Cómo crear un programa PTO (tiempo libre pagado) para su empresa

Antes de contratar a un nuevo empleado, ya debe tener una política de tiempo libre pagado. Esta política juega un papel muy importante en la atracción de nuevas contrataciones, impulsando el compromiso y la productividad, y está integrada en la cultura de la empresa. Ahora, no está obligado a ofrecer tiempo libre pagado; sin embargo, más del 60% de los empleados de pequeñas empresas tienen acceso a PTO (tiempo libre pagado) para vacaciones, días festivos y enfermedad, pero dependiendo del estado en el que se encuentre, el las reglas y políticas pueden variar.

No es ningún secreto que la toma de fuerza puede ser difícil de mapear, por eso respondemos a sus preguntas más candentes sobre la toma de fuerza. En este blog, nos sumergimos en lo que es PTO, las ventajas y desventajas, las diferentes reglas por estado y cómo crear un programa de PTO que funcione mejor para su empresa y sus empleados.

¿Qué es PTO?

El tiempo libre pagado o tiempo libre personal (PTO) combina días de enfermedad, días de vacaciones y días personales para que los empleados los usen como quieran, necesiten o deseen. Cada vez que un empleado necesita o quiere tomarse un tiempo libre, la política de PTO le permite usar una cantidad de tiempo como horas pagas y depende del empleado usar este tiempo como quiera. Desde recoger a sus hijos, dejar entrar a un reparador, ir a ver a un médico, etc. La forma en que el empleado usa este tiempo no es asunto del empleador.

¿Cuál es la diferencia entre PTO y vacaciones?

Por lo general, cuando un empleado se toma un tiempo libre en el trabajo, lo hace con unas vacaciones. Ahora, unas vacaciones son tiempo libre pagado que se toma sin condiciones, lo que significa que se deben salarios debido a las leyes estatales o la política del empleador, y también el empleado tiene discreción sobre cuándo se toman las vacaciones y por qué razón.

PTO, por otro lado, es cualquier momento en que se paga a un empleado mientras no está trabajando. Básicamente, es cualquier permiso pagado. PTO es mucho más amplio que unas vacaciones, ya que las vacaciones son básicamente un ejemplo de PTO, pero PTO no es exactamente unas vacaciones. Un PTO sin vacaciones incluye licencia por maternidad, servicio de jurado, licencia por enfermedad o pago de vacaciones.

¿Se requiere que un empleador ofrezca PTO como un beneficio para empleados?

De nada. A nivel federal, los empleadores no están obligados a ofrecer PTO a sus empleados. Teniendo eso en cuenta, su estado, condado y ciudad pueden tener requisitos fijos en vacaciones y tiempo por enfermedad. Tenga en cuenta que estas leyes cambian constantemente, así que asegúrese de consultar el sitio web del Departamento de Trabajo de su estado y los sitios web de su condado y ciudad para mantenerse actualizado sobre las reglas que pueden aplicarse a su negocio.

El Empleado y el Empleador están Protegidos

Antes de la PTO, es posible que sus empleados hayan mentido sobre cómo estaban usando su tiempo libre. Por ejemplo, llevaron a sus hijos al médico o necesitaban dejar entrar a un técnico todo el día, pero lo reclamaron como un día de baja por enfermedad. Con PTO, sus empleados tienen más flexibilidad para crear un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida y no se sienten presionados a inventar historias, sino que pueden ser honestos con respecto a su tiempo.

Los gerentes deben asegurarse de tener pautas claras cuando se trata de su política de PTO. Incluya esto en su manual del empleado para que su equipo pueda consultar la política de PTO según sea necesario. Las pautas dejarán claro el proceso, por ejemplo, el PTO debe solicitarse dos días antes a menos que el empleado esté gravemente enfermo.

Antes de implementar su política de PTO, asegúrese de que sus empleados entiendan por qué esta es la nueva política y explíqueles el proceso de pensamiento detrás de ella para que no se resistan a la nueva política. Este nivel de transparencia ayuda a garantizar una adopción fluida.

¿Puedo ofrecer diferentes políticas de PTO a diferentes empleados?

Sí, los empleadores pueden ofrecer diferentes políticas de tiempo libre remunerado a diferentes empleados. Sin embargo, la razón NO PUEDE ser por discriminación (raza, sexo, religión, etc.). Además, recuerde que cada estado tiene sus propias limitaciones y es posible que no permita ciertas políticas de tiempo libre remunerado, así que asegúrese de verificar qué es y qué no. permitido.

