Escale su empresa de limpieza con la aplicación líder en servicios de limpieza

Comenzar una empresa de limpieza puede ser una decisión lucrativa ya que hay mucho trabajo con mucha demanda, además de gastos generales bajos y ninguno de los costos operativos habituales. Sin embargo, administrar una empresa de limpieza conlleva su propio conjunto de desafíos. Desde contratar y capacitar al mejor equipo, planificar e interrumpir un cronograma efectivo, controlar el tiempo con precisión para facilitar la nómina, mantener una comunicación interna saludable, atraer clientes habituales y garantizar la satisfacción del cliente, y la lista podría continuar.

Muchos propietarios de negocios de limpieza han descubierto que confiar en lápiz y papel o incluso en hojas de cálculo de Excel con mensajes de texto interminables y grupos de WhatsApp desordenados no funciona. ¡Simplemente no lo corta! Dados los avances tecnológicos, recurrir a una solución digital para administrar las operaciones diarias es una obviedad.

Cientos de empresas de limpieza están utilizando Connecteam para combatir los desafíos diarios de administrar una empresa de limpieza. Como tal, creamos una guía basada en su uso para brindarlelas mejores prácticas para superar los desafíos y escalar su negocio de limpieza.

Retos a los que se enfrentaban las empresas de limpiezaantes de Connecteam

• Los informes del campo a menudo se extravían

“Cuando un limpiador necesita enviar un informe, como un formulario de confirmación de limpieza, generalmente no lo recibo hasta más tarde ese día si tengo suerte. Y si cometieron un error u olvidaron firmar el formulario, tengo que perseguirlos para obtener esta información, por lo que me lleva el doble de tiempo procesar la información”.

“A veces, mis empleados me envían confirmaciones a través de mensajes de texto que se vuelven difíciles de rastrear y son muy complicados”.

• El seguimiento de las horas puede dar lugar a errores

“El seguimiento del tiempo y la nómina pueden llevarme uno o dos días enteros porque tengo que revisar cientos de hojas de Excel o garabatos en papel y, a veces, pueden ocurrir errores. No es eficiente en absoluto”.

“Es solo un juego interminable de ping pong con mis empleados si descubro un error o necesito que recojan las horas”.

• Asignar turnos toma horas

“Si se abre un turno, tengo que buscar un reemplazo, y hacer malabarismos con tantos empleados y ubicaciones hace que esta tarea sea una tarea que realmente quiero evitar”.

• La incorporación es larga y lleva mucho tiempo

“Necesito nuevos limpiadores que estén en funcionamiento ese mismo día, pero en vez de eso, estamos atrapados en una habitación y perdemos un día entero revisando pequeñas cosas como lo que está en el manual del empleado. Es un desperdicio total cuando la mitad de mis nuevos empleados renuncian en el primer mes”.

• La comunicación interna es desordenada

“Cuando necesito enviar una actualización urgente, tengo que llamar a todos mis limpiadores uno por uno u organizar una conferencia telefónica o enviar mensajes de texto, pero no tengo idea de quién recibió el mensaje o ni siquiera se molestó en leerlo”.

“Mis limpiadores tienen dificultades para ponerse en contacto conmigo a veces porque estoy tan ocupado gestionando una docena de tareas diferentes que cuando vuelvo a ellos, ya es irrelevante”.

• Brindar el mejor servicio al cliente puede ser difícil

“Hay mucha competencia por ahí y realmente quiero tener una ventaja competitiva, pero necesito una herramienta que pueda ayudarme a administrar todo para poder concentrarme en el panorama general”.

¡No fue hasta que encontramos la aplicación de servicio de limpieza de Connecteam que nuestros mayores desafíos se convirtieron gradualmente en una cosa del pasado! – Servicios de limpieza BnB

Lea más sobre la experiencia de BnB Clean Service con la aplicación de servicios de limpieza Connecteam aquí.

Cómo Connecteam ayuda a los gerentes de limpieza a enfrentar los desafíos del lugar de trabajo

1. Automatice listas de verificación diarias, informes y formularios

Las operaciones diarias son una función central para administrar de manera eficiente su empresa de limpieza, por lo tanto, las listas de verificación y los informes se usan comúnmente para disminuir la fricción de las actividades diarias, automatizar el flujo de información, mejorar el tiempo de respuesta y generar supervisión.

