Las 5 Mejores Prácticas Principales de Encuestas de Empleados para una Retroalimentación Efectiva

Muchas empresas utilizan encuestas para recopilar comentarios de los empleados, pero los resultados suelen ser erróneos, engañosos y difíciles de analizar. Malinterpretar cosas como la satisfacción, el compromiso y el desempeño de los empleados puede tener graves consecuencias.

Por ejemplo, los resultados pueden mostrar que los empleados se sienten menos empoderados en el trabajo. Puede resolver esto brindándoles más propiedad e independencia. Pero si buscaban más capacitación y apoyo, los ha preparado para el fracaso.

Del mismo modo, los trabajadores que tienen miedo de decir la verdad pueden decirle que están satisfechos en el trabajo. Lo siguiente que sabes es que han renunciado, dejándote confundido.

Al crear y administrar encuestas, es importante seguir las mejores prácticas de encuestas para empleados. Estos ayudan a garantizar resultados sólidos y fiables. A continuación, compartimos 5 consejos de diseño de encuestas de expertos para ayudarlo a aumentar la participación y recopilar información honesta y significativa para su empresa.

Planificar por adelantado

Definir el propósito

Las encuestas de empleados se pueden utilizar por varias razones diferentes. Las empresas los utilizan para medir los niveles de compromiso de los empleados. Los empleados también pueden usarlos para recopilar comentarios de sus gerentes, compañeros de trabajo y subordinados directos.

Asegúrese de definir un propósito claro para su encuesta, cualquiera que sea. Un estudio de Forbes encontró que el 78% de las empresas no obtuvieron resultados de calidad de sus encuestas de compromiso de los empleados, y una de las principales razones de esto fue que estaban abordando demasiados problemas a la vez.

Lo mejor es reducir su propósito a unos pocos temas clave. De esta manera, no está agotando a los empleados con demasiadas preguntas. Además, al tener un enfoque claro para la encuesta, puede recopilar información más significativa para impulsar resultados comerciales específicos.

Establezca su público objetivo y asegúrese de que sea "representativo"

Identifique de quién desea recopilar respuestas. Su público objetivo, o "muestra", variará según lo que mida su encuesta.

Cuando se trata de encuestas a empleados, las mejores prácticas incluyen recopilar comentarios de una "muestra representativa". Esto se refiere a un grupo que refleja a todas las personas relevantes a las que se pueden aplicar las preguntas de la encuesta. Puede terminar con resultados de encuesta engañosos si no recopila comentarios de una muestra representativa.

Por ejemplo, enviar una encuesta solo a los miembros del equipo que están muy comprometidos no arrojará resultados objetivos. Estos miembros del equipo no son representativos de todos sus empleados, quienes probablemente tengan diferentes niveles de compromiso. En este ejemplo, no tendría la oportunidad de escuchar a los trabajadores menos comprometidos y, por lo tanto, no podría trabajar para abordar los problemas subyacentes.

Finalmente, asegúrese de tener un buen tamaño de muestra. Esto significa que debe tener un número mínimo de respuestas para que su encuesta se considere representativa de la población total.

Los tamaños de las muestras variarán según el tamaño de su empresa. Hay muchas herramientas en línea para ayudarlo a calcular cuál sería un buen tamaño de muestra.

Como regla general, para empresas más grandes de más de 1000 trabajadores, el 10 % suele ser un buen tamaño de muestra. Pero para las empresas más pequeñas de menos de 100 empleados, debe intentar que todos completen la encuesta.

Decide si una plantilla de encuesta funciona para ti

Antes de diseñar su encuesta, evalúe si necesita construirla desde cero. Algunas empresas usan plantillas de encuestas nuevas o usadas anteriormente. Por ejemplo, podría usar la encuesta de satisfacción de los empleados del año pasado nuevamente este año si funcionó bien. Esto también le permitiría comparar los resultados de manera más significativa.

Otra opción es comenzar con una plantilla existente y modificarla para que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo, puede agregar o eliminar preguntas según lo que sea importante para su encuesta. O bien, puede agregar un cuadro de comentarios para las sugerencias de los trabajadores si eso es lo que está buscando.

Considere una encuesta piloto u obtenga comentarios de grupos focales

Algunas empresas realizan una encuesta piloto antes de enviar la encuesta a su público objetivo completo. Esto significa que las empresas prueban una encuesta sobre la experiencia de los empleados con un grupo pequeño para asegurarse de que los encuestados puedan entender todas las preguntas.

