La guía para principiantes sobre la incorporación de clientes

Si trabaja para usted mismo, conseguir un nuevo cliente es motivo de celebración. Sin embargo, la euforia puede desvanecerse rápidamente cuando te das cuenta de que la parte difícil ni siquiera ha comenzado. Ahora no solo necesita planificar y hacer el trabajo, sino también mantener a su cliente al lado mientras lo hace.

La incorporación de clientes es el proceso mediante el cual da la bienvenida a nuevos clientes y se asegura de que todo lo relacionado con su proyecto se presente en blanco y negro. Al tener plazos, reglas básicas y contratos planificados y acordados por adelantado, puede reducir al mínimo los malentendidos y los problemas de comunicación.

En este artículo, hablaremos sobre qué es la incorporación de clientes con más detalle. También discutiremos cómo puede ayudar a su empresa y le ofreceremos algunos consejos para configurar su propio sistema. ¡Vámonos!

Qué es la incorporación de clientes (y cómo puede ayudar a su empresa)

La incorporación de un cliente es un proceso que los prepara a ambos de manera efectiva para el proyecto en el que están trabajando. Es durante este proceso donde realiza presentaciones, evalúa los requisitos, establece parámetros y aborda cualquier pregunta que pueda tener su cliente. Un proceso de incorporación sólido garantiza que se mantenga una buena comunicación entre la empresa y el cliente desde el momento en que lo contratan para un trabajo hasta el momento en que finaliza su trabajo. También hace que sea más fácil para usted trabajar de manera eficiente en todo momento.

Su procedimiento de incorporación puede incluir muchos pasos diferentes, como correos electrónicos de introducción sencillos y actualizaciones de progreso de los contratos, horarios y prácticas de trabajo personalizados que desea mantener. Esto no solo aclarará las expectativas para todas las partes involucradas, sino que también lo ayudará a preservar su equilibrio entre el trabajo y la vida personal, mientras cumple con el resumen a tiempo. También garantiza que su cliente sepa exactamente lo que está pagando y cuánto obtendrá una vez que finalice el trabajo.

Es probable que tomarse el tiempo para actualizar y cuidar adecuadamente a sus clientes genere dividendos y ayudará a desarrollar su reputación de profesionalismo y confiabilidad. Según un artículo reciente de Forbes sobre la incorporación de clientes, "las empresas con los clientes más felices nunca dejan de vender y generar valor" a través de la incorporación y el soporte.

Sin embargo, ese trabajo puede llevar mucho tiempo y las organizaciones de cara al cliente de todo tipo pueden tener dificultades con la tarea. El Informe de crecimiento de agencias de marketing de 2018 mostró que el 43 % de las empresas de agencias simplemente no tienen tiempo para incorporarse y, como resultado, el 23 % no cumple con las expectativas de sus clientes.

Por lo tanto, si desea hacer su mejor trabajo, retener a sus clientes y, en general, superar a sus competidores, es importante reservar tiempo para la incorporación. También ayudará a su negocio en un sentido más amplio, por ejemplo, brindándole protección legal. Tener sus contratos y otros documentos legales firmados y completamente actualizados como parte de su proceso de incorporación puede ayudarlo a garantizar que, si surge algún conflicto, esté cubierto.

Cómo crear su propio proceso de incorporación de clientes (en 3 pasos)

Como hemos cubierto, la incorporación adecuada de sus clientes garantizará que pueda dedicarse más por completo a su trabajo. Ahora echemos un vistazo a los aspectos prácticos de la creación de su proceso de incorporación.

Paso 1: Investigue y recopile información de su cliente

Deberá comenzar por llegar al fondo de quién es su cliente, qué hace y qué busca obtener del proyecto. Una forma de hacerlo es brindándoles un formulario desde el principio, donde puede hacerles preguntas específicas incluso antes de que se haya asociado oficialmente.

Hay muchas herramientas disponibles para este propósito, como Typeform. Sus hermosos formularios en línea personalizables no solo se ven geniales, sino que son particularmente fáciles de usar tanto para el que pregunta como para el que pregunta.

Al crear el formulario en sí, piense en todas las preguntas que necesita responder. Querrá recopilar información específica del proyecto y también obtener algo de contexto sobre el cliente. Esta información puede ser invaluable tanto al decidir si asumir el proyecto en cuestión como cuando el trabajo ha comenzado.

Paso 2: Planifique la gestión y comunicación de su proyecto

A continuación, querrá planificar la tarea en cuestión. Debería haber obtenido una idea de su cliente a partir de su investigación, y aquí es donde puede comenzar a ponerla en práctica.

Puede hacerlo invitando a sus clientes a unirse a la herramienta de gestión de proyectos Dropmark, donde puede 'sorprenderlos' con paneles de inspiración estéticamente agradables y fáciles de organizar. Dropmark le permite a usted y a su cliente compartir sus ideas a lo largo del proyecto y visualizar cómo será el éxito.

Esto asegura que estás en la misma página y le da al cliente una idea de tu progreso. También le permite abordar y priorizar tanto las partes administrativas del trabajo, como los plazos, como los aspectos más creativos. Puede agregar recortes, enlaces e imágenes fácilmente y organizarlos sin problemas.

También vale la pena pensar en comunicarse a través de otros medios, como correos electrónicos y llamadas. Puede adaptar su plan al horario de su cliente y establecer recordatorios para comunicarse en ciertos intervalos en su calendario. Si usa Gmail, puede automatizar la comunicación por correo electrónico a través de Streak, pero también es una buena idea comunicarse en persona. Una llamada telefónica o una conversación por Skype es más amigable y, a menudo, más útil.

Paso 3: Considere su papeleo para la incorporación de clientes

Una vez que haya resuelto y acordado sus procesos de trabajo, estará casi listo para comenzar a trabajar. Sin embargo, primero es hora de firmar los contratos y realizar los pagos. Cuando se trata de firmas electrónicas legalmente vinculantes, puede usar HelloSign, que también proporciona una funcionalidad útil para múltiples solicitudes y seguimientos.

Luego deberá pensar en los pagos de depósito, y para eso Hiveage es la elección perfecta. Incluye opciones integradas de facturación y pago, y también le permite crear estimaciones y realizar un seguimiento de sus horas y gastos facturables hasta el más mínimo detalle, cubriendo todo, desde el kilometraje hasta los almuerzos de negocios. Enviar sus facturas con Hiveage es el punto final perfecto para un procedimiento de incorporación exitoso.

Conclusión: incorporación de clientes en 3 pasos

La falta de comunicación y la desorganización pueden costarle muy caro a su empresa, por lo que es esencial una buena planificación y coordinación con el cliente. La creación de un sistema de incorporación de clientes lo ayudará a mantener contentos tanto a usted como a su cliente a lo largo de un proyecto.

En este artículo, hemos discutido cómo puede crear un procedimiento de incorporación de clientes para su empresa. Para hacerlo, necesitarás:

1. Investiga a tu cliente.
2. Planifica tu trabajo.
3. Considere su papeleo.

¿Tiene alguna pregunta sobre la incorporación de un cliente? ¡Ponte en contacto en la sección de comentarios a continuación!