Significado, proceso y guía del despacho de aduanas

Para muchas empresas de comercio electrónico, vender a clientes de todo el mundo es una gran oportunidad. Abre las puertas a nuevos mercados y amplía su base de clientes.

Sin embargo, uno de los principales desafíos del transporte marítimo a nivel mundial es navegar por el mundo del despacho de aduanas y las regulaciones internacionales. Un simple descuido o falta de conocimiento puede provocar retrasos en los envíos, costos adicionales e incluso la confiscación de bienes.

La clave para superar estos obstáculos reside en la preparación, el conocimiento y las asociaciones adecuadas. En este artículo, analizaremos lo que necesita saber sobre el despacho de aduanas y cómo puede simplificar el proceso.

¿Qué es el despacho de aduanas?

El despacho de aduanas se refiere al proceso oficial mediante el cual las autoridades aduaneras inspeccionan, aprueban y liberan mercancías que ingresan (importaciones) o salen (exportaciones) de un país.

Este procedimiento garantiza que los envíos cumplan con las regulaciones locales, que se paguen los aranceles e impuestos correspondientes y que la documentación necesaria esté debidamente archivada.

El despacho de aduanas es un paso crucial en el comercio internacional, porque salvaguarda los intereses económicos, de salud y de seguridad de una nación al tiempo que facilita el movimiento de mercancías a través de las fronteras.

Despacho de aduanas: cómo planificar con antelación

Si desea minimizar el riesgo de retrasos y tarifas adicionales en la aduana, deberá estar preparado.

Aquí hay algunas consideraciones para las marcas que se preparan para realizar envíos internacionales.

Documentos de envío internacional que necesitarás

El envío internacional implica mucho papeleo.

Hay varios documentos de envío que debe conocer y, aunque es posible que no necesite completarlos todos, conocer su propósito puede hacer que su experiencia de envío internacional sea mucho más fácil.

1. Factura proforma: factura de venta preliminar enviada a los compradores antes de un envío o entrega, detallando los artículos y sus costos.
2. Factura comercial: Documento oficial entre el proveedor y el comprador que detalla la mercancía vendida, su cantidad y el precio, que sirve como registro de la transacción y se utiliza para la valoración en aduana.
3. Lista de embalaje de exportación: una lista detallada que especifica los artículos de un envío, sus características físicas y detalles de embalaje.
4. Certificados de origen: Documentos oficiales que certifican el país en el que se fabricaron los bienes, que se utiliza para determinar los aranceles y la elegibilidad comercial.
5. Certificado de libre venta: Documento que indica que los bienes, particularmente en los sectores de alimentos y salud, se venden y utilizan legalmente en el país de origen y pueden exportarse.
6. Carta de instrucciones del remitente: Instrucciones proporcionadas por el remitente al transportista, que detallan cómo se debe gestionar, enviar y enrutar el envío.
7. Conocimiento de embarque interior: contrato entre el propietario de las mercancías y el transportista para el transporte terrestre de mercancías, utilizado a menudo cuando se transportan mercancías a un puerto marítimo principal.
8. Conocimiento de embarque marítimo: contrato entre el comprador y el vendedor para el envío de mercancías a través de aguas internacionales.
9. Carta de porte aéreo: Recibo emitido por una línea aérea internacional para mercancías, que sirve como prueba del contrato de transporte.
10. Carta de crédito: documento emitido por un banco que garantiza el pago de un comprador a un vendedor, garantizando que el vendedor reciba el pago siempre que se cumplan las condiciones de entrega especificadas.

Puede encontrar más detalles sobre cada uno de estos documentos aquí.

Comprender las regulaciones de envío internacional

Las diversas complejidades de las regulaciones de envío de cada país pueden resultar muy confusas. Todo, desde las restricciones de productos y los impuestos hasta los estándares de embalaje y el incumplimiento, puede cambiar en cualquier momento.

Por eso es fundamental mantenerse actualizado con las últimas regulaciones de envío internacional, para que sus transacciones transfronterizas sean lo más fluidas posible.

Las grandes compañías de envío como FedEx a menudo publican actualizaciones sobre los cambios importantes que los minoristas deben tener en cuenta al realizar envíos internacionales. También puede utilizar una herramienta de regulaciones de importación/exportación como la que ofrece UPS. Con esta herramienta simplemente seleccionas el país de origen, el país de destino y las opciones de documentación. Luego, la herramienta le proporcionará información detallada sobre lo que se requiere para cada documento según las regulaciones del país de destino.

Fuente: UPS

Cómo los aranceles e impuestos pueden afectar su envío

Los impuestos sobre las ventas por Internet no son sólo un asunto local. Cuando usted se globaliza, también lo hacen sus responsabilidades fiscales.

Estos cargos, impuestos por el gobierno del país receptor, pueden basarse en el valor, el tipo y el origen del envío. El GST (impuesto sobre bienes y servicios) y otros IVA (impuestos al valor agregado) sirven no solo como fuente de ingresos para los gobiernos, sino también como herramientas para controlar el flujo de bienes específicos hacia un país.

Algunos países tienen impuestos al lujo, impuestos al pecado u otros derechos de importación específicos. Para las empresas de comercio electrónico, conocer estos aranceles e implicaciones fiscales con anticipación puede minimizar el riesgo de cargos sorpresa cuando su envío llegue a la oficina de aduanas del país de destino.

Si no se pagan las tarifas adecuadas con antelación, los envíos pueden retrasarse. Esto puede causar frustraciones tanto para el comerciante como para sus clientes.

“Creo firmemente en tener inventario local en el país al que realizamos envíos. No me gusta hacer envíos transfronterizos, simplemente porque hay muchas posibilidades de que se produzcan retrasos y problemas con los clientes.

Entonces, para nosotros es muy importante que la empresa de cumplimiento con la que trabajamos tenga la capacidad de crecer con nosotros y brindar servicio en los países en los que queremos vender nuestros productos, y eso lo veo con ShipBob.

Su objetivo es continuar construyendo su red global para que sus clientes tengan tantas opciones de venta globales como sea posible, por lo que definitivamente veo que eso funcionará para nosotros a largo plazo. Y la presencia actual de ShipBob está muy alineada con nuestros principales mercados de comercio electrónico y nuestro público objetivo".

Mithu Kuna, cofundador y director ejecutivo de Baby Doppler

Los 4 pasos del proceso de despacho de aduanas

Ya sea que sea un emprendedor de comercio electrónico en ciernes o un exportador experimentado, comprender los cuatro pasos del proceso de despacho de aduanas es imprescindible si desea garantizar un comercio internacional fluido.

1. La aduana verifica la etiqueta de envío, las facturas y otros documentos.

Todo envío internacional requiere documentación específica para verificar el contenido, origen y destino del envío. Esta documentación incluye la etiqueta de envío, facturas, listas de empaque y más.

Mejores prácticas:

• Asegúrese de que la documentación esté completa y sea precisa para evitar retrasos.
• Sea claro y transparente sobre las descripciones de los productos y su valor.
• Asegúrese de proporcionar información de contacto precisa tanto del remitente como del destinatario.

2. Se determinan, solicitan y pagan impuestos y derechos

Los impuestos y derechos protegen las industrias nacionales y generan ingresos para los gobiernos. Los aranceles son un arancel que varía según el tipo de producto, así como su valor y origen. Algunas mercancías incluso están exentas del pago de derechos de aduana gracias al artículo 321.

Además, diversos derechos (como los de tramitación o inspección) cubren los costos de los procedimientos aduaneros y garantizan que los productos importados cumplan las normas locales.

Mejores prácticas:

• Familiarícese con las regulaciones impositivas y arancelarias para su producto específico en el país de destino.
• Utilice el envío DDP (entregado con derechos pagados) cuando sea posible para simplificar el proceso para el destinatario.
• Manténgase actualizado sobre las tendencias y políticas de envío globales que pueden afectar las tasas de impuestos y aranceles.