Las empresas también utilizan encuestas piloto para identificar cualquier sesgo; por ejemplo, todos clasifican el primer o el último elemento de una lista como su opción preferida. Esto se denomina sesgo primario (cuando los encuestados seleccionan el primer elemento) o sesgo de actualidad (cuando eligen el último elemento).

Además, el uso del método de encuesta piloto le permite realizar los cambios necesarios antes de que su encuesta pase a un grupo más grande.

Pero las encuestas piloto no son su única opción. También puede organizar un grupo focal en el que le pida a un grupo pequeño que lea las preguntas y brinde comentarios.

Elige el momento y la frecuencia adecuados

Considere cuidadosamente cuándo desea enviar la encuesta. Por ejemplo, las encuestas de desempeño generalmente se envían ‌ anualmente o cada 6 meses. Puede administrar encuestas de compromiso o satisfacción de los empleados con mayor frecuencia, por ejemplo, cada trimestre. Estos también se conocen como encuestas de pulso.

Por supuesto, puede enviar encuestas con la frecuencia que necesite. Pero el tiempo es importante, ya que proporciona contexto. Por ejemplo, puede enviar una encuesta de satisfacción a los trabajadores durante un momento difícil para la empresa. Las respuestas de los empleados pueden ser más negativas de lo que hubieran sido si la encuesta se hubiera enviado cuando el negocio iba bien. Asegúrese de tener en cuenta el tiempo cuando analice las respuestas de la encuesta.

Decide quién será el propietario

La encuesta debe ser administrada por una persona o equipo específico. Podría ser RRHH, comunicaciones u otro equipo relevante.

Esto garantiza que la persona o el equipo pertinente sea responsable de administrar las encuestas a tiempo, así como de analizar y presentar los resultados a las partes interesadas pertinentes.

Maximice la participación y fomente la honestidad

Hazlo breve y fácil de usar

Asegúrese de que su encuesta sea corta, intuitiva y agradable a la vista. Idealmente, los empleados deberían poder completar la encuesta en 20 minutos. De esta manera, pueden concentrarse en él en una sola sesión sin distracciones.

Además, mantenga cualquier elemento visual, como logotipos, números de página, estado de progreso de la encuesta, etc., limpio y simple. Evite el uso excesivo de demasiados colores, ya que esto puede distraer. Además, considere la fuente que utiliza al crear su encuesta. Apéguese a una fuente sans serif, como Arial, en tamaño de fuente 12 para que los trabajadores puedan leer las preguntas con claridad.

Un cuestionario largo con demasiados elementos de distracción puede ser desalentador y reducir las tasas de participación de los empleados.

Establecer anonimato y/o confidencialidad

Los encuestados deben saber por adelantado si la encuesta es anónima o no. Los trabajadores generalmente responderán más abiertamente si saben que sus respuestas son anónimas. Si bien algunos argumentan que el anonimato desalienta la apertura y la transparencia en el trabajo, los estudios también han demostrado que las encuestas anónimas reciben tasas de respuesta de los empleados superiores al 90%.

Algunas encuestas no son anónimas, pero las respuestas se mantienen confidenciales. Esto significa que sólo la parte administradora sabe cómo han respondido los trabajadores. Es fundamental informar a los empleados si este es el caso y asegurarles que sus respuestas no se compartirán con nadie más.

Utilice un lenguaje sencillo y ofrezca explicaciones cuando sea necesario.

Para mejorar la precisión de las respuestas, asegúrese de usar un lenguaje sencillo que todos entiendan de la misma manera. Especialmente con las encuestas de compromiso de los empleados, las mejores prácticas incluyen el uso de una encuesta piloto o grupos de enfoque para verificar que ninguna pregunta sea ambigua. Esto se debe a que es más probable que estas encuestas contengan términos de recursos humanos que otros no entienden.

Para cualquier cosa que pueda ser potencialmente confusa, ofrezca una explicación clara. De esta manera, los empleados pueden concentrarse en responder preguntas en lugar de intentar comprender su significado.

Comience y termine con preguntas fáciles

Cree una experiencia positiva para los empleados al comienzo de la encuesta haciendo preguntas simples. Por ejemplo, “Por ejemplo, “Estoy orgulloso de ser parte de esta empresa”. Las preguntas iniciales sencillas tranquilizarán a los trabajadores y harán que se sientan cómodos al responder el resto de la encuesta.

Terminar con preguntas fáciles también hará que los empleados se sientan positivos. Es probable que esto aumente su disposición a participar en encuestas futuras.

