Cómo calcular el pago de vacaciones para empleados por hora

Su personal necesita tiempo libre: unas vacaciones tranquilas hacen que los empleados vuelvan renovados y comprometidos, pero calcular el pago de vacaciones puede resultar confuso y complicado.

Sin saber cómo se calcula el pago de vacaciones, corre el riesgo de pagar incorrectamente a los empleados por el tiempo libre.

Incluso puede sentirse frustrado con el proceso y decidir evitar ofrecer vacaciones pagadas, lo que genera empleados descontentos.

Afortunadamente, entender cómo calcular el pago de vacaciones es más simple de lo que parece. Estamos aquí para guiarlo paso a paso y asegurarnos de que esté considerando todos los detalles necesarios.

Términos importantes que debe conocer

Los entresijos del pago de vacaciones pueden ser confusos al principio. A continuación, enumeramos los términos clave y sus definiciones para que pueda comprender cómo se diferencian y se relacionan con el pago de vacaciones.

• El tiempo de vacaciones se refiere específicamente al tiempo libre para el ocio o la relajación.
• El tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) incluye todos los tipos de permiso pagado, como el tiempo de enfermedad o el pago de vacaciones, así como el tiempo de vacaciones.
• La acumulación de vacaciones es el proceso mediante el cual los empleados acumulan gradualmente tiempo de vacaciones de acuerdo con un cronograma específico.
• La tasa de acumulación de vacaciones es la cantidad de tiempo de vacaciones que gana un empleado en un período de tiempo específico. Por lo general, se expresa como un porcentaje del tiempo trabajado. Por ejemplo, una tasa de acumulación del 5% significa que por cada 100 horas que trabaja un empleado, gana 5 horas de vacaciones.
• El pago de vacaciones es la compensación que recibe un empleado mientras usa el tiempo de vacaciones. Esto suele ser igual a su salario por hora o salario.
• Un pago de vacaciones es una suma global pagada a un empleado por el tiempo de vacaciones no utilizado. El pago generalmente ocurre cuando el trabajador deja la empresa o transcurre un cierto período de tiempo, como cuando comienza un nuevo año.

¿Qué es el pago de vacaciones?

El pago de vacaciones es una compensación que las empresas brindan a los empleados durante su tiempo libre . Los empleados pueden relajarse, recargar energías y mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal mientras reciben su salario habitual.

Ofrecer a los empleados tiempo libre pagado (PTO) como vacaciones no es obligatorio a nivel federal, pero contribuye a una fuerza laboral más feliz y productiva. Sin recibir vacaciones pagadas, es posible que algunos trabajadores no se tomen tiempo libre, lo que corre el riesgo de agotarse.

Hay dos formas principales en que se ofrece el tiempo de vacaciones:

Vacaciones avanzadas

Con una política avanzada de tiempo de vacaciones, todo el tiempo libre en un determinado período de tiempo se pone a disposición de los empleados a partir de una fecha específica, como su fecha de inicio. Por ejemplo, si su empresa ofrece 2 semanas (80 horas) de vacaciones pagadas por año, puede hacer que las 80 horas estén disponibles el 1 de enero de cada año.

Vacaciones acumuladas

Según una política de vacaciones acumuladas, los empleados ganan tiempo de vacaciones en función de la cantidad de horas que trabajan. Por ejemplo, los trabajadores pueden ganar una parte de las 80 horas totales cada pocos meses, como 20 horas cada 3 meses.

O bien, puede establecer un porcentaje de tasa de acumulación de vacaciones y permitir que los trabajadores ganen hasta 80 horas de vacaciones por año. Por ejemplo, una tasa de acumulación del 8 % significa que su equipo obtendrá 8 horas de vacaciones por cada 100 horas que trabajen. Después de 1000 horas trabajadas, tendrán acceso a las 80 horas de vacaciones.

¿Cómo se calcula la acumulación de vacaciones?

El primer paso para pagar a los empleados por su tiempo de vacaciones es entender cómo medir su tiempo acumulado. La fórmula para calcular la acumulación es sencilla.

Tasa de acumulación

La tasa de acumulación se calcula utilizando esta fórmula:

Tasa de vacaciones acumuladas = Vacaciones anuales / Horas de trabajo anuales

Imagina que tus empleados trabajan 40 horas a la semana, o 2080 horas al año, y tú ofreces 2 semanas de vacaciones, u 80 horas. Para encontrar la tasa de acumulación por hora, calcule:

80 horas / 2.080 horas = 0,038 horas de vacaciones acumuladas por hora trabajada. Esta es su tasa de vacaciones acumulada. Como porcentaje, se expresa como 3.8%.

A continuación, puede aplicar esto a otros cálculos.

Acumulación por periodo

Para ver cuántas horas acumulará un empleado por período de pago, use esta fórmula:

Acumulación por período de pago = Horas en el período de pago x Tasa de acumulación por hora

Por ejemplo, para un período de pago de 80 horas, calculará:

80 horas x 0,038 tasa de acumulación = 3,04 horas acumuladas por período de pago.