3. Paquete(s) liquidado(s)

Una vez que se liquidan los impuestos y aranceles y se verifica toda la documentación, el paquete pasa por la aduana. Esto significa que es libre de avanzar hacia su destino final.

Luego, el paquete se entrega al servicio postal local o del país de destino. Ahora se encuentra en el último tramo del viaje, listo para ser entregado al destinatario.

Dificultades para el despacho de aduanas para empresas de comercio electrónico

A pesar de los mejores esfuerzos de un comerciante, es probable que eventualmente surjan obstáculos aduaneros. Algunos comunes incluyen:

• Errores de documentación: un pequeño descuido puede provocar retrasos importantes.
• Restricciones de productos: algunos productos pueden estar restringidos o necesitar permisos especiales.
• Aumentos repentinos de volumen: los días festivos o eventos pueden provocar retrasos en la aduana.

Para las empresas, especialmente las más pequeñas que no cuentan con equipos de logística dedicados, estos desafíos pueden resultar abrumadores. Asociarse con un proveedor de logística externo (3PL) puede ayudar a aliviar estos problemas y ayudar a las empresas a cumplir con las normas, reducir las demoras en los envíos y brindar una mejor experiencia a sus clientes.

¿Qué pasa si su envío falla en la aduana?

Si su envío enfrenta un retraso en la aduana, es importante que no entre en pánico.

Las razones más comunes de tales retrasos incluyen discrepancias en la documentación, artículos prohibidos o restringidos o incluso inspecciones aleatorias de rutina. Preste siempre mucha atención a cualquier aviso o comunicación de los agentes de aduanas para comprender el origen de la retención.

Aborde rápidamente cualquier problema destacado, ya sea rectificando la documentación, liquidando cualquier arancel pendiente o considerando consultar con un agente de aduanas para obtener orientación experta. Un enfoque y una preparación proactivos pueden ayudar a minimizar esos contratiempos en el futuro.

Lista de recursos útiles de despacho de aduana para EE. UU.

Cuando se trata de despacho de aduanas en los EE. UU., estar informado es su mejor opción. Afortunadamente, hay varios recursos de agencias gubernamentales a tu disposición:

• Puertos de entrada: Estados Unidos tiene múltiples puertos de entrada, cada uno con sus propias pautas específicas. Familiarízate con el puerto por el que ingresan tus mercancías, ya sea aéreo, marítimo o terrestre.
• Lista de aranceles armonizados (HTS): Este es un recurso integral que detalla las tasas de derechos para prácticamente todos los artículos que existen. Conocer el código HTS de su producto es esencial para obtener una documentación precisa.
• Aplicación y administración de cuotas: para algunos productos, Estados Unidos tiene cuotas o límites sobre la cantidad que se puede importar. Esta división de CBP proporciona claridad sobre esas restricciones.
• Entorno comercial automatizado (ACE): Este es el sistema de procesamiento comercial de EE. UU. Es una plataforma única a través de la cual las empresas pueden informar sobre importaciones y exportaciones y el gobierno puede determinar la admisibilidad.
• Sistema de búsqueda en línea de resoluciones aduaneras (CROSS): esta plataforma mantiene una base de datos de resoluciones anteriores, que puede proporcionar información sobre cómo se manejaron artículos específicos en el despacho de aduanas.

¿Cómo puede ShipBob ayudar a facilitar el proceso de autorización?

Navegar por el proceso de despacho de aduanas puede resultar abrumador. Imagine que hace su primer pedido al por mayor, lo envía internacionalmente, paga varias tarifas y, una vez que finalmente llega a la aduana, le informan que hay un error en la documentación y que su envío se retrasará.

Es por eso que aprovechar la experiencia de una plataforma de cumplimiento global como ShipBob puede resultar invaluable para su marca de comercio electrónico.