Utilice la tecnología para administrar encuestas y realizar un seguimiento de las respuestas.

Tradicionalmente, las encuestas se administraban en papel. Aunque algunas empresas todavía hacen esto, puede conducir a una menor participación, respuestas perdidas y preguntas perdidas. Además, lleva mucho tiempo y esfuerzo analizar los resultados manualmente.

Use tecnología como el software de encuestas para empleados para crear y administrar encuestas para empleados en línea. Todas las respuestas se guardan en la nube para que nunca pierda datos. También puede hacer que ciertas preguntas sean obligatorias si desea que todos las respondan. Además, puede rastrear y analizar fácilmente las ‌respuestas en tiempo real.

Alternativamente, puede enviar encuestas en formato Microsoft Word o Google Docs y enviarlas por correo electrónico a los empleados. Si bien esto todavía usa tecnología, tiene sus limitaciones. Deberá agrupar las respuestas individuales y analizar manualmente los datos.

Es importante destacar que el uso de la tecnología permite que los trabajadores participen desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esta es una excelente manera de mejorar las tasas de respuesta de los empleados para equipos distribuidos.

Hazlo compatible con dispositivos móviles

La administración de encuestas en dispositivos móviles facilita aún más la participación de los empleados. Pueden acceder a la encuesta sobre la marcha y guardar y continuar más tarde si necesitan hacer una pausa.

Los estudios muestran que el 90 % de los Millennials y el 98 % de los trabajadores de la Generación Z usan teléfonos inteligentes. Es por eso que las encuestas optimizadas para dispositivos móviles son una forma efectiva de recopilar comentarios hoy.

Nuestro consejo: utilice un software de gestión de equipos que también tenga una aplicación móvil, como Connecteam.

Connecteam tiene funciones de encuesta integradas que le permiten crear y asignar encuestas y realizar un seguimiento de las respuestas en tiempo real. También puede enviar notificaciones a los trabajadores para recordarles cuándo deben completar encuestas. Además, la herramienta de informes de Connecteam le permite ver y analizar fácilmente las tendencias de las encuestas. Regístrese para una prueba gratuita para comprobarlo hoy.

Ofrecer incentivos o hacer encuestas obligatorias

Hacer que una encuesta sea obligatoria ayuda a aumentar la participación de los empleados. También proporciona una muestra justa y representativa.

Alternativamente, considere ofrecer recompensas para incentivar a los trabajadores a completar la encuesta. Por ejemplo, podría ofrecer un descuento corporativo para minoristas, restaurantes, etc. O haga un sorteo en el que un encuestado gane un premio.

Agradecer a los encuestados por su tiempo

Pedirle a los empleados que respondan un montón de preguntas no es el final de las encuestas de empleados. Las mejores prácticas incluyen agradecer a los participantes por su tiempo y esfuerzo.

Puede agregar una nota de agradecimiento al final de la encuesta o enviarles un correo electrónico. O bien, puede etiquetar y agradecer públicamente a los encuestados en un suministro de noticias de toda la empresa. Esto puede motivar a más trabajadores a participar en el futuro.

Los empleados que se sientan respetados y apreciados tendrán más posibilidades de participar en futuras encuestas.

Cree preguntas significativas, relevantes y objetivas

Escriba cada pregunta para cubrir un tema

Puede cubrir varios temas dentro de una encuesta, pero cada pregunta debe centrarse en una sola idea o tema específico.

Por ejemplo, si pregunta a los empleados qué tan satisfechos están con las oportunidades de capacitación y tutoría, no podrá separar sus calificaciones para estos temas individuales. Por lo tanto, no podrá usar estos conocimientos de manera efectiva. En su lugar, utilice una pregunta para centrarse en la formación y otra para centrarse en la tutoría.

Evite las preguntas abiertas y concéntrese en los hechos, no en los sentimientos.

Cuando se dirige a una serie de temas diferentes con un grupo objetivo grande, es mejor limitar las preguntas abiertas. Cada empleado responderá de manera diferente, y analizar comentarios prolijos e inconsistentes lleva mucho tiempo. También le resultará complicado elegir temas importantes y decidir cómo actuar en función de los comentarios.

Por el contrario, las preguntas cuantitativas son más fáciles de responder y analizar. Los diseñadores de encuestas suelen utilizar una escala de calificación para recopilar datos claros que puedan analizar estadísticamente.

Aquí hay un ejemplo de una escala de calificación comúnmente utilizada en las preguntas de la encuesta:

P: Mi gerente me brinda retroalimentación efectiva.

