¿Cómo implementar CRM con éxito? Un proceso paso a paso

La implementación de un sistema CRM es un gran proceso de valor agregado que puede brindar beneficios sustanciales a cualquier empresa. Es el proceso de seleccionar, instalar y usar software CRM para rastrear y administrar la comunicación de una organización con sus clientes actuales y potenciales.

Pero la implementación de CRM es un gran movimiento. Encontrar e implementar el CRM adecuado es fundamental para proporcionar a los empleados la información que necesitan en el momento adecuado. Además, cuando se planifica un nuevo CRM, es prudente considerar las necesidades de cada departamento para que no se pierda ninguna característica importante. Si su CRM no funciona para todos, es un problema para toda la empresa.

Pero no se preocupe: en este artículo, presentaremos un proceso paso a paso para implementar un sistema CRM con éxito.

Entonces, sin más preámbulos, ¡comencemos!

¿Cuáles son los pasos en la implementación de CRM?

Elegir la solución de CRM adecuada es crucial, pero se necesitan pasos clave para que funcione para su negocio. Ya sea que esté reemplazando un antiguo sistema de CRM o sea un usuario nuevo, su estrategia de implementación es fundamental.

La estrategia correcta de CRM no solo agilizará su proceso de ventas, sino que también mejorará la experiencia del cliente y optimizará el flujo de trabajo tanto para los vendedores como para los gerentes.

Entonces, estos son los pasos involucrados en el proceso de implementación de CRM.

Paso 1: Defina su estrategia de implementación de CRM

Toda implementación exitosa comienza con la creación de una sólida estrategia de CRM. Incluye las metas y objetivos que desea lograr con CRM y cómo se espera que se utilice el sistema.

Por ejemplo, si su objetivo es aumentar sus ventas y expandirse a nuevos mercados, las funciones de automatización de la fuerza de ventas deben ser su principal prioridad. Como resultado, tendrá un conjunto priorizado de la funcionalidad subyacente para la implementación de su sistema CRM.

Además, es recomendable asignar metas y objetivos tangibles y medibles a ser alcanzados por la implementación del software CRM. Establecer objetivos desde el principio hace que sea más fácil lograr los resultados deseados.

Paso 2: Formar un equipo central

Es esencial contar con un equipo de CRM dedicado para asegurarse de que su CRM se use correctamente y se adopte con éxito en toda la organización. El equipo también supervisará el progreso posterior a la implementación y obtendrá comentarios para que el software de CRM funcione mejor para la empresa.

A continuación se encuentran los miembros clave que necesita en su equipo de CRM:

• Gerente de proyecto
• Desarrolladores
• Gerente de TI
• Gerente de equipo de ventas
• probadores de control de calidad
• Patrocinador ejecutivo
• analista de software
• Ingeniero de pruebas de software

En caso de que no cuente con expertos internos que tengan la perspicacia técnica, puede asociarse con una empresa de desarrollo de software empresarial de confianza. Los profesionales lo guiarán en el proceso de implementación de CRM de principio a fin.

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Además de contar con un equipo central de CRM, es crucial reunir a todos los usuarios finales identificados. Obtener comentarios de ellos es esencial para determinar qué funciones necesitan más, cuánta capacitación necesitarán y una variedad de otros puntos de datos que lo ayudarán a introducir el nuevo sistema con facilidad.

Ahora que tiene un equipo en su lugar, deberá llevar a cabo sus objetivos según el plan detallado de implementación de CRM.

Paso 3: Cree un plan de implementación de CRM

Un plan de implementación de CRM describe las etapas que su equipo y su empresa deben seguir para adoptar con éxito el software de CRM. Al desarrollar un plan de implementación de CRM, es crucial mantenerse lo más conciso y organizado posible para cumplir con sus objetivos.

Un plan de implementación de CRM debe incluir los siguientes elementos:

Objetivos: los objetivos deben definir cómo el CRM se alinea con los objetivos de su empresa y explicar cómo los empleados se beneficiarán de su uso. Esto también ayudará a su equipo a medir el éxito de la implementación posterior del software.

Jugadores clave: Esto incluye a todos los jugadores clave que serán responsables de la implementación exitosa de los sistemas CRM. Anote las funciones de los miembros del equipo, su nivel de participación y responsabilidades principales.