A continuación se presentan los escenarios más comunes para necesitar o querer ofrecer diferentes políticas de tiempo libre remunerado a diferentes empleados:

• Antigüedad: el PTO puede ser diferente para los empleados que han trabajado más tiempo en la empresa.Por ejemplo, un empleado nuevo solo puede recibir 14 días de PTO durante el primer año. Mientras que un empleado que ha estado en la empresa durante más de tres años recibe 21 días de PTO.
• Promociones: A los empleados con mayor antigüedad, o empleados que fueron ascendidos recientemente, se les pueden asignar más días de PTO.
• Empleados a tiempo completo o a tiempo parcial: cuando se trata de contratar empleados a tiempo completo o parcial, la cantidad de PTO puede variar.Por ejemplo, un empleado de tiempo completo puede comenzar con 14 días mientras que un empleado de medio tiempo comienza con 10 por año.

¿Cuáles son las leyes estatales sobre PTO y tiempo de vacaciones?

Cuando se trata de vacaciones, existen numerosas leyes estatales. Por ejemplo, cubren:

• Salarios ganados: algunos estados consideran el tiempo de vacaciones acumulado como salarios ganados y requieren que el empleador pague esto cuando se despide a un empleado.
• Úselo o piérdalo: algunos estados permiten que una póliza de vacaciones tenga una "fecha de vencimiento".
• Una combinación de los dos.

Los estados no requieren que un empleador reduzca el tiempo de vacaciones pagadas a sus empleados, sin embargo, la mayoría regula el PTO. La mayoría de los estados tienen una política de tiempo libre pagado que solo se aplica al tiempo de vacaciones ganado.

Incluso si su estado requiere un pago de vacaciones acumuladas o no, debe abordarlo en las políticas de su empresa. Esto significa que puede elegir la política que mejor se adapte a usted y a sus empleados cuando se trata de pagar el tiempo acumulado.

¿Cuáles son las leyes de PTO por estado?

California

Los empleadores no pueden implementar una política de úsalo o piérdelo, sin embargo, pueden incluir un límite en las acumulaciones. Los empleadores están obligados a pagar a los empleados que fueron despedidos por vacaciones acumuladas en su pago final. En California, el pago de vacaciones es una forma de salario que un empleador puede optar por ofrecer a los empleados.

La ley de tiempo acumulado de California se aplica al tiempo de vacaciones o al tiempo de vacaciones que se combina con tiempo de enfermedad bajo una política de PTO.

Para obtener más información, consulte el sitio web del estado de California.

Colorado

En Colorado, los empleadores deben pagar a sus empleados por el tiempo de vacaciones acumulado cuando los despiden. El pago de vacaciones se considera una forma de salario en Colorado. Además, esta ley solo se aplica al tiempo de vacaciones y no al tiempo de enfermedad.

Para obtener más información, consulte el sitio web del estado de Colorado.

Illinois

A los empleadores no se les permite la política de úsalo o piérdelo en Illinois. Sin embargo, está regulado. Los empleadores pueden exigir a sus empleados que usen el tiempo de vacaciones en una fecha determinada, pero solo si el empleado tiene una cantidad de tiempo razonable.

Además, la ley de Illinois requiere que los empleadores ofrezcan pago de PTO a los empleados que fueron despedidos.

Para obtener más información, visite el sitio web de Illinois.

Indiana

En Indiana, los empleadores deben pagar a sus empleados por el tiempo de vacaciones acumulado cuando el empleado es despedido. Sin embargo, la política de vacaciones se deja a la decisión de los empleadores y los empleadores pueden especificar condiciones que los empleados deben cumplir para recibir el pago de acumulación de vacaciones.

Para obtener más información, visite el sitio web del estado de Indiana.

Luisiana

Luisiana no permite que los empleadores paguen a los empleados por el tiempo libre acumulado. En cambio, requiere que los empleadores que brindan vacaciones pagadas paguen el tiempo acumulado cuando se despide a un empleado.

Para obtener más información, consulte las políticas de Luisiana.

Maryland

En Maryland, los empleadores no están obligados a pagar a los empleados por el tiempo libre acumulado. Sin embargo, los empleadores están obligados a pagar a los empleados por el tiempo de vacaciones que no se utiliza si el empleador no tiene una política de confiscación que establezca lo contrario.

Para obtener más información, visite el sitio web del estado de Maryland.

Massachusetts

En Massachusetts, los empleadores no pueden obligar a sus empleados a perder el tiempo ganado, pueden establecer políticas de úsalo o piérdelo. Los empleadores pueden determinar una fecha de vencimiento de las vacaciones acumuladas, sin embargo, debe ser razonable. Además, los empleadores pueden limitar la cantidad de tiempo de vacaciones que los empleados acumulan o ganan.

Los empleadores en Massachusetts también deben pagar las vacaciones acumuladas a los empleados que dejan la empresa.

Para obtener más información, revise las políticas de Massachusetts.