Puede usar fórmulas similares para determinar cuántas vacaciones acumula un empleado por semana, por mes o por trimestre. Simplemente tome las horas en ese período de tiempo y multiplíquelas por la tasa de acumulación por hora.

Acumulación por mes o trimestre

Para calcular la acumulación mensual o trimestral, multiplique las horas de trabajo del período por la tasa de acumulación. Si bien no hay dos meses o trimestres exactamente iguales, aquí hay un par de ejemplos:

170 horas al mes x 0,038 tasa de acumulación = 6,46 horas acumuladas al mes

520 horas por trimestre x 0,038 tasa de acumulación = 19,76 horas acumuladas por trimestre

¿Cómo se calcula el pago de vacaciones para los empleados por hora?

El pago de vacaciones generalmente se calcula en función del salario de un empleado, en el caso de los trabajadores asalariados. Para los empleados por hora, normalmente se calcula en función de sus salarios .

Para calcular el pago de vacaciones, hay algunos pasos sencillos. Primero, necesitas algunos datos:

• Detalles sobre la política de vacaciones de su organización , en particular si incluye disposiciones específicas para los trabajadores por hora.
• Tasa de acumulación . Desplácese hacia arriba si necesita un recordatorio de cómo calcular esto.
• Horas trabajadas . Estos datos deben ser lo más precisos posible, por lo que recomendamos usar una aplicación como Connecteam, que permite a los empleados y gerentes rastrear fácilmente los turnos, las horas de entrada y salida y las solicitudes de tiempo libre.
• Tasa de pago de vacaciones . Por lo general, esta es la tarifa por hora regular de un empleado.
• Horas de vacaciones solicitadas o, en el caso de un pago, la cantidad de horas no utilizadas.

Pago de vacaciones y pago para empleados actuales

Para calcular cuánto pagarle a su empleado por las próximas vacaciones, multiplique las horas de vacaciones por su tasa de pago.

Tiempo de vacaciones x Tasa de pago = Pago de vacaciones adeudado

Si su empleado está usando 40 horas de vacaciones y gana $25 por hora, el cálculo que usará para determinar el pago de sus vacaciones es:

40 horas x $25/hora = $1,000 adeudados

Este cálculo también se puede aplicar a los pagos de vacaciones para los miembros actuales del equipo cuando les quedan vacaciones sin usar que no se transfieren.

Por ejemplo, digamos que la política de su empresa señala que los empleados deben tomar las 80 horas de vacaciones dentro de un año calendario, las horas no utilizadas no se transfieren de un año al siguiente y la empresa debe pagar las vacaciones no utilizadas.

Imagine que un empleado que gana $30 por hora se queda con 20 horas de vacaciones sin usar el 1 de diciembre de 2023. Digamos que no pueden tomarse ese tiempo libre antes del 1 de enero de 2024, cuando se restablece el tiempo de vacaciones de todos sus empleados.

Para determinar cuánto pago se les debe, así es como se calcula el pago de vacaciones:

Tiempo de vacaciones x Tasa de pago = Pago de vacaciones

20 horas x $30/hora = $600 a pagar

¿Cómo se calcula el pago de vacaciones para los empleados que se van?

Si está calculando un pago para un empleado que deja la empresa, necesitará saber la cantidad de tiempo de vacaciones que el empleado ha acumulado y no ha utilizado. Como recordatorio:

Vacaciones acumuladas = Horas trabajadas x Tasa de acumulación por hora

Supongamos que el empleado ganó $25 por hora en su función y le quedan 40 horas de vacaciones sin usar. El cálculo del pago es el mismo que para los empleados que toman tiempo libre:

Tiempo de vacaciones x Tasa de pago = Pago de vacaciones

40 horas x $25/hora = $1,000 a pagar

Cómo rastrear el pago de vacaciones para empleados por hora

Usar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del pago de vacaciones puede parecer simple y asequible, pero corre el riesgo de cometer errores humanos y altos costos administrativos. También requiere mucho tiempo y esfuerzo.

En su lugar, recomendamos usar una aplicación de seguimiento de pago de vacaciones . Son rápidos y fáciles de usar, automatizan muchas tareas manuales y reducen el riesgo de errores costosos. Registran con precisión a los empleados:

• Tasas de pago por hora
• Horas de vacaciones anuales y horas trabajadas cada año, lo que equivale a la tasa de acumulación
• Horas trabajadas por período de pago
• Horas de vacaciones ganadas por período de pago
• Cualquier pago de vacaciones

Aspectos a tener en cuenta al estructurar y calcular las vacaciones pagadas

Al estructurar y calcular las vacaciones pagadas, hay algunas cosas a tener en cuenta.

Tiempo de vacaciones vs PTO

Primero, determine si su empresa ofrecerá PTO general que incluya tiempo de vacaciones o si ofrecerá tiempo de vacaciones como un solo tipo de PTO. La mayoría de las empresas ofrecen PTO general que los trabajadores pueden usar para cualquier tipo de licencia, incluidas las vacaciones.

Obtenga más información sobre las diferencias entre el tiempo de vacaciones y otros tipos de tiempo libre remunerado.

