Los mejores consejos para marcar la entrada y la salida en el trabajo (+6 formas de controlar el tiempo)
Publicado: 2023-05-29El seguimiento preciso del tiempo puede ayudar a prevenir el robo de tiempo , el exceso de horas extra y los problemas de asistencia de los empleados.
Sin embargo, implementar una estrategia efectiva para fichar la entrada y la salida puede ser difícil de dominar, especialmente si está utilizando lápiz y papel u otro sistema manual.
Los relojes registradores digitales son más fáciles de usar y más precisos, pero aún pueden presentar problemas si se usan incorrectamente.
Para ayudarlo a mantener las horas exactas de los empleados en todos los ámbitos, explicamos por qué debe realizar un seguimiento de las horas de los trabajadores, las formas populares de hacerlo y los beneficios de usar aplicaciones de registro de entrada y salida.
También hemos enumerado algunos consejos importantes para ayudarlo a aprovechar al máximo su software de reloj registrador.
Conclusiones clave
- El seguimiento del tiempo ayuda a evitar el robo de tiempo, asegura que está facturando a los clientes con precisión y garantiza que sus trabajadores reciban el pago correcto.
- El seguimiento de las horas de los empleados es un requisito legal para los trabajadores por horas, y debe mantener registros precisos de las hojas de horas.
- Existen numerosas formas de realizar un seguimiento del tiempo, incluso con un sistema manual de lápiz y papel, a través de una aplicación móvil o de escritorio, o a través de un quiosco de reloj de tiempo dedicado.
- Un reloj registrador digital multiplataforma ofrece la mayor flexibilidad y versatilidad, lo que le permite realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados desde diferentes tipos de dispositivos.
- Cree una política integral de seguimiento del tiempo que explique cómo registrar la entrada y la salida y describa exactamente lo que se espera de sus empleados.
¿Debe hacer un seguimiento de las horas de los empleados?
Siempre debe realizar un seguimiento de las horas de los empleados a los que se les paga una tarifa por hora. También puede ser útil realizar un seguimiento de las horas de otros empleados por varias razones.
Cumplimiento FLSA
Para empezar, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) requiere que realice un seguimiento y mantenga registros precisos de las horas y el pago de los empleados. También establece que los empleados deben recibir pago por horas extras si trabajan más de 40 horas durante una semana laboral. El seguimiento preciso del tiempo lo ayuda a mantener el cumplimiento de estas y cualquier normativa estatal.
Prevenir el robo de tiempo
El seguimiento preciso del tiempo ayudará a evitar el robo de tiempo . El uso de herramientas como geofencing (que colocan fronteras virtuales alrededor de los sitios de trabajo y restringen la entrada y salida de esas ubicaciones) y la adición de capas adicionales de verificación (como la verificación de selfies) lo ayudarán a garantizar que los empleados registren la entrada y la salida de manera adecuada.
Digamos, por ejemplo, que un solo empleado registra su entrada 15 minutos antes y su salida 15 minutos tarde cada día. Esto significa que estaría pagando por 30 minutos adicionales por día de trabajo no remunerado. Esto es igual a 2,5 horas por semana, o 130 horas por año. Si varios empleados hacen esto, podría costarle decenas de miles de dólares al año.
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Mejore la precisión de cotización y facturación
El seguimiento de las horas de los empleados lo ayudará a comprender exactamente cuánto tiempo se dedica a cada trabajo . Esto es útil para facturar y garantizar que pueda crear cotizaciones y estimaciones precisas en el futuro.
Optimice el seguimiento del tiempo y la programación de empleados
Finalmente, el seguimiento del tiempo puede ayudarlo a asegurarse de que el trabajo se distribuya de manera justa en toda su empresa. El uso de una herramienta de programación de empleados que esté vinculada a su sistema de seguimiento de tiempo puede ayudarlo a mantener horarios constantes en todos los ámbitos y garantizar que un solo empleado no se quede atrapado con todas las horas extra.
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6 formas de realizar un seguimiento de las horas de los empleados
El mejor método para realizar un seguimiento de las horas de los empleados debe ser fácil de usar, preciso y confiable. Aquí hay 6 opciones populares de seguimiento del tiempo (sin ningún orden específico).
