Digitalice formularios de informes de incidentes y transforme los incidentes en el lugar de trabajo

Tanto si es una pequeña empresa como si es una gran empresa,siempre desea evitar y anticiparse a los incidentes en el lugar de trabajo , como lesiones y accidentes laborales, casi accidentes fatales o menores, casos ambientales, fallas en las instalaciones o en el entorno laboral.Además de eso, debe fomentar una buena cultura de notificación de incidentes para crear un lugar de trabajo más seguro y ayudar a identificar cómo mejorar continuamente el entorno laboral.

Además de garantizar la seguridad de sus empleados,también debe garantizar que su negocio siempre cumpla con los estándares regulatorios de OSHA.Como gerente, debe tener documentación suficiente para demostrar que hizo todo lo posible para prevenir un incidente en el lugar de trabajo y cuáles fueron los pasos que tomó cuando ocurrió.

Todo esto lleva a las siguientes preguntas, especialmente si todavía usa lápiz y papel para manejar incidentes en el lugar de trabajo:

• Pero, ¿cuál es su proceso cuando ocurre un incidente?
• ¿Cómo informa un empleado el incidente?
• ¿Se maneja en tiempo real?
• ¿Los empleados tienen a mano un manual al que puedan consultar y actuar en consecuencia?
• ¿Cómo puede usted, como gerente, compartir rápidamente el incidente con otros empleados?
• ¿Y cómo puede estar seguro de que TODOS sus empleados recibieron el mensaje?
• Además de todo eso, ¿cómo pueden los nuevos empleados enterarse de viejos incidentes?

No se puede negar que a partir de las preguntas anteriores y cuán estrictos deben ser sus procedimientos de seguridad, hay una manera de manejar los peligros y los incidentes y eso es lo que profundizamos a continuación.

Cómo manejar los peligros y los incidentes

Antes de un incidente:

¡Antes de que ocurra un accidente, desea que sus empleados lo alerten sobre un peligro potencial!Por ejemplo, una escalera abollada, un piso mojado o cables expuestos: estos son peligros que desea conocer con anticipación, ya que ayudarán a prevenir futuros accidentes.

Durante un incidente:

Si un empleado se ve involucrado en un accidente, debe estar lista una lista de verificación para cada tipo de accidente para que su empleado sepa qué hacer para cada tipo de incidente.

El primer paso es revisar la lista de verificación, llamar a una ambulancia y notificar al contacto de emergencia correspondiente. A continuación, rellene el formulario de informe de incidentes. (Por supuesto, usted está a cargo de crear una lista de verificación eficiente de qué hacer cuando ocurre un determinado incidente en el lugar de trabajo) . Es importante obtener los datos lo antes posible con la mayor cantidad de información, como imágenes del peligro y los alrededores, junto con una ubicación GPS.

Elementos importantes a incluir en un informe de incidente

• Detalles y descripciones específicos y fácticos, pero siendo objetivos: información del empleado, fecha, hora y circunstancias del incidente.
• ubicación GPS.
• Lo que conduce al incidente.
• Adjuntar fotos del incidente y alrededores.
• Explique qué parte del cuerpo se lesionó y qué tratamiento necesitará.
• Equipos, materiales, etc. dañados.
• Incluya declaraciones de testigos siempre que sea posible.
• Mantenga cierta información confidencial.
• Firmas de todas las partes relevantes.

Después de un incidente:

Tan pronto como pueda, comparta una actualización sobre el incidente (lo que sucedió y cómo evitarlo) con todos los empleados que podrían estar expuestos a un incidente similar, como un piso mojado o una escalera rota. De esta manera, puede evitar que incidentes similares vuelvan a ocurrir.Unos días después del incidente, puede compartir una actualización de procedimiento nueva y detallada sobre cómo manejar ese incidente si ocurre.

Sin embargo, si todavía usa formularios de informe de incidentes obsoletos, como lápiz y papel, ¡es hora de hacer el cambio!En 2021, las listas de verificación y los procedimientos en papel son irrelevantes, debe cambiar al dispositivo móvil.