Presupuesto: El presupuesto incluirá principalmente el costo de la plataforma de CRM. También tenga en cuenta otros posibles gastos relacionados con actualizaciones de funciones, contrataciones o consultores externos y configuraciones avanzadas relacionadas con la personalización o la migración de datos.

Cronograma: planifique un cronograma para configurar el software CRM, capacitar a los empleados sobre cómo usarlo y monitorear el progreso posterior al lanzamiento.

El tiempo necesario para implementar un CRM depende del tamaño de su empresa, el volumen de datos que se deben migrar y la complejidad del software. Puede incorporar tiempo adicional para posibles contratiempos relacionados con dificultades técnicas y depuración.

Paso 4: Personalice la configuración de CRM

El siguiente paso importante es personalizar la configuración de CRM en función de los objetivos descritos en su plan de implementación de CRM. Casi todos los programas permiten a los usuarios personalizar los siguientes elementos:

• Perfil y configuración de la empresa
• Campos Personalizados
• permisos
• Diseños
• Entidades
• Tableros
• Flujos de trabajo
• Integraciones de aplicaciones
• Tuberías
• Configuración de administrador

Antes del lanzamiento, su equipo debe asegurarse de que todas las personalizaciones solicitadas estén en su lugar.

Paso 5: determine qué datos deben migrarse

La migración de datos es el proceso de mover datos de un software a otro. Estará transfiriendo datos de hojas de cálculo o de su CRM anterior. Si bien puede parecer un proceso sencillo, la transferencia de datos debe realizarse con precaución para garantizar que toda la información se migre correctamente al nuevo software de CRM.

Puede transferir los datos de las siguientes tres maneras:

Herramienta de migración de datos: una herramienta de migración de datos ayuda a transferir datos de su sistema heredado al nuevo sistema. Asegúrese de seleccionar la herramienta que sea compatible con su software de CRM.

Integración CRM nativa: con este método, guarda sus datos como un archivo CSV y los carga directamente en el nuevo CRM. Este suele ser un proceso que requiere mucho tiempo.

Migración de datos personalizados: este método transfiere un gran volumen de datos o archivos con un historial de actividad significativo (como registros de llamadas y correos electrónicos).

No es necesario que migre todos los datos de sus sistemas existentes. Puede optar por dejar algunos atrás, especialmente si no tienen un propósito en su CRM. Puede incluir informes de ventas y detalles de clientes desactualizados y hojas de cálculo con un formato deficiente.

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Paso 6: integre aplicaciones y herramientas de terceros

La integración de su software CRM con herramientas y aplicaciones de terceros como Slack y Facebook maximiza la eficiencia general de su organización. Esto le permite a su equipo recopilar datos importantes de los clientes sin salir de la plataforma de CRM.

Los CRM suelen ofrecer cientos de integraciones de terceros, así que priorícelas según lo que sea más importante para su equipo.

Algunas de las integraciones populares incluyen:

• Herramientas de generación de leads
• aplicaciones de redes sociales
• aplicaciones de correo electrónico
• Herramientas de gestión de proyectos
• programas de chat en vivo
• Programas de automatización de marketing y correo electrónico
• aplicaciones de mesa de ayuda
• Herramientas de análisis

Paso 7: pruebe el CRM para el rendimiento y la seguridad

El siguiente paso esencial es probar el software de CRM para verificar si funciona correctamente y de acuerdo con sus requisitos. Solo a través de las pruebas aprenderá cómo los componentes individuales funcionan juntos y evaluará los puntos de contacto del cliente para garantizar que funcionen según lo previsto.

Estas son las áreas clave a las que debe prestar más atención al probar el CRM:

Datos migrados: asegúrese de que no haya información duplicada y que los datos estén correctamente mapeados y ordenados.

Rendimiento: CRM debe ser capaz de manejar tareas sin demoras ni molestias. Las pruebas de rendimiento tienen en cuenta el tiempo de respuesta del software de CRM, el uso de las horas pico y el uso del servidor.

Integraciones: revise todas las herramientas y aplicaciones integradas de su empresa para asegurarse de que estén conectadas correctamente.

