Cómo realizar comunicaciones por correo electrónico en frío para relaciones públicas
Publicado: 2024-04-02
- 13 de marzo de 2024
Contenido
Los negocios se tratan de relaciones: relaciones con sus clientes, empleados, fabricantes, distribuidores, personas influyentes e incluso con su competencia. Usted cultiva y desarrolla esas relaciones a través de una amplia variedad de canales, como redes sociales, eventos en vivo, publicidad paga y correo electrónico tanto frío como cálido.
Pero no sólo hay que mantener esas conexiones existentes, sino que también hay que tender la mano y crear otras nuevas. Ya sea para expansión, cambio de marca, retención o lanzamiento de un nuevo producto o servicio, establecer nuevas conexiones y formar nuevas relaciones de manera constante es clave para el crecimiento empresarial. Y para poder hacerlo con éxito, necesita las herramientas adecuadas en su arsenal.
Aquí es donde entran las relaciones públicas (PR).
Relaciones públicas
Entonces, ¿qué son exactamente las relaciones públicas?
El marketing y la publicidad son bastante sencillos. Intentan presentarte y persuadirte para que compres algo en algún momento.
Pero las relaciones públicas no son tan obvias. Piense en ello como lo último en construcción de relaciones. Las relaciones públicas consisten en construir y mantener la relación entre usted, su marca, sus productos y el público.
“Las relaciones públicas en general venden conciencia, reputación y cambios de comportamiento. Es un punto de inflexión con uno de los mayores retornos de la inversión (ROI) de cualquier actividad de marketing/comunicaciones. Las relaciones públicas generan conciencia y, a veces, una visibilidad explosiva para las marcas, los productos y los líderes de opinión ”.
~Joel Swanson, director de mensajería y comunicaciones de marketing de UnitedHealth Group
Como sugiere el nombre, las relaciones públicas consisten en establecer una reputación positiva entre el público o, más específicamente, su público.
Pero a diferencia de la publicidad tradicional, las relaciones públicas suelen recibir atención de los medios, ganada o no. No estás pagando por una radio de 30 segundos o un anuncio PPC.
Los profesionales de relaciones públicas utilizan el poder de la narración para atraer la atención y la publicidad sobre las cosas buenas, y alejarlas de las cosas malas (control de daños).
Teniendo esto en cuenta, podría ser fácil descartar las relaciones públicas como nada más que relaciones con los medios. No serías la primera persona en tener esa opinión.
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Pero esa es una visión limitada, como se ve en el gráfico anterior. PR tiene muchas, muchas piezas móviles y engranajes en la máquina.
Y a medida que nos alejamos del modelo publicitario tradicional, las relaciones públicas se vuelven cada vez más importantes para el éxito empresarial:
- El 86% de las personas se saltan los comerciales de televisión y el 44% del correo directo nunca se abre.
- El 70% de los consumidores prefiere conocer una empresa o marca en particular a través de artículos en lugar de anuncios pagados, y esa cifra aumenta al 80% para los tomadores de decisiones empresariales.
- Los millennials tienen un 247% más de probabilidades de verse influenciados por las redes sociales o los blogs.
- Gestionar la reputación es crucial en el mundo digital, ya que sólo se necesitan dos horas para confirmar un rumor verdadero, pero una media de al menos 14 horas para desmentir uno falso. Necesitas a alguien que preste atención y esté listo para entrar en acción.
- Las relaciones públicas deben incluir algo más que simples comunicados de prensa. El 73% de los periodistas busca diariamente comunicados de prensa nuevos e intrigantes... pero eso significa que el 27% no se molesta. ¿Cómo se puede llegar a ese mercado sin explotar?
- El uso de bloqueadores de publicidad aumentó un 30% en 2017, una tendencia que probablemente continuará en 2018 y en adelante.
Un profesional de relaciones públicas debe ser un experto en todos los oficios y un narrador poderoso. Pueden estar involucrados en 10, 15, 20 o más canales y tácticas.
Pero esto es lo que quiero que recuerdes si quitas solo una cosa de esta publicación:
El 92% de los influencers y periodistas todavía prefieren las presentaciones y la divulgación por correo electrónico a otros canales .
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Ah, el tono; el incondicional del cinturón de herramientas de relaciones públicas. Como puede ver, la preferencia abrumadora sobre cómo hacer llegar ese discurso a los ojos adecuados es el correo electrónico.
Un discurso de correo electrónico bien redactado y en el momento oportuno (al 61% le gusta recibirlo por la mañana, al 30% por la tarde y al 9% por la noche) puede generar una inversión muy efectiva por su inversión metafórica (son medios ganados , después de todo).
Entonces, ya sea que se comunique con periodistas, personas influyentes o empresas locales, debe a) presentar sus propuestas de la manera correcta y b) enviarlas por correo electrónico.
Paso. Correo electrónico. Controla tu narrativa.
Difusión por correo electrónico en PR
La forma más importante de superar las masas de correo electrónico (enviamos aproximadamente 269 mil millones de ellos cada día) es hacerlos personalizados e individuales. Nadie quiere responder a un correo electrónico que claramente también fue enviado a docenas de otras personas.
¿Errores de novato que te costarán? Incluir otros destinatarios en el campo CC:, y enviar un correo electrónico totalmente carente de personalización.
Para combatir eso, nunca envíes exactamente el mismo correo electrónico a más de una persona y recuerda estas tres pequeñas palabras: investigación, investigación, investigación.
Para encontrar algunos objetivos potenciales, realice una búsqueda en Google sobre la palabra clave o tema correspondiente, o encuentre el contenido más popular sobre un tema en particular con una herramienta como BuzzSumo. Esos son los escritores y blogueros que estás buscando.
A continuación, responda algunas preguntas sobre ellos: a quién está presentando, sobre qué suelen escribir, cuál es su éxito más reciente y relevante que podría mencionar, si tiene una conexión existente y, lo más importante, ¿cómo los beneficiará su propuesta? sus lectores? Descubra todo lo que pueda sobre ellos, su trabajo, sus lectores, sus publicaciones, etc.
Cuanto más sepas e incluyas, mejor.
El tono perfecto
Todo buen discurso tiene al menos tres cosas en común: un gancho, un llamado a la acción claro y una propuesta de valor irresistible.
El gancho
Tu gancho es el ángulo que estás lanzando. En términos generales, los discursos de relaciones públicas dirigidos a periodistas y personas influyentes tienen un vínculo de noticias (conectado de alguna manera significativa con un tema o historia actual) o un vínculo de tiempo (conectado con un próximo aniversario, fecha o evento).
Si tiene una noticia fuerte y significativa o un límite de tiempo, está a medio camino de casa.
El llamado a la acción
Cualquier correo electrónico (o página de destino, publicación en redes sociales o lo que sea) tiene una acción específica que desea que realice su lector. Un lanzamiento no es diferente.
¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario? ¿Contactar a su cliente, investigar un cambio regulatorio, publicar una actualización, entrevistar a un director ejecutivo, revisar un producto o algo completamente diferente?
Sea claro y explícito sobre lo que quiere que haga su lector.
Propuesta de Valor
El elemento más importante de una presentación de relaciones públicas exitosa es la propuesta de valor. Es aquí donde deja claro por qué deberían cubrir esta historia, cómo se conecta con algún tema o cuestión más amplia y por qué beneficiaría a sus lectores, seguidores y publicación.
Tiene que ser sobre ellos, no sobre ti. Un buen discurso debe ser, o al menos parecer, que les estás haciendo un favor, y no al revés.
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Y recuerde que el hecho de que un correo electrónico sea frío no significa que no se pueda personalizar.
Consejos y trucos
Más allá de utilizar la estructura probada en batalla anterior, hay algunos otros consejos recomendados por profesionales de relaciones públicas para brindarle una ventaja aún mayor:
- No le presente una idea sobre la entrega de productos orgánicos a un periodista de tecnología. Asegúrate de que tu historia se sincronice con el tema habitual. Parece obvio, pero te sorprendería saber cuántos "profesionales" no lo hacen.
- Enlace a estadísticas, datos y artículos relevantes para fortalecer su discurso.
- Enlace a biografías de personas e investigaciones o datos que menciones en la propuesta. Esto hace que sea rápido, fácil y conveniente para sus destinatarios profundizar un poco más y despertar su interés.
- Siempre que sea posible, haga que su propuesta sea exclusiva . Ofrézcaselo a otra persona solo si lo transmite y cuando lo transmita. Trate de ofrecerle algo que mejore la historia que está escribiendo o resuelva un problema. Recientemente tuve un intercambio en el que solicité un enlace para una herramienta de verificación de correo electrónico que adquirí recientemente para incluirla en una de sus publicaciones con mejor desempeño sobre el crecimiento de la lista de correo electrónico.
- No te andes con rodeos. Vaya al grano y hágalo rápidamente. Todos están ocupados.
- Personaliza cada lanzamiento tanto como puedas.
- Mantenga la línea de asunto breve y sencilla. ¿Ambicioso? Pruebe diferentes líneas de asunto para concentrarse en la más efectiva.
- Como complemento , pero no como reemplazo , de su campaña de relaciones públicas, considere utilizar Help a Reporter Out (HARO). Este servicio conecta a periodistas y fuentes. Bien por ellos y bien por ti.
Si no te esfuerzas y/o cometes errores flagrantes, estarás haciendo perder el tiempo a todos.
¿Automatizar? Sí tu puedes.
Una campaña de "rociar y orar" (enviar el mismo correo electrónico a docenas o cientos de destinatarios) no dará resultados. Simplemente no lo hará.
Pero eso no significa que no puedas utilizar la automatización y ampliar tus esfuerzos de divulgación.
Una plantilla bien diseñada con amplias oportunidades de personalización mediante campos y etiquetas combinados lo hace todo. Puede ingresar automáticamente información personal sobre todo, desde nombres, empresas, publicaciones, artículos recientes y más para que su plantilla personalizable sea perfecta para más de un destinatario y más de una situación.
Automatice sus interacciones básicas e iniciales con una solución de servicio completo como Mailshake, pero asegúrese de tomar las riendas manualmente una vez que hayan dado el primer mordisco.
¿Cómo? Con segmentación y recopilación basada en acciones. Al utilizar Lead Catcher de Mailshake, por ejemplo, puede configurar un activador apropiado para cambiar a los destinatarios de su lista automatizada a una lista manual una vez que estén preparados y listos para participar. Ese desencadenante puede ser una respuesta, un clic en un enlace o lo que sea.
Comuníquese automáticamente, establezca sus criterios de respuesta y responda en persona cuando se cumpla ese factor.
Lo mejor de ambos mundos.
Hacer un seguimiento
Has escuchado este consejo antes. Tienes que hacer un seguimiento.
El 70% de las cadenas de correo electrónico de ventas sin respuesta se detienen después del correo electrónico n.° 1. Sé diferente. Sé parte de esa minoría del 30% y sigue enviando.
¿Por qué? En resumen, porque cuanto más envíes, más respuestas verás: una tasa de respuesta del 30% al primer correo electrónico, pero del 21% al segundo, del 18% al tercero, hasta el 7% para el décimo .
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Ya sea el lanzamiento de un libro, una actualización de un producto o un nuevo servicio, las relaciones públicas trabajan con su marketing pago para cubrir todas las bases y llegar a todos los públicos. Por otro lado, si opera con un presupuesto limitado, existen diferentes formas en que las empresas pueden generar relaciones públicas gratuitas sin gastar un centavo.
El correo electrónico frío funciona para ventas y marketing, por supuesto.
Pero las relaciones públicas son el hermano menos conocido, pero no menos necesario y eficaz. Así que envíelo por correo electrónico. Sea persuasivo. Hacer un seguimiento.
Y controla tu historia.
