¿Qué es la capacitación en cumplimiento para empleados? Guía completa y las mejores herramientas para usar

En promedio, las empresas de EE. UU. gastan casi 15 millones de dólares al año en cuestiones de cumplimiento. Además de las multas, las empresas a menudo se enfrentan a importantes consecuencias por el incumplimiento. Pueden gastar millones en batallas legales, perder las licencias de la empresa y enfrentar daños permanentes a su reputación.

Por eso es esencial cumplir con las regulaciones de la industria y las leyes laborales. Debe asegurarse de que todos los trabajadores de su empresa conozcan las reglas y estén bien capacitados para seguirlas.

En esta guía, explicamos qué es la capacitación en cumplimiento para los empleados y por qué es fundamental para el éxito de la empresa. Además, compartimos nuestros mejores consejos sobre cómo crear y ejecutar un programa efectivo de capacitación en cumplimiento en su empresa.

¿Qué es la capacitación en cumplimiento de los empleados?

La capacitación en cumplimiento es el proceso de educar a los empleados sobre las prácticas laborales a las que deben adherirse legalmente. Esto cubre el cumplimiento de:

• Regulaciones externas , tales como leyes de la industria, políticas contra el acoso, normas de seguridad, etc.
• Normativa interna , como políticas de empresa, prácticas éticas, código de conducta, etc.

El propósito de la capacitación en cumplimiento es garantizar que los empleados entiendan las reglas y cómo seguirlas .

Esto le ayuda a proporcionar productos y servicios de alta calidad y mantiene seguros a sus trabajadores y clientes. Además, reduce en gran medida el riesgo de ser demandado por empleados, clientes y otras partes interesadas o de enfrentar fuertes multas por incumplimiento por parte de los organismos reguladores.

Ejemplos de problemas de cumplimiento que requieren capacitación

Estos son algunos ejemplos de problemas de cumplimiento y la capacitación necesaria para abordarlos.

Seguridad y salud en el trabajo

Muchas empresas, por ejemplo, en la industria de la construcción, operan en entornos peligrosos. Además, algunas industrias se ocupan de productos y servicios que pueden presentar un riesgo para la seguridad de los empleados. Por ejemplo, las prácticas incorrectas de atención médica pueden poner en riesgo la salud de los trabajadores a través de la propagación de enfermedades.

Las empresas en este tipo de industrias deben seguir estrictas normas de salud y seguridad. Estas reglas son obligatorias por ley en virtud de la Ley de Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA). El incumplimiento podría llevar a que los empleados pierdan sus licencias y que los trabajadores y las empresas sufran daños a su reputación.

La capacitación sobre el cumplimiento de la salud y la seguridad se enfoca en educar a los empleados acerca de estas reglamentaciones. Se trata de capacitar a los trabajadores en:

• Los riesgos y peligros dentro de su línea de trabajo.
• Seguridad contra incendios
• Medidas preventivas para reducir accidentes, lesiones y otros riesgos para la salud
• Uso adecuado del equipo o maquinaria.
• Procedimientos de emergencia
• Cómo crear informes de incidentes

Regulaciones específicas de la industria

Diferentes industrias pueden tener requisitos de cumplimiento específicos . La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) establece los estándares requeridos para varias industrias.

Por ejemplo, las empresas de alimentos y bebidas deben seguir prácticas específicas para garantizar que los alimentos sean seguros para el consumo. La capacitación en cumplimiento enseñaría a los trabajadores del servicio de alimentos acerca de:

• Reglamento de seguridad alimentaria
• Manejo de alérgenos
• Almacenar comida preparada
• Prácticas adecuadas de limpieza y desinfección.
• Regulaciones ambientales
• Gestión de residuos

Los organismos reguladores, como la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), establecen y hacen cumplir estas leyes. El incumplimiento puede poner en riesgo la salud de los clientes y provocar que el establecimiento pierda su licencia e incluso enfrente acciones legales.

Estandarización, control de calidad y seguridad del producto.

