5 casos de uso de gestión de contenido empresarial a considerar

Hemos reunido cinco casos de uso de administración de contenido para que los considere cuando considere invertir en una solución de administración de contenido empresarial (ECM).

Cuatro de ellos son cortesía de DocuWare, uno de los socios tecnológicos de Impact Networking. Para leer más estudios de casos de DocuWare, siga este enlace.

¿Por qué la gestión de contenido empresarial?

¿Por qué las organizaciones de hoy necesitan un sistema ECM para sus operaciones?

La gestión de contenido empresarial ayuda a las empresas a digitalizar, controlar y automatizar flujos de trabajo para información estructurada y no estructurada, como facturas, currículos, documentos fiscales, correos electrónicos y más.

Como puede imaginar o ya sabe, poder administrar esta información de manera efectiva y eficiente a través de una solución centralizada es importante para una organización moderna enfocada en mejorar sus capacidades digitales.

Con el volumen de datos presente incluso en las pequeñas empresas hoy en día, la necesidad de administrarlos adecuadamente crece y la necesidad de flujos de trabajo optimizados a través de soluciones como ECM se vuelve más evidente cada año.

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Caso de uso #1: Avance (sin fines de lucro)

Avance tiene su sede en San Antonio y opera alrededor de 30 centros de educación infantil en San Antonio y otras ciudades.

Estos centros educativos necesitan ordenar una gran cantidad de suministros (ya sea fórmula, pañales o muebles) y, como resultado, hay muchos pedidos que deben controlarse.

Antes de implementar un ECM, la organización dependía exclusivamente de procesos en papel, lo que, según admitieron ellos mismos, hizo que el proceso de aprobación y adquisición fuera lento e ineficiente.

Estos procesos basados ​​en papel, en su mayoría relacionados con formularios de órdenes de compra en papel, tendrían que enviarse por correo entre oficinas o a través de FedEx, ambas prácticas que consumen mucho tiempo.

Después de digitalizar estos procesos con un sistema de gestión de contenido, se utilizó un script de automatización para contabilizar e informar sobre todas las compras pendientes, lo que permitió a la organización tener una imagen precisa y actualizada de los pedidos pendientes y los fondos restantes de la subvención.

También ahorraron en una cantidad sustancial de espacio físico después de eliminar una multitud de archivadores redundantes recientemente, lo que benefició a sus lugares de trabajo y a los empleados que los utilizan.

Caso de uso n.º 2: crédito de ventaja (finanzas)

Advantage Credit ofrece servicios de informes crediticios a prestamistas hipotecarios, corredores y bancos.

Antes de la digitalización, como Avance, la empresa dependía en gran medida de los procesos basados ​​en papel.

Debido a esto, la organización tuvo enormes dificultades con la retención de empleados, ya que no podía ofrecer ninguna flexibilidad a los trabajadores con respecto al trabajo remoto.

El resultado de esto fue un nivel problemático de rotación de empleados, que empeoró después de más de una década en la industria, con muchos trabajadores maduros que deseaban flexibilidad.

En un esfuerzo por abordar estas preocupaciones de la fuerza laboral, se buscó una estrategia de transformación digital y la introducción de un sistema de gestión de contenido empresarial fue un aspecto central de la misma.

Advantage necesitaba una solución de gestión de documentos que fuera segura y capaz de digitalizar documentos en papel para recuperarlos, compartirlos y colaborar.

Después de la implementación del sistema ECM, la empresa pudo lograr todos estos objetivos y, como resultado, pudo ofrecer oportunidades de trabajo remoto a los empleados.

Advantage Credit pudo cambiar el 90% de su fuerza laboral al trabajo remoto, reduciendo los costos de alquiler de oficinas en un 65%, mejorando la productividad en un 50% y, lo que es más importante, mejorando la retención de empleados en un 100%.

Caso de uso n.º 3: Ewart-Ohlson (fabricación)

Ewart-Ohlson Machine Company trabaja con máquinas de control numérico por computadora (CNC) y produce piezas para las industrias aeroespacial, energética, siderúrgica y automotriz.

La empresa se fundó en 1942 y durante muchos años siguió las normas de cumplimiento AS9100 para sus datos e información.

Debido a que todos los documentos antes de la digitalización se adquirían manualmente, tenían que almacenarse y protegerse en una ubicación física, por lo general, un archivador en el sitio.