Pluma y papel
El seguimiento del tiempo con lápiz y papel sigue siendo un método ampliamente utilizado debido a su simplicidad. Se trata de que un empleado anote la hora de entrada y salida. Sin embargo, este método es susceptible al robo de tiempo, ya que los empleados pueden alterar fácilmente sus horas de entrada y salida.
Aplicación movil
El uso de una aplicación de reloj de tiempo móvil como Connecteam es una de las formas más fáciles de mantener un registro preciso de las horas de los empleados. La mayoría de las opciones son fáciles de usar, con una función de fichar de entrada y de salida con un solo toque que permite a los trabajadores marcar la entrada de forma rápida y eficiente.
Aplicación de escritorio
Las aplicaciones de seguimiento del tiempo de escritorio también son populares, especialmente entre los trabajadores de oficina o de escritorio. Son muy similares a las aplicaciones móviles, con un reloj de tiempo de un solo toque. Algunos también vienen con funciones como seguimiento de actividades y capturas de pantalla periódicas para ayudar a los empleadores a validar las horas de los empleados.
Quiosco de seguimiento de tiempo
Algunos lugares de trabajo están mejor atendidos por un solo quiosco de entrada y salida compartido por varios empleados . Cada empleado tendrá sus propios datos de inicio de sesión que les permitirán acceder a su cuenta y podrán fichar su entrada y salida con un solo toque.
¿Sabías?
Connecteam se puede utilizar como un quiosco de tiempo. Permite que cada empleado tenga un código PIN personalizado para marcar la entrada y la salida en segundos, y puede establecer plazos específicos para las entradas y salidas para evitar el robo de tiempo.
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Fichaje biométrico
El software de cronometraje biométrico está diseñado para identificar a los empleados mediante biometría, como el escaneo de huellas dactilares o el reconocimiento facial. Esta es una forma muy eficaz de eliminar los golpes de compañeros, una de las principales causas de robo de tiempo.
El marcaje de amigos ocurre cuando un empleado tiene un amigo o colega que registra su entrada o salida cuando en realidad no está en el trabajo. Esto es casi imposible con la verificación biométrica.
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extensiones del navegador
Las extensiones de navegador de seguimiento de tiempo son útiles para trabajos que se realizan principalmente usando una computadora. Los empleados pueden registrar el tiempo directamente desde sus navegadores web. Estas herramientas a menudo incluyen funciones como seguimiento de URL y seguimiento de actividad para ayudar a verificar las horas de los empleados.
Bonificación: Geofencing y rastreo GPS
Algunos programas de seguimiento de tiempo móvil incluyen geofencing y funcionalidad de seguimiento de ubicación GPS. Si bien estos no se pueden usar para controlar el tiempo en sí mismos, van de la mano con el registro de entrada y salida .
Con la geovalla, puede restringir las ubicaciones desde las que los empleados pueden registrar su entrada y salida, asegurándose de que estén en el sitio antes de comenzar a realizar un seguimiento de sus horas.
La funcionalidad GPS le permite rastrear las ubicaciones de los empleados cuando están en el reloj. Esto le permite verificar que están trabajando desde el sitio de trabajo o la ubicación correctos.
Consejo profesional:
Asegúrese de crear una guía clara de seguimiento del tiempo de los empleados que explique exactamente cómo funciona su sistema y cuáles son las responsabilidades de los empleados. Es importante aprender a registrarse en el trabajo, y tener una guía clara garantizará que todos estén en sintonía.
Beneficios de las aplicaciones de reloj de entrada y salida
Facilidad de uso y ahorro de tiempo
Una de las mejores cosas de las aplicaciones para marcar la entrada y la salida es lo fáciles que son de usar. La mayoría están disponibles tanto en Android como en iOS, lo que significa que sus empleados pueden acceder a ellos desde sus teléfonos inteligentes u otros dispositivos móviles.
