¿Qué es la comunicación digital en el lugar de trabajo? (+ Mejor software para usar)

Las herramientas de comunicación digital juegan un papel esencial en las operaciones comerciales diarias. Le permiten mantenerse en contacto con su equipo a lo largo de la jornada laboral para que pueda responder preguntas, obtener actualizaciones sobre el trabajo y más. También facilitan la comunicación al permitir que sus empleados hablen entre ellos sin tener que estar en la misma habitación.

En esta guía, explicamos los beneficios de usar software para comunicarse en el lugar de trabajo y destacamos 3 de nuestras herramientas favoritas para mantener a su equipo informado.

¿Qué es la comunicación digital?

La comunicación digital incluye cualquier forma de comunicación que tenga lugar digitalmente, principalmente en una computadora, teléfono inteligente u otro dispositivo móvil, como una tableta. Incluye todo, desde correos electrónicos y mensajes de texto hasta videollamadas e interacciones en las redes sociales .

Su empresa probablemente ya utiliza algunas formas de comunicación digital. Es raro encontrar un negocio hoy en día que funcione sin correo electrónico, por ejemplo. Y, en la era del trabajo remoto, las plataformas de videoconferencia y mensajería instantánea son cada vez más comunes.

Una de las características clave de la comunicación digital es que la información se transmite instantáneamente. Tan pronto como envíe un mensaje, se entregará a su equipo y podrán continuar con su trabajo.

En términos de productividad, este es un gran paso adelante en lugar de dejar una nota escrita a mano en el escritorio de cada empleado o tener que rastrear a sus empleados en la oficina para compartir información.

¿Cuáles son los beneficios de la comunicación en el lugar de trabajo de la era digital?

Los beneficios de la comunicación digital en el lugar de trabajo son tan numerosos que hoy en día casi ningún negocio funciona completamente con comunicación analógica. Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los beneficios clave que brindan las herramientas digitales.

Intercambio de información instantánea

El beneficio número uno de las herramientas de comunicación digital es que le permiten compartir información al instante. Puede tener un ida y vuelta con un empleado por mensaje de texto en tiempo real. También puede participar en una videollamada para discutir ideas más complejas.

Ambos métodos transmiten la información mucho más rápido que si tuviera que caminar hasta la oficina de un empleado para conversar con él cara a cara o dejarle una nota. Simplemente puede intercambiar información y luego volver al trabajo rápidamente.

Productividad incrementada

La velocidad de las comunicaciones digitales tiene un gran impacto en la productividad. Los empleados pueden obtener la información que necesitan tan pronto como la necesiten, no pierdan más tiempo esperando reuniones en persona.

Dado que la información se transmite de manera eficiente, hay menos tiempo de inactividad durante la jornada laboral. Esto tiene enormes beneficios para su empresa, ya que los empleados más productivos pueden ayudar a realizar más trabajo en una escala de tiempo más rápida. Esto genera más ingresos, lo ayuda a cumplir con los plazos y aumenta la satisfacción del cliente.

Mayor flexibilidad

Con las comunicaciones digitales, usted y sus empleados no necesitan estar en el mismo lugar para compartir información de manera efectiva. Puede estar en la oficina enviando mensajes de texto con empleados en el campo, por ejemplo. Las herramientas de comunicación digital también apoyan a los empleados que trabajan de forma remota o desde casa.

Además, con las herramientas de comunicación digital, los empleados no necesariamente tienen que trabajar al mismo tiempo . Las plataformas de comunicación asincrónica le permiten enviar un mensaje, una nota de voz o un video a los empleados, quienes luego pueden responder cuando tengan tiempo.

Retención de información mejorada

Otro beneficio de las herramientas de comunicación digital es que facilitan el almacenamiento de información. Donde una nota de papel puede perderse en la confusión, un mensaje digital dura para siempre.

Puede organizar correos electrónicos y otras comunicaciones digitales en carpetas y buscarlas más tarde. Esto garantiza que la información se conserve dentro de su empresa para cualquier persona que pueda necesitarla más adelante. También simplifica el cumplimiento de la normativa laboral que te obliga a guardar determinados documentos o registros de comunicaciones.

Mejor experiencia del cliente

Además de ayudar a tus empleados, la comunicación digital ayuda a tus clientes.