Montana

En Montana, los empleadores que brindan vacaciones pagadas a sus empleados tampoco pueden tener políticas de úsalo o piérdelo. Sin embargo, pueden limitar el límite de cuánto puede acumular un empleado. Además, los empleadores deben pagar a los empleados por cualquier tiempo de vacaciones acumulado cuando son despedidos de la empresa.

Para obtener más información, diríjase al sitio web del estado de Montana.

Nebraska

Los empleadores de Nebraska no pueden establecer una política de úsalo o piérdelo. A los empleados que son despedidos se les debe pagar por el tiempo de vacaciones ganado y no utilizado.

Para obtener más información, visite el sitio web de Nebraska.

Nueva York

En Nueva York, los empleadores no están obligados a pagar a los empleados por el tiempo libre acumulado. Sin embargo, los empleadores están obligados a pagar a los empleados las vacaciones acumuladas cuando son despedidos de la empresa, a menos que tengan una política que establezca lo contrario.

Para obtener más información, consulte el sitio web de Nueva York.

Carolina del Norte

En Carolina del Norte, los empleadores no están obligados a pagar a los empleados por el tiempo libre acumulado. Además, los empleadores están obligados a pagar a los empleados por las vacaciones acumuladas cuando el empleado es despedido de la empresa si la política de la empresa no aborda lo que sucede.

Para obtener más información, visite el sitio web del estado de Carolina del Norte.

Dakota del Norte

La ley de Dakota del Norte establece que los empleados tienen derecho al pago de vacaciones no utilizadas cuando son despedidos de la empresa, sin embargo, existen algunas excepciones.

Los empleadores con empleados que dejan voluntariamente la empresa pueden retener el pago de vacaciones acumulado si:

• El empleador proporcionó al empleado un aviso por escrito sobre las condiciones del pago de PTO.
• El empleado trabajó para el empleador por menos de un año.
• El empleado notificó al empleador con menos de cinco días de anticipación.

Para obtener más información, consulte el sitio web del estado de Dakota del Norte.

Oregón

En Oregón, los empleadores deben incluir el tiempo de vacaciones acumulado en el salario final de sus empleados si la política está abierta a interpretación.

Para obtener más información, consulte el sitio web del estado de Oregón.

Wisconsin

Los empleadores en Wisconsin pueden determinar si proporcionarán o no el pago de vacaciones acumuladas cuando se despide a un empleado de la empresa. Sin embargo, los empleadores que no tienen una política de pérdida por escrito generalmente son responsables de pagar las vacaciones no pagadas del empleado.

Para obtener más información, visite el sitio web del estado de Wisconsin.

Wyoming

En Wyoming, los empleadores no están obligados a pagar a los empleados por el tiempo libre acumulado. Los empleadores también deben pagar a los empleados que fueron despedidos por el tiempo de vacaciones acumulado si no tienen una política de pérdida por escrito reconocida por el empleado.

Para obtener más información, diríjase al sitio web del estado de Wyoming.

Beneficios de ofrecer una póliza de PTO

Cuando se trata de ofrecer una política de tiempo libre pagado, tanto los empleados como los empleadores se benefician.

Beneficios de PTO para empleados:

• Los empleados pueden usar PTO a su discreción y no son bombardeados con supervisión, lo que genera confianza y felicidad.
• Los empleados pueden programar su PTO con anticipación, lo que ayuda a los gerentes a garantizar que su turno se cubra con anticipación.
• Los empleados pueden usar PTO cuando más lo necesitan, como cuidar a su hijo enfermo, ver a su propio médico o simplemente estar en casa para relajarse.

Beneficios de PTO para los empleadores:

• Los empleadores no se encuentran en la posición incómoda de “vigilar” a sus empleados cuando se trata de informar cómo usaron su tiempo libre pagado.
• Los empleadores pueden tener más control sobre las ausencias no programadas, lo que ayuda a reducir los costos y garantiza la satisfacción de los clientes.
• Los empleadores pueden manejar la asistencia de los empleados con aquellos que están abusando del sistema o tienen problemas para presentarse. En lugar de tener reglas estrictas, pueden abordar problemas únicos. Por ejemplo, algunas aplicaciones con seguimiento geográfico utilizan la tecnología Breadcrumbs. Básicamente, esto recopila puntos de ubicación aleatorios durante el turno de un empleado, asegurándose de que los gerentes tengan una comprensión adecuada de la ubicación del trabajador mientras registra su entrada, lo que evita el robo de tiempo en el proceso.

Lea más sobre las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo de los empleados

Desventajas de ofrecer políticas de tiempo libre pagado

Tanto los empleados como los empleadores también experimentan desventajas de PTO.

Desventajas de PTO para los empleados:

• Los empleados consideran el PTO como un beneficio y realmente usarán todo el tiempo libre, mientras que en el pasado no habrían usado el tiempo para días personales, días de enfermedad y vacaciones.
• Los empleados pueden considerar el tiempo de PTO como tiempo de vacaciones y vendrán a trabajar incluso cuando estén enfermos. Según una encuesta de Glassdoor, el estadounidense promedio solo se tomala mitadde su tiempo de vacaciones y, cuando lo hace, el 61 % dice que trabaja.

Desventajas de PTO para los empleadores:

• Los empleadores que ofrecen políticas de tiempo libre remunerado ofrecerán a sus empleados menos días en general que antes. Esto también significa que las nuevas contrataciones acumulan PTO más lentamente.

Ahora, la investigación muestra que cuando los empleados se toman un tiempo libre, son mucho más productivos porque tienen mucho tiempo para recargar energías. ¡No se limite a ofrecer PTO y tiempo de vacaciones, aliente a sus empleados a tomarse un tiempo libre! Después de todo, un empleado más productivo, descansado y feliz es mejor para el resultado final. Algunas empresas incluso ofrecen incentivos a los empleados para que se tomen el tiempo necesario.

Las empresas mejor calificadas incluyen estas políticas en sus políticas de PTO

Promedios de una póliza de PTO

La Society for Human Resource Management (SHRM) realizó una encuesta en 2016 sobre la política de tiempo libre pagado en varias empresas y esto es lo que encontraron:

“La mayoría de las organizaciones ofrecieron planes PTO (87%) y planes de vacaciones pagadas (91%) a los empleados en función de su antigüedad en la organización. Para los planes PTO, los días de licencia promedio otorgados por año en función de la duración del servicio del empleado oscilaron entre 13 y 26 días y entre ocho y 22 días para los planes de vacaciones pagadas”.

Según la Asociación WorldatWork, los empleadores ofrecieron la siguiente cantidad promedio de días de PTO a sus empleados:

• Menos de un año de servicio: 16 días
• 1-2 años de servicio: 18 días
• 3-4 años de servicio: 19 días
• 5-6 años de servicio: 22 días
• 7-8 años de servicio: 23 días
• 9-10 años de servicio: 24 días
• 11-15 años de servicio: 26 días
• 16-19 años de servicio: 27 días
• Más de 20 años de servicio: 28 días

Ahora, la Oficina de Estadísticas Laborales informó que el trabajador promedio en los Estados Unidos recibió 10 días de tiempo libre pagado anualmente después de terminar su primer año. Sin embargo, esta vez no incluyó días de enfermedad y días festivos. El número de PTO sube y baja, dependiendo de la industria y la región, sin embargo, 10 es el promedio nacional.

Cuanto más tiempo permanezca un empleado en una empresa, más días de PTO acumulará. Además, la mayoría de las empresas permiten que los empleados acumulen tiempo adicional, pero ponen un límite a la cantidad de días que se pueden ganar durante el empleo.

¿Qué industrias dan la mayor cantidad de días de vacaciones en los EE. UU.?

Los empleados que deseen disfrutar de la mayor cantidad de tiempo de vacaciones cada año deben trabajar en el sector de fundaciones/sin fines de lucro; el promedio aquí es de 17,5 días de vacaciones pagadas por año. Mientras que los empleados gubernamentales y militares ocupan el segundo lugar con 17,3 días. El sector laboral con la clasificación más baja es el de marketing y relaciones públicas, ya que muy pocos reciben siquiera un solo día libre al año.

Cree su propia política de PTO

Con toda la información anterior en mente, puede parecer abrumador crear su propia política de tiempo libre pagado. Sin embargo, ¡no te preocupes! Creamos una plantilla gratuita que puede descargar para que el proceso sea fácil. (Recomendamos que su asesor legal revise la política de PTO para asegurarse de que se ajuste a los requisitos de las leyes estatales y la cultura de la empresa).

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(Además, con nuestra aplicación de administración de empleados y negocios todo en uno, puede implementar fácilmente su programa PTO sin problemas con QuickBooks... todo lo que necesita manejar es asegurarse de que sus empleados registren la entrada y la salida, ¡y nosotros haremos el resto!)

El resultado final de una política de tiempo libre pagado

Implementar una política de PTO en su empresa es imprescindible en el futuro. Sus empleados lo esperarán, especialmente a medida que más trabajadores Millennials y Generation Z se unan a la fuerza laboral. Además, como mencionamos, una política de tiempo libre pagado ayuda a impulsar el compromiso, atrae a los mejores talentos para que se unan a su empresa y ayuda a su resultado final. ¡Es una obviedad realmente! Utilice toda la información destacada anteriormente para diseñar la política de tiempo libre remunerado perfecta para su empresa y sus empleados. ¡Feliz elaboración!