Su plan de contingencia: qué es y cómo hacer uno

Usted, como dueño de un negocio, no tiene idea de lo que está a la vuelta de la esquina. Podría ser la ruina financiera total (espero que no), ¡o incluso algo así como una pandemia global!

Cualquiera que sea el desastre, la fortuna de una empresa puede cambiar drásticamente, descarrilando por completo sus operaciones.

Y por lo tanto, necesita un plan de contingencia.

Es decir, un plan de respaldo, para todas y cada una de las eventualidades.

Analicemos exactamente qué es un plan de contingencia, sus beneficios y cómo utilizar las herramientas adecuadas para crear el suyo propio.

La definición de un plan de contingencia

En definitiva, un plan de contingencia es un plan bien pensado que cubre todas las áreas de tu empresa.

Está diseñado para corregir errores relativamente pequeños antes de que se conviertan en desastres completos.

Claro, probablemente ya hayas oído hablar del término "Plan B". Y eso es exactamente lo que es. Plan de “contingencia” pasa a ser el término profesional.

Cuando se ejecuta correctamente, un plan de contingencia ayuda a su empresa a recuperarse en muy poco tiempo. No solo eso, sino que también está diseñado para evitar que vuelvan a ocurrir problemas similares.

¿Por qué es importante un plan de contingencia?

Una idea errónea clásica que tienen las empresas es la siguiente: si comete un error, simplemente puede corregirlo y nunca más volverá a suceder. Sin embargo, la realidad es que esta complacencia significa que el problema seguirá volviendo una y otra vez. Si esto no se maneja adecuadamente, estos problemas recurrentes pueden tener consecuencias devastadoras, incluido el cierre del negocio.

Como se ha demostrado en los últimos años, las vidas profesionales y personales pueden cambiar muy rápidamente y, sin embargo, es posible que las empresas aún no estén preparadas para estos cambios. Los estudios muestran que un asombroso 39% de los profesionales de recursos humanos no tenían un plan de contingencia para hacer frente a COVID-19 al comienzo de la pandemia. Esto, junto con otras razones, muestra lo importante que es pensar rápido y tener planes de contingencia.

• Ayuda a reducir el daño comercial : un plan de contingencia les da a las empresas una ventaja, minimizando el daño potencial. Por ejemplo, si trabaja en el comercio minorista y es necesario retirar un producto, un plan de contingencia garantizará que no todos los gerentes de tienda tengan que lidiar con eso. Digamos que tres clientes se quejan del mismo artículo. Los gerentes de las tiendas simplemente deben retirar el artículo en cuestión e informar a los clientes de su retiro. Este plan de contingencia protegerá en última instancia la reputación de la tienda.
• Su empresa se recupera más rápido : no se puede negar que la pandemia nos tomó a todos con la guardia baja. Debido a que las empresas han sufrido, recuperado y rediseñado varios flujos de trabajo en la era posterior a la pandemia, cuentan con planes de contingencia en caso de que un evento de esta escala vuelva a ocurrir. Y esto se aplica en prácticamente todos los escenarios. Una vez que haya establecido un procedimiento, será más rápido implementarlo la próxima vez.
• La confianza de los empleados aumenta : los planes de contingencia garantizan que incluso el empleado más nuevo esté preparado para un problema potencial. El personal puede simplemente llegar a trabajar sin tener que preocuparse, ya que sabrán cómo manejar varias posibilidades. Por ejemplo, si trabaja en la construcción y tiene un plan de contingencia para un peligro de seguridad, entonces su equipo ya sabe cómo manejarlo en el futuro para asegurarse de que nadie más esté expuesto a él.

5 pasos para crear un plan de contingencia

A decir verdad, diseñar su plan de contingencia no es fácil. Lleva tiempo y es el resultado de una investigación detallada y una lluvia de ideas. Estos son algunos pasos esenciales que todos los gerentes deben seguir al crear un plan de contingencia.

En primer lugar, es importante sentarse como equipo y decidir cuáles cree que podrían ser los desafíos potenciales que enfrenta como empresa. Como gerente, las cosas que considera desafíos pueden ser diferentes de las que enfrentan sus empleados a diario. Al involucrarlos en el proceso de lluvia de ideas, todos los miembros del equipo pueden estar en la misma página. Si todos los miembros del equipo no pueden participar en una reunión, siempre puede abrir un buzón de sugerencias para asegurarse de que se escuche la voz de todos, de una forma u otra.