Las plataformas digitales permiten a los clientes comunicarse con su negocio más fácilmente con preguntas. Pueden obtener respuestas instantáneas de un chatbot o enviar preguntas a su equipo por correo electrónico.

También puede trabajar en colaboración con los clientes a través de plataformas de comunicación digital como aplicaciones de mensajería. Por ejemplo, puede tener un canal de mensajería compartido que incluya a su equipo y representantes de la empresa de su cliente. Esto les da a los clientes una mayor participación en el trabajo que su negocio hace por ellos.

Colaboración optimizada

La comunicación digital mejora la colaboración dentro de su equipo de varias maneras importantes.

En primer lugar, permite que los empleados trabajen juntos en tiempo real sin estar en la misma sala . Los empleados pueden compartir información sobre un proyecto a través de mensajes o correos electrónicos grupales, o intercambiar ideas o resolver problemas a través de videoconferencias.

Además, las herramientas digitales permiten a los empleados trabajar de forma asíncrona . En lugar de exigir a todos los empleados que reserven tiempo para una reunión, pueden trabajar en un proyecto colaborativo cuando mejor se adapte a su horario.

Las plataformas de comunicación digital también ofrecen formas de organizar la comunicación en torno a diferentes tareas y proyectos. Esto facilita que los empleados que pueden estar trabajando juntos en varios proyectos realicen un seguimiento de la información importante.

Comunicación Presencial vs. Comunicación Digital

Aunque existen muchos beneficios para la comunicación digital en el lugar de trabajo, los intercambios digitales aún no pueden reemplazar por completo la comunicación cara a cara . Según un estudio, las comunicaciones en persona tienen un efecto diferente y más fuerte en las conexiones neurológicas del cerebro en comparación con los intercambios virtuales. Es decir, la comunicación en persona es más efectiva para la lluvia de ideas que la comunicación virtual.

Sin embargo, no todos los intercambios de información tienen que ser en persona . De hecho, a menudo es mucho más eficiente mantener la mayoría de las comunicaciones digitalmente mientras se mantiene cierto grado de interacciones cara a cara. Por ejemplo, puede reservar reuniones en persona para tomar decisiones importantes en equipo.

A medida que avanza la tecnología, la línea entre las comunicaciones digitales y cara a cara se está desdibujando. Las videoconferencias han recorrido un largo camino en los últimos años. Además, la nueva tecnología de realidad virtual podría hacer que las reuniones remotas se sientan como reuniones en persona en un futuro cercano.

Ejemplos de canales de comunicación digital en el lugar de trabajo

Canales de texto

Los canales de texto son el tipo de comunicación digital con el que la mayoría de la gente está familiarizada. Incluyen mensajes de texto, correos electrónicos y mensajes enviados dentro de aplicaciones de chat de negocios.

La intranet de su empresa también puede servir como canal para comunicaciones de texto. Por ejemplo, un manual de empleados digitalizado publicado en su intranet es una forma de comunicación digital.

notas de audio

Las notas de audio se están volviendo cada vez más populares como una forma de comunicar información rápidamente. Muchas plataformas que admiten mensajes de texto, como aplicaciones de SMS para teléfonos inteligentes y aplicaciones de chat empresarial, ahora también admiten notas de audio.

Videoconferencia

Las herramientas de videoconferencia ofrecen una variedad de capacidades. Puede realizar una videollamada bidireccional o una reunión más grande. También puede organizar un seminario web o grabar un video y compartirlo por correo electrónico o una aplicación de chat.

Medios de comunicación social

Es posible que esté más acostumbrado a las redes sociales en su vida personal, pero puede ser un canal muy útil para conectarse con los clientes. También puede usar una fuente de estilo de redes sociales dentro de su empresa para compartir anuncios importantes.

Encuestas

Las encuestas son una herramienta digital eficaz para recopilar comentarios o ideas de sus empleados. Con una plataforma como Connecteam, puede decidir si las encuestas deben ser anónimas o tener adjuntos los nombres de los empleados.

Herramientas de gestión de proyectos

Muchas herramientas de gestión de proyectos incluyen funciones que ayudan a su equipo a comunicarse sobre el trabajo en curso. Por ejemplo, puede adjuntar documentos y notas a una tarea y asignarla a un empleado, quien recibirá una notificación de que tiene una nueva asignación.

Calendarios

Los calendarios ofrecen una forma de comunicarse sobre reuniones, fechas límite y otros eventos. Por ejemplo, puede enviar una invitación de calendario a los empleados sobre una próxima videoconferencia.

Pautas de comunicación digital en el lugar de trabajo

Para ayudarlo a aprovechar al máximo las comunicaciones digitales en su lugar de trabajo, aquí hay algunas pautas a seguir.

Usa múltiples canales para comunicarte

El uso de múltiples canales para comunicarse con su equipo le brinda más flexibilidad y le permite compartir información de manera más efectiva. Por ejemplo, puede usar mensajes de texto para un intercambio simple con un empleado, pero opte por una videoconferencia para intercambiar ideas o tomar decisiones en equipo.

Como regla general, concéntrese en usar de 2 a 4 canales de comunicación que funcionen mejor para su equipo.

Dedica tiempo a entrenar

Dependiendo de las herramientas de comunicación digital que utilice, puede tomar un poco de tiempo acostumbrarse. Por lo tanto, es importante que dedique tiempo a capacitar a los empleados sobre cómo usarlos correctamente. La capacitación puede incluir explicar no solo cómo funciona un software, sino también cómo espera que los miembros de su equipo lo usen a lo largo del día.

No sobrecargue a los empleados con notificaciones

Algunas herramientas hacen que la comunicación sea tan fluida que es fácil sobrecargar a los empleados con notificaciones. Una forma de evitar esto es dirigir sus mensajes a los empleados específicos que necesitan información. Si un tema requiere una gran cantidad de mensajes de ida y vuelta, podría ser más fácil saltar a una llamada de voz o video rápida.

Organiza tus mensajes

Muchas aplicaciones de chat de negocios te permiten organizar tus conversaciones en canales. Puede crear un nuevo canal para cada proyecto o equipo en el que trabajen usted y sus empleados. Esto no solo facilita la búsqueda de información más adelante, sino que también garantiza que sus mensajes lleguen solo a los empleados para quienes la información es relevante.

Desarrollar una política de comunicación para toda la empresa.

Toda empresa debe tener una política de comunicación clara, y la suya debe incluirse en su manual del empleado.

Su política de comunicación puede establecer qué herramientas de comunicación utiliza y cuándo utilizarlas. También puede establecer pautas sobre qué tipos de discursos están permitidos y qué temas están prohibidos en sus comunicaciones comerciales. Esto es importante para garantizar que su lugar de trabajo se sienta inclusivo para todos los empleados.

Las mejores herramientas y software de comunicación digital para 2023

Hay docenas de plataformas para la comunicación digital en el lugar de trabajo y las hemos reducido a nuestras 3 mejores opciones.

Connecteam es una plataforma de operaciones de trabajo todo en uno que incluye toneladas de funciones para comunicarse con su equipo.

Para empezar, Connecteam ofrece una función de chat fácil de usar que está integrada en la aplicación. Puede enviar mensajes, notas de voz, fotos y videos, archivos adjuntos y más. Admite conversaciones individuales y grupales, y puede organizar sus chats en canales basados ​​en tareas o en equipos.

Una cosa que separa a Connecteam de otras aplicaciones de chat es el nivel de control que ofrece a los gerentes. Puede decidir qué empleados pueden unirse y publicar en qué canales, y puede moderar las conversaciones para garantizar que se mantengan enfocados y profesionales.

Para anuncios de departamento o de toda la empresa, Connecteam ofrece un feed de actualizaciones al estilo de las redes sociales . Admite comentarios y me gusta, aunque también tiene la opción de desactivarlos para cualquier publicación. Puede programar publicaciones con anticipación y realizar un seguimiento de quién ha visto sus actualizaciones también.

Connecteam también agiliza el proceso de recopilación de comentarios de los empleados con encuestas y sondeos personalizables . Las encuestas admiten respuestas anónimas e incluso puede realizar encuestas en vivo para recopilar comentarios al instante.

Otras funciones de comunicación en Connecteam incluyen un directorio de empleados, un centro de conocimientos y un calendario de eventos. El centro de conocimiento le permite almacenar documentos importantes como su manual de empleados, documentos de operaciones y más.

