Cómo calcular el costo real de un empleado

Los empleadores tienen que presupuestar mucho más que el salario base cuando consideran una nueva contratación. Los beneficios e impuestos se suman al costo total del empleador por empleado.

Además, cada trabajador necesita recursos para hacer su trabajo, como equipos, materiales de capacitación o incluso combustible para poner en un vehículo de la empresa.

Todo eso suma. Entonces, ¿cuánto cuesta un empleado? ¿Y cómo puedes calcularlo?

En este artículo, analizamos los componentes de los costos de los empleados y brindamos algunas fórmulas para calcular el costo real de un empleado.

También analizamos los costos ocultos de los empleados que muchos empleadores pasan por alto.

Fórmula para calcular el costo real de un empleado

Una fórmula comúnmente utilizada para calcular el costo de los empleados fue acuñada por primera vez por el profesor titular del Instituto de Tecnología de Massachusetts, Joseph Hadzima.

Hadzima propone que el verdadero costo del empleador para un empleado es entre 1,25 y 1,4 veces el salario base del trabajador . Esto tiene en cuenta los impuestos sobre la nómina por empleado y los costos de beneficios para empleados.

Cuando un nuevo empleado se incorpora a su empresa, puede determinar su coste calculando:

Salario base x 1,25

Salario base x 1,4

El costo real del empleado debe estar entre estas dos cifras .

Por ejemplo, supongamos que se contrata a un nuevo trabajador en su negocio con un salario base de $45,000. Calcula lo siguiente:

$45.000 (salario base) x 1,25 = $56.250

$45.000 (salario base) x 1,4 = $63.000

Su costo real estará entre $56,250 y $63,000.

La misma fórmula se aplica a los empleados por horas . Simplemente multiplique su salario por hora por 1,25 y 1,4 para determinar el rango de su costo real.

Por ejemplo, imagina que contratas a un nuevo empleado a razón de $20 por hora.

$20 x 1,25 = $25

$20 x 1,4 = $28

El costo real del trabajador cae entre $25 y $28 por hora.

Tenga en cuenta que esta fórmula deja de lado otros gastos como los costos de contratación, espacio de oficina, equipamiento de los empleados e incorporación y capacitación. A continuación, discutimos los factores comunes que afectan el costo del empleador por empleado para que pueda hacer cálculos más precisos.

Qué puede afectar los costos de los empleados

Varios factores afectan los costos de los empleados: algunos son internos de la empresa, mientras que otros son influencias externas. Es importante comprender estos factores para calcular con precisión los costos de los empleados.

Impuestos sobre la nómina

Su empresa es responsable de pagar los impuestos sobre la nómina en función de los salarios de cada empleado. Esto incluye el Seguro Social, Medicare y el impuesto estatal de desempleo. Los impuestos se pagan a los gobiernos federal y estatal, según el lugar donde se realice el trabajo.

Consulte el sitio web del IRS para obtener ayuda con los cálculos de impuestos federales. También puede encontrar los datos de contacto de las entidades fiscales estatales.

Beneficios para empleados

Los beneficios para empleados juegan un papel importante en el costo total de un empleado. Estos incluyen seguro de salud, planes de jubilación, tiempo libre pagado y otros seguros y beneficios que su empresa ofrece a los empleados.

Calcule el costo promedio por empleado de los beneficios para empleados dividiendo el costo total de su paquete de beneficios por el número total de empleados. Aquí está la fórmula escrita:

Costo total del paquete de beneficios / Número total de empleados = Costo de beneficios por empleado

Recuerde que los beneficios son costos continuos y los beneficios como PTO y otros seguros generalmente se renuevan en ciertos períodos. Esto significa que no pagarán el costo de los beneficios por empleado solo una vez. Tenga esto en cuenta durante los cálculos.

Ubicación

La ubicación es uno de los mayores factores externos que afectan los costos de los empleados. Por ejemplo, el mismo empleado que realiza el mismo trabajo en Denver, Colorado, requerirá un salario base más alto en Los Ángeles, California, para compensar la diferencia en los costos de vida. Según la calculadora del costo de vida de CNN Money, los costos de vida de Los Ángeles son un 31,5% más altos que los de Denver.