1. Muy en desacuerdo
2. Discrepar
3. Neutral
4. Aceptar
5. Totalmente de acuerdo

Sin embargo, incluso este tipo de pregunta puede ser problemática. Se centra en cómo se siente un empleado en lugar de cuáles son los hechos observables. Todo se reduce a lo que un empleado considera "retroalimentación efectiva".

Una opción alternativa podría ser usar un sistema basado en números .

Este es un ejemplo de una pregunta de encuesta basada en números:

P: Durante el último año, mi gerente me brindó comentarios efectivos y procesables.

1. Nunca …………………………………………………………………………… 10. Siempre

Esta pregunta ahora se enfoca en hechos observables y es más objetiva. Las respuestas numéricas proporcionarán datos más poderosos que las respuestas con palabras.

En última instancia, el propósito de su encuesta y el tamaño de su grupo objetivo determinarán qué preguntas y escalas de calificación proporcionarán los resultados más significativos.

La retroalimentación cualitativa tiene su lugar

En la mayoría de los casos, las encuestas incluyen al menos 1 o 2 preguntas que permiten a los empleados proporcionar comentarios cualitativos, como comentarios, además de comentarios cuantitativos.

Esto es más efectivo cuando busca sugerencias de empleados. La retroalimentación cualitativa también le permite tener más contexto y una comprensión más profunda de las opiniones de los empleados. Además, es una excelente manera de hacer que los empleados se sientan escuchados y valorados.

Manténgase neutral y evite las preguntas capciosas

Las preguntas capciosas se formulan para guiar al encuestado hacia una determinada respuesta deseada. Por ejemplo, "¿Se siente con poco personal?" anima al participante a centrarse en lo negativo.

Las preguntas neutrales y no emotivas recopilan comentarios más efectivos y objetivos. Considere en su lugar, "¿Hasta qué punto está satisfecho con el tamaño del personal?"

Del mismo modo, las empresas a menudo salpican las encuestas con afirmaciones positivas como "Mi gerente me apoya". Los resultados de las encuestas cargadas de declaraciones emotivas a menudo no son confiables. Por lo tanto, es mejor evitarlos.

Mantenga las preguntas significativas para el desempeño y el éxito de la empresa.

Para que la encuesta sea breve y concisa, apéguese a las preguntas que sean significativas para el propósito de la encuesta. Evite llenar su encuesta con preguntas interesantes que no son una prioridad inmediata. Esto lo ayudará a recopilar información significativa más fácilmente para que pueda tomar medidas.

Evite el sesgo de primacía y actualidad con preguntas de clasificación

Las preguntas de clasificación brindan a los empleados una lista de opciones que se les pide que clasifiquen. Por ejemplo, "clasifique los beneficios de la empresa en orden de importancia para usted".

Esto puede resultar en un sesgo de primacía y/o novedad en los empleados. Esto significa que es más probable que se concentren en el primer y/o último elemento de la lista, prestando poca atención a los que están en el medio.

Es mejor evitar clasificar las preguntas y, en su lugar, usar preguntas independientes.

Cambie la redacción de vez en cuando para que la respuesta deseada sea negativa.

Mantenga a los empleados comprometidos y alerta cambiando la respuesta deseada a negativa de vez en cuando.

Por ejemplo, "Mi gerente no me proporciona retroalimentación efectiva". Esto elimina la tendencia a estar "de acuerdo" con todo, un sesgo que se vuelve más poderoso hacia el final de la encuesta.

Formatéelo para minimizar el sesgo

Evite las etiquetas de sección e intente aleatorizar el orden de las preguntas.

Evite etiquetar secciones o poner conjuntos de preguntas juntas en cuadros. Por ejemplo, algunas empresas agrupan las preguntas relacionadas con los beneficios. La opinión de un trabajador sobre el trabajo flexible puede influir en la forma en que califica otros beneficios, como el seguro de salud. Los empleados tienden a responder o calificar las respuestas de manera similar para las preguntas dentro de un cuadro o sección.

Puede aleatorizar el orden de sus preguntas para que no se agrupen. Por ejemplo, no tenga todas las preguntas relacionadas con los beneficios seguidas. Distribúyalos en la encuesta para que pueda obtener respuestas imparciales que se apliquen solo a un beneficio a la vez.

Mantenga las preguntas de la misma longitud para evitar sesgos

Trate de escribir preguntas que sean más o menos similares en longitud, por ejemplo, 1 oración, 5-10 palabras o menos de 20 palabras. Decida una longitud que funcione para las preguntas que va a hacer y mantenga la coherencia mientras escribe su encuesta.

