Cómo crear hojas de tiempo en Excel
Publicado: 2021-10-28Divulgación completa, nunca he tenido que crear una hoja de tiempo en Excel. Hasta ahora. Y déjame decirte algo, ¡quería arrancarme el cabello después de 10 minutos!
Sí, es cierto que el seguimiento preciso de las horas de los empleados y la creación de hojas de tiempo es una parte necesaria de la gestión empresarial, y Excel parece la opción lógica dado que es gratuito.
Sin embargo, el hecho de que Excel sea gratuito no lo convierte en la mejor herramienta para crear hojas de tiempo de los empleados y calcular la nómina. No es un simple método de seguimiento del tiempo en absoluto. Y he aquí por qué.
Por qué no debería usar la hoja de tiempo de Excel para crear hojas de tiempo y calcular la nómina
Usar Excel para crear hojas de tiempo puede ser una buena solución al principio, pero no es una hoja de tiempo eficiente a largo plazo.
Hay algunos inconvenientes importantes al crear una hoja de tiempo con Excel...
- Se tarda mucho en crearlos, especialmente si no está familiarizado con Excel.
- Debido a que las horas deben ingresarse manualmente, pueden estar llenas de errores y errores. Lo que solo conduce a fuertes multas en el futuro por parte del IRS.
- Sin supervisión, los empleados pueden manipular las horas, lo que también se conoce como robo de tiempo.
- Se deben usar fórmulas para contar las horas normales trabajadas, el total de horas trabajadas y las horas extra trabajadas. También se deben usar fórmulas para calcular la nómina a partir de estas hojas de tiempo al final del mes.
- La creación de informes es difícil porque Excel no se creó como una herramienta de informes.
Estos son solo algunos ejemplos de algunos de los inconvenientes de crear hojas de tiempo de Excel. Al final, el uso de Excel para crear hojas de tiempo puede potencialmente costarle a su empresa miles de dólares debido a errores tontos y por descuido.
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Usar una aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados es realmente la mejor opción. Con una aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados, como Connecteam, los dueños de negocios pueden realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados y crear hojas de tiempo con una aplicación de reloj de tiempo digital para empleados. No más procesos manuales, no más errores y no más robos de tiempo.
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Cómo crear una plantilla de parte de horas en Excel
Crear una hoja de tiempo de Excel es bastante fácil, si la ha usado antes. Incluye la mayoría de los detalles que vería en una hoja de tiempo normal, como la información de los empleados, la fecha, las tareas completadas, la hora de inicio y finalización, las horas normales trabajadas, las horas extra trabajadas y las ausencias.
Una vez que haya agregado todos los detalles que desea que sus empleados completen en la hoja de tiempo de Excel, debe colocar fórmulas dentro de la celda de horas regulares trabajadas, la celda de horas extra trabajadas y la celda de horas trabajadas totales; para que Excel pueda calcular las horas que se han ingresado.
Además, debe dar formato a las celdas que tienen las horas de entrada y salida en formato de hora, y el total de horas trabajadas por período de pago, las horas normales trabajadas y las horas extra en formato de número. Además, cualquier celda que tenga "cantidad ganada" debe estar en el formato de contabilidad.
Es importante recordar que, si los valores escritos por sus empleados son incorrectos, puede terminar pagando de más o de menos los salarios de los empleados cuando llegue el momento de la nómina.
Cómo calcular el total de horas trabajadas en Excel
Aquí es donde se pone un poco complicado. Para que Excel calcule el total de horas trabajadas, debe escribir una fórmula "= (hora de finalización - hora de inicio * 24)" usando las celdas correspondientes de ese empleado.
Cómo calcular las horas regulares de trabajo en Excel
Para calcular las horas regulares trabajadas, debe establecer cuántas horas regulares pueden trabajar sus empleados antes de que se conviertan en horas extra. Para hacerlo, ingrese la fórmula "=SI(horas totales >= (horas regulares máximas), (horas regulares máximas), (horas regulares máximas). En este ejemplo, las horas regulares normales permitidas para trabajar son 9.
Cómo calcular las horas extras en Excel
Para calcular las horas extra en Excel, también debe ingresar otra fórmula. Para hacerlo, ingrese la fórmula “=if(total de horas<=máximo de horas regulares, 0, (total de horas – máximo de horas regulares)).
Cómo calcular la nómina con fórmulas de Excel
También puede usar Excel para calcular la nómina. Es crucial recordar que si las horas ingresadas por sus empleados son incorrectas, su nómina también será incorrecta.
