10 errores comunes de facturación (y cómo evitarlos)

Todo el mundo comete errores, pero eso no significa que no deba hacer todo lo posible para evitarlos. Esto es especialmente cierto cuando se trata de facturación en línea. Los errores, como las condiciones de pago no óptimas, pueden provocar la pérdida de ingresos y problemas con el flujo de caja, o situaciones incluso peores.

Como en la mayoría de las áreas de la vida, su mejor defensa contra estos errores de facturación es el conocimiento y la preparación. Comprender qué errores son probables lo pondrá en guardia. Además, contar con un plan para prevenir errores (o tratarlos si ocurren) ayudará a minimizar su impacto.

En este artículo, hablaremos sobre diez de los errores de facturación más comunes, como retrasar sus facturas, no hacer un seguimiento o enviar recordatorios de pago e incluir tarifas sorprendentes. También discutiremos qué pasos puede tomar para asegurarse de no repetirlos. ¡Vamos a ver!

1. Facturar a sus clientes de manera inconsistente

Enviar facturas de manera inconsistente, por ejemplo, retrasándolas o enviándolas en una fecha diferente cada mes, es un error fácil de cometer. Es comprensible, porque las fechas mensuales no caen en el mismo día de la semana. Muchos simplemente elegirán un lunes por la mañana o un viernes por la tarde y se pondrán a trabajar.

Sin embargo, esto puede causar problemas tanto para sus clientes como para usted. Los clientes casi no tendrán idea de cuándo esperar su factura, lo que puede provocar retrasos en los pagos. La solución es trabajar desde el calendario y establecer su período de facturación en una fecha regular cada mes. Este suele ser el primer o el último día, aunque un punto medio puede ofrecer la misma consistencia. En el futuro, sus clientes tendrán más tiempo para prepararse para sus pagos, ya que su ciclo de facturación será predecible.

2. No perseguir a los deudores por facturas impagas

Emitir facturas es una cosa, pero el trabajo no termina una vez que presiona Enviar. De hecho, perseguir las facturas impagas es mucho más que simplemente cerrar el trabajo de su mes. No hacerlo puede obstaculizar seriamente su capacidad de crecer.

En un nivel básico, la solución para este error es una mejor organización. Una vez que se hayan enviado sus facturas, puede configurar un recordatorio en su aplicación de calendario favorita, para que recuerde perseguir las deudas. Cuando llegue ese momento, un correo electrónico a cada cliente debería ser suficiente para impulsarlos a la acción.

Sin embargo, los usuarios de Hiveage también pueden aprovechar el seguimiento del estado de las facturas y el informe de antigüedad de las cuentas, que proporciona un registro de auditoría integral para ayudarlo a administrar el estado actual de cada pago.

Además, la mayoría del software de facturación como Hiveage incluye recordatorios automáticos para toda su base de clientes, lo que significa que perseguir a los deudores mayores puede convertirse en una tarea mucho más simple.

3. Proporcionar condiciones de pago poco claras

Se le puede perdonar si piensa que las personas asignadas para manejar sus facturas estarán familiarizadas con todos los términos y la jerga asociados con la contabilidad. Por supuesto, ningún trabajador financiero que se precie carecería de conocimientos básicos de la industria. Sin embargo, proporcionar condiciones de pago poco claras aún puede interrumpir el proceso de pago.

Por ejemplo, la fecha de pago: considere cuántas empresas ofrecen condiciones de pago de '15 netos'. Esto significa que el pago vence dentro de los 15 días posteriores a la emisión de la factura. Sin embargo, es un mensaje lo suficientemente vago que puede malinterpretarse en algún punto de la cadena financiera.

Por ejemplo, ¿'15 netos' solo incluye los días hábiles y excluye los días de fin de semana cuando la empresa aún está abierta? Ofrecer un término claro y fijo como '15 días hábiles' tiene más sentido y es lo suficientemente directo como para que todos lo entiendan. Afortunadamente, Hiveage le permite establecer una fecha de vencimiento de la factura específica, por lo que puede evitar estas confusiones para siempre.

