La guía definitiva para la entrega de correos electrónicos [con ejemplos]

marca lindquist

• 5 de abril de 2022

No importa cuánto tiempo y esfuerzo haya puesto en su correo electrónico, no importará si no se está enfocando también en otra área: la capacidad de entrega del correo electrónico en frío.

Uno de cada cinco correos electrónicos nunca llega a la bandeja de entrada. Imagínese si todos lo lograron. El correo electrónico sería un canal inútil. Desafortunadamente, las mismas estrategias y protocolos que intentan interceptar el correo no deseado también pueden dejar su correo electrónico en el limbo, la carpeta de correo no deseado o la pestaña Promociones.

Los problemas de capacidad de entrega pueden destruir sus tasas de apertura y de clics, participación, conversiones, alcance y todo lo demás que espera lograr con una campaña de correo electrónico en primer lugar.

La optimización de la capacidad de entrega es imprescindible en el mundo del marketing y la difusión por correo electrónico. Vamos a profundizar en.

Capacidad de entrega de correo electrónico en frío: conceptos básicos

La capacidad de entrega del correo electrónico es un conjunto de pasos o procesos que suceden para colocar su correo electrónico en la bandeja de entrada de alguien. Si cree que tener una dirección de correo electrónico válida y presionar el botón Enviar significa que su mensaje se entregó correctamente, está equivocado.

Voy a simplificar un poco aquí: cuando presiona enviar un correo electrónico, los ISP y los servidores de correo electrónico de su destinatario pasan rápidamente por una larga lista de verificación antes de permitirle acceder a una bandeja de entrada (donde aún puede ser marcado como correo no deseado o finalizar). arriba en una de las pestañas). Ellos miran:

• Su reputación de remitente, incluidos los informes de abuso, el volumen (demasiado demasiado pronto es una señal de alerta), listas negras y trampas de spam.
• Tu contenido. ¿Es spam o es demasiado promocional (proporción de texto a imagen, enlaces largos, proporción de texto a html)? ¿Contiene palabras desencadenantes de spam o blasfemias?

La entregabilidad es un objetivo en movimiento, más lento que los algoritmos de SEO, pero en movimiento, no obstante. Recursos como Return Path pueden ayudarlo a mantenerse actualizado.

Informes de abuso

Puede marcar cualquier correo electrónico que llegue a su bandeja de entrada como spam. Esto ayuda a los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) como Gmail a aprender a identificar mejor el spam y mantener su bandeja de entrada más limpia. Está bien.

Sin embargo, cada vez que alguien informa uno de sus correos electrónicos como spam, se agrega a un informe de abuso sobre usted como remitente. Demasiados, y será marcado como un remitente cuestionable, y sus correos electrónicos serán marcados o bloqueados para su entrega. Eso es malo.

El umbral habitual durante un mes de envío oscila entre el 0,5 % y el 0,15 %, según el volumen enviado.

Para evitar informes de abuso, solo envíe mensajes personalizados y relevantes a sus destinatarios.

Verbosidad

Elige tus palabras con cuidado. No los haga demasiado "vendedores" y evite usar el signo de dólar, demasiadas palabras en negrita, mayúsculas, ¡GRATIS! y emojis en correos electrónicos fríos y comerciales.

Cuando los servidores encuentran alguno de esos, te miran mucho más de cerca a ti y a tu mensaje.

Con la llegada de la legislación GDPR el año pasado, los principales proveedores de correo electrónico como Microsoft, Google y Yahoo han implementado funciones más agresivas para sus filtros de spam. Nadie quiere ser encontrado en violación de las nuevas reglas. Nuevamente, eso es generalmente algo bueno, pero hace que su trabajo sea un poco más difícil.

enlaces e imágenes

Una forma segura de quedar atrapado por los filtros de spam es enviar correos electrónicos con toneladas de enlaces, imágenes o gifs. Demasiados enlaces suelen ser una señal de correos electrónicos no deseados, por lo que recomendamos no tener más de 2 en un correo electrónico, incluida la firma. Las imágenes y los gifs se tratan de la misma manera que los enlaces, por lo que si debe incluirlos en sus correos electrónicos (que generalmente no recomendamos), no tenga más de uno.

