Seguimiento de tiempo compatible: hacerlo bien con relojes de tiempo

“Recuerde, que el tiempo es dinero” , escribió Benjamin Franklin en su ensayo allá por 1748. Eso es especialmente cierto para el mundo de los negocios;perder tiempo significa perder dinero, ser vencido por la competencia y quedar en el polvo. La nómina es el gasto más grande de la mayoría de las empresas porque a la mayoría de los empleados se les paga por hora.

Avance rápido de Ben Franklin escribiendo su ensayo, ahora es 2021 y la ola tecnológica está en su apogeo. Es hora de finalmente cambiar la hoja de tiempo de lápiz y papel por una solución de software de seguimiento de tiempo inteligente. De hecho, muchas empresas, como la suya, están haciendo el cambio. No hay escasez de tecnología de seguimiento del tiempo; que van desde aplicaciones móviles hasta sistemas biométricos portátiles con integración de sistemas de nómina.Aunque elegir el adecuado para su negocio puede ser desalentador, no se trata solo de satisfacer las necesidades de su negocio con una solución.

Cuando se trata de administrar el tiempo y la asistencia, debe asegurarse de que su empresa siga todas las reglas y regulaciones gubernamentales. Además, aquí estamos hablando de personas, por lo que la solución que elija debe ser fácil de usar y cómoda, así como compatible con los sistemas existentes.

Antes de discutir las muchas aplicaciones (y algunos desafíos) de los sistemas de seguimiento de tiempo, es útil comprender qué impulsa a las empresas a adoptar esta solución sobre las alternativas.

Por qué necesita un reloj registrador en su negocio

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que las empresas mantengan registros precisos de las horas de trabajo de los empleados, pero permite que los propietarios elijan su propio método de cronometraje.

“Los empleadores pueden usar cualquier método de cronometraje que elijan. Por ejemplo, pueden usar un reloj registrador, hacer que un cronometrador realice un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados o decirles a sus trabajadores que escriban sus propios tiempos en los registros. Cualquier plan de cronometraje es aceptable siempre que sea completo y preciso”. – DOL

Las reglas de cumplimiento de la FLSA exigen que conserve la documentación de seguimiento del tiempo de trabajo durante al menos dos años , y debe estar fácilmente disponible para la inspección de los representantes gubernamentales.Por supuesto, puede usar hojas de tiempo en papel o tarjetas perforadas, pero tenga en cuenta que estas no solo causan muchos dolores de cabeza administrativos, sino que pueden extraviarse o perderse fácilmente o incluir errores.

“Los registros en los que se basan los cálculos de salarios deben conservarse durante dos años, es decir, tarjetas de tiempo y boletas de trabajo a destajo, tablas de tarifas salariales, horarios de trabajo y horarios, y registros de adiciones o deducciones de salarios. Estos expedientes deberán estar abiertos para su inspección por los representantes de la División, quienes podrán solicitar al patrono que realice ampliaciones, cómputos o transcripciones. Los registros pueden conservarse en el lugar de trabajo o en una oficina central de registros.” – DOL

Además de eso, si está trabajando en un contrato gubernamental, la DCAA (Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa) está obligada a garantizar que su empresa siga las reglas de contabilidad y cronometraje necesarias, llamadas requisitos de DCAA. Esto se conoce como cumplimiento de DCAA.

No desea descubrir que ha perdido todos los registros de tiempo de trabajo de los empleados del año pasado en una inundación de aguas residuales, o que un empleado descontento simplemente queme todas las tarjetas perforadas de sus compañeros de trabajo (sí, eso también sucede). Aparte de los inconvenientes causados ​​por la pérdida de datos, este tipo de situación puede causarle muchos problemas cuando los agentes del gobierno deciden visitarlo para realizar una auditoría sorpresa.

Según la FLSA,a los empleados se les debe pagar a tiempo y medio por las horas trabajadas más de 40 en una semana .Se les paga por ese tiempo en salarios regulares por hora y una mitad adicional de su tasa de pago regular. La falta de cálculo y pago de las horas extras puede ser muy perjudicial para su negocio, incluso si el gobierno no llama a la puerta. Todo lo que se necesita es un empleado descontento que piensa que le ha pagado injustamente. No es raro en absoluto; Según una investigación de NERA,el 42 % de los casos judiciales por horas y salarios están relacionados con las horas extra, así que trate de no ser demandado.

Las regulaciones de la FLSA exigen que pague horas extras incluso cuando no están autorizadas, lo que puede resultar muy costoso. Un sistema que le avise de los empleados que trabajan horas extras sin autorización tiene el potencial de ahorrarle bastante dinero. Con los datos correctos al alcance de su mano, es posible que incluso descubra que es más rentable contratar a otro trabajador que pagar horas extra a los que ya emplea .

Por qué quiere un reloj registrador en su negocio

Aunque el seguimiento manual del tiempo aún existe y se usa en algunas partes del mundo, las tecnologías evolucionaron mucho y se adaptaron para superar el cronometraje más popular, y especialmente los desafíos y errores de nómina.

El seguimiento de las horas pagables de sus trabajadores mediante hojas de cálculo o (¡Dios no lo quiera!) en papel puede ser suficiente si tiene una pequeña empresa local y los recursos para invertir en la gestión de los cálculos de las hojas de tiempo cuando sea el momento de escribir los cheques.

Aunque escribirlos definitivamente también lleva algo de tiempo. Según Score.org, el 17 % de las pequeñas empresas dedica de 6 a 10 horas al mes a la nómina, mientras que el 11 % dedica más de 10 horas al mes.

Ahora imagine que cuando su fuerza laboral crece a un ritmo exponencial porque su negocio tiene un éxito tan escandaloso, no quiere tener que detener las celebraciones para sentarse con docenas (o cientos) de informes de asistencia y una calculadora en su regazo.

Dado que usted es el tipo de gerente que aspira al éxito y hace planes para el futuro, probablemente quiera probar una solución simple pero escalable antes de que se vuelva urgente.

Por lo general, puede saber cuánto tendrá que pagar a sus empleados al final del mes (o de la semana) mirando los horarios de trabajo y haciendo los cálculos. Pero, ¿qué sucede cuando una epidemia repentina elimina a un número aleatorio de sus empleados todos los días y obliga a sus compañeros de trabajo a trabajar horas extras? La cantidad que tendrá que pagar por horas extras y licencia por enfermedad puede cambiar cada hora a medida que los empleados se reportan enfermos .

Un software de reloj inteligente puede ayudarlo a calcular los gastos de los salarios de los trabajadores en tiempo real y calcular automáticamente los totales semanales o mensuales, de modo que pueda ajustar su presupuesto en consecuencia y evitar sorpresas no deseadas cuando sea el momento de pagar o pagar en exceso. error.

Más que fichar entradas y salidas

Las soluciones de seguimiento de tiempo de hoy no son el reloj de su abuelo en una fábrica. Los sistemas de hoy en día incluyen una variedad de características y capacidades, destinadas a facilitar que sus empleados informen con precisión las horas de trabajo, y más fácil para usted monitorear y administrar la asistencia y la eficiencia.

Descubra cuáles son las 15 mejores soluciones de seguimiento del tiempo aquí.

Antes de elegir la solución para implementar en su negocio, considere las necesidades de su negocio y la naturaleza de su relación con los empleados.Por ejemplo, si tiene un equipo relativamente pequeñode empleados dedicados y honestos, implementar un sistema de reloj de tiempo biométrico sería una gran pérdida de dinero, aunque parezca genial y futurista .

Vale la pena considerar algunas características para la mayoría de las empresas, independientemente del cumplimiento o de las necesidades comerciales específicas.

Una de las principales ventajas de las aplicaciones de relojes registradores es que es más probable que los empleados registren sus horas de trabajo con precisión cuando lo hacen en tiempo real. Pero, ¿qué sucede cuando tiene empleados en el campo, trabajadores sin escritorio o empleados remotos, que no pueden hacer fila en el reloj de marcación de la oficina?