Industrias como la fabricación tienen reglas estrictas en lo que respecta a la calidad de la producción. Por ejemplo, es posible que los productos deban fabricarse con una determinada calidad de material. Además, tendrían que ser aptos para su uso y estar libres de defectos.

Las empresas en este espacio deben realizar un control de calidad antes de vender sus artículos. Podrían vender un producto defectuoso o peligroso de usar si no cumplen. También se pondrían en riesgo de ser demandados por los clientes u otras partes interesadas.

Además de las reglas externas, las empresas también pueden tener procesos internos para garantizar la consistencia en sus productos . Por ejemplo, en un restaurante, los trabajadores deben seguir una receta exacta y usar los mismos ingredientes al preparar algo. De esta manera, pueden asegurarse de que están proporcionando alimentos que cumplen con un alto estándar y que son los mismos siempre.

La capacitación en control de calidad y estandarización educa a los trabajadores sobre:

• Proceso de fabricación o creación del producto.
• Manejo adecuado de los materiales.
• Inspecciones de productos
• Proceso y medidas de control de calidad.

Licencias y requisitos de certificación

En ciertas industrias, los trabajadores están legalmente obligados a tener licencias o certificaciones para poder hacer su trabajo. Las enfermeras y los médicos, por ejemplo, necesitan una licencia médica para trabajar. De manera similar, en muchos estados, los electricistas también requieren licencias y certificaciones.

Otro ejemplo son los negocios de construcción, donde tanto los trabajadores como la propia empresa necesitan licencias para operar. Podría enfrentar fuertes multas legales o incluso ser acusado de un delito grave si opera sin una licencia.

La capacitación en licencias y certificaciones educaría a los trabajadores y gerentes sobre :

• Qué certificaciones o licencias necesitan
• Como obtenerlos
• Cursos de formación para prepararse para posibles pruebas o exámenes.
• La importancia de renovar documentos y cómo renovarlos

Acoso, violencia y discriminación en el lugar de trabajo

Además de las políticas de la empresa, existen normas legales que los trabajadores deben seguir cuando se trata de acoso, violencia y discriminación. Al seguir estas leyes, las empresas pueden fomentar un entorno de trabajo seguro para todos los empleados.

También garantizan que todos los trabajadores reciban un trato justo y equitativo sin discriminación por motivos de raza, sexo, edad, género, nacionalidad, discapacidad, etc.

La mayoría de los estados requieren que las empresas agreguen políticas contra el acoso y la discriminación en sus manuales de empleados. El incumplimiento podría resultar en que las empresas sean demandadas por sus trabajadores y pierdan su reputación con las partes interesadas.

La capacitación contra el acoso y la discriminación educa a los trabajadores sobre:

• Qué comportamientos constituyen acoso, violencia y discriminación
• Cómo prevenir la discriminación a través de la formación en diversidad, igualdad e inclusión (DEI)
• Prevención del acoso y la violencia en el trabajo, incluido el ciberacoso
• Informar incidentes de discriminación y acoso, incluido el acoso sexual.
• Los procedimientos de la empresa para hacer frente a estos casos
• Derechos legales de los empleados cuando se trata de acoso y discriminación

Privacidad y seguridad de datos

Las empresas están obligadas a proteger ciertos datos cuando hacen negocios.

Por ejemplo, las empresas de atención médica deben asegurarse de que la información confidencial de los clientes, incluidos los datos personales y los historiales médicos, se almacene de forma segura. Los trabajadores reciben capacitación enfocada en salvaguardar la Información de Salud Protegida (PHI) bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA).

Las empresas garantizan la protección de datos a través del cifrado de datos de extremo a extremo, la autenticación de dos factores, los controles de permisos de acceso, el almacenamiento seguro de datos basado en la nube y otras medidas. Las violaciones de datos pueden dar lugar a acciones legales por parte de los clientes o las autoridades.

Las empresas suelen tener también una política interna para proteger la información confidencial . Esta información podría ser registros de personal, datos de clientes, prácticas laborales o cualquier otro documento importante de la empresa. La mayoría de los empleados encontrarán una sección sobre confidencialidad y no divulgación en sus contratos de trabajo.

