¿Cuánto cuesta contratar a un empleado?

Introducción

El costo de contratar a un nuevo empleado puede ser significativo, por lo que comprender los gastos involucrados lo ayuda a evitar facturas exorbitantes y contratar trabajadores calificados con más confianza. Las pequeñas empresas en particular se benefician de un presupuesto de contratación claro, ya que les ayuda a identificar lo que pueden y no pueden permitirse gastar.

El costo promedio por contratación es de $4683, según un estudio realizado por la Society for Human Resource Management (SHRM). Sin embargo, los costos de contratación de su empresa variarán según su industria, ubicación geográfica, las funciones para las que está contratando y otros factores.

En este artículo, cubriremos los costos comunes antes y después de contratar a un empleado, brindaremos ejemplos de costos internos y externos y desglosaremos el costo de reclutamiento. También compartimos consejos sobre cómo obtener el máximo valor de sus costos de contratación.

Costos antes de contratar a un empleado

Antes de contratar a un nuevo empleado, una gran parte de su costo está en el reclutamiento, incluidos los recursos gastados en candidatos no seleccionados. Calcular su costo promedio por nueva contratación lo ayudará a encontrar áreas en las que podría estar gastando de más o de menos. Del mismo modo, puede ayudarlo a comprender cómo su inversión vale la pena a largo plazo a través de la productividad y la retención de la fuerza laboral.

Una de las métricas de reclutamiento más útiles es la fórmula de costo por contratación , que se describe a continuación. También proporcionamos ejemplos de costos de contratación internos y externos que puede adaptar a las circunstancias de su negocio.

Fórmula de coste por contratación

Para calcular el costo por contratación, sume sus costos de contratación internos y externos. Luego, divida eso por el número total de contrataciones.

Esto es lo que parece como una fórmula:

Costo por contratación = (Costos de reclutamiento interno + Costos de reclutamiento externo) / Número total de contrataciones

Por ejemplo, digamos que sus costos de contratación interna son de $50 000, sus costos de contratación externa son de $70 000 y su número total de contrataciones es de 2000. Su costo por alquiler es:

Costo por contratación = ($50,000 + $70,000) / 2,000 = $6,000

Eso significa que a su empresa le cuesta $6,000 contratar a 1 nuevo trabajador.

Costos de reclutamiento interno

Estos incluyen cualquier costo gastado en recursos dentro de su empresa. Ellos dan cuenta de:

Reclutadores internos

El tiempo que su equipo de recursos humanos dedica a las actividades de reclutamiento cuenta para el costo de contratar a un nuevo empleado. Esto cubre la redacción de una descripción de funciones, compartirla en bolsas de trabajo, revisar CV, redactar contratos de trabajo y todo lo demás.

Puede calcular los costos de contratación interna de diferentes maneras.

Por ejemplo, supongamos que su empresa le paga a un empleado de recursos humanos un salario por hora. Suponga que trabajan 50 semanas al año y se toman 2 semanas de vacaciones al año. Una cifra anual para los costos de contratación interna se vería así:

Costo de reclutamiento interno = Salario por hora x (Número de horas dedicadas al reclutamiento por semana x 50)

Por ejemplo, digamos que el salario por hora del empleado es de $20/hora y dedican 10 horas a la semana a la contratación. El costo anual para ese empleado es:

$20 x (10 x 50) = $10 000

Sin embargo, imagine que a un empleado de recursos humanos se le paga un salario fijo y el reclutamiento es solo una de sus responsabilidades. Todavía puede calcular cuánto le está costando a su empresa el reclutamiento interno.

Primero, calcule la tarifa por hora del empleado en función de su salario anual y la cantidad de semanas por año que trabaja. Utilice la siguiente fórmula:

Costo por hora = Salario anual / (Número total de horas trabajadas por semana x Número de semanas trabajadas por año)

Digamos que un miembro del equipo de recursos humanos tiene un salario anual de $ 40,000, trabaja 40 horas por semana y trabaja 50 semanas por año. Su costo por hora es:

Costo por hora = $40,000 / (40 x 52) = $19.23

Luego, averigüe las horas que trabajan cada semana en el reclutamiento, por ejemplo, 15. Luego, complete su cifra anual de costos internos de reclutamiento:

$19,23 x (15 x 50) = $14.422,50

Es importante que calcule los costos de contratación internos para cada empleado de recursos humanos que trabaje en la contratación . Esto le dará su costo total de reclutamiento interno.

Tenga cuidado de que su equipo de recursos humanos no dedique demasiado tiempo a la contratación en relación con otras áreas, como la nómina, ya que esto puede provocar el agotamiento de los empleados, retrasos en los plazos y un efecto dominó en los costos comerciales.