Muchas de las soluciones de reloj registrador que se ofrecen hoy en día permiten un acceso seguro a través de canales a los sistemas de seguimiento de tiempo, lo que permitea los empleados fichar la entrada y la salida desde su dispositivo móvilo computadora de escritorio (si tienen uno). Algunos incluso ofrecen geoperimetraje para que no solo sepa cuándo el empleado registró su entrada, sino que solo puede hacerlo desde una ubicación designada.

Incluso si usa un reloj físico, es útil poder acceder al sistema de forma remota. Los empleados pueden usar una aplicación para marcar la salida si se olvidaron de hacerlo, y los gerentes pueden verificar en tiempo real qué empleados están registrados actualmente. Además, la mayoría de los relojes registradores en línea también etiquetan la ubicación GPS del empleado para que pueda estar seguro de que realmente estaba en el lugar cuando registró su entrada y salida, en lugar de tomar un café en Starbucks a unas 5 millas de distancia.

Cuando se trata de administrar una fuerza laboral en crecimiento, la automatización del proceso de nómina tanto como sea posible se convierte en una prioridad.Tener una conexión fluida entre su reloj registrador y otros sistemas de recursos humanos ahorra tiempo y dinero , pero no solo eso.Garantizar que la información fluya sin problemas y que los procesos estén claramente definidos en el sistema puede evitar la pérdida de datos, la duplicación de registros y la posible manipulación de los empleados.

Además, no tener que perseguir a sus empleados para entregar sus hojas de tiempo suena como el sueño perfecto hecho realidad. El uso de una aplicación de reloj de tiempo hace que todo el proceso sea más rápido, más preciso y menos lento.

Muchas de las soluciones de seguimiento del tiempo que se ofrecen hoy en día permiten enviar notificaciones automáticas a los empleados y/o gerentes bajo condiciones específicas. Por ejemplo,se puede notificar a un gerente si un empleado ha trabajado más de 40 horas esta semana y ahora registra horas extra.Los empleados pueden recibir una notificación si registran su entrada fuera de su horario de turno preasignado .

Estas notificaciones se pueden enviar por correo electrónico, notificación de aplicación móvil o mensaje de texto y, potencialmente, pueden evitar discrepancias y errores cuando sea el momento de contar las horas trabajadas.

Como se mencionó, los relojes de tiempo modernos vanmucho más allá de los sistemas de tarjetas perforadas de entrada y salida .Algunas soluciones ofrecen un seguimiento del tiempo basado en tareas, lo que le permite pagar un salario diferente por diferentes tareas, medir la eficiencia de los empleados y optimizar su fuerza laboral.

Gestión del factor humano

Tecnológica o no, la principal fuente de problemas de tiempo y asistencia son las personas. Los humanos somos inherentemente imperfectos, ansiosos y ocasionalmente deshonestos. Claro, haces lo mejor que puedes y nunca comprometes a tus trabajadores. A pesar de eso, existen algunos obstáculos comunes en su camino hacia la integración del reloj inteligente.

A la gente no le gusta sentirse espiada. Los empleados que están acostumbrados a informar sus propias horas de trabajo, o que simplemente no les gusta la sensación de que su valor para el lugar de trabajo se cuantifique cada hora, pueden mostrar resistencia al reloj registrador recientemente introducido. Además, dado que los relojes registradores suelen percibirse como más beneficiosos para el empleador que para el empleado, muchos trabajadores los consideran innecesarios. Hay varias maneras de lidiar con este problema.

Primero, cree una política de reloj registrador para su empresa y haga que sus empleados la lean y la firmen como parte de sus procesos de incorporación. Además, trate de aliviar las preocupaciones de los empleados comunicándoles los beneficios que les ofrece un sistema de seguimiento de tiempo inteligente.