Algunas aplicaciones, como Connecteam, también vienen con una variedad de automatizaciones para ayudarlo a ahorrar tiempo. Estos incluyen la generación automática de hojas de tiempo y la gestión automática de tiempo libre, descansos y horas extra.
Supervisión mejorada
Con una aplicación de registro de entrada y salida, obtiene una mejor supervisión de sus empleados . Puede ver quién está en el reloj en un momento dado, cuándo todos marcaron la entrada y la salida, y cualquier descripción o nota adjunta a las entradas de la hoja de tiempo.
Si el seguimiento por GPS está habilitado, también podrá monitorear la ubicación de sus empleados mientras están registrados.
Consejo profesional:
Busque una aplicación como Connecteam, que detiene automáticamente el seguimiento de las ubicaciones de los empleados una vez que marcan su salida. Esto garantiza la privacidad y brinda tranquilidad a sus empleados.
Reducción del riesgo de golpes de compañero
La mayoría de las aplicaciones de reloj de tiempo vienen con una capa adicional de verificación, como la verificación biométrica, para reducir el riesgo de golpes de compañero. Algunos sistemas pueden requerir que un empleado se tome una selfie rápida cada vez que ingresa. Puede usarlos para verificar que no haya tenido un amigo o colega que haya ingresado o salido por ellos. Otras aplicaciones pueden ofrecer escaneo de huellas dactilares o reconocimiento facial.
Mejor precisión
Las aplicaciones de reloj de tiempo son precisas y pueden rastrear el tiempo hasta el segundo. Los empleados no podrán redondear sus horas cuando completen sus hojas de horas, y las aplicaciones le permitirán revisar y aprobar cualquier entrada de tiempo que los empleados hayan agregado manualmente.
Esto significa que solo pagará por las horas exactas que trabajan sus empleados, lo que hace que las cosas sean más justas para todos.
¿Sabías?
Connecteam tiene una práctica calculadora de horas de nómina que le permite crear hojas de horas personalizadas gratuitas para la nómina.
Permitir detalles de entrada de tiempo y categorización
Otra característica interesante es la capacidad de agregar etiquetas, descripciones, notas y otra información a las entradas de tiempo . Esto permite a los empleados detallar exactamente en qué estaban trabajando y proporcionar cualquier información necesaria para justificar sus horas.
También puede categorizar las horas por cliente, trabajo, lugar de trabajo y más. Esto es útil para fines de facturación y facturación, y puede ayudarlo a asegurarse de que está cotizando con precisión.
Habilite la administración simple de tiempo libre, ausencias y horas extra
Algunas aplicaciones de reloj de tiempo incluso vienen con funciones avanzadas como tiempo libre, ausencia de empleados, descanso y gestión de horas extra. Esto puede ayudarlo a ahorrar tiempo, reducir los errores de administración de la fuerza laboral y garantizar que cumple con las leyes laborales pertinentes.
Con Connecteam, por ejemplo, puede crear automatizaciones para garantizar que las horas extra se paguen correctamente y que los empleados tengan los descansos adecuados en los momentos adecuados.
¿Sabías?
La función de reloj registrador de Connecteam está disponible tanto en dispositivos móviles como de escritorio. También es muy fácil de usar y está completamente integrado con un conjunto de otras herramientas, que incluyen administración de tareas, programación de empleados, generación automática de hojas de tiempo, geofencing y más.
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Los mejores consejos para usar el software de reloj de entrada y salida
Predicar con el ejemplo
Una de las mejores maneras de fomentar el uso apropiado de su sistema de reloj registrador es usarlo usted mismo . Si sus empleados ven que usted y otros gerentes lo usan, es probable que se sientan más cómodos usándolo ellos mismos.
La experiencia de primera mano con su software de reloj registrador también lo ayudará a comprender exactamente cómo funciona. Esto hará que sea muy fácil capacitar a nuevos empleados y solucionar problemas.
Mantenlo simple
Es importante mantener su sistema de seguimiento de tiempo simple y fácil de usar . Si sus empleados tienen problemas con él, es mucho más probable que dejen de usarlo correctamente, o por completo. Esto puede generar problemas, como horas registradas incorrectamente y descripciones de entrada de horas deficientes.
