Cómo crear una factura consolidada para pagos más rápidos

Para los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas, el tiempo realmente es dinero. Desafortunadamente, hay algunos aspectos de trabajar por cuenta propia que consumen tiempo pero que no generan ingresos directamente, como la creación de facturas, el seguimiento de los pagos y la generación de recibos. Encontrar formas de ahorrar tiempo en estas tareas le permite concentrarse en el trabajo por el que sus clientes realmente le pagarán.

El uso de facturas consolidadas es una forma inteligente de simplificar y acelerar el proceso de facturación. Enviar una sola factura que abarque todo el trabajo realizado para un cliente durante un período determinado puede ayudarlo a mantenerse organizado y aumentar su eficiencia. Además, el proceso de creación de una factura consolidada es simple e implementarla en sus proyectos independientes o de pequeñas empresas no podría ser más fácil.

En este artículo, explicaremos qué son las facturas consolidadas, por qué pueden ser útiles y cómo crearlas con Hiveage. ¡Hagámoslo!

Una introducción a la facturación consolidada (y por qué debería usarla)

Una factura consolidada es cuando factura a un cliente por todo el trabajo realizado durante un período de tiempo predeterminado. Por ejemplo, un escritor independiente podría enviar una factura a un cliente por todos los artículos que escribió durante un mes, en lugar de enviar una factura por separado para cada artículo individual. Independientemente de si el escritor completó dos artículos ese mes o doce, todavía enviaría una sola factura.

Puede encontrar las facturas consolidadas particularmente útiles si usted o su empresa se encuentran con frecuencia en las siguientes situaciones:

• Tiene clientes habituales que realizan pedidos de varios productos o servicios de forma regular.
• A menudo trabaja en proyectos a largo plazo para clientes, que contienen varias etapas que deben facturarse como servicios o productos individuales.
• Está brindando un servicio continuo y cobra a sus clientes por hora, y desea facturarles todas las horas que ha trabajado durante un cierto período de tiempo.

Como probablemente pueda imaginar, el uso de la facturación consolidada ayuda a simplificar el proceso de facturación a sus clientes y mejora su eficiencia. Ahorrará el tiempo que dedica a crear facturas individuales, ya que tendrá que juntarlas con menos frecuencia. Tener menos archivos para realizar un seguimiento también ayudará con la organización y la gestión de archivos. Si alguna vez necesita recuperar una factura, tendrá menos archivos para clasificar.

Sin embargo, quizás el beneficio más significativo de las facturas consolidadas es su potencial para agilizar el proceso de pago. Enviar muchas facturas a un cliente en un corto período de tiempo puede ser una receta para facturas perdidas y pagos atrasados.

Por otro lado, es menos probable que los clientes pierdan el rastro de una sola factura, lo que significa que no debería perder tiempo rastreando a los clientes para asegurar los pagos faltantes. Esto también ayuda a sus clientes a evitar facturas atrasadas y mantenerse organizados (solo hay una fecha de facturación para realizar un seguimiento y un ciclo de facturación fijo), lo que probablemente les dejará una buena impresión de cómo es trabajar con su empresa.

Cómo crear una factura consolidada (en 3 pasos)

Afortunadamente, crear una factura consolidada es bastante simple. Además, Hiveage ofrece varias herramientas que pueden ayudarlo en el camino. Analicemos lo que deberá tener en cuenta al configurar su primera factura consolidada.

Paso 1: determinar el ciclo de facturación de la factura

Cuando trabaje con clientes habituales o en proyectos prolongados, es importante determinar con anticipación el ciclo de facturación que utilizará para sus facturas consolidadas. Será útil para sus clientes saber cuándo esperará sus pagos. Además, tener un ciclo de facturación definido garantiza que no tendrá que esperar varios meses antes de recibir su primer cheque de pago.

Los ciclos de facturación que establezca deberán tener sentido para usted, sus clientes y su negocio. Sin embargo, los ciclos mensuales y de 30 días son comunes y pueden ser fáciles de seguir para usted y sus clientes. Es mejor no hacer que sus ciclos sean demasiado largos, ya que esto afectará la entrada constante de ingresos a su negocio.

Paso 2: mantenga registros detallados de las facturas

Es extremadamente importante mantener registros completos y claros del tiempo que pasa trabajando en cada proyecto, junto con cualquier servicio o producto que pueda proporcionar a sus clientes durante cada ciclo de facturación. Necesitará esta información cuando cree sus facturas consolidadas.

Una solución simple es realizar un seguimiento de sus horas en una hoja de cálculo o en un calendario. Sin embargo, si realmente desea agilizar este proceso, también puede aprovechar las prácticas funciones de seguimiento de Hiveage. Entre otras cosas, Hiveages le permite pausar y poner en marcha el reloj cuando se toma descansos del trabajo y guardar plantillas para las tareas que realiza con regularidad (para facilitar el mantenimiento de registros).

Paso 3: escriba su factura (en lugar de varias facturas)

Una vez que se recopila toda la información necesaria y se alcanza el final de un ciclo de facturación, puede ingresar sus tiempos, servicios y productos en una factura y enviarla a su cliente. Asegúrate de incluir:

• Las fechas del ciclo de facturación
• Una lista detallada de lo que le está cobrando al cliente
• Cuánto le está cobrando al cliente por cada línea de pedido
• El total de la factura (incluidos los impuestos y tasas pertinentes)

Si le preocupa olvidar algo, considere usar el generador de facturas de Hiveage, que incluye campos para toda la información que deberá proporcionar a sus clientes. Además, si realizó un seguimiento de su tiempo con Hiveage, simplemente puede convertir sus registros en una factura, lo que hace que el proceso sea rápido y fácil.

Conclusión: cómo usar facturas consolidadas

Dirigir su negocio debe tratarse de ganar dinero, no de gestionar el papeleo. El uso de facturas consolidadas le brinda más tiempo para dedicarlo a los aspectos de su negocio que son más importantes para usted, en lugar del proceso de facturación. Además, es un sistema más simple y más conveniente tanto para usted como para sus clientes.

Lo mejor de todo es que puede consolidar facturas en solo tres pasos:

1. Determinar el período de facturación de la factura.
2. Mantenga registros detallados
3. Redacta tu factura

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo usar las facturas consolidadas de manera efectiva? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!