Con todo lo anterior resaltado, también es importante que sepa que las empresas completan un informe de incidente porque demuestra:

• La empresa reconoce el incidente
• La empresa investigó el incidente.
• La empresa tomó todas las medidas necesarias para cumplir con las reglamentaciones estatales o federales relacionadas con el incidente.
• La empresa se aseguró de que todos los involucrados en el incidente estuvieran incluidos en el informe del incidente y su informe fuera reconocido.
• La empresa realizó un análisis de causa raíz para averiguar por qué ocurrió el incidente.
• La empresa tomó las medidas necesarias para evitar que volviera a ocurrir.

Y si no lo hemos dejado muy claro, usar métodos obsoletos como lápiz y papel ya no será suficiente.

Por quées imprescindible pasarse a los formularios de informe de incidentesmóviles

Cuando utiliza un formulario de informe de incidentes móvil, está utilizando una solución digital que le permite priorizar las tareas diarias y optimizar las operaciones. Esto significa que no se verá abrumado por montañas de papeleo, sino que podrá administrar su negocio de manera eficiente desde su teléfono inteligente. Todo se puede rastrear y administrar sobre la marcha, las listas de verificación digitales y los informes ayudan a reducir la fricción de las actividades diarias, automatizan el flujo de información y le permiten obtener una mejor supervisión.

¿Por qué otra razón debería cambiar a un formulario de informe de incidentes móvil? Lo siguiente debería arrojar algo más de luz.

• Fácil de enviar información sobre peligros e informes de incidentes. Además, todo se informa en tiempo real.
• Simplemente agregue fotos y ubicación GPS. No es necesario escribir una explicación larga cuando una imagen vale más que mil palabras.
• Accesible para todos los empleados y siempre tienen acceso a listas de verificación y formularios.
• Enviar un procedimiento actualizado requiere un clic.
• Todos los datos son medibles y se almacenan de forma segura.
• Comparta videos sobre cómo usar el equipo correctamente y manejar peligros e incidentes.
• 100% de cumplimiento como puede ver quién hizo qué.
• Los documentos están siempre accesibles para solicitudes de capacitación y normativas, y cada vez que se actualizan, todos los empleados tienen inmediatamente la última versión disponible.
• Mejorar y actualizar periódicamente los formularios de informe de incidentes según sea necesario.

Con todo lo anterior en mente, necesita saber qué debe buscar cuando se trata de un software de informe de incidentes. Es mucho más que las funciones que ofrece y el precio: ambos son importantes, pero necesita un software de informe de incidentes que pueda hacer un esfuerzo adicional para que pueda concentrarse en lo que importa.

Qué buscar en un software de informe de incidentes

• Disponible en el móvil

De esta manera, sus empleados siempre estarán informados sobre la naturaleza de informar sobre peligros e incidentes, ya que es conveniente y muy fácil de hacerlo. Cuando tiene empleados sin escritorio, no tienen tiempo para sentarse detrás de una computadora para informarle sobre un incidente o peligro. Pero cuando está disponible directamente en su teléfono inteligente, eso significa que pueden estar al tanto de todo mientras están en movimiento.

• Muy fácil de usar

No debería tener que pasar por un largo proceso de capacitación, debería ser tan simple como 1-2-3 (especialmente si tiene empleados menos expertos en tecnología). Nadie quiere perder el tiempo aprendiendo a usar una aplicación, solo para descubrir que es súper complicado. Si los informes no son fáciles de hacer, ¡sus empleados no estarán motivados para usarlos!

• Fácil de implementar

La descarga de una aplicación toma segundos y no es un proceso complicado, por lo que ahorra tiempo y puede comenzar a usar el nuevo software de informes de incidentes de inmediato.

• Incluye funciones de comunicación.

Usted y sus empleados nunca perderán el ritmo, ya que pueden abrir chats privados o grupales sobre varios temas. Envíe actualizaciones con o sin capacidades de comentarios para garantizar que el mensaje se entregue y nadie se moleste con demasiadas notificaciones.

• Los formularios digitales están disponibles

Elija entre una plantilla o cree su propio formulario digital personalizado.Esto asegura que los formularios sean similares a la apariencia de la empresa para que sus empleados no queden sorprendidos.

• Asequible

Dependiendo del tamaño de su empresa, debe elegir el software que tenga más sentido para su empresa y su billetera.

Con todo eso en mente, ¿cómo elige el software de informe de incidentes adecuado? ¡Nos hemos arremangado y hemos hecho el trabajo por usted! A continuación, encontrará 12 opciones de software de informes de incidentes que pueden adaptarse perfectamente a su empresa.