Cuando el personal necesitaba hacer referencia a un documento, por ejemplo, con fines de control de calidad o por solicitud de un cliente, la búsqueda de documentos requería mucho trabajo y era lenta.

Con hasta 300 páginas de documentos que deben archivarse cada semana, es fácil ver por qué esto se había convertido en un problema que necesitaba ser tratado más temprano que tarde.

Después de implementar un sistema de administración de contenido, Ewart-Ohlson ahora no solo podía brindar un acceso mucho más efectivo a la documentación necesaria para el personal, sino también para los clientes. En definitiva, lo que antes era un trabajo de 30 minutos ahora lleva menos de uno.

Además de esto, el ECM pudo adherirse a las regulaciones necesarias, por lo que la información se podía manejar, acceder y compartir sin dejar de cumplir.

Caso de uso #4: Ciudad de Oakfield (gobierno)

Oakfield es una ciudad en el estado de Nueva York y está gobernada por la oficina de la ciudad de Oakfield.

Antes de embarcarse en un plan de transformación digital, la ciudad de Oakfield dependía del almacenamiento manual de todos los documentos oficiales en sus oficinas.

Mantener registros exclusivamente en papel significaba que la oficina tenía que agregar continuamente espacio físico para almacenarlos, y se les cotizó un precio de $ 300,000 para agregar una sala de retención de registros para este propósito.

Sabiendo que esta era una situación que solo requeriría más gastos y expansión en el futuro, la ciudad de Oakfield decidió un curso de digitalización como alternativa.

Después de adoptar una solución de administración de contenido empresarial, el gobierno local de la ciudad pudo almacenar más de 40 000 de sus documentos existentes en almacenamiento en la nube.

Cada mes se escanean alrededor de 300 documentos nuevos en el sistema y ahora, gracias a su sistema de almacenamiento en la nube, la oficina gubernamental de la ciudad de Oakfield puede archivar y acceder de manera segura a datos confidenciales y no confidenciales con facilidad.

Caso de uso n.º 5: Watertech of America

Watertech of America ofrece programas de tratamiento de agua en Wisconsin, Minnesota, Iowa y el norte de Illinois.

Watertech pone un gran énfasis en lo que denomina “ambientalismo práctico”, que busca casar la sostenibilidad con la eficiencia para sus clientes.

Desafortunadamente, los sistemas de documentación de Watertech no eran sostenibles, y en poco tiempo su pequeña oficina albergaba alrededor de 40 archivadores llenos de documentos en papel.

Esto estaba causando un alto grado de ineficiencias en los procesos operativos de la empresa, por lo que buscaron un sistema de gestión de contenido para aliviar este punto débil.

Después de que Impact Networking realizó una auditoría de descubrimiento e hizo las recomendaciones adecuadas para implementar la estrategia de gestión de documentos de Watertech, se implementó un ECM y se digitalizaron los procesos de documentación de la empresa.

Esto permitió a la organización alejarse del uso exclusivo de procesos basados ​​en papel y, en cambio, cambiar a un depósito digital más eficiente y seguro para capturar y almacenar datos e información.

Sin duda, creo que la implementación de DocuWare con Impact ha sido una de las mejores cosas que hemos hecho en mis 12 años en la empresa. – Jon Tiegs, vicepresidente, Watertech of America.

Línea de fondo

Hay varios casos de uso que pueden informar la decisión de una empresa de implementar una estrategia para la adopción de la gestión de contenido empresarial.

El uso principal y más obvio es la reducción de tareas manuales, basadas en papel y que consumen mucho tiempo y que habitualmente cuestan tiempo y dinero a las empresas.

ECM no solo puede mejorar la eficiencia en los procesos operativos a través de la digitalización, sino que también se pueden agregar flujos de trabajo de automatización para ir aún más lejos y los estándares de cumplimiento de datos se pueden lograr fácilmente con soluciones modernas.

Además, los casos de uso fuera de la menor dependencia de los procesos manuales, como la mayor flexibilidad de cómo se pueden manejar los datos, significa que las organizaciones que implementan sistemas ECM pueden disfrutar de una estructura de proceso de flujo de trabajo optimizada y eficiente.

Esperamos que estos casos de uso de administración de contenido le hayan dado una idea de por qué las empresas implementan ECM y lo alentamos a que visite a nuestro socio, DocuWare, para conocer más casos de uso de administración de contenido.

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