando se trata de tratar con clientes, no responder es un grave paso en falso profesional. Haga un seguimiento de sus clientes tan pronto como pueda y responda sus preguntas de manera concisa, respetuosa y detallada.

Hacer esto les permitirá saber que estás priorizando su proyecto y que puedes seguir adelante. Informe con frecuencia sobre el estado de un trabajo para que todos permanezcan en la misma página y haga garantías en lugar de promesas firmes a menos que esté seguro de que puede cumplir.

Pídeles comentarios a tus clientes

Si aún no está seguro de la eficacia de su enfoque de comunicación con el cliente, ¿por qué no les pregunta qué piensan?

Es posible que tengan comentarios valiosos que ofrecer y que le proporcionen recomendaciones útiles sobre cómo puede mejorar su estilo o frecuencia de comunicación.

Es una buena idea pedirles a sus clientes que revisen las funciones adicionales tan pronto como se implementen. Dígales exactamente dónde encontrar el nuevo trabajo y cómo pueden probarlo o evaluarlo.

Esto facilitará que el cliente encuentre y comprenda lo que necesita revisar, y también le dará una dirección más clara a su futuro trabajo con ellos.

Mantenga las llaves para desbloquear el éxito

La transparencia, la confianza y la apertura son las claves para una comunicación exitosa con el cliente.

Como trabajador independiente, debe trabajar para perfeccionar sus habilidades para hablar y escuchar, comprender los entresijos del manejo de sus clientes y comunicar claramente su proceso de trabajo. Al hacer esto, mantendrá a sus clientes satisfechos y cumplirá con sus expectativas de sus servicios.

Cada cliente y cada proyecto es único. Por lo tanto, se recomienda que adapte su enfoque de acuerdo con las preferencias y complejidades de cada tarea y cliente que maneja.

La comunicación honesta y frecuente puede hacer maravillas para su negocio. Le ayudará a retener clientes que pagan mucho y atraer a otros nuevos a través de referencias y una reputación fantástica en la industria.

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