Las 12 mejores soluciones de software de informes de incidentes

1. equipo de conexión

La aplicación móvil todo en uno fácil de usar de Connecteam hace que informar y manejar un incidente sea rápido y fácil. Cree un informe antes de que ocurra un accidente (como un piso mojado), complete un formulario de informe de incidentes después de un accidente, abra una biblioteca para ver la lista de verificación de lo que debe hacer después de un incidente y envíe el nuevo protocolo a todos en minutos. en lugar de días o semanas después de un incidente. Además, todos los números de trabajo se almacenan en el directorio de empleados dentro de Connecteam para que pueda comunicarse rápidamente con el contacto de emergencia designado.

• Sólido conjunto de funciones: el intuitivo editor de arrastrar y soltar facilita la creación de cualquier formulario en cuestión de minutos. Obtenga información de su equipo sin escritorio con capacidades avanzadas que incluyen imágenes, firmas, sellos de ubicación, listas desplegables, grabaciones de voz, archivos adjuntos, etc.
• Acceso las 24 horas, los 7 días de la semana: cuando está en movimiento, su equipo puede acceder a la aplicación para completar y enviar cualquier formulario para que no tenga que lidiar con el papeleo y la escritura desordenada, los formularios obsoletos y evitar días de espera (si no semanas) para papeleo clave a llenar.
• Notificaciones en tiempo real: reciba notificaciones en tiempo real sobre cada entrada realizada por su equipo y revise en su teléfono inteligente o desde la oficina. Además, realice un seguimiento de las tasas de finalización, configure recordatorios automáticos y haga un seguimiento de cualquier persona que no haya completado un formulario.
• Procesamiento rápido de información: las cosas que debe tener en cuenta como gerente suceden de un vistazo con filtrado avanzado y una interfaz de búsqueda. Marque excepciones, analice datos históricos y exporte información cuando sea necesario. Además, todas las entradas anteriores están documentadas y disponibles siempre que las necesite.
• Automatice el flujo de trabajo: descargue y envíe automáticamente informes de Excel cuando sea necesario, obtenga una copia en PDF para cada entrada y más para que pueda mantener a su equipo y empresa organizados y proactivos.
• Cierra el ciclo: proporciona comentarios inmediatos y directos a tu equipo sobre sus envíos con notas y estados coordinados por colores para cada entrada.
• Todo en uno: no necesita pagar más para administrar su negocio en piloto automático, Connecteam ofrece aún más funciones para optimizar su negocio. Benefíciese del directorio de empleados, el chat en la aplicación, las notificaciones automáticas, la herramienta de actualizaciones de la empresa, la herramienta de gestión de tareas dedicada y mucho más.

Precio: por un precio mensual fijo, Connecteam le ofrece el mejor rendimiento por su dinero.El precio comienza en solo $ 29 por mes. Comience con el plan gratuito de por vida de Connecteam para probar sus increíbles capacidades.

2. Forma tipográfica

Si tiene una mayoría de empleados de oficina que están frente a la computadora, Typeform es una excelente opción. Es similar a Google Forms y no es específico de la empresa. Elija entre una plantilla de formularios preexistente para que sus empleados puedan completar un formulario de informe de incidentes.

Precio: Typeform tiene tres planes de precios para ofrecer: gratis (que está seriamente limitado), Pro a $35/mes/para 1 usuario y Pro+ a $70/mes/1 o más usuarios.

3. Servicio fresco

Freshservice es una gestión de servicios de TI (ITSM) en la nube. Alberga una serie de capacidades de gestión de incidentes que pueden integrarse con otros procesos de ITSM, como la gestión de problemas, cambios, lanzamientos y activos. Abra tickets a través de varios canales como correo electrónico, portal de soporte, chat, etc. El departamento de TI de su empresa puede entonces automatizar las asignaciones de tickets y emitir respuestas enlatadas.

Precio: Comience una prueba gratuita de 21 días y luego elija entre los cuatro planes mensuales que ofrece Freshservice.Sus cuatro planes de precios incluyen $29/mes, $59/mes y hay dos planes de $99/mes, para grandes equipos y empresas.

4. Rastreador A1

Personalice este software de gestión de incidentes para adaptarlo a la apariencia de su empresa. Implemente fácilmente para obtener métricas y gráficos del tablero, un portal web, informes de incidentes, rachas de pérdidas y más. También puede ofrecer módulos para realizar un seguimiento de eventos, incidentes, contratos, seguros, reclamaciones, lesiones, datos de nómina y activos.