Vacaciones anticipadas o acumuladas

A continuación, decida cómo su empresa ofrecerá tiempo de vacaciones.

El beneficio del tiempo de vacaciones avanzado es que se requieren menos cálculos: todas las horas están disponibles en una fecha determinada. Pero también hay riesgos. Los empleados pueden usar todas las horas tan pronto como lo deseen, lo que podría generar demasiado tiempo libre al principio.

Por otro lado, las vacaciones acumuladas ayudan a limitar la cantidad de tiempo que los empleados se toman libres, pero requieren más trabajo para realizar un seguimiento.

Empleados a tiempo completo vs. a tiempo parcial

También es necesario establecer criterios de elegibilidad . ¿Los empleados deben trabajar una cantidad específica de horas para calificar para ganar tiempo de vacaciones, o todos son elegibles?

Ofrecer elegibilidad a todos es la mejor manera de garantizar la equidad, pero deberá decidir cómo se corresponden las horas de vacaciones con las horas de trabajo.

Es típico basar la acumulación de vacaciones para los trabajadores de tiempo completo en una semana de 40 horas, pero el cálculo para los empleados de medio tiempo depende de la cantidad de horas que trabajen. Si sus trabajadores a tiempo parcial trabajan 20 horas a la semana, 2 semanas de vacaciones equivalen a 40 horas al año, o 1,5 horas por período de pago quincenal.

leyes estatales

No existen leyes que exijan que las empresas ofrezcan PTO, pero si una empresa lo proporciona, están sujetas a ciertas leyes. Estos varían según el estado, así que tenga claro cuáles se aplican a sus empleados.

Si tiene empleados en varios estados, deberá comprender los requisitos legales de cada estado. Por ejemplo, algunos estados requieren que las empresas paguen el tiempo de vacaciones no utilizado cuando un empleado se va. Algunos estados prohíben las políticas de vacaciones de "úselo o piérdalo", que requieren que los empleados renuncien al tiempo de vacaciones no utilizado justo antes de que comience un nuevo año.

PTO/prórroga de tiempo de vacaciones

Considere si hará cumplir una política de "úselo o piérdalo" o si permitirá que los empleados transfieran el tiempo de vacaciones no utilizado al próximo año. Si elige permitir el traspaso de PTO/tiempo de vacaciones, decida si los trabajadores pueden traspasar todas las horas no utilizadas o solo una parte.

Por ejemplo, algunas empresas permiten que se transfiera una semana de PTO/tiempo de vacaciones. Algunas empresas establecen un límite para que los empleados puedan acumular todo el tiempo no utilizado, pero cuando alcanzan un cierto número, dejan de acumular tiempo adicional hasta que lo utilizan.

Entrando en lo negativo

Si un empleado no tiene PTO/tiempo de vacaciones pero necesita tiempo libre, ¿puede acumular un saldo negativo (utilizando futuras horas de vacaciones para pagar el tiempo libre retroactivo) o tomar tiempo‌ libre no remunerado?

Ambas son opciones comunes, pero permitir una acumulación de saldo negativo requiere más supervisión y seguimiento. Decida qué curso de acción funcionaría mejor para su empresa.

Toma de fuerza ilimitada

Administrar los remanentes y los saldos negativos puede parecer abrumador, por lo que es posible que desee considerar los beneficios y los inconvenientes de ofrecer un PTO ilimitado.

Tal política puede atraer nuevas contrataciones y reducir el agotamiento entre los empleados existentes, pero también puede conducir al abuso del sistema o al trato desigual de los empleados. Evalúe los pros y los contras y tome la decisión que considere adecuada para su organización.

Conclusión

Ofrecer vacaciones pagadas a los empleados es necesario para garantizar que mantengan un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, y saber cómo calcular el pago de vacaciones para sus trabajadores es igualmente esencial. También es importante comprender qué son los pagos de vacaciones: Compensación que reciben los empleados a cambio del tiempo de vacaciones no utilizado.

Puede calcular la acumulación de vacaciones y el pago de vacaciones y los pagos con algunas fórmulas simples y realizar un seguimiento del pago de vacaciones utilizando una poderosa solución digital como Connecteam.

Hay una serie de cosas que debe considerar cuando está estructurando y refinando su política de vacaciones pagadas, así como cuando está calculando el pago de vacaciones. Estos incluyen leyes estatales, disposiciones para empleados a tiempo parcial, saldos negativos y más.

Para obtener información adicional, consulte nuestra guía de seguimiento de vacaciones y PTO.

preguntas frecuentes

¿Cómo se calculan las horas de vacaciones en días?

Para calcular las horas de vacaciones en días de vacaciones, puede tomar el número de horas de vacaciones acumuladas y dividirlo por las horas que trabaja en un día. Por ejemplo, si tiene 40 horas de PTO almacenadas, puede dividir 40 entre 8 horas por día. El resultado son 5 días de vacaciones.

¿Qué es una buena tasa de acumulación de PTO?

Las tasas de acumulación de vacaciones varían, pero una tasa de 4 horas por período de pago quincenal generalmente se considera buena, según Zippia. Esto equivale a unas 2,5 semanas de vacaciones al año.

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