Por último, y lo más importante, echa un vistazo a cómo lo hacen las grandes empresas. Uno de los mayores desafíos para las grandes empresas con miles de empleados es implementar un cambio organizacional transversal. No es de extrañar, ¿cómo va a hacer que miles de empleados acepten un cambio en la forma en que hacen las cosas?

De hecho, se ha desarrollado toda una disciplina llamada gestión del cambio para crear las mejores prácticas para promover el cambio organizacional.La conclusión es que, si desea que sus empleados se sumen a un nuevo reloj, o cualquier cambio, primero debe involucrar a los empleadosyhacer que se sientan comprometidoscon su empresa y sus objetivos . Los trabajadores comprometidos son trabajadores más productivos y felices.

Eso es mucho sentido común. Sin embargo, los trabajadores comprometidos también pueden convertirse en “embajadores del cambio” y ayudarlo a promover el cambio organizacional.

Esta es la lógica detrás de la popularidad de Facebook. Una vez que todos tus amigos se sumaron a las nuevas redes sociales, no querías quedarte atrás.Si puede incorporar a un grupo inicial de empleados, sus embajadores del cambio, el resto de sus empleados no dejarán atrás el nuevo software de tiempo y asistencia.

Así es como presenta con éxito un nuevo reloj registrador a sus empleados:

1. Presente el nuevo reloj registrador a una muestra de sus empleados que crea que responderán.
2. Pídales que prueben el reloj registrador durante un breve período de prueba.
3. Aprenda de la experiencia de prueba.
4. Cree anticipación para el nuevo reloj con el resto de sus empleados que no fueron "elegidos" para el piloto inicial.
5. Lanza el nuevo reloj registrador a todos tus empleados.

Siga estos pasos y le garantizamos que sus empleados adoptarán la nueva solución de reloj registrador.

Si nunca se ha encontrado con empleados que hacen trampa con las horas de trabajo informadas, puede pensar que "golpear a amigos" es un nombre en clave para un "club de lucha". No lo es, pero al igual que en "Fight Club",la primera regla de "golpear a amigos" es que los empleados no hablan sobre los golpes a amigos y otras técnicas de robo de tiempo.

Hay muchas maneras de combatir la práctica de marcar la entrada y la salida de un compañero de trabajo en un intento de literalmente robarte:

1. Puede solicitar selfies para registrarlo para asegurarse de que el nombre en la marca de tiempo y la cara en la imagen coincidan.
2. Puede considerar la geolocalización o el geoseguimiento de migas de pan en vivo como parte de su rutina de seguimiento del tiempo.
3. Puede ir tan lejos como para usar relojes de perforación biométricos.
4. Introducir relojes de tiempo portátiles para evitar el robo de horas.

En nuestra experiencia,la mejor solución no es técnica, sino cultural. Una definición clara de las prácticas prohibidas de seguimiento del tiempo, como marcar a un amigo en la política de seguimiento del tiempo que firman los empleados, y una políticade tolerancia cero para la asistencia y el robo de tiempode cualquier tipo , son el mejor camino a seguir.

Sin embargo, tenga en cuenta que una aplicación de reloj de tiempo puede etiquetar la ubicación del empleado cuando marcan la entrada y la salida y, además, la aplicación no redondea un segundo o un minuto. Las horas se calculan desde el segundo en que su empleado marca la entrada hasta el segundo en que marca la salida.

Los buenos empleados están más preocupados por la calidad de su trabajo que por la precisión de sus informes de horas de trabajo. Por lo tanto, no es de extrañar que incluso los trabajadores más dedicados a veces se olviden de marcar la entrada o la salida, incluso cuando saben que la política de reloj de la empresa les exige que lo hagan. Esto puede complicarse cuando el proceso de marcar la entrada y la salida no es lo suficientemente fluido o fácil de omitir, tiene una gran cantidad de empleados y las posibilidades de que alguien se olvide de marcar el reloj son altas...