Precio: chatee con un representante de servicio al cliente para averiguar cuáles son los costos mensuales o anuales.

5. Service Desk Plus

Lo que obtendrá con ServiceDesk Plus es una mesa de ayuda y un software de gestión de activos. También cuenta con un paquete de gestión de incidentes como emisión de tickets de problemas, compras, gestión de contratos, un portal de autoservicio, etc.

Precio: deberá comunicarse con un representante de servicio al cliente para obtener más información sobre los precios de ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

Utilice Incy.io en su dispositivo móvil, computadora o tableta para emitir un informe de incidente u observación. Puede personalizar el formulario de informe de incidentes, agregar imágenes, analizar riesgos y tendencias, y todos los datos se presentan en tiempo real.

Precio: solo ofrecen una tarifa anual y debe comunicarse con un representante de servicio al cliente para presentarle una cotización, que depende del tamaño de su organización.

7. Servicio de buscapersonas

PagerDuty se describe a sí misma como "una empresa de computación en la nube que produce una plataforma de respuesta a incidentes SaaS para los departamentos de TI". Envíe notificaciones por SMS sobre la gestión de incidentes de forma rápida y sencilla: personalícelas para equipos o personas.

Precio: el precio de PagerDuty comienza en $6/mes para solo 6 usuarios, $35/mes, $47/mes y $119/mes.

8. VictorOps

VictorOps se jacta de los conceptos básicos de guardia, la colaboración entre equipos y la visibilidad simple. Utilizan el sistema de TI y DevOps para generar alertas automatizadas, integra información y aloja documentación crucial.

Precio: el precio comienza en $9/por usuario/mes, $29/por usuario/mes, $49/por/mes, u obtenga un plan de precios personalizado para todas sus necesidades de informes de incidentes.

9. Cumplimiento 360 por SAI Global

En lo que respecta a las funciones de informes de incidentes, Compliance 360 ​​admite seguimiento de auditoría, acciones correctivas, informes de incidentes, diagnóstico de causa raíz y gestión de tareas.

Precio: para obtener una cotización, deberá hablar con un representante de servicio al cliente.

10. Sistemas Adashi

Las organizaciones de servicios de emergencia utilizan Adashi Systems para todas sus necesidades de informes de incidentes. Los socorristas pueden informar, responder y gestionar todos los incidentes de forma segura y rápida.

Precio: hable con un representante de servicio al cliente sobre los planes de precios.

11. Gestión de incidentes de ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management es una solución basada en la web que funciona para investigar, informar y analizar incidentes ambientales, de lesiones/enfermedades, de propiedad y de flotas.

Precio: chatee con un representante de servicio al cliente de ProcessMAP Incident Management sobre precios.

12. OnPage – Sistema de Gestión de Incidencias

Pista de auditoría, diagnóstico de causa raíz, recuperación ante desastres, informes de incidentes, gestión de seguridad, gestión de tareas y gestión de tickets: es por eso que OnPage Incident Management System es compatible en caso de un incidente. Puede permitir informes de incidentes en tiempo real y consultas post-mortem con sus registros e informes de auditoría. OnPage también se integra con soluciones RMM y PSA y herramientas de chat como Slack.

Precio: hay una prueba gratuita de 7 días con OnPage; de ​​lo contrario, deberá comunicarse con un representante de servicio al cliente para obtener más información sobre los precios.

El resultado final de las soluciones de software de informes de incidentes

La necesidad de gestionar los incidentes y peligros en el lugar de trabajo no puede pasarse por alto, y probablemente ya lo sepa. Sin embargo, para que el proceso sea realmente fluido e indoloro (juego de palabras), debe utilizar herramientas modernas para mantenerse a la vanguardia. Crear un ambiente de trabajo seguro y agradable es IMPRESCINDIBLE.

Con el acceso en tiempo real a los datos, puede detectar incidentes antes de que sucedan y puede fácilmente mantener a todos en sintonía para que la promoción de una cultura de trabajo seguro se integre en el ADN de su empresa. Por lo tanto, revise nuestra lista de las 12 mejores soluciones de software de informes de incidentes y tome la mejor decisión para su negocio y empleados.