¿Preparando un nuevo dominio? Todas las apuestas están cerradas. Comience sin ningún vínculo en su correo electrónico para estar seguro y concéntrese en obtener respuestas antes de comenzar a enviar correos electrónicos fríos.

Lista negra

La inclusión en la lista negra generalmente ocurre cuando una dirección IP en particular o un dominio de envío se marcan por comportamiento similar al spam.

Termine en cualquiera de las listas negras críticas de correo electrónico, y tendrá que pasar por el aro para ser eliminado de ellas... si es que es posible. ¿La solución? No haga nada para ser incluido en la lista negra.

Fuente de imagen

Además, debe saber que los nuevos dominios pueden ser penalizados por un compromiso bajo.

¿Cómo funciona?

Supongamos que tiene una lista de correo electrónico de aproximadamente 10 000, y alrededor de 6000 de esos contactos están en G Suite o Gmail. Envías una secuencia de 4 correos electrónicos que solo genera una tasa de apertura del 5%. Eso significa que hay 22,800 correos electrónicos sin abrir en los servidores de Gmail de su nuevo dominio.

Puedes ver cómo eso podría levantar algunas cejas digitales, ¿verdad? En ese escenario, la reputación de su dominio podría degradarse de media a baja, lo que afectaría cualquier correo electrónico futuro y podría hacer que caiga en picado de bajo a malo. En ese momento, se acabó el juego para ese dominio.

¿La solución? Trabaje duro para enviar correos electrónicos de alta calidad, valiosos y relevantes utilizando una lista limpia.

Por qué los archivos adjuntos, HTML e imágenes son malos en el correo electrónico frío

Cuando su cliente potencial recibe un correo electrónico de alguien que no conoce, ya existe cierto nivel de sospecha. Cuando el correo electrónico les pide que abran un archivo adjunto (que podría ser cualquier cosa), el nivel de sospecha aumenta aún más.

En el pasado, los estafadores han utilizado archivos adjuntos de correo electrónico para infectar las computadoras de las personas con malware o virus, por lo que es natural que los consumidores (y los proveedores de correo electrónico) vean esto como una señal de alerta.

Lo mismo es cierto para las imágenes. Los spammers han utilizado imágenes para poner en peligro la seguridad en línea del destinatario, por lo que muchos proveedores simplemente las bloquean para que no se muestren en los correos electrónicos de remitentes desconocidos.

Es comprensible por qué las personas sienten la necesidad de incluir archivos adjuntos e imágenes en sus correos electrónicos fríos. Tienes una ventana muy corta para captar la atención de las personas (por eso las líneas de asunto son tan importantes), y existe la necesidad de incluir información adicional donde puedas.

Esto también atrae a la gente hacia el uso de HTML. Esencialmente, esto le permite darle vida a sus correos electrónicos y hacer que se vean más como una página web (piense en color, encabezados, multimedia), en lugar de solo un correo electrónico de texto sin formato.

Desafortunadamente, estos métodos son las mismas formas en que los spammers también intentan captar la atención de las personas.

Es importante darse cuenta de que su correo electrónico es solo una introducción. Está diseñado para iniciar una conversación y hacer que las personas interactúen con su negocio (llamándolo, visitando su sitio web, etc.)

No es realista que vayas a realizar la venta en ese mismo momento a través de un correo electrónico, por lo que no necesitas contactar al prospecto con toda la información que tienes de una sola vez. En cambio, puede hacer crecer la relación presentándoles la información gradualmente y permitiéndoles explorar lo que su negocio tiene para ofrecer.

Si tiene información importante que necesita compartir, puede hacerlo sin usar archivos adjuntos, HTML e imágenes:

• Cree páginas de destino específicas para diferentes prospectos
• Comparta un enlace al archivo en DropBox, Google Drive, YouTube, etc.

Los proveedores de correo electrónico están preocupados con razón por proteger la seguridad de sus clientes, por lo que bloquearán los correos electrónicos que levantan banderas. Los archivos adjuntos, HTML e imágenes pueden ser signos de correos electrónicos no deseados, por lo que corren el riesgo de arruinar su capacidad de entrega.

La entregabilidad del correo electrónico en frío y la seguridad de sus servidores van de la mano

La capacidad de entrega del correo electrónico es como muchas cosas en el marketing digital. No existe una fórmula mágica, pero hay mejores prácticas que debe seguir para tener la mejor oportunidad de éxito.

Cuando envía un correo electrónico frío, debe convencer al cliente y a su proveedor de correo electrónico de que es valioso. Para juzgar si este es el caso, el cliente y el proveedor de correo electrónico utilizarán muchos datos diferentes para tomar una decisión sobre si el correo electrónico llega a su bandeja de entrada y si lo leerán.

Sin embargo, una cosa es segura, si sus servidores se ven comprometidos y son tomados por personas que envían spam y otros correos electrónicos maliciosos, tanto sus prospectos como sus proveedores de correo electrónico tendrán que tomar una decisión fácil.

Si terceros obtienen acceso a su alcance de correo electrónico, pueden convertir rápidamente un dominio confiable en uno que ha sido incluido en la lista negra. Tus correos electrónicos se reportarán como spam, las personas comenzarán a presionar el botón para darse de baja en masa y, lo que es peor, la seguridad en línea de muchas personas se verá comprometida.

Ha dedicado mucho tiempo a construir una buena reputación para su dirección IP o el dominio del remitente, pero una brecha de seguridad puede arruinar este buen trabajo en muy poco tiempo. Si sus servidores se ven comprometidos, su capacidad de entrega se verá comprometida.

La capacidad de entrega y la seguridad de sus servidores van de la mano.

Guía paso a paso para maximizar su capacidad de entrega de correo electrónico frío

Debe comprender los conceptos básicos en este punto: su correo electrónico se compara con los informes de abuso, las listas negras y los filtros y listas de verificación de correo no deseado ESP individuales. Tienes que ejecutar con éxito ese desafío para llegar a la bandeja de entrada.

Dése una ventaja inicial con estos pasos para maximizar las posibilidades de llegar a la línea de meta.

Paso 1: Sus registros DNS

El sistema de nombres de dominio (DNS) es parte de la infraestructura de Internet. Honestamente, no necesita entenderlo en detalle, pero hay algunas partes que pueden afectar la capacidad de entrega de su correo electrónico.

Si un elemento es incorrecto o falta, un servidor podría bloquearlo incluso antes de llegar al filtro de correo no deseado.

En lo que respecta al correo electrónico, su registro consta de:

• Marco de política del remitente (SPF) . Esto verifica que eres quien dices ser. Obviamente, eso tendrá mucho peso con los ESP y los filtros.
• Correo identificado con claves de dominio (DKIM) . Esta es una mejor manera de autenticarse. Piense en ello como las llaves para desbloquear el mensaje.
• Informes y conformidad de autenticación de mensajes de dominio (DMARC) . Esto solía ser opcional, pero con los cambios que Google y Microsoft han realizado en sus algoritmos, ahora es absolutamente esencial. Microsoft anunció recientemente que relegará a las carpetas de spam cualquier cuenta de correo que no tenga configurado DMARC.

El SPF se indica en la línea enviada por:. Debe coincidir con los servidores corporativos. Algunos ESP como Mailshake te permiten actualizar. Debe fusionar varios registros SPF en un registro "aplanado".

El DKIM está firmado por: línea. Debe reflejar el from: dominio. Para verificar en G Suite: admin.google.com > Aplicaciones > GSuite > Gmail > Autenticar correo electrónico > Generar registro > Autenticar.

Finalmente, DMARC no se requiere actualmente, pero es cada vez más necesario para servidores corporativos más grandes. Una herramienta como dmarcian puede ayudarte con eso.