Primero debe calcular el total de horas trabajadas incluyendo las horas extras. La fórmula para calcular el total de horas es "suma (primera: última fila)". Después de eso, debe usar la misma fórmula para calcular todas las horas extra. Y para calcular el salario, simplemente multiplique la tarifa por hora por la cantidad de horas trabajadas.
Para este ejemplo, usaremos una tarifa de pago por hora de $15.00 por hora.
Repita este proceso para las horas extra y el total de horas para calcular la nómina, y asegúrese de ingresar el salario por hora correcto para los empleados que trabajan horas extra. Luego debe sumar la suma de la cantidad ganada y las horas extras ganadas para calcular el salario total ganado.
Por qué es importante bloquear sus hojas de tiempo
Poder bloquear sus hojas de tiempo es esencial cuando se trata de compartir hojas de tiempo con los empleados y crear hojas de tiempo precisas para la nómina. Las hojas de tiempo que no se bloquean se pueden cambiar o manipular, lo que provocará errores de nómina en el futuro.
Con Excel, puede bloquear sus hojas de tiempo permitiendo que solo ciertos empleados accedan a la hoja de cálculo de Excel. También puede desactivar el uso compartido en un momento determinado del día, después de que los empleados hayan terminado de ingresar sus horas, para que los empleados no puedan cambiar o agregar horas más tarde.
La buena noticia es que no tienes que hacer nada de esto. Existen increíbles soluciones de software de seguimiento del tiempo de los empleados que pueden crear hojas de tiempo y exportarlas a la nómina con solo unos pocos clics.
Cómo automatizar el proceso con una solución digital: Connecteam
Excel tiene algunos defectos...
- Se necesita mucho tiempo y esfuerzo si no está familiarizado con Excel.
- No está organizado.
- Las fórmulas pueden romperse y afectar los cálculos.
- Es imposible comunicarse fácilmente con los empleados sobre su parte de horas a través de Excel.
- Todas las horas deben ingresarse manualmente.
- Excel no está en línea, lo que hace que la colaboración sea casi imposible.
Si hacer hojas de tiempo de Excel es tan difícil para usted como lo es para mí, ¡entonces le alegrará saber que hay una manera de automatizar todo este proceso sin usar Excel! Un software de gestión de empleados, como Connecteam, le permite hacer todo lo que hace Excel y mucho más.
Con Connecteam, puede realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados de las siguientes maneras:
- Un reloj registrador de seguimiento con GPS permite a los empleados marcar la entrada y la salida directamente desde su dispositivo móvil.
- Hojas de tiempo completamente personalizables.
- Ahorre tiempo revisando y aprobando hojas de tiempo directamente en el panel de administración.
- Bloquee fácilmente las hojas de tiempo para que los empleados no puedan cambiar las horas sin aprobación y reduzca el robo de tiempo de los empleados.
- También evite problemas de nómina como el robo de tiempo y el marcaje de amigos mediante el uso de la tecnología de geovalla, creando perímetros virtuales desde los que los empleados pueden registrar su entrada y salida.
- Establezca períodos de nómina y notifique automáticamente a los empleados cuándo es el momento de revisar sus hojas de tiempo.
- Exporte fácilmente hojas de tiempo a software de nómina como la integración de Connecteam con QuickBooks Online y Gusto para una nómina 100% precisa.
- Las notificaciones automáticas alertan a los gerentes sobre las horas extra, las limitaciones de tiempo, el tiempo doble y más.
- Los gerentes pueden comunicarse fácilmente con los empleados acerca de su hoja de horas a través del chat en la aplicación y resolver cualquier problema o discrepancia.
Un software de seguimiento del tiempo de los empleados, como Connecteam, hace que la creación de hojas de tiempo sea fácil y eficiente. Con Connecteam, no hay necesidad de crear manualmente una hoja de tiempo de Excel o ingresar fórmulas confusas. Todo es automatizado, preciso y simple.
¡Elimine el dolor de cabeza de la creación de hojas de horas de empleados con Connecteam hoy!
El resultado final: cómo crear hojas de tiempo en Excel y por qué no debería hacerlo
Como se mencionó anteriormente, si aún no está familiarizado con el uso de Excel, la creación de hojas de tiempo puede ser difícil y llevar mucho tiempo.
Sin mencionar que pueden estar llenos de errores o errores, lo que le cuesta dinero cuando llega el momento de calcular la nómina.
¡Hay una luz al final del túnel! Ahora puede automatizar el proceso con una solución digital como Connecteam. Elimine el dolor de cabeza de crear hojas de horas manuales en Excel y comience a realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados, cree hojas de horas en minutos y expórtelas a la nómina.