Los siguientes son ejemplos de listas de verificación y formularios que las empresas de limpieza crean regularmente:

• Formulario de confirmación de limpieza
• Listas de verificación de limpieza diaria
• Listas de verificación de limpieza semanales
• Listas de verificación de limpieza mensuales
• Inspección del sitio o de la instalación
• Devolución de equipos y pedido de equipos
• Ticket de orden de reparación
• Reportar un problema
• Lista de verificación de conteo de inventario
• Formulario de pedido de existencias (artículos y cantidad)
• Formulario de devolución de existencias
• Aprobación de servicio al cliente
• Reporte de incidente
• Reembolso de gastos
• Revisión del desempeño de los empleados

Todas las listas de verificación, informes y formularios se registran digitalmente, se pueden compartir fácilmente como PDF o también se pueden exportar a Excel. Además, no hay límite en la cantidad de documentos que se almacenan y la cantidad de envíos no afecta el precio.

Además de eso, puede compartirlos con sus clientes para que sientan mejor que se están satisfaciendo sus necesidades.

2. Realizar un seguimiento preciso de las horas

El seguimiento del tiempo está disponible en el teléfono inteligente de un empleado, por lo que el seguimiento del tiempo y las hojas de nómina son mucho más fáciles de administrar con precisión.

• Reloj de entrada y salida simple con un sello de ubicación GPS
• Envío de recordatorios automáticos para garantizar que los empleados registren su entrada y salida a tiempo
• Utilizar etiquetas, adjuntos de turnos y notas para saber exactamente cuánto tiempo se asignó a cada cliente o el tipo de trabajo
• Para gestionar y aprobar las solicitudes de permisos y ausencias
• Exportación de hojas de nómina, por turno o en total.
• Integración con QuickBooks Online y Gusto para un procesamiento de nómina fácil y directo

3. Asigne turnos y llamadas de servicio fácilmente

Para despachar y administrar las llamadas de un usuario de servicio, las empresas de limpieza confían en la función de programación de trabajos de Connecteam para proporcionar toda la información relevante a los limpiadores fácilmente y todo desde un solo lugar:

• Asignación de limpiadores para servicios basados ​​en diferentes requisitos
• Proporcionar toda la información relevante, incluida la hora, la dirección y las instrucciones especiales para cada ubicación y cliente.
• Envío de recordatorios y notificaciones para garantizar que los limpiadores lleguen a tiempo y también para notificar al gerente si alguien llega tarde.
• Mantener registros de la hora y ubicación del reloj de entrada y salida, y habilitar notas de turno y comentarios cuando se necesita información adicional.
• Sepa cuándo los empleados fichan y completan un turno; además, los empleados pueden agregar imágenes y comentarios para cada turno si es necesario.
• Permitir que los empleados acepten o rechacen turnos (opcional, se puede deshabilitar).

4. Garantizar el cumplimiento en todos los niveles

El cumplimiento es una obligación para la mayoría de las empresas de limpieza, por lo tanto, los formularios de 'Leer y firmar' y los cursos de capacitación periódicos de actualización son comunes. Todos los documentos se registran y se envían automáticamente como una copia en PDF a correos electrónicos predefinidos a través de la aplicación; además, cualquier formulario se puede personalizar y los informes resumidos se pueden exportar en cualquier momento.

• Reconocimiento del manual del empleado
• Uso de materiales peligrosos
• Salud y seguridad
• acuerdo uniforme
• Política de acoso sexual
• Informe de hallazgos de incidentes
• Otros leer y firmar documentos.

5. Incorpore y capacite eficientemente a su personal

Las empresas de limpieza a menudo se enfrentan a una alta tasa de rotación y deben tener un nivel de servicio superior para cada trabajo, por lo que es importante utilizar Connecteam para agilizar su proceso de incorporación. Con la aplicación, todo es más eficiente y rápido.

• Una carta formal carta de bienvenida a bordo
• Lista de verificación de nuevos empleados
• formulario de datos personales
• Formularios de cumplimiento de verificación de antecedentes y seguridad
• Formulario de pedido y acuerdo de uniformes de empleados
• Acuerdo de no divulgación
• Declaración de vacaciones reservadas previamente
• Leer y firmar formularios apropiados

Además de la incorporación, es importante capacitar a sus limpiadores siempre que sea necesario para que no haya lagunas de conocimiento. Las empresas de limpieza utilizan Connecteam para realizar un seguimiento del progreso de un empleado y crear material de formación sobre cosas como:

• Formación en seguridad y salud
• Capacitación sobre el uso adecuado de materiales peligrosos
• Capacitación sobre acoso sexual
• Uso y mantenimiento de equipos
• Prueba y cuestionarios.