Los trabajadores pueden suponer que las preguntas más largas o con más palabras son más importantes para la empresa. Esto puede hacer que respondan de manera más positiva a esas preguntas, especialmente cuando les preocupa que los identifiquen.

Coloque las preguntas demográficas cuidadosamente

Las preguntas demográficas sobre género, edad, etnia y orientación sexual son importantes. Ayudan a identificar señales de alerta cuando se trata de DEI (Diversidad, Equidad e Inclusión) y discriminación.

Por otro lado, facilitan la identificación de los encuestados. Esto podría dar lugar a que los trabajadores se abstengan de responder a las preguntas con sinceridad.

Es mejor hacer que las preguntas demográficas sean opcionales. De esta manera, los empleados pueden decidir si quieren revelar sus datos o no.

Además, considere en qué parte de la encuesta desea colocar estas preguntas. En las encuestas de compromiso de los empleados, las mejores prácticas incluyen colocar preguntas demográficas al final. Esto ayudará a evitar que los empleados abandonen la encuesta y reducirá las respuestas sesgadas.

¡Asegúrese de que los resultados sean confiables y utilícelos!

Comprobaciones de verificación

Verifique los resultados de su encuesta con datos y tendencias reales de la vida real. Por ejemplo, imagine que un empleado observa en una encuesta que es probable que se quede en la empresa a largo plazo. Pero en la vida real, renunciaron poco después de completar la encuesta. Es importante identificar estas inconsistencias y comprender de dónde provienen.

evaluación comparativa

Utilice datos de evaluación comparativa (resultados de preguntas iguales o similares) de encuestas realizadas por otros equipos o empresas de su industria.

Por ejemplo, digamos que sus resultados sugieren que sus empleados están muy comprometidos. Quizás los resultados de otra empresa para la misma pregunta indiquen que los trabajadores también están muy comprometidos.

Estas comparaciones similares pueden ayudar a validar sus datos y mostrarle cómo está operando su equipo en comparación con sus competidores.

Descartar preguntas o encuestas con muy pocas respuestas

No confíe en los datos para encuestas o preguntas si el número de respuestas fue demasiado bajo y no representó a la población objetivo.

Por ejemplo, si tiene una empresa con 50 personas y solo 5 participaron, sus resultados no reflejarán las opiniones de todos los miembros del equipo. Por lo tanto, no deben usarse para tomar decisiones importantes.

respuestas sesgadas

Puede encontrar que los resultados de la encuesta parecen inclinarse mucho hacia un lado. En estos casos, verifique que los datos de su encuesta no hayan sido influenciados por un puñado de respuestas extremas.

Por ejemplo, si la mayoría de las personas dijeron que estaban "satisfechas" o "neutrales" con su asignación de licencia, pero una pequeña cantidad de empleados estaban "profundamente insatisfechas", podría empujar los resultados generales hacia "insatisfecha". Esto se llama "sesgo".

Hacer un seguimiento

AON reveló que casi el 80% de los gerentes no actúan sobre los datos de las encuestas de empleados. Esto estuvo en línea con el 80% de los empleados que sintieron que responder una encuesta no hizo ninguna diferencia en sus condiciones de trabajo.

Con el compromiso de los empleados de EE. UU. en una tendencia a la baja, es importante que las empresas utilicen los datos que recopilan de las encuestas de sus empleados.

No lo trate como un ejercicio de casilla de verificación. Estas encuestas brindan información valiosa que puede utilizar para mejorar la cultura y las prácticas laborales dentro de su empresa.

El resultado final de las mejores prácticas de encuestas a empleados

Las encuestas de empleados son una forma efectiva de recopilar comentarios de sus trabajadores. Brindan información sobre el compromiso de los empleados, los niveles de satisfacción, la incorporación y más.

Pero los resultados de la encuesta son propensos a sesgos y errores, y pueden malinterpretarse fácilmente. Esto puede llevarlo a tomar decisiones equivocadas para sus empleados.

Por lo tanto, debe crear encuestas que sean efectivas pero que también tengan en cuenta estos errores. Debe planificar con anticipación, maximizar la tasa de participación y obtener respuestas honestas e imparciales de sus trabajadores.

Este artículo cubre 5 consejos de expertos para mejorar el diseño, la administración y el análisis de encuestas. Con esta información, puede utilizar el poder de la encuesta de empleados en todo su potencial.