La capacitación en seguridad y privacidad de datos enseña a los trabajadores sobre:

• La importancia de proteger los datos confidenciales
• Mejores prácticas de manejo de datos
• Prevención de violación de datos
• Uso adecuado de los canales de comunicación y la tecnología para mantener la seguridad de los datos.
• Configuración de los permisos y controles de acceso correctos

La seguridad cibernética

La ciberseguridad es la práctica de proteger los sistemas y redes en línea de una empresa de ataques digitales como la piratería.

La mayoría de las empresas que utilizan sistemas en línea deben asegurarse de que los datos de la empresa y la información confidencial no se filtren. De lo contrario, corren el riesgo de perder los secretos de la empresa. En casos más extremos, las empresas también pueden ser víctimas de robo financiero a través de ciberataques.

La capacitación en ciberseguridad tiene como objetivo educar a los empleados sobre:

• Amenazas cibernéticas potenciales, como piratería, ataques de phishing, malware y más
• Cómo reconocer y reportar actividades sospechosas
• Creación de contraseñas seguras
• Practicar hábitos de navegación seguros

Negocios éticos

La mayoría de las empresas tienen como objetivo adherirse a las normas que se centran en las prácticas comerciales éticas.

Estos ayudan a promover el comportamiento ético y la integridad en el trabajo.

Las regulaciones pueden ser externas, como las regulaciones contra el lavado de dinero, las leyes sobre abuso de información privilegiada, la Ley Sarbanes-Oxley (Prevención del Fraude Contable), etc. Estos afectan a los trabajadores ya las empresas en su conjunto.

Las regulaciones también pueden ser políticas internas de la empresa, como conflictos de interés, antisoborno y más. Los trabajadores que no cumplan con estas reglas pueden ser despedidos y, en algunos casos, enfrentar cargos criminales.

La capacitación en ética empresarial ayuda a los trabajadores a comprender:

• Sus responsabilidades éticas desde una perspectiva legal e interna de la empresa
• Qué acciones/comportamientos están y no están permitidos
• Denuncia y notificación de prácticas laborales poco éticas
• Las consecuencias del incumplimiento

Leyes de empleo

Cualquier empresa que tenga empleados debe asegurarse de que cumplan con las leyes laborales locales, estatales y federales.

Por ejemplo, existen leyes específicas para garantizar el salario mínimo por hora, descansos, tiempo libre y más. Otro ejemplo se refiere a los beneficios de la empresa. En los EE. UU., cualquier empresa con 50 o más empleados debe proporcionar a los trabajadores una licencia no remunerada en virtud de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA).

Existen muchas leyes laborales para proteger a los trabajadores. Las empresas que no cumplen pueden ser víctimas de fuertes multas o incluso de acciones legales.

La capacitación en derecho de recursos humanos tiene como objetivo ayudar a los profesionales de recursos humanos o líderes de empresas a comprender:

• Regulaciones laborales clave
• Leyes laborales que se relacionan con la contratación, la gestión de empleados y la terminación
• Formación en igualdad de oportunidades
• Normas laborales justas
• Las mejores prácticas para mantenerse en cumplimiento

Beneficios de la capacitación en cumplimiento

Previene sanciones legales y financieras.

La capacitación en cumplimiento garantiza que los trabajadores sepan qué reglas y regulaciones deben seguir en sus trabajos. También les ayuda a comprender lo que pueden y no pueden hacer para mantenerse en cumplimiento. Además, asegura que los trabajadores tengan los certificados y licencias que necesitan para hacer su trabajo.

Con la capacitación en cumplimiento, es menos probable que los trabajadores cometan errores costosos que podrían resultar en que su empresa sea multada o demandada.

Protege los secretos comerciales y los datos confidenciales de la empresa.

La capacitación en cumplimiento les enseña a los empleados las mejores prácticas para proteger a la empresa del fraude, las fugas de datos y más . También les ayuda a comprender qué herramientas pueden usar para hacer esto, por ejemplo, controles de permisos y autenticación de dos factores. De esta forma, su empresa puede mantener sus datos seguros y, con ello, su ventaja competitiva.

