Cómo los flujos de trabajo y los formularios digitales pueden impulsar la eficiencia operativa

Automatizar procesos y estandarizarlos es algo importante para todo negocio. Los flujos de trabajo permiten a sus empleados completar informes, formularios, listas de verificación, solicitudes y más, todo desde su aplicación móvil.

Con flujos de trabajo diarios, los empleados pueden hacer su trabajo de manera más eficiente y eficaz, al mismo tiempo que garantizan el cumplimiento de las normas y reglamentos.

Pasar de lápiz y papel, portapapeles y libros de registro para la gestión de tareas ofrece muchas ventajas de la automatización de procesos. Por ejemplo:

• Los directores ejecutivos y gerentes dedican casi el 20 % de su tiempo a tareas que podrían automatizarse, incluido el análisis de datos operativos y la revisión de informes de estado.
• En lo que respecta a los procesos comerciales, el 60 % de las empresas podría ahorrar alrededor del 30 % de su tiempo con la automatización. La generación de oportunidades de venta, la aprobación del papeleo y el procesamiento de documentos son solo algunas de las tareas que pueden ahorrarle tiempo a través de la automatización.
• La firma de investigación de mercado IDC dice que las empresas pierden del 20 al 30 % de los ingresos cada año debido a procesos ineficientes.
• La mitad de los trabajadores especificaron que les gustaría acceder y editar documentos mientras están en movimiento.

Creemos que los flujos de trabajo digitales y las listas de verificación operativas tienen 4 cualidades principales que brindan valor para la automatización de operaciones:

Ya sea una lista de verificación semanal, un informe de incidentes o una confirmación de una publicación de política reciente, los flujos de trabajo siempre están disponibles para su equipo y son fáciles de completar con solo unos pocos clics, por lo que es mucho más fácil impulsar la automatización de las operaciones comerciales.

De manera predeterminada, se archivan todas las entradas del flujo de trabajo, lo que le brinda acceso a toda la información histórica de manera organizada y con capacidad de búsqueda, para que luego pueda buscar, exportar o generar informes relevantes a partir de la información recopilada.

Los flujos de trabajo no solo recopilan la información, sino que la reenvían automáticamente a las partes interesadas relevantes para que puedan tomar medidas. Reduciendo los gastos generales de respuesta y comunicación, haciendo que su negocio sea más eficiente y productivo.

Como gerente, los flujos de trabajo le brindan la capacidad de rastrear estados, confirmar entradas con firma y más para que pueda rastrear la acción de seguimiento desencadenada por los miembros de su equipo.

Ahora veamos algunos ejemplos reales de flujos de trabajo digitales.

Para poner todo esto en práctica, veamos algunos ejemplos de flujos de trabajo digitales de clientes de la vida real. Los flujos de trabajo y los formularios digitales se pueden segmentar ampliamente en algunas categorías clave:

Ejemplos de flujo de trabajo : 'Lista de verificación de apertura del sitio', 'Lista de verificación previa al manejo', 'Lista de verificación de seguridad mensual'.

Ventajas: las listas de verificación operativas dictan de forma predeterminada la estandarización en toda su organización, ya que todos los miembros del equipo se adhieren al mismo formato de informes.Impulsan la eficiencia operativa, mejoran el nivel de servicio y lo ayudan a detectar excepciones que pueden requerir más atención.

A modo de ejemplo, Bob, el gerente de la tienda, puede ver desde su móvil en cualquier momento la lista de verificación de apertura de hoy y tomar medidas sobre posibles excepciones, incluso si no está en la tienda.

Ejemplos de flujo de trabajo : 'Informe de incidente', 'Informe de peligro de seguridad', 'Informe de accidente'

Ventajas: los flujos de trabajo de informes permiten informes rápidos y detallados en cualquier momento y desde cualquier lugar y permiten una respuesta rápida.

A modo de ejemplo, cuando Jessie informa sobre un incidente que tuvo lugar, su gerente recibe una notificación automática en tiempo real y obtiene una copia en pdf de los detalles, imágenes y ubicaciones del incidente desde el campo.

Ejemplos de flujo de trabajo : 'Auditoría del sitio', 'Inspección de salud y seguridad', 'Auditoría de desempeño del equipo'

Ventajas: los informes de auditoría facilitan que el auditor documente los hallazgos, estandarice el proceso de inspección y también realice un seguimiento de los resultados a lo largo del tiempo y en toda la organización al digitalizar todas las auditorías de toda la organización, haciéndolas accesibles y comparables.

A modo de ejemplo, cuando Rob realiza una auditoría de salud y seguridad en el sitio de un restaurante, primero mira la auditoría del año pasado para evaluar los resultados anteriores y luego puede incluir en su informe si hay una tendencia de mejora o acción adicional. es necesario para elevar los estándares del equipo.

Ejemplos de flujo de trabajo : 'Reconocimiento del libro del empleado, 'Declaración de salud diaria de COVID19', 'Aceptación de política uniforme'.

Ventajas: los flujos de trabajo de lectura y firma son muy eficientes para obtener una respuesta rápida y documentada de su equipo, para garantizar que cumple con los estándares de cumplimiento y que su equipo está actualizado con sus protocolos y pautas internos.Los flujos de trabajo de lectura y firma le brindan una visibilidad completa de quién completó el formulario y facilita el seguimiento con notificaciones automáticas solo con los miembros del equipo que no lo hicieron para que pueda alcanzar el 100% de cumplimiento de su equipo.

A modo de ejemplo, Elise de Recursos Humanos desea asegurarse de que todo su equipo esté actualizado con las actualizaciones recientes del Manual del empleado de la empresa. Por lo tanto, emite un flujo de trabajo de lectura y firma que detalla la información relevante y puede obtener el reconocimiento de todo su equipo en menos de 24 horas. También descarga una copia en PDF de cada formulario completado para garantizar la documentación con fines de cumplimiento.

Ejemplos de flujo de trabajo : 'Apertura de un ticket de mantenimiento', 'Formulario de reembolso', 'Pedido de existencias', 'Informe de un ticket de velocidad'.

Ventajas: con los flujos de trabajo de emisión de boletos, cada miembro del equipo puede completar y documentar toda la información relevante con facilidad, incluida la carga de imágenes de apoyo y cualquier otra información requerida.Todos los tickets se documentan, archivan y organizan automáticamente para que el equipo pueda responder y actuar según sea necesario.

A modo de ejemplo, James es un controlador responsable de reembolsar a los miembros del equipo los gastos aprobados. Cuando llega el momento de hacer la nómina, solo mira su tabla de flujo de trabajo de reembolso y ve todas las entradas del último mes, luego puede marcar todos los gastos que se pagaron e incluso pedir aclaraciones a los miembros relevantes del equipo si es necesario. Descarga todas las facturas para el mantenimiento de registros y pasa a su siguiente tarea.

El poder de los flujos de trabajo digitales para la automatización de operaciones comerciales

Los flujos de trabajo son una gran herramienta para todos los equipos, ya que brindan un gran valor en términos de ahorro de tiempo, estandarización, flujo de información, cumplimiento y más. Son fáciles de configurar y son muy adoptados por los miembros del equipo, ya que facilitan las cosas para todos.