ShipBob simplifica el proceso aduanero y maneja todo el papeleo por usted, asegurando que su documentación sea precisa y cumpla. Desde clasificar correctamente los productos con los códigos correctos del Sistema Armonizado (HS) hasta brindar información sobre posibles aranceles e impuestos, ShipBob está ahí en cada paso del camino, garantizando un proceso aduanero sin problemas para sus envíos.

El conocimiento de ShipBob sobre las mejores prácticas y regulaciones de cumplimiento internacional, combinado con su amplia red de almacenes globales, significa que sus mercancías están ubicadas de manera óptima para un despacho eficiente.

Al almacenar inventario y procesar pedidos desde los centros logísticos de ShipBob en el Reino Unido, Australia, Canadá y Europa, puede evitar las complejidades transfronterizas y al mismo tiempo reducir los costos y tiempos de envío.

“Canadá es nuestro mayor mercado fuera de Estados Unidos. Realizamos envíos desde nuestro almacén del área de Chicago a Canadá durante mucho tiempo. Estábamos perdiendo ingresos al asumir derechos e impuestos de importación. Queríamos subcontratar el cumplimiento allí para recuperar algo de eso.

También queríamos ayudar a mejorar la satisfacción del cliente acelerando el tiempo de entrega de sus pedidos y evitando esos frustrantes retrasos en la aduana. Estar en el centro logístico canadiense de ShipBob ha sido fantástico para nosotros”.

Adam LaGesse, director de almacenamiento global de Spikeball

Incluso puede ofrecer a los clientes envío DDP a través de la solución de ShipBob (con tecnología de FlavorCloud) para evitar tarifas sorpresa para los clientes y brindar una experiencia de envío internacional ejemplar.

“Intentamos utilizar el envío DDU a Canadá y nos dimos cuenta de lo complicado que era desde el punto de vista de la experiencia y el servicio al cliente. El envío DDP fue una solución perfecta. Ahora podemos probar todos los mercados globales y los clientes recibirán sus pedidos de manera oportuna y sin cargos ocultos.

Nuestro aspecto favorito de la solución de envío DDP de ShipBob es poder enviar nuestros productos a todo el mundo a quienes realmente los necesitan. Nos encantaría abrir centros logísticos en todos los países, pero es bastante difícil expandirnos a todas partes. ¡El envío DDP nos permite servir a todos de inmediato!

Paul Jackson, cofundador de Animalhouse Fitness

Para obtener más información sobre las capacidades de envío internacional de ShipBob, haga clic en el botón a continuación para conectarse con un experto en cumplimiento.

Preguntas frecuentes sobre despacho de aduanas

A continuación encontrará respuestas a algunas de las preguntas más comunes sobre el despacho de aduanas.

¿Cuánto tiempo lleva el despacho de aduana?

El proceso de despacho de aduanas puede tardar menos de 24 horas según el país, el tipo de producto y la carga de trabajo aduanero. Sin embargo, si un envío está marcado o si el procesamiento aduanero está respaldado, puede demorar varios días.

¿Cómo sé cuándo mi paquete ha sido despachado por la aduana?

Normalmente recibirás una notificación de tu proveedor de envío o socio 3PL.

¿Quién es responsable del despacho de aduanas?

El transportista tiene la responsabilidad principal de garantizar el despacho de aduana. Sin embargo, esta tarea se puede delegar en expertos como ShipBob.

¿Cuál es la mejor manera de evitar los aranceles aduaneros?

Los aranceles aduaneros no se pueden evitar. Una comprensión profunda del proceso aduanero, una verificación doble o incluso triple para garantizar que la documentación sea precisa y trabajar con un socio de cumplimiento y envío confiable son buenas maneras de minimizar las demoras y agilizar el proceso aduanero.

¿Necesito un agente de aduanas?

No existe ningún requisito legal para contratar una agencia de aduanas. Sin embargo, para envíos complejos o ciertos países, es bueno tener un agente de aduanas si maneja envíos internacionales solo. Aportan experiencia que garantiza un despacho más fluido.