Además, Connecteam incluye herramientas de gestión de proyectos que permiten a los empleados compartir notas sobre tareas en curso.

Connecteam es de uso completamente gratuito para empresas con hasta 10 empleados . Para empresas más grandes, el precio comienza en solo $ 29 por mes para hasta 30 usuarios.

¡Comience con Connecteam gratis hoy!

Zoom es una solución de videoconferencia ampliamente utilizada que puede ayudar a los equipos remotos a colaborar. Los gerentes pueden realizar reuniones individuales o recibir hasta 1000 asistentes a la vez. Los usuarios pueden organizar encuestas en vivo durante las reuniones o compartir pantallas para presentaciones.

Las reuniones de Zoom incluyen pizarras virtuales, que permiten a los usuarios compartir ideas y tomar decisiones juntos. Las pizarras admiten la edición simultánea y se pueden personalizar con plantillas para ayudar a impulsar el proceso de creación de ideas.

El software también permite a los anfitriones dividir a los asistentes en salas de reuniones durante una reunión. Esto permite a los empleados trabajar en ideas en equipos pequeños y luego informar a todo el grupo.

Además, Zoom incluye un cliente de correo electrónico, un calendario compartido y un chat de equipo.

Zoom ofrece un plan gratuito que limita a los usuarios a reuniones de 40 minutos. Los planes pagos comienzan en $15.99 por usuario, por mes.

Google Workspace es un paquete de productividad que incluye aplicaciones como Google Drive, Gmail, Meet y más. Drive es especialmente interesante como herramienta de comunicación por cómo facilita la colaboración dentro de los equipos.

Con Google Drive, varios empleados pueden editar el mismo documento, hoja de cálculo o presentación al mismo tiempo. También pueden dejar comentarios dentro de un documento.

Los comentarios permiten a los empleados trabajar de forma asíncrona, lo que resulta útil para los equipos distribuidos en varias zonas horarias. Los comentarios se encadenan para que los empleados puedan tener conversaciones de ida y vuelta.

Además, dado que Google Drive es parte de Google Workspace, los empleados pueden iniciar videollamadas con Meet cuando necesitan discutir una tarea con mayor detalle.

Google Drive también permite a los usuarios organizar archivos en carpetas y compartirlos con grupos de empleados. Los administradores pueden dejar una nota al compartir archivos y controlar quién tiene permiso para editar el contenido de un archivo.

Google Workspace comienza en $6 por usuario, por mes.

Conclusión

Las comunicaciones digitales incluyen mensajería, redes sociales, videoconferencias y mucho más. Dentro del lugar de trabajo, las herramientas de comunicación digital pueden facilitar la colaboración de los empleados, así como ayudar a mejorar la productividad y ayudarlo a organizar la información.

Existen innumerables opciones, pero tres de nuestras herramientas de comunicación digital favoritas para empresas son Connecteam, Zoom y Google Workspace. Comparando las 3 plataformas, Connecteam se destaca como la mejor solución todo en uno . Ofrece un plan gratuito para empresas con 10 empleados o menos, además de planes pagos asequibles para equipos de todos los tamaños.

preguntas frecuentes

¿Cuál es la definición de comunicación digital?

La comunicación digital es cualquier tipo de comunicación que tiene lugar electrónicamente, generalmente a través de Internet. Incluye correo electrónico, mensajería instantánea, videollamadas y redes sociales.

¿Cuál es el tipo de comunicación digital más común en el lugar de trabajo?

Los tipos comunes de comunicación digital en el lugar de trabajo incluyen correo electrónico, mensajería instantánea y videoconferencia. Muy pocas empresas podrían operar sin correo electrónico, y un número creciente confía en la mensajería instantánea dentro de los equipos para compartir información rápidamente. Mientras tanto, las videoconferencias permiten que los equipos se reúnan virtualmente.

¿Por qué es importante la comunicación digital para las empresas?

Hay una serie de beneficios de la comunicación digital en el lugar de trabajo. En primer lugar, las herramientas de comunicación digital permiten a las empresas compartir información rápidamente. Son esenciales también para comunicarse con los clientes, facilitar la colaboración entre los empleados y aumentar la productividad. Casi todas las empresas de hoy dependen de las comunicaciones digitales.

¿Quiere recibir más artículos excelentes directamente en su buzón de correo? Suscríbete aquí