Condiciones de mercado

Los mercados de contratación cambian a medida que cambian la oferta y la demanda. Cuando el mercado favorece a los empleadores, es posible encontrar los mejores talentos a costos más bajos. Sin embargo, cuando el mercado favorece a los empleados, es posible que se requiera un aumento en la compensación y los beneficios para atraer el talento que necesita.

Industria

Comprender su industria es necesario para comprender lo que los empleados esperarán en su compensación total. Los empleados de algunas industrias esperan pagar parte o la totalidad de sus planes de seguro médico. En otras industrias, los empleados esperan que el empleador ofrezca un seguro de salud totalmente pagado por la empresa.

Los beneficios corporativos, como membresías de gimnasio con descuento, también son más comunes en algunas industrias, mientras que otras ofrecen beneficios muy limitados o nulos a los empleados.

tipo de rol

Los costos de los empleados también varían según las normas esperadas por los diferentes roles dentro de una empresa. Es más probable que los empleados senior y aquellos con habilidades en demanda esperen una compensación y beneficios mejorados en comparación con los empleados de nivel de entrada o de habilidades generales. Los procesos de contratación también pueden ser más sólidos y prolongados para los puestos de alto nivel, lo que aumenta el costo de los empleados.

La forma en que se calcula el pago de los empleados también puede afectar el costo de los empleados. Los empleados por hora, y algunos puestos asalariados, son elegibles para horas extras. Esto puede ser más difícil de presupuestar a menos que tenga un sistema de seguimiento de tiempo eficiente.

Tamaño de la empresa

Las empresas más grandes a veces pueden asegurar costos más bajos por empleado, ya que los costos generales se distribuyen entre más trabajadores.

Además, en las empresas más grandes, los costos de los servicios de soporte de TI y los sistemas digitales, como el seguimiento del tiempo y el software de nómina, pueden repartirse entre más empleados. Esto también ayuda a reducir el costo de cada empleado.

Costos de reclutamiento

Encontrar al empleado adecuado para un puesto requiere importantes inversiones en contratación, incluidos los costes de contratación internos y externos.

Costos de reclutamiento interno

Estos son los costos para pagar el personal de reclutamiento y los gerentes de contratación por su tiempo.

Reclutamiento de personal

Por ejemplo, consideremos un generalista de recursos humanos que dedica 15 horas cada semana a tareas de contratación. Ese empleado gana $20 por hora y trabaja 50 semanas cada año después de tomarse 2 semanas de vacaciones. Su cálculo se verá así:

15 [horas dedicadas al reclutamiento] x $20 [tarifa por hora] x 50 [semanas trabajadas por año] = $15,000 por año en reclutamiento interno

Para los empleados asalariados, primero calcule su tarifa horaria efectiva con esta fórmula:

Salario / (Horas semanales trabajadas x Semanas por año) = Tarifa por hora

Si su empleado habitual a tiempo completo trabaja 40 horas a la semana, entonces trabaja 2080 horas al año (40 x 52). Con un salario de $45 000, su tarifa horaria efectiva es de $21,63 ($45 000/2080).

Si su empresa tiene varios empleados que gestionan la contratación, deberá sumar sus contribuciones individuales a los costes internos de contratación. Por ejemplo, dos empleados de recursos humanos que dedican 15 horas cada uno a la semana a tareas de contratación, como en nuestro ejemplo anterior, darían como resultado unos costes de contratación interna de 30 000 USD al año.

Contratando administradores

Es posible que los gerentes de contratación solo participen en la contratación de forma esporádica, pero su tiempo también debe tenerse en cuenta al calcular los costes internos de contratación.

Por ejemplo, consideremos un gerente de contratación que dedica un promedio de 5 horas al mes a tareas de contratación. El salario del gerente de contratación es de $ 50,000, con una tarifa efectiva por hora de $ 24.04. Con esto en mente, su cálculo se verá así:

$24,04 [tarifa por hora] x (5 [horas de contratación] x 12 [meses]) = $1442,40 [costo anual]

Al igual que con el personal de contratación, combine el costo anual total de cada gerente de contratación para llegar al costo de contratación anual total del tiempo del gerente de contratación.