Seguridad: su software de CRM debe poder proteger la información de su cliente a través de funciones como el cifrado.

Una vez que todo se ha configurado y comprobado adecuadamente, ya puede presentar el CRM al resto de la empresa.

Paso 8: Forma a tus usuarios

Su nuevo software de CRM ahora está oficialmente listo para que lo use el personal. Su equipo necesita recibir capacitación en CRM y aprender a usar el nuevo sistema. También es importante recibir comentarios de ellos regularmente para minimizar los obstáculos y los problemas con el uso del sistema.

Paso 9: Cree pautas de uso interno

Cree pautas comunes para usar CRM y compártalas con los miembros de su equipo. Esto hará que todo el proceso sea mucho más fluido y fácil para todos.

Las pautas de CRM deben actualizarse para reflejar los cambios en el sistema. Todo debe estar claramente definido en las pautas, incluido cómo, qué y cuándo se debe ingresar todo en el sistema.

Paso 10: Supervisar el rendimiento posterior a la implementación

Inmediatamente después de implementar el software CRM, es importante monitorear si sus empleados lo usan de manera efectiva o no. A continuación, se incluyen algunos pasos que puede seguir para garantizar altas tasas de adopción entre los usuarios finales previstos:

Ofrecer formación continua: la formación en CRM debe ser un proceso continuo. Ofrezca seminarios en línea regulares y clases en persona, especialmente a la luz de cualquier cambio en el software CRM.

Fomente la retroalimentación: Reciba comentarios constantes de los empleados. Si encuentran que el software no es lo suficientemente sólido o les resulta difícil de usar, escúchelos y tome las medidas adecuadas hacia un cambio viable.

Asegúrese de que los gerentes directos estén involucrados: los usuarios finales estarán más inclinados a usar el nuevo software si sus supervisores inmediatos promueven los beneficios de un CRM y también lo incorporan en sus propios flujos de trabajo.

Al evaluar la participación del usuario y el proceso de implementación general, puede determinar si el nuevo CRM agrega valor a su empresa o no.

Ahora que hemos respondido la pregunta más importante: ¿Cuáles son los pasos de la implementación de CRM? Analicemos algunos desafíos relacionados con el proceso de implementación de CRM.

Desafíos y riesgos de implementación de CRM a tener en cuenta

La amplia implementación de software de alta gama como CRM no estará exenta de desafíos. Pero ser consciente de estos riesgos y prepararse para ellos con anticipación puede suavizar todo el proceso.

Uno de los mayores desafíos en la implementación de sistemas CRM es la baja tasa de adopción entre los usuarios objetivo. Si el software es demasiado complejo o los usuarios no entienden el motivo de su implementación, es muy probable que no lo usen. Además, si su nuevo CRM es complejo de aprender y usar, puede conducir a una menor productividad en todo el equipo de ventas hasta que aprendan el nuevo sistema.

El CRM adecuado escalará a medida que crezca su negocio. Pero elegir el CRM incorrecto estancará el crecimiento con costos adicionales para las funciones que necesita. Además, si su nuevo CRM no se mejora o actualiza constantemente, se retrasará rápidamente y se convertirá en una carga para su equipo.

Pensamientos finales

El proceso de implementación del software CRM puede ser complicado. Sin embargo, con una planificación cuidadosa, puede hacer que su proceso de implementación sea un éxito rotundo. Para maximizar su inversión, asegúrese de que la implementación, la configuración y las pruebas se hayan planificado y realizado correctamente.

En Appinventiv, nuestros expertos no solo son expertos en desarrollar el mejor software CRM para su empresa, sino que también están capacitados para integrar, personalizar, capacitar y recopilar comentarios sobre su sistema CRM recién integrado. Nuestro equipo elimina por completo las conjeturas de la implementación de CRM y lo ayuda a ahorrar tiempo para que pueda concentrarse en otros procesos comerciales cruciales.

Como empresa líder en desarrollo de software empresarial, hemos ayudado a varias empresas con la implementación exitosa de CRM para satisfacer sus diferentes necesidades comerciales.

Entonces, si también está buscando implementar un sistema de CRM en su negocio, comuníquese con nuestros profesionales, quienes lo guiarán a través de todo el proceso y le ofrecerán la mejor solución de CRM en su clase.