Capacite al personal para que haga sugerencias para su plan de contingencia

Aprende más

Una vez que haya identificado los desafíos/riesgos clave, puede comenzar a comprender por qué ocurren. Luego puede pensar en soluciones a estos problemas para que no vuelvan a ocurrir. En preparación para cualquier incidente futuro, anote los contactos de emergencia a los que deben llamar los miembros del personal. También puedes anotar los procedimientos del plan de contingencia y qué recursos podrías necesitar para cada uno.

Una vez que haya enumerado los procedimientos de su plan de contingencia, deberá enumerarlos en orden de prioridad. Cualquiera que sea la industria, la seguridad siempre debe estar en la parte superior de la lista. Por ejemplo, si trabaja en la construcción, debe decidir cómo se deben colocar los andamios. Si el andamio está mal construido, entonces se ejecutará el procedimiento de seguridad de acuerdo con el plan de contingencia. Advertir a los trabajadores con anticipación evitará que se expongan a peligros, lo que podría salvar vidas en el proceso.

Para que su plan de contingencia sea lo más efectivo posible, es hora de deshacerse de los grandes aglutinantes que requieren horas para que los gerentes encuentren los procedimientos correctos. Las aplicaciones como Connecteam tienen todo lo que necesita para que su personal pueda acceder fácilmente a los procedimientos de contingencia y alertar a otros miembros del equipo antes de que ocurran posibles desafíos.

• Los miembros del equipo pueden usar el buzón de sugerencias para enviar ideas para el plan de contingencia, mejorando el compromiso de los empleados.
• Con el centro de conocimientos de Connecteam, puede cargar todos sus procedimientos junto con imágenes, videos, etc. Esto ayudará a su equipo a saber exactamente qué hacer cuando se presente una situación. Los empleados pueden ver visualmente qué hacer sin tener que ir y venir con los gerentes por llamadas telefónicas. De lo contrario, pueden contactar a su gerente con comunicación interna (1: 1 o chat grupal).

• Utilice la gestión de tareas para permitir que los miembros del equipo ejecuten el plan de contingencia siguiendo los procedimientos.
• Envíe actualizaciones para informar a todo su equipo que el plan de contingencia está listo para leer y seguir si es necesario. Los empleados deben leer cada página antes de continuar, asegurándose de que todos la hayan leído y entendido.
• La programación de turnos elimina la carga mental y la posibilidad de error humano. Por ejemplo, esta característica alerta automáticamente a los empleados de los conflictos. Los gerentes pueden ver quién está disponible o no disponible si ocurre el peor de los casos y asegurarse de que se cubran todos los turnos necesarios.
• Use formularios/listas de verificación para asegurarse de que todo se verifique de antemano, minimizando el potencial de error humano. Envíe fácilmente formularios de evaluación de riesgos a los empleados. Esto es especialmente beneficioso para los trabajadores de seguridad y salud.

Incluso cuando su plan de contingencia esté listo para publicarse, es importante revisarlo y asegurarse de que sea lo más eficaz y eficiente posible. A medida que su empresa crece, también debería hacerlo su plan de contingencia. Es un trabajo en proceso que necesitará ser evaluado y editado con el tiempo.

Por ejemplo, los desastres naturales y las pandemias globales pueden requerir que los gerentes cambien los procedimientos de acuerdo con el protocolo de salud y seguridad.

El resultado final de los planes de contingencia

Cuando todo está dicho y hecho, un plan de contingencia no necesita ser algo para lo que los empleados requieran horas de capacitación. Tampoco requiere amontonar a todos sus empleados en una habitación, lo que puede ser particularmente desafiante para los trabajadores sin escritorio.

La verdad es que no necesitarás imprimir tu plan de contingencia en un montón de hojas. En su lugar, simplemente use una aplicación todo en uno para poner en marcha su plan y realizar los cambios pertinentes a medida que avanza.

Una vez que use Connecteam, ya no se preguntará qué es un plan de contingencia o cómo solucionará una amplia gama de problemas futuros. Te estarás preguntando lo siguiente: “¿Por qué no creé uno antes?”