Costos de contratación externa

Después de calcular sus costos de contratación interna, debe calcular sus costos de contratación externa.

Estos pueden incluir el costo de pagar a los reclutadores externos por su tiempo, así como pagos externos por:

• Anuncios de empleo
• Eventos de promoción empresarial como ferias de empleo.
• Software de reclutamiento, como sistemas de seguimiento de candidatos.
• Verificaciones de antecedentes
• Costos de reubicación
• Bonos de referencia para empleados existentes

Costos de incorporación

Después de que se contrata a un nuevo empleado, es necesario equiparlo con el conocimiento para contribuir en su nuevo rol. La incorporación y la capacitación son costos necesarios que pueden sumarse rápidamente.

Gastos generales

Estos no están directamente relacionados con los empleados, pero cubren los gastos necesarios para operar el negocio .

Tradicionalmente, incluyen cosas como el costo del alquiler del espacio de oficina, los servicios públicos, los suministros de oficina, los equipos, los uniformes de los empleados, los teléfonos móviles para los trabajadores y más. Los gastos generales también pueden incluir tecnología general, como software comercial y computadoras.

Tasa de rotación

Las empresas con tasas de rotación más altas tienen costos generales de empleados más altos. Esto se debe a que se ven obligados a invertir en contratación e incorporación con mayor frecuencia.

Por qué es importante calcular los costos de los empleados

Calcular los costos de los empleados es esencial para una gestión empresarial eficaz. Conocer el costo de un empleado le permite presupuestar con precisión sus gastos de personal . Este conocimiento puede ayudarlo a ‌tomar decisiones más informadas sobre los gastos relacionados con los empleados, como paquetes de beneficios, equipos, cursos de capacitación y mucho más.

Del mismo modo, las necesidades de personal son más fáciles de predecir cuando sabe cuánto le cuesta a su empresa el puesto de un empleado. De esta manera, podrá identificar mejor dónde las opciones flexibles, como el personal a tiempo parcial o la subcontratación a contratistas, pueden beneficiar mejor a su organización.

Comprender el costo del empleador para cada empleado también informa los precios de los productos y servicios. Al tener en cuenta el costo de la mano de obra, su empresa puede fijar el precio de los productos y servicios de manera adecuada para obtener ganancias.

Además, calcular el costo de un empleado puede ayudar evaluar el desempeño de los empleados . Al comparar el costo de un empleado con su productividad y generación de ingresos, puede tomar decisiones basadas en datos sobre promociones, aumentos, bonificaciones y planes de mejora del desempeño.

Conclusión

Los cálculos de costos de empleados consideran más que el salario base del empleado. El costo real de un empleado es entre 1,25 y 1,4 veces su salario base, para tener en cuenta los beneficios del empleado y los costos fiscales. Es esencial considerar también los factores adicionales que afectan el costo de los empleados, como los costos de contratación de su empresa, la ubicación del empleado, las condiciones actuales del mercado laboral y los costos de incorporación.

Las empresas que entienden el costo real de sus empleados pueden presupuestar mejor, tener en cuenta los costos laborales en los precios y evaluar con precisión la productividad de los empleados.

preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje debe costar un empleado?

El coste medio por empleado está entre 1,25 y 1,4 veces su salario base. Esta cifra aumentará al considerar los costos variables como el tiempo del reclutador, la ubicación de los empleados y las condiciones del mercado laboral.

La mayoría de las empresas estadounidenses gastan del 15% al ​​30% de sus ingresos brutos en nómina. Estas cifras varían según las industrias.

¿Cuánto cuesta reemplazar a un empleado?

La Society for Human Resource Management (SHRM) ha determinado que $4700 es un costo promedio por contratación. Sin embargo, algunos empleadores le dijeron a SHRM que esperan que una nueva contratación cueste de 3 a 4 veces el salario del puesto. Esta estimación considera costos blandos como el tiempo del supervisor invertido en el proceso de contratación, lo que puede hacer que el costo de reemplazo de empleados se dispare.

¿Quiere recibir más artículos excelentes directamente en su buzón de correo? Suscríbete aquí