Contratando administradores

El gerente de contratación generalmente se involucra desde la etapa de la entrevista en adelante para evaluar los conocimientos, habilidades y capacidades de los candidatos (KSA). Según el nivel de participación del gerente y la antigüedad del puesto, podrían dedicar horas o incluso días a un candidato preseleccionado.

Si a un gerente de contratación se le paga un salario por hora, el costo anual de su actividad de reclutamiento es:

Costo del gerente de contratación = Salario por hora x (Número de horas dedicadas a la contratación por mes x 12)

Por ejemplo, digamos que ganan $50 por hora y dedican, en promedio, 3 horas al mes a la contratación. El costo anual es:

Costo del gerente de contratación = $50 x (3 x 12) = $1,800

Puede usar este cálculo de anual a por hora para los reclutadores internos en la fórmula anterior, si a un gerente de contratación se le paga un salario.

Referencias de empleados

Pagar a los miembros de su personal existente una tarifa de referencia de empleados es una excelente manera de obtener candidatos de alta calidad en su grupo de reclutamiento. Por lo general, cuanto mayor sea la posición abierta, mayor será la tarifa de referencia.

Puede pagarle al árbitro una tarifa fija por cada recluta exitoso o un porcentaje del salario anual del recluta como compensación.

Costos de contratación externa

Los costos de contratación externa incluyen pagos a empresas o contratistas externos que respaldan sus objetivos de contratación. Incluya los siguientes artículos en su cálculo de costos externos:

Gerentes y agencias de reclutamiento externo

El uso de un reclutador externo o una agencia puede brindarle una mejor calidad de contratación. También pueden ayudar a acelerar el proceso de contratación, ya que utilizan habilidades especializadas y redes de candidatos. Por lo general, paga a los reclutadores externos una tarifa fija, un anticipo a plazo fijo o una proporción del salario anual del empleado.

Publicación en bolsa de trabajo

Los tableros de trabajo en línea como LinkedIn e Indeed le permiten publicar y anunciar descripciones de trabajo, lo que aumenta su grupo de personas que buscan trabajo. Si bien existen planes gratuitos, debe incluir suscripciones pagas de la bolsa de trabajo en su presupuesto si está buscando funciones avanzadas. Estas soluciones suelen tener cuotas mensuales o anuales . También puede pagar más para aumentar sus anuncios de trabajo o agregar trabajos adicionales.

marca de empleador

Considere los costos de promocionar su negocio en ferias de empleo o realizar eventos de empleabilidad para atraer candidatos.

Por ejemplo, el organizador de una feria de empleo puede cobrarle una tarifa fija o por hora, según el tamaño del stand de su empresa y la cantidad de reclutadores que asistan.

Recuerde incluir solo los costos para partes externas y excluir los costos internos, como los costos por el tiempo de su personal.

software de reclutamiento

Además de las bolsas de trabajo, existen muchas otras soluciones de software, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) que lo ayudan a aumentar su grupo de candidatos, la velocidad de contratación y la idoneidad de los candidatos.

Suelen tener un precio por usuario, por suscripción mensual o anual. Sin embargo, algunos proveedores pueden tener precios personalizados o suscripciones de por vida disponibles. Tenga en cuenta estos costos si su empresa utiliza software de reclutamiento.

Verificaciones de antecedentes

Las verificaciones de antecedentes ayudan a confirmar la información del solicitante, como empleos anteriores y antecedentes penales. Es importante agregarlos a sus costos de contratación.

Algunas soluciones cobran una suscripción mensual o anual por cheques ilimitados, con tarifas adicionales para funciones especiales. Otros cobran una tarifa fija por cada verificación de antecedentes.

Gastos por reubicación

Para conseguir a la persona adecuada para el trabajo, es posible que deba incluir los gastos de reubicación en su oferta de trabajo. Considere el costo total de reubicación del candidato, que puede incluir costos de viaje y/o alojamiento. Luego, ofrezca cobertura total o parcial de este costo.

Costos después de contratar a un empleado

El costo total para contratar a un nuevo empleado también debe incluir los costos posteriores a la contratación. Asegúrese de tener en cuenta:

Sueldo o salario base

El salario base, o salario base, si a sus empleados se les paga por hora, es la compensación mínima ganada por un empleado antes de impuestos. Excluye beneficios y pago de horas extras.

Normalmente, presupuesta este costo anualmente y lo paga mensual, semanal o quincenalmente.

La parte de los impuestos del empleador

Como empleador, debe pagar los impuestos federales que se aplican a su negocio. Muchas empresas pagan impuestos, incluidos el Seguro Social y Medicare, y los impuestos federales de desempleo (FUTA). Verifique qué impