12 problemas comunes de programación de empleados y sus soluciones

La programación de los empleados es fácilmente una de las tareas más desafiantes que deben enfrentar los gerentes y dueños de negocios. Entre tener que hacer malabarismos con el personal con diversas necesidades de programación, solicitudes de tiempo libre y diferentes conjuntos de habilidades, la programación puede llevar mucho tiempo.

No es de extrañar que muchos gerentes luchen por crear un horario de trabajo justo y equilibrado. La programación de turnos es una tarea bastante difícil de mantener.

Especialmente si todavía está creando manualmente el horario de los empleados, se expone a problemas de programación, errores e insatisfacción de los empleados.

La programación manual, según la investigación, provoca:

• El 20% del tiempo de un gerente se desperdicia creando el horario de trabajo
• Se produce un 174 % más de rotación debido a errores en la creación manual de horarios
• Se desperdician 140 horas al año creando un horario de trabajo manual

La moraleja de la historia? Use una solución digital como un software de programación de empleados.

Al automatizar la programación, puede ofrecer resultados consistentes, experimentar menos errores, reducir costos, maximizar la productividad de los empleados y aumentar la satisfacción general de los empleados.

Beneficios de la programación automatizada

• Visibilidad completa de la disponibilidad de cada empleado
• Evite las horas extras y las limitaciones
• Agilice la comunicación
• Programación más eficiente
• Ahorre tiempo y dinero
• Delegación de tareas sin estrés
• Menos tasas de rotación
• Operaciones diarias optimizadas

A estas alturas, probablemente haya aprendido que crear un horario adecuado y justo que los mantenga felices a usted y a sus empleados es un trabajo de tiempo completo.

Es comprensible que muchos propietarios y gerentes estén perdidos, pero para cada problema hay una solución.

Programación de última hora

Dejar las cosas para última hora nunca es una buena idea. Según Forbes, el gerente debe hacer que la lista de empleados esté disponible lo antes posible porque “esto puede poner a los empleados en un aprieto, teniendo que elegir entre las responsabilidades personales y el trabajo. Otras empresas cambiarán los horarios en cualquier momento, lo que también puede causar muchos problemas a los empleados”. Los gerentes deben tener en cuenta el equilibrio entre la vida laboral y personal de sus empleados.

Asegúrese de planificar los horarios de sus turnos con suficiente anticipación para que todos (incluidos los gerentes) tengan la oportunidad de digerir la lista y asegurarse de que estén disponibles para trabajar. Se recomienda al menos 2 semanas de anticipación y asegúrese de ser constante. Para evitar más problemas de programación, verifique si su estado tiene leyes para crear horarios con anticipación para asegurarse de cumplir con las normas.

Programar con mucha anticipación puede crear dolores de cabeza, pero no tantos como tener que revisar por completo un horario ya publicado.

Para que sea lo más simple posible, use una plantilla de horario que solo necesita modificarse de acuerdo con las necesidades de la empresa y la disponibilidad de los empleados.

Falta de tecnología adecuada

Los gerentes que todavía usan lápiz y papel para crear y distribuir la lista de empleados no solo les hacen la vida un millón de veces más difícil, sino que también son propensos a problemas de programación y falta de comunicación. Peor aún, toneladas de llamadas y mensajes de ida y vuelta consumen mucho tiempo, son ineficientes y pueden generar otros problemas, como mensajes inapropiados y falta de separación entre el trabajo y la vida.

Estamos en el siglo XXI y la tecnología ha facilitado mucho la vida de los gerentes. Con un software de programación de empleados potente y fácil de usar como Connecteam, puede aliviar los problemas de programación y optimizar la comunicación.

• Cree horarios de empleados totalmente personalizables en minutos con capacidades avanzadas como arrastrar y soltar, turnos recurrentes, alertas de conflicto de programación, tiempo extra, alertas de limitación, etc.
• Los gerentes tienen una supervisión completa de la programación y pueden asegurarse de que los empleados reciban y hayan visto la programación con alertas y notificaciones automáticas.
• Los empleados pueden compartir su disponibilidad, ahorrando a los gerentes toneladas de tiempo.
• Confirme que los empleados sepan exactamente qué hacer cuando lleguen a su turno con notas, ubicaciones y archivos adjuntos durante el turno.
• Establezca limitaciones de cambio de turnos y solo permita que ciertos empleados tomen turnos específicos en función de sus calificaciones.
• Permita que los empleados recojan turnos abiertos y reciban alertas automáticas para garantizar que todos los turnos estén cubiertos.
• La comunicación en la aplicación reduce la falta de comunicación, las llamadas de ida y vuelta y la confusión.
• Los administradores supervisan en tiempo real quién ha leído o no los mensajes de la aplicación; Atrás quedaron los días de mensajes o llamadas perdidas.
• Envíe mensajes 1:1 dirigidos o cree grupos para ponerse en contacto fácilmente con un equipo o departamento.

Estas características y capacidades aumentan la organización del lugar de trabajo y evitan problemas de programación incluso antes de que sucedan. Es importante preparar su negocio para el éxito invirtiendo en un software de programación de empleados. Garantizará una gestión racionalizada de la fuerza de trabajo.

Confusión de empleados

La confusión entre los empleados cuando se trata de turnos puede ocurrir por muchas razones, incluida la imprevisibilidad de los turnos y los cambios de última hora.

Si no hay consistencia o las personas cambian de turno por capricho, sin un sistema para rastrearlo todo, puede causar estragos en el lugar de trabajo.

Evitar estos problemas de programación es la mejor solución, así que echemos un vistazo a cómo hacerlo.

1. Coherencia : use una plantilla de horario como un horario recurrente y solo haga ajustes cuando los empleados necesiten tiempo libre o la empresa necesite hacer cambios en el personal. De esta manera, los empleados tendrán un aviso significativo de los próximos turnos y, si es necesario realizar cambios, es su responsabilidad asegurarse de que se cubra el turno.
2. Intercambio de turnos : el intercambio de turnos no es necesariamente un problema, pero el seguimiento de los intercambios puede complicarse, por lo que los empleados no saben quién está realmente programado al final. Use software de programación de empleados para eliminar este problema de programación. Asegúrese de que los empleados solo puedan intercambiar turnos con otros empleados calificados y requieran la aprobación del gerente, y el horario se actualizará automáticamente cuando se apruebe el intercambio.

Tanto la creación de un horario consistente como el uso de un software de programación aseguran que los empleados ya no estén confundidos, de modo que se presenten en el lugar correcto y en el momento correcto.

Cerrar

'Cerrar' es un término acuñado a partir de las palabras 'cerrar' y 'abrir'. Efectivamente significa que su empleado tiene el último turno del día y el primer turno del día siguiente. Esto puede significar que su empleado podría trabajar dos turnos seguidos sin poder ir a casa a dormir un poco. Esto ocurre comúnmente en hospitales, restaurantes y otros establecimientos abiertos las 24 horas.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus empleados eviten el temido cierre? Se reduce a la gestión de horarios.

Disponer de un software de gestión de la programación para detectar problemas de programación, como turnos conflictivos o demasiado próximos entre sí. De lo contrario, significa que el gerente involucrado debe estar muy atento a la apertura cuando realice las proyecciones finales del programa.

También podrían ocurrir cierres si diferentes gerentes son responsables de diferentes partes del horario (tal vez hay un gerente de turno de noche y otro para el día). Para evitar este problema de programación y garantizar que su personal esté contento, es vital que los gerentes se comuniquen entre sí para garantizar que los empleados obtengan el descanso que se merecen. Una vez más, la instalación del software adecuado podría ayudar a la empresa a detectar estos problemas.

Horas extras en espiral fuera de control

¿Sus empleados siguen siendo productivos mientras trabajan horas extras? Si la respuesta es 'sí', entonces no hay necesidad de cambiar el statu quo.

Sin embargo, las horas extra a menudo pueden ser un problema y afectar negativamente la productividad. También es un costo adicional para el negocio, por lo que debe evitarse cuando sea posible.

Si la empresa requiere horas extras, asegúrese de limitar la cantidad de horas extras aprobadas para que los empleados no aprovechen los beneficios de las horas extras. Esto se puede hacer usando una aplicación de programación. Aprobar una cantidad fija de horas extras; esto también asegura el cumplimiento del gobierno ya que los condados requieren diferentes montos de pago según la cantidad de horas extra.

Programación de guardia

La demanda de los clientes puede ser impredecible, por lo que algunas empresas prefieren tener empleados en espera o de guardia. Esta práctica implica hacer que los empleados llamen antes de que comiencen sus turnos para determinar si son necesarios.

Si el turno está configurado para ser tranquilo, se les podría decir a los empleados que no vengan a su turno.

Esta práctica es frustrante para los empleados, ya que no pueden hacer planes, y los reguladores también están cada vez más en contra de este concepto.

La cadena de café Starbucks y los minoristas Gap y Abercrombie & Fitch (A&F) son solo algunas de las empresas que se han comprometido a eliminar la práctica.

Hay soluciones disponibles para los problemas de programación de guardia: los gerentes necesitan datos para poder comprender las tendencias pasadas y poder hacer predicciones de programación. El software de programación de trabajos está disponible para ayudar exactamente con esto, eliminando la necesidad de programar turnos y aumentando la satisfacción de los empleados.

Distribución desigual de turnos

Es común confiar en unos pocos empleados seleccionados para realizar tareas particulares, como cerrar o abrir una tienda. Siempre habrá empleados favoritos, incluso cuando intente ser objetivo.

Pero si no tiene cuidado, podría enviar el mensaje equivocado, es decir, que favorece a Susan Smith sobre otros empleados o que no cree que John McDonald esté a la altura de la tarea de estar allí cuando sea el momento de cobrar.

Si tiene el sistema de software rota adecuado, puede evitar estos escenarios por completo. Seleccionar el software de gestión adecuado aliviará sus problemas de programación y garantizará el cumplimiento de las leyes laborales.

Como propietario de una pequeña empresa, notará cambios masivos en la satisfacción de los empleados cuando optimice la programación para que sus empleados obtengan sus turnos preferidos y al mismo tiempo tenga en cuenta la experiencia, lo que en última instancia aumenta las ganancias.

Intercambio de turnos desordenado

Hay ventajas y desventajas en permitir que los trabajadores intercambien turnos.

Permitir que los empleados administren su propio tiempo puede significar menos responsabilidad para usted, pero si los cambios no se comunican correctamente, puede causar problemas de programación, incluido el caos y la confusión entre los empleados.

Los intercambios podrían hacer que los trabajadores se olviden de sus nuevos turnos, o podría terminar en una situación en la que un empleado calificado cambia con un empleado subalterno y hay una falta de trabajadores experimentados en turno.

Hay algunas soluciones fáciles para evitar el desordenado intercambio de turnos.

1. Puede implementar un procedimiento que requiera que los empleados que deseen intercambiar turnos se comuniquen con la gerencia para la aprobación del intercambio de turnos.
2. Utilice un sólido software de programación de empleados en el que pueda supervisar el cambio de turnos.

El software de programación, como Connecteam, permite a los empleados intercambiar turnos, pero solo con otros empleados calificados y requiere la aprobación del gerente. Una vez que se aprueba el cambio de turno, el cronograma se actualiza para que todos estén al tanto de los cambios, y si alguien se olvida de su turno, sabrá a quién contactar.

Escasez de empleados

Los problemas de programación son inevitables si no tiene suficientes empleados para cubrir los turnos.

No solo necesita tener suficientes empleados para cubrir los turnos, sino también para cubrir a los empleados cuando alguien se enferma o se va de vacaciones.

Si no tiene suficiente personal, los clientes recibirán un peor servicio y los empleados se sentirán sobrecargados de trabajo e insatisfechos.

La solución a este problema en el papel es bastante simple, contratar más empleados a tiempo completo oa tiempo parcial. Pero la vida no siempre es tan simple. Por muchas razones, esta puede no ser una opción viable. Entonces, al trabajar con lo que tiene, debe encontrar una manera de mantener a los clientes satisfechos y a los empleados contentos.

Puede usar software para optimizar la fuerza laboral que tiene actualmente para hacer limonada con limones. La optimización de la gestión de la fuerza laboral ayuda a automatizar procesos, mantener el cumplimiento y resolver problemas comerciales básicos.

Ausencias de empleados de última hora

Todos somos humanos y, a veces, surgen cosas que hacen que sea imposible llegar al trabajo.

Forbes señala que “en promedio, el 3% de los trabajadores asalariados a tiempo completo se ausentan de los días de trabajo con regularidad. Mientras que el 2,1% se ausenta por enfermedad o lesión, el 0,9% se ausenta por otros motivos”.

No estamos diciendo que se deban tolerar las ausencias frecuentes de los empleados, pero si un empleado no puede, por cualquier motivo, llegar al trabajo, causa problemas de programación.

Entonces, ¿cómo puede resolver fácilmente las ausencias de último minuto de los empleados? Hay algunas soluciones a este problema de programación.

1. También puede asegurarse de que su manual del empleado tenga políticas, procedimientos y consecuencias claras para las ausencias de los empleados, de modo que pueda evitar la mayor cantidad posible de ausencias de última hora. Sin embargo, estas políticas no ayudarán a su negocio cuando un empleado esté enfermo y no pueda trabajar. Las políticas solo harán que los empleados tengan miedo de llamar, lo que podría crear una situación de no llamar o no presentarse.
2. Puede asegurarse de que cada turno tenga al menos un empleado de respaldo que esté disponible para trabajar si un empleado no está disponible en el último minuto. Si se necesita un empleado de respaldo, puede usar un software para notificarlo automáticamente para que venga a trabajar.

Con el software de programación de empleados, cubrir estas ausencias de empleados de última hora será menos complicado. Los miembros del equipo estarán agradecidos de tener el apoyo de los gerentes y compañeros de trabajo en lugar de tener que lidiar con un hombre menos.

Sin control ni supervisión

La falta de control o supervisión de la programación puede causar grandes dolores de cabeza para el gerente de recursos humanos o para quien esté a cargo de crear la lista de empleados. Muchos gerentes confían en sus teléfonos personales para transmitir mensajes y actualizaciones a los empleados. Estas llamadas y mensajes pueden quedar sin respuesta o sin ser vistos, lo que deja a los gerentes con poco o ningún control y supervisión.

¿Cuál es una solución rápida a estos problemas de programación?

1. Puede establecer políticas y procedimientos claros de la empresa que los empleados deben seguir si tienen un problema con su horario. Por ejemplo, en lugar de enviar mensajes, puede solicitar que los empleados llamen si necesitan que alguien cubra su turno o si llegarán tarde. Si el gerente no responde, debe presentarse a trabajar.
2. Puede solicitar al empleado que busque un reemplazo para el turno por sí mismo y, si no puede encontrar un reemplazo, deberá presentarse para el turno.
3. Invierte en software de programación de empleados para lidiar con esto. El software como Connecteam brinda a los gerentes una supervisión completa y un control de la programación. Los gerentes pueden publicar horarios, permitir que los empleados reclamen turnos abiertos y aprobar cambios de turno. Las notificaciones en tiempo real se transmiten al gerente para aprobar o rechazar el cambio y, una vez que se toma una decisión, se notifica al empleado y se actualiza el cronograma. Se pueden establecer limitaciones para permitir que solo los empleados calificados reclamen o intercambien turnos con otros empleados.

Incapacidad para administrar el horario de trabajo sobre la marcha

No es raro que los gerentes estén en movimiento. Incluso los gerentes en movimiento deben lidiar con problemas de programación, conflictos y actualizaciones.

Para manejar esta situación de la manera más fluida y eficiente posible, es importante que los gerentes tengan acceso a los horarios y la información de los empleados desde cualquier lugar.

La solución a estos problemas comunes de programación es fácil: use un software de programación de empleados. Con Connecteam, puede editar o crear nuevos turnos fácil y rápidamente sobre la marcha. Los gerentes también pueden ver la información de los turnos y comunicarse con los empleados relevantes a través del chat en la aplicación, todo directamente a través de sus dispositivos móviles, desde la palma de sus manos.

La palabra final sobre los problemas de programación de empleados

Si bien los problemas de programación no se pueden evitar al 100 %, se pueden gestionar. Al final, todo se reduce a comunicación y organización.

Recomendamos encarecidamente el software de programación que le permite crear, cambiar y publicar horarios con solo hacer clic en un botón. Los días de las interminables hojas de cálculo de Excel han terminado. El uso de una aplicación de programación de empleados le ahorrará mucho tiempo, por lo que puede concentrarse en las cosas que realmente importan en su negocio.