Esto se denomina "pérdida de tiempo" y en realidad es un gran problema para muchas empresas: más del 38 % de los ingresos facturables potenciales se pierden por el tiempo sin seguimiento que se dedica a los correos electrónicos, las reuniones y los retrasos en el llenado de las hojas de asistencia, empresas que pueden abordar este problema. problema y resolverlo pueden ganar mucho con un aumento de los ingresos de hasta el 61%.

La mayoría de las soluciones de seguimiento de tiempo en línea permiten a los gerentes y/o empleados iniciar sesión en el sistema para actualizar y modificar registros (de acuerdo con los permisos, por supuesto) cuando sea necesario. Estos sistemas también suelen mantener un registro histórico de dichas alteraciones con fines de cumplimiento.

Además, una aplicación de reloj de tiempo le permite enviar una notificación automática a sus empleados media hora, o la hora que elija, antes de que se suponga que deben fichar para que se les recuerde que lo hagan.

Una solución de seguimiento de tiempo potente y robusta, como Connecteam, brinda a los propietarios de empresas la capacidad de realizar un seguimiento de los empleados que registran su entrada a lo largo del día con el seguimiento geográfico de Breadcrumbs en vivo y un efecto mínimo en su plan de datos o duración de la batería. Esto proporciona a los empleados que están en movimiento una red de seguridad de respaldo si les sucede algo durante el día y brinda a los gerentes y propietarios de negocios una supervisión completa de dónde (y cuándo) se encuentran sus empleados.

Conclusión sobre seguimiento de tiempo compatible

Es cierto (y bastante obvio) que diferentes negocios tienen diferentes requisitos. Algunos tienen empleados que trabajan en el campo y registran la entrada y la salida de forma remota. Otros quieren dejar de tener una línea en el reloj de marcación al final de la jornada laboral, con empleados esperando su turno para marcar la salida.

Hay algunas otras cosas que debe tener en cuenta antes de elegir un reloj de tiempo. Es importante recordar que debe cumplir con las normas, especialmente si está trabajando bajo un contrato gubernamental. Además, un reloj de tiempo robusto tendrá la capacidad de registrar las horas extras e incluso notificar a los gerentes si un empleado se acerca a las horas extras. Incluso puede hacer que se envíen notificaciones automáticas en tiempo real a sus empleados para recordarles que deben fichar la salida antes de que se hayan ido a horas extras. Al elegir el reloj de tiempo adecuado, será más fácil procesar de manera más eficiente y rápida las hojas de tiempo y la nómina, especialmente con la integración de QuickBooks Online y Gusto de Connecteam. Además, no habrá sorpresas porque podrás calcular digitalmente las horas de los empleados en tiempo real. De este modo, se reducen los errores manuales de lápiz y papel o las hojas de tiempo perdidas.

Un reloj de tiempo potente también permitirá a la administración realizar un seguimiento del tiempo que un empleado dedica a las tareas, proporcionando a la administración información valiosa sobre cómo los empleados dedican el tiempo en el reloj. Con el reloj de tiempo adecuado, puede abolir por completo los golpes de compañeros y el robo de tiempo. De este modo, su empresa ahorrará mucho dinero en tiempo robado.

Si los empleados tienen dificultades para incorporarse a su nuevo sistema de seguimiento de tiempo, revise los pasos mencionados anteriormente para asegurarse de que sus empleados estén entusiasmados y ansiosos por el nuevo cambio que tendrá lugar. Pruebe el nuevo sistema con solo unos pocos empleados, genere entusiasmo y anticipación por la nueva tecnología y luego lance el nuevo reloj registrador a todos sus empleados.

Tenga en cuenta que no existe una "talla única", pero incluso si no está buscando las campanas y silbatos y las funciones adicionales en las soluciones de control de tiempo de su elección, aún debe cumplir con las leyes laborales federales. Una tarea mucho más fácil con las soluciones de reloj de tiempo en línea.

¡Comience a realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados con Connecteam hoy!

Prueba gratuita de 14 días, no se requiere tarjeta de crédito.

Comienza tu prueba gratuita