Al mantener los datos seguros, los trabajadores también protegen otros datos confidenciales, como la información de clientes o empleados. Esto ayuda a proteger su negocio de enfrentar problemas legales bajo las leyes de protección de datos.

Crea un ambiente de trabajo seguro para los empleados.

La capacitación en cumplimiento educa a los empleados sobre temas como el acoso laboral, la discriminación, la violencia, etc. Se enseña a los trabajadores sobre sus derechos en el trabajo y cómo identificar y reportar señales de alerta. Esto ayuda a crear un entorno de trabajo seguro en su organización.

Ayuda a defender los valores de las prácticas éticas y honestas.

La capacitación en cumplimiento ayuda a los trabajadores a ‌comprender la importancia de realizar negocios éticos. Los trabajadores aprenden lo que constituye prácticas poco éticas, por ejemplo, soborno y abuso de información privilegiada.

Es más probable que los empleados trabajen con honestidad e integridad cuando son plenamente conscientes de lo que está y no está permitido. Además, reciben las herramientas que necesitan para alertar si detectan alguna actividad sospechosa en la empresa. De esta manera, están capacitados para ayudar a mantener los valores fundamentales de la empresa.

Aumenta las ventas con productos de mejor calidad.

Es probable que las empresas que cumplen con los estándares de la industria, los controles de calidad y otras reglas de cumplimiento creen productos sólidos y confiables.

Los buenos productos hablan por sí solos. Aportan más ingresos y crean una buena reputación para la empresa en el mercado, ayudándole a atraer a más clientes.

Construye una buena reputación externa.

La creación de productos de alta calidad puede ayudar a construir una buena reputación para su empresa.

Además, las prácticas comerciales seguras y éticas también ayudan a los clientes, inversores y otras partes interesadas a sentirse cómodos al hacer negocios con usted.

Finalmente, tratar a los trabajadores de manera justa y ser un empleador cumplidor puede ayudar a atraer talento en el mercado laboral.

Aumenta la productividad y la eficiencia

Los empleados trabajan más rápido, mejor y con menos errores cuando están bien capacitados para crear productos de alto nivel.

La capacitación en cumplimiento también ayuda a los miembros del equipo a comprender mejor los valores de la empresa. Esto podría estar relacionado con prácticas comerciales como la honestidad y la integridad. Además, puede ayudar a mostrarles la postura de la empresa sobre factores internos como el acoso escolar.

En general, los trabajadores que pueden relacionarse con los valores organizacionales y sentirse seguros en el trabajo tienen más probabilidades de mantenerse comprometidos y productivos.

Mejores prácticas para programas de capacitación en cumplimiento

Un programa de capacitación de cumplimiento de los empleados debe ejecutarse de manera efectiva para que sea beneficioso. Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir al ejecutar su programa de capacitación en cumplimiento.

Identifique las necesidades de capacitación y adapte sus módulos en consecuencia

Comprenda qué leyes y reglamentos se aplican a su empresa.

Primero, considere en qué ubicaciones opera, la industria en la que se encuentra y cuántos empleados tiene. Puede encontrar las leyes aplicables en los sitios web de los organismos reguladores pertinentes. Por ejemplo, puede encontrar leyes laborales federales en el sitio web del Departamento de Trabajo. Del mismo modo, puede encontrar leyes de seguridad en el sitio web oficial de OSHA.

Comunicar claramente la información de capacitación y los plazos

Sus trabajadores necesitan saber qué capacitación deben completar y cuándo .

Por ejemplo, puede enviarles un correo electrónico para compartir información y un enlace a su curso en línea. Para la capacitación en el aula, envíeles una invitación de calendario. Dígales en qué consiste el curso, si necesitan hacer algún trabajo previo y cuándo y dónde deben asistir al curso.

También es fundamental asegurarse de definir claramente los plazos para los cursos de capacitación de cumplimiento de los empleados. Esto es especialmente relevante para los cursos en línea que completan a su propio ritmo.

Ser constante y regular en el entrenamiento.

La capacitación en cumplimiento no es un requisito de una sola vez. Las leyes pueden cambiar , por lo que es importante mantener a los trabajadores actualizados con las últimas reglas y cómo seguirlas.

Hable regularmente con su experto en cumplimiento interno o con un consultor externo para comprender si hay algún cambio en las leyes que se aplican a su negocio.

Si las leyes han cambiado, es importante actualizar el contenido del curso para reflejar las modificaciones que se hayan realizado.

Si las leyes no cambian, puede volver a ejecutar los mismos cursos de cumplimiento regularmente, por ejemplo, cada 6 meses. Alternativamente, puede crear y asignar cursos de actualización para mantener los temas actualizados y relevantes.

Usa una variedad de métodos de entrenamiento.

El aprendizaje combinado, o mixto, es la mejor manera de ayudar a los trabajadores a retener la información. Este tipo de aprendizaje implica el uso de diferentes técnicas de aprendizaje, como la capacitación en el aula, la capacitación en línea y el aprendizaje en el trabajo.

También puede usar diferentes formas de aprendizaje para diferentes equipos. Por ejemplo, en el caso de un restaurante, es posible que desee enseñar a los empleados cómo estandarizar las recetas a través de una combinación de capacitación en el aula y aprendizaje en el trabajo.

Hazlo atractivo

La capacitación en cumplimiento cubre temas que son extremadamente importantes pero que no siempre son muy emocionantes. Haga que sus módulos sean más atractivos agregando cuestionarios, simulaciones de la vida real, elementos de gamificación y más.

Estos ayudan a que el aprendizaje sea divertido, pero también puede usarlos como formas de evaluar la comprensión de los conceptos clave por parte de sus trabajadores.

Evaluar la eficacia de la formación.

Recopile comentarios regulares sobre sus programas de capacitación en cumplimiento. Puede hacerlo a través de registros con los empleados. Alternativamente, puede enviar a los empleados una encuesta en línea para recopilar sus comentarios y sugerencias.

Automatice el proceso

Con tantos temas que cubrir, crear y ejecutar módulos de capacitación sobre cumplimiento puede ser una tarea manual que requiere mucho tiempo. También debe poder realizar un seguimiento de que los trabajadores están completando sus programas a tiempo.

La mejor manera de ejecutar sus programas de capacitación en cumplimiento es automatizando el proceso. Esto significa llevar a cabo la capacitación de cumplimiento de los empleados de forma digital. Puede hacerlo utilizando un software de formación especializado .

Por lo general, este software le permite crear cursos de capacitación de cumplimiento personalizados utilizando plantillas o constructores fáciles de arrastrar y soltar. También puede agregar cuestionarios para evaluar el aprendizaje a través de los módulos.

Una vez publicado, se notifica a los trabajadores sobre el curso de capacitación en cumplimiento que deben completar. Puede realizar un seguimiento del progreso y enviarles recordatorios para completar su formación.

A continuación, detallamos cómo puede ejecutar su capacitación de cumplimiento de principio a fin utilizando Connecteam, la mejor solución de capacitación de cumplimiento todo en uno .

Configuración de un programa de capacitación en cumplimiento con Connecteam

Echemos un vistazo a las características clave de capacitación en cumplimiento de Connecteam.

Cree módulos de capacitación personalizados en minutos

Connecteam le permite crear rápidamente cursos de capacitación sobre cumplimiento mediante plantillas. También puede crear módulos de capacitación personalizados desde cero con solo unos pocos toques o clics en su dispositivo.

La función de capacitación admite imágenes, videos, archivos PDF y más. De esta manera, puede usar diferentes métodos para hacer que el contenido sea divertido y atractivo.

Además, puede dividir los cursos en partes pequeñas y personalizar el formato según sus preferencias. También puede agregar cuestionarios a sus módulos de capacitación sobre cumplimiento para verificar qué tan bien los trabajadores retienen información clave.

El enfoque móvil primero de Connecteam garantiza que los trabajadores puedan acceder y completar cursos desde cualquier lugar. Reciben recordatorios automáticos para finalizar el entrenamiento y puedes ver su progreso en tiempo real desde el tablero central.

Almacene todo el contenido de capacitación sobre cumplimiento en un centro de conocimiento centralizado

Connecteam le permite crear una base de conocimiento , donde puede almacenar todos sus documentos y guías de capacitación sobre cumplimiento (y cualquier otro documento de la empresa). Esto podría incluir manuales de seguridad, procedimientos operativos estándar (SOP), el manual de la empresa y más.

La base de conocimientos admite imágenes, videos, documentos, PDF e incluso clips de audio para que pueda almacenar y administrar contenido en el formato que desee. Tampoco hay límite en el tamaño de los archivos ni límite de almacenamiento en general .

Los trabajadores pueden acceder a cualquier guía de cumplimiento directamente desde sus dispositivos móviles. Obtienen las respuestas que necesitan al instante sin ida y vuelta.

Vea fácilmente los historiales de cumplimiento y las licencias de los trabajadores desde su línea de tiempo

Connecteam también le permite ver los historiales de empleo, los estados de capacitación y las certificaciones y licencias de sus trabajadores a través de la función de línea de tiempo .

Puede ver cuándo caducan sus certificaciones o licencias para estar siempre organizado. Además, puede agregar módulos de capacitación sobre cumplimiento y cursos de actualización a sus cronogramas para que se les notifique cualquier capacitación que necesiten completar.

Cumple con las regulaciones de la industria usando formularios y listas de verificación

Con las listas de verificación personalizadas de Connecteam, los trabajadores recuerdan completar las tareas esenciales, como el protocolo al final del día y las verificaciones de seguridad. También pueden presentar informes de incidentes y más utilizando la función de formularios de Connecteam. Puede realizar un seguimiento del progreso y ver actualizaciones de formularios y listas de verificación en tiempo real.

Además de todo esto, Connecteam tiene un chat en la aplicación que puede usar para comunicarse con sus empleados individualmente o en grupos. Los mensajes se envían en tiempo real y los datos del chat se almacenan de forma segura en la nube. El suministro de noticias de la empresa también es una forma fácil de informar a todo el mundo cuando se ha publicado un nuevo módulo de formación.

Con todas estas herramientas y muchas más, Connecteam facilita la ejecución de sus programas de capacitación en cumplimiento.

Conclusión

La capacitación en cumplimiento educa a los empleados sobre las leyes y regulaciones que deben cumplir en el trabajo. Sin la capacitación adecuada, es más probable que los trabajadores cometan errores costosos que resulten en multas elevadas, pérdida de licencias o acciones legales contra su empresa.

Por eso es vital contar con un sólido programa de capacitación en cumplimiento en su empresa. Puede capacitar a sus empleados sobre estándares de seguridad, trabajo ético, discriminación y más.

Dicho esto, puede ser tedioso crear y ejecutar capacitaciones sobre cumplimiento. Utilice un software de formación dedicado como Connecteam para automatizar todo el proceso. Puede crear y asignar contenido de capacitación personalizado, almacenar guías de cumplimiento y ver los historiales de capacitación, certificados y licencias de sus trabajadores, todo desde un solo lugar.

¡Comience con Connecteam gratis hoy!

preguntas frecuentes

¿Cómo se crea la capacitación de cumplimiento de los empleados en línea?

Puede ejecutar cursos de capacitación de cumplimiento en línea utilizando un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) o una plataforma de gestión de trabajo todo en uno como Connecteam. Cree sus cursos fácilmente usando plantillas, cree cursos personalizados desde cero, envíe recordatorios de finalización y realice un seguimiento del progreso de los trabajadores en tiempo real. Connecteam también ofrece aprendizaje móvil para que los trabajadores puedan completar sus cursos desde cualquier lugar.

¿Quién es responsable del cumplimiento?

Todo trabajador y gerente de la empresa debe cumplir con las normas de la empresa y las leyes externas. La capacitación de cumplimiento adecuada ayuda a los trabajadores a comprender las reglas y cómo cumplirlas. También enfatiza los roles de los trabajadores para cumplir y las consecuencias del incumplimiento.

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