4. Incluir errores de facturación en su factura

Si es concienzudo, no incluiría errores a sabiendas en ninguno de sus entregables. Además, sin duda comprobará que su trabajo tiene un estándar adecuado antes de enviarlo.

Debe tener el mismo cuidado con sus facturas, especialmente si busca que le paguen a tiempo. De lo contrario, es con el dinero y el negocio de sus clientes con lo que está cometiendo errores. Ver detalles o (peor aún) discrepancias monetarias en una factura es un grito de falta de cuidado y atención. No es un salto de la imaginación esperar que los clientes preocupados por errores de facturación como este busquen un proveedor alternativo.

Para mantener la confianza de sus clientes, deberá crear sus facturas con diligencia. Si bien Hiveage incluye funciones de seguimiento de tiempo de forma predeterminada, no hay sustituto para ingresar los detalles correctos en primer lugar. Al igual que el trabajo que entrega, verificar dos veces sus facturas antes de enviarlas puede marcar la diferencia.

5. Dificultar el pago de sus clientes

Podría hacer todo lo demás bien, pero si no proporciona una forma fluida para que sus clientes paguen, es probable que muchos de ellos se unan a su lista de deudores antiguos. Una manera fácil de evitar esto es ofrecer múltiples opciones de pago.

No deberíamos tener que venderte los beneficios aquí. En pocas palabras, todo su proceso de facturación debe estar orientado a hacer que el pago sea la tarea más fácil que sus clientes deben completar durante todo el mes. Existe una correlación directa entre un proceso de pago enrevesado que involucra instrucciones y detalles complejos y un pago retrasado.

Si bien hay muchas maneras de lidiar con esto, estamos bastante orgullosos de nuestro sistema de pagos recurrentes:

Con esta función, puede configurar la emisión automática de facturas a la misma hora todos los meses y elegir un número específico de 'ocurrencias'. Además, hay una multitud de opciones de pago diferentes que puede incluir, a las que se accede con un solo clic directamente desde la factura que envía.

6. No usar la marca de la empresa en la factura

A continuación, veremos un elemento de facturación que a menudo tiene una prioridad baja, aunque puede tener un impacto significativo. La marca es importante para prácticamente todos los aspectos de su negocio relacionados con el cliente, y esto incluye sus facturas.

Desde un punto de vista práctico, marcar sus facturas significa que su cliente sabe quién es usted de inmediato y, con suerte, entiende a qué se refiere la factura. El uso de un logotipo atractivo y una marca general clara ayuda a garantizar que sus facturas se vean dentro de la pila, lo que significa que es menos probable que sus clientes las pasen por alto. Además, hay un aire profesional inherente a una factura de marca, lo que podría mejorar su reconocimiento y reputación.

Afortunadamente, Hiveage tiene la funcionalidad necesaria para ayudarlo a crear plantillas de facturas personalizadas y agregar elementos de marca según sus requisitos específicos:

Prácticamente todos los elementos se pueden personalizar al gusto. Esto le brinda una excelente base para trabajar y otra oportunidad para aumentar el reconocimiento de la marca.

7. No ofrecer claridad y desglose

Construir una base de clientes inevitablemente resultará en un grado de rotación. Aun así, es probable que tenga clientes a largo plazo en su núcleo, y existe el peligro de que su facturación se vuelva 'laxa' cuanto más tiempo estén en sus libros. En última instancia, esta familiaridad podría hacer que simplemente envíe una factura con un total o una descripción vaga de lo que se completó.

Esto es comprensible, principalmente porque ambos saben qué trabajo se ha completado y cuánto costará. Sin embargo, mantener la claridad en alto y detallar cada trabajo mantiene la relación cliente-negocio sobre una base profesional. Esto es especialmente cierto en el caso de una pequeña empresa, donde recibir un pago por trabajo significa más que para una gran organización. Además, con un mayor nivel de detalle en cada factura como modus operandi, hay menos posibilidades de que surjan consultas.

En nuestra opinión, se trata de una cuestión de organización. Asegurarse de etiquetar claramente el trabajo que ha realizado y detallar cada aspecto comienza desde el inicio del proyecto. Recomendamos elegir una frase (por ejemplo, "Rediseño de la página de inicio") y consultarla constantemente. Esto incluye usarlo como asunto de sus correos electrónicos, dentro de cualquier documentación interna y, lo que es más importante, como entrada en la factura de su cliente.

8. Envío de facturas a la persona equivocada

Seremos francos aquí y diremos que enviar facturas a la persona incorrecta es posiblemente uno de los mayores errores de facturación que puede cometer, especialmente dados los posibles resultados.

Piénsalo desde el punto de vista de tu cliente. Te has tomado el tiempo para llevar a cabo un proyecto, pero ni siquiera puedes enviar la información de pago a la persona adecuada. Si ha cometido un error tan flagrante con esta tarea más pequeña, se preguntarán qué otros problemas pueden surgir en su trabajo. Al igual que muchos de los otros errores de facturación de esta lista, un simple error puede tener consecuencias drásticas.

Para los usuarios de Hiveage, este problema es cosa del pasado. Cada uno de sus clientes tiene su propio perfil, que está conectado a una dirección de correo electrónico que usted establezca. Por esa razón, no hay excusa para enviar facturas a la persona equivocada. Esas son buenas noticias, ya que llevarlos al lugar correcto significa que potencialmente puede recibir el pago mucho más rápido.

9. No realizar copias de seguridad de sus facturas

Si ha leído algún artículo sobre cómo administrar su sitio web, es probable que se haya encontrado con el consejo de hacer una copia de seguridad de su contenido en cada oportunidad. Esto es esencial, ya que un sitio web que falla sin forma de restaurarlo es dinero por el desagüe.

Sus facturas son igualmente vitales para respaldar, sobre todo porque (dependiendo de su jurisdicción) estará legalmente obligado a mantenerlas archivadas durante un cierto período de tiempo. Además, poder proporcionar un archivo de facturas de clientes a pedido demuestra que está administrando sus cuentas correctamente.

Afortunadamente, Hiveage ofrece una opción de copia de seguridad automática que utiliza espacio de almacenamiento redundante para asegurarse de que sus archivos estén sanos y salvos. Dado que las copias de seguridad se realizan diariamente, su información estará segura independientemente del tamaño de su negocio y la frecuencia de facturación.

10. Incluir cargos ocultos o sorprendentes en su factura

Este último de nuestros errores de facturación es uno que querrá evitar incluso antes de llegar a la etapa de pago. A nadie le gustan los costos ocultos, e incluirlos en una factura es una mala forma que puede costarle mucho negocio.

Si alguna vez ha sido víctima de tarifas sorprendentes, sabrá de dónde vienen sus clientes. Un cargo inesperado agregado a la gran cantidad total de una estafa, para decirlo sin rodeos. Como mínimo, ahora hay un problema de confianza en juego. Por lo general, esto termina con un cliente que se dirige a uno de sus competidores, para nunca regresar, y hablar mal de usted en el camino.

La respuesta es simplemente comunicarle todos los cargos a su cliente por adelantado. Esta es una solución que parece engañosamente simple. Deberá detallar no solo los costos de su proyecto, sino también cualquier 'tarifa de eliminación', complementos, impuestos y más:

Cuando se trata de impuestos, Hiveage incluso incluye una función flexible para ayudarlo a detallar los costos y guardar la configuración específica para cada cliente. Esto puede acelerar significativamente su proceso de facturación.

Conclusión: Evite errores en su proceso de facturación

La facturación es una parte central de los negocios, especialmente para los autónomos y los equipos pequeños. Recibir el pago a tiempo puede ser la diferencia entre un buen y un mal mes, por lo que es crucial asegurarse de que su proceso de facturación sea perfecto.

En este artículo, hemos analizado cómo los errores de facturación supuestamente menores, como enviarlos a la persona equivocada o renunciar a la marca, pueden obstaculizar su capacidad de recibir pagos. La solución es elegir una poderosa solución de facturación en línea como Hiveage y volver a hacer lo que mejor sabe hacer.

¿Ha cometido algún error de facturación que hemos pasado por alto en esta lista? ¡Cuéntanos sobre tus experiencias en la sección de comentarios a continuación!