Por lo tanto, es crucial elegir un sistema de entrada y salida fácil de usar. Busque una interfaz personalizable que no requiera mucha capacitación o habilidades técnicas especiales para usar. Connecteam es un excelente ejemplo, ya que tiene una aplicación móvil intuitiva y una función de entrada y salida con un solo toque.
Revise los registros de tiempo diariamente
Tomarse de 5 a 10 minutos cada día para revisar las entradas de las hojas de tiempo de todos le permitirá identificar y tratar los problemas de inmediato. Si alguien se ha olvidado de marcar la entrada o la salida, por ejemplo, puede hablar con ellos y tomar las medidas necesarias.
Crear una política de seguimiento de tiempo
Asegúrese de tener una política integral de seguimiento del tiempo que describa cómo registrarse en el trabajo y exactamente qué espera de sus empleados cuando se trata de registrar las horas. Debe incluir un tutorial que explique todos los aspectos del reloj, incluido cómo configurarlo y cómo usarlo.
Su política de seguimiento del tiempo también debe incluir información sobre las consecuencias de no cumplir con las expectativas. Estos podrían incluir advertencias verbales, advertencias escritas e incluso el riesgo de rescisión por infracciones repetidas de la política.
Asegúrese de que sus empleados entiendan la importancia del seguimiento del tiempo
Cuando sus empleados entiendan lo importante que es el seguimiento del tiempo, será más probable que lo hagan correctamente. Asegúrese de que su guía de seguimiento del tiempo explique por qué tiene que realizar un seguimiento de las horas, es decir, para que a los empleados se les pague correctamente y la empresa mantenga el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales.
Ofrezca recompensas por cronometraje constante
Puede alentar aún más a los empleados a realizar un seguimiento correcto de sus horas de trabajo ofreciendo recompensas o bonificaciones por un seguimiento constante del tiempo. Por ejemplo, podría otorgar una pequeña recompensa o bonificación al miembro del personal más constante cada semana. Alternativamente, podría tener una pequeña bonificación semanal disponible para todos los que cumplan y superen las expectativas.
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Las recompensas no siempre tienen que tener un costo financiero. Lea nuestra lista de 14 recompensas no monetarias que sus empleados apreciarán.
Aprovecha las etiquetas y las descripciones
Asegúrese de aprovechar al máximo las etiquetas y las funciones de descripción de entrada de tiempo. Al etiquetar las entradas de tiempo, puede ordenarlas rápida y fácilmente por trabajo, cliente, equipo y más. Esto puede ayudarlo a comprender dónde se gasta el tiempo.
Las descripciones más largas permiten a los empleados detallar en qué dedicaron su tiempo. Esto puede ayudarlo a verificar las hojas de tiempo y asegurarse de que todos estén trabajando en lo que se supone que deben hacer.
Conclusión
El seguimiento preciso del tiempo de los empleados es un requisito legal en muchos casos y garantiza que todos los empleados reciban un pago justo. Hay varias formas de realizar un seguimiento del tiempo, pero usar una aplicación de reloj de tiempo como Connecteam requiere menos tiempo, es más preciso y más fácil de entender para usted y sus empleados.
Connecteam puede ayudarlo a mantener un cronometraje constante en su lugar de trabajo, sin importar el tipo de negocio que administre.
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preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor manera para que los empleados marquen la entrada y la salida?
Un reloj registrador digital como Connecteam ofrece una forma precisa y fácil de usar para que los empleados registren la entrada y la salida. Connecteam es fácil de usar y está respaldado por funciones como la gestión de descansos y horas extra, la generación automática de hojas de tiempo, geofencing y seguimiento de ubicación GPS.
¿Cuál es la mejor manera de reducir el robo de tiempo?
El uso de un reloj registrador digital con funciones como geoperimetraje y verificación de selfies puede ayudarlo a reducir el robo de tiempo en su empresa. La geovalla restringe las ubicaciones donde los empleados pueden marcar la entrada y la salida, y los métodos de verificación adicionales evitan que los compañeros marquen al asegurarse de que cada empleado marque la entrada y la salida por sí mismo.