Obtenga más información aquí sobre la capacitación efectiva para su personal de limpieza.

6. Mejorar la comunicación interna

La comunicación interna no es tan fácil de lograr cuando sus empleados están dispersos y no se sientan en un solo lugar. Por lo tanto, Connecteam facilita la superación de este desafío al incluir características como:

• Directorio de empleados: es fácil encontrar los detalles de contacto de un empleado o cliente simplemente buscando el nombre, la ubicación, el cargo y más.
• Grupos y canales de chat: cree un grupo interno para ubicaciones de trabajo o equipos pequeños para que sea más fácil para todos mantenerse en contacto.Los empleados pueden informarse entre sí si una carretera está cerrada o si no tienen un producto y alguien está cerca para ayudarlos.
• Notificaciones automáticas y actualizaciones en tiempo real : tanto para anuncios formales como informales, como actualizaciones de recursos humanos, una carta del director ejecutivo, reconocimiento de empleados o actualizaciones sobre la política de la empresa, etc.Vaya un paso más allá y envíe comentarios sorprendentes de un cliente a todos sus empleados para ayudar a levantar la moral.

7. Fácil acceso a los protocolos de la empresa

Para garantizar el cumplimiento general, es imprescindible tener todos los protocolos de la empresa disponibles con solo hacer clic en un botón. Además, cuando actualiza un protocolo, solo necesita hacerlo una vez en la aplicación de servicios de limpieza digital y todos tienen la versión actualizada. No más imprimir decenas de copias físicas y molestar a los empleados.

• Procedimientos operativos estándar (POE)
• Protocolos de seguridad y emergencia
• Procedimientos de limpieza de alfombras.
• Manual del Empleado
• Código ético
• Política de acoso sexual
• Política de uniformes

8. Mejorar la seguridad en el lugar de trabajo

Las empresas de limpieza elevan sus estándares de seguridad y crean una conciencia de "seguridad primero" al permitir que los empleados informen en tiempo real, hagan disponible la información de seguridad y comuniquen temas relacionados con la seguridad. Algunas de las mejores prácticas incluyen:

• Informes rápidos y fáciles: en tiempo real, es fácil para los empleados enviar informes sobre peligros o incidentes, y el supervisor correspondiente recibe el informe de inmediato para una evaluación adicional.
• Recursos digitales de seguridad: garantizar que todos los protocolos, consejos y recursos de seguridad estén disponibles con un clic, junto con "lecciones aprendidas", hallazgos de incidentes y consejos de seguridad periódicos.
• Capacitación continua en seguridad: envío regular de material de capacitación a los empleados para garantizar que no haya lagunas de conocimiento y que los empleados estén al tanto de ciertas actualizaciones, además de que es fácil enviar cuestionarios para asegurarse de que se entendió el contenido.El administrador puede seguir el progreso y puede enviar un recordatorio para completar la capacitación.
• Comunicación de seguridad primero: en un toque, puede distribuir y comunicar actualizaciones y protocolos relacionados con la seguridad, como informes de búsqueda de incidentes, actualizaciones y guías sobre el uso de materiales y equipos peligrosos, actualizaciones en tiempo real y más.

9. Optimizar las necesidades de recursos humanos

Los equipos de recursos humanos y los ejecutivos prefieren automatizar los procesos y obtener un mejor control sobre los problemas relacionados con la fuerza laboral a través de:

• Recomiende a un amigo: es fácil recomendar a amigos para un puesto en la empresa para ayudar a mejorar el alcance del reclutamiento.
• Gestión de solicitudes de vacaciones o licencias por enfermedad: los empleados reciben una actualización instantánea si una solicitud fue aprobada o denegada.
• Formulario de información personal: al incorporar nuevos empleados, es fácil obtener información personal, información de contacto, contacto de emergencia, documentos como formularios de impuestos, identificación con foto y más.
• Actualización de la información de contacto: reciba instantáneamente una actualización de la información de un empleado, como nombre, dirección, cuenta bancaria y más.
• Encuestas de satisfacción de empleados o evaluaciones de desempeño.

Connecteam es una verdadera solución de administración todo en uno que incluye numerosas capacidades para escalar su negocio. Además, el precio no hace un agujero en su bolsillo trasero. ¡Comienza tu plan gratis hoy!