Paso 2: Mantenga una lista limpia

Tenga una lista específica y limpia de destinatarios. Envía solo contenido relevante. Si demasiadas personas marcan sus mensajes como spam, o si recibe demasiados rebotes, está frito. Como mínimo, verifique sus direcciones de correo electrónico, elimine los rebotes duros inmediatamente y los rebotes suaves después de varios intentos.

Paso 3: utilice un proveedor de confianza

Utilice una cuenta de correo electrónico de G Suite (es decir, que no sea Gmail.com ni Hotmail.com). G Suite es un proveedor de servicios de correo electrónico de confianza, es asequible y ofrece muchas herramientas e integraciones.

Paso 4: use un mejor administrador de DNS

Un administrador de DNS sólido como Cloudflare le permite administrar su SPF, DKIM y DMARC con facilidad.

Paso 5: Comience lento

¿Usas un nuevo dominio o dirección? Necesita calentarlo con los ESP y los filtros. Comience con no más de 50 por día y trabaje desde allí. Sea consistente tanto como sea posible con el volumen y el calendario de envío. Demasiado demasiado pronto y es probable que te marquen.

Siga un sistema que se parece a esto:

• Semana 1: 50
• Semana 2: 85
• Semana 3: 100
• Semana 4: 150
• Semana 5: 250
• Semana 6: 380

y así…

No hay una regla o un número exacto. Es cuestión de probar y evaluar. Si alguna vez alcanza la cuota de Google o comienza a ver rebotes superiores al 5%, le recomendamos que vuelva al límite anterior y espere otra semana.

Sobre todo, una vez que encuentre un punto óptimo, sea lo más consistente posible con el volumen y el calendario de envío. Demasiado demasiado pronto y es probable que te marquen.

Paso 6: incluya una opción de exclusión fácil

Además de ser un requisito, una opción fácil para darse de baja es mejor que un destinatario que no tenga más remedio que denunciarlo como correo no deseado. Dado que la mayoría de las personas que envían correos electrónicos fríos preferirían no incluir un enlace para cancelar la suscripción en sus correos electrónicos (aunque puede hacerlo en Mailshake), lo mejor que puede hacer es dejar en claro cómo alguien puede darse de baja.

Con Mailshake, cualquier persona que responda con las palabras 'cancelar suscripción', 'eliminarme' o frases similares será eliminada automáticamente de su lista, lo que efectivamente cancelará su suscripción. Una opción aquí sería incluir algo como esto debajo de su firma:

PD. ¿No quieres volver a saber de mí? ¡Responda con la palabra 'cancelar suscripción' y lo eliminaré de mi lista!'

Paso 7: Optimice las tasas de apertura y respuesta

El compromiso es el nombre del juego. Haga todo lo posible para que los destinatarios abran su correo electrónico y respondan a su mensaje (lo que sea que eso signifique).

Esto también significa evolucionar su copia con el tiempo. Más allá de una estrategia para mantener un alto compromiso, hemos visto muchas cuentas que terminaron viendo tasas de entrega cada vez peores, incluso con listas de alta calidad y una buena copia, porque usaron exactamente la misma copia durante meses y meses.

Una manera fácil de asegurarse de que su copia se mantenga actualizada y por delante de las trampas de spam es mediante una prueba AB constante.

Paso 8: use un nombre en el campo De

¿Es más probable que abra un correo electrónico frío de [email protected] o [email protected]?

Nunca, nunca uses la temida donotreply@ por ningún motivo. Se real. Se Auténtico. Sé un ser humano.

Hay mucho más que podrías y, en última instancia, también deberías estar haciendo. Maximizar su capacidad de entrega es un juego largo e incluye reputación, autenticación, contenido y más.

Pero comience con estos nueve, y continúe desde allí. Tratar de hacer demasiado a la vez puede volverse confuso y abrumador rápidamente.

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Tu caja de herramientas

Consulte estas herramientas para ayudarlo en su camino hacia una mejor capacidad de entrega:

• Mailshake tiene un analizador de correo electrónico en tiempo real.
• MX Toolbox puede comprobar el estado de los registros DNS.
• Mail Tester puede calificar y proporcionar una lista de verificación de capacidad de entrega de cosas para arreglar.
• GlockApps lo ayudará a salir de la pestaña Promociones (quiere y necesita presionar la bandeja de entrada y solo la bandeja de entrada). Cuesta $ 30 / mes, pero proporciona resultados de ubicación (Bandeja de entrada, pestañas, correo no deseado, falta) y por qué está aterrizando allí.
• Postmaster Tools es gratuito de Google. Es fundamental hacer un seguimiento de su "reputación de dominio" mes tras mes. Revíselo al menos dos veces al mes.

Prueba de capacidad de entrega de correo electrónico

El siguiente extracto es una prueba de correo electrónico realizada por Julie Gulevich de GlockApps:

Como los proveedores de buzones a menudo no están dispuestos a ayudar a los remitentes con problemas de capacidad de entrega de correo electrónico, no hay una manera fácil de saber con certeza por qué ciertos correos electrónicos se filtran como correo no deseado. Puede ejecutar una prueba de capacidad de entrega para el mensaje y obtener puntajes altos para la IP, el dominio y el contenido, pero aún así tener una tasa de bandeja de entrada baja.

Para ayudar a resolver este misterio y ayudar a los especialistas en marketing por correo electrónico a determinar las cosas que afectan su capacidad de entrega, decidí realizar un estudio de caso con pruebas de correo electrónico reales. Busqué en la carpeta de correo no deseado de mi Gmail y encontré un mensaje que había recibido de MarketingProfs, que parecía encajar bien con mi caso de estudio. Aquí está el correo electrónico:

Realicé varias pruebas para este mensaje usando GlockApps y logré aumentar la velocidad de la bandeja de entrada del 54 % al 90 %.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que sucedió.

Mi primera prueba fue enviar el mensaje original a través del servidor SMTP de nuestra empresa y desde la dirección de correo electrónico de nuestra empresa. La lista de prueba constaba de 78 direcciones de correo electrónico configuradas con diferentes ISP, incluidos los 5 grandes: AOL, Gmail, Hotmail, Outlook y Yahoo.

El resultado no fue terrible, pero no fue exactamente lo que nos gustaría ver en nuestras campañas de correo electrónico:

• Bandeja de entrada: 54,8% (la tasa de la bandeja de entrada es el porcentaje de mensajes que llegan a la bandeja de entrada)
• Pestañas: 23,3% (la tasa de pestañas es el porcentaje de mensajes enviados a diferentes pestañas de la bandeja de entrada, como Promociones en Gmail o Boletín en Netcourrier.com)
• Correo no deseado: 17,8 % (la tasa de correo no deseado es el porcentaje de mensajes enviados a la carpeta de correo no deseado)
• Falta: 4,1% (la tasa de falta es el porcentaje de mensajes que no se entregan a los buzones de prueba)

Aquí hay un desglose de los principales proveedores:

• AOL – 100% Bandeja de entrada
• Gmail y G Suite – 100% Promociones
• Hotmail – 100% bandeja de entrada
• Outlook: 8,33% Bandeja de entrada – 91,67% Spam
• Yahoo! Mail – 100% Bandeja de entrada

Outlook y Gmail se destacaron claramente como las principales áreas de mejora.

Pensé en cómo podría optimizar el correo electrónico para llegar a la bandeja de entrada de Outlook y la bandeja de entrada "Principal" de Gmail, y comencé a eliminar ciertos elementos del contenido para probar la capacidad de entrega después de cada cambio.

Borré la imagen y la probé. Ninguna diferencia. La bandeja de entrada general, las pestañas y las tasas de spam fueron casi las mismas que en la primera prueba, y el mensaje fue a la pestaña "Promociones" de Gmail y a "Spam" en Outlook.

A continuación, eliminé el texto pequeño con enlaces en la parte superior; eso tampoco ayudó. Eliminé dos enlaces en el contenido y acorté el pie de página. Sin suerte. Gmail todavía mostraba "Promociones" y Outlook mostraba "Spam".

Luego, eliminé el botón "Registrarse" y agregué un enlace en su lugar.

¡La capacidad de entrega mejoró!

Más correos electrónicos fueron a la bandeja de entrada en lugar de a las pestañas: Bandeja de entrada: 72,6 %, Pestañas: 5,5 % y Spam: 17,8 %.

Gmail envió esta versión del mensaje a la pestaña "Principal" para casi todas las direcciones de correo electrónico de prueba. Sin embargo, Outlook todavía lo envió a spam. La prueba aún no había terminado.

Pensé que tendría sentido probar con un servidor SMTP diferente a continuación, ya que la reputación de la dirección IP de envío marca la diferencia. Envié el mensaje original a la lista de prueba utilizando la cuenta de correo electrónico de nuestra empresa con Amazon SES sin realizar ningún cambio en el contenido. La dirección de correo electrónico de envío era la misma que en las pruebas anteriores.

La tasa de spam para esta prueba disminuyó significativamente: fue solo del 1,4 % frente al 17,8 % cuando el mismo mensaje se envió a través del servidor SMTP de nuestra empresa.

A continuación se muestran los resultados de las dos pruebas para que pueda verlo usted mismo.

Mensaje original enviado a través del SMTP de la empresa:

Mensaje original enviado a través de Amazon SES:

Esta prueba también mejoró mucho los resultados de Outlook: el mensaje se envió a la bandeja de entrada de todas las direcciones de correo electrónico de prueba. Sin embargo, Gmail todavía envió el mensaje a "Promociones".

Decidí realizar una prueba más para ver si podía obtener mejores resultados: probé el mensaje optimizado enviándolo a la lista de semillas mediante Amazon SES. ¡Los resultados fueron impresionantes! La tasa de la bandeja de entrada saltó al 90,4 % y la tasa de las pestañas disminuyó al 4,1 %. Obtuve la tasa de 100% de la bandeja de entrada con las direcciones de correo electrónico de Outlook, y con Gmail, solo 2 de las 14 direcciones de correo electrónico de prueba recibieron el mensaje en la pestaña "Promociones".

Mensaje optimizado enviado a través del SMTP de la empresa:

Mensaje optimizado enviado a través de Amazon SES:

Entonces, ¿cuál es la comida para llevar? Nunca sabrá por qué sus mensajes terminan como correo no deseado si no los prueba: la prueba de entrega de correo electrónico debe ser un paso obligatorio para todos los programas de correo electrónico. Recomendamos probar los correos electrónicos haciendo cambios simples primero, como eliminar imágenes, enlaces y botones, y probar después de cada cambio. También es una buena idea probar una versión de texto sin formato del mensaje y ver cómo funciona. A veces, es posible que deba cambiar la plantilla de correo electrónico.

Si nada parece ayudar, es posible que deba cambiar el proveedor de servicios de correo electrónico, el servidor SMTP, la cuenta de envío o el dominio de envío. Todo importa y puede marcar la diferencia en si su mensaje llegará o no a la bandeja de entrada de su destinatario.

Dicho esto, su reputación como remitente es la clave principal para el éxito. La reputación del remitente la calcula cada ISP en función de métricas como:

• El volumen de correos electrónicos enviados desde el dominio/IP
• Frecuencia de envío (tráfico consistente o envíos grandes con largos intervalos de silencio)
• Porcentaje de correos electrónicos devueltos (un alto porcentaje indica malas prácticas de gestión de listas)
• Porcentaje de correos electrónicos reportados como spam por los usuarios (un alto porcentaje indica correos electrónicos no solicitados)
• Porcentaje de aciertos de trampas de spam (un alto porcentaje indica malos métodos de adquisición de correo electrónico)

Si nota una caída significativa e inexplicable en la tasa de apertura de su correo electrónico que no mejora con el tiempo o empeora, es probable que se trate de un problema de reputación del remitente.

En última instancia, siempre puede trabajar para aumentar la capacidad de entrega del correo electrónico. Hazlo una prioridad.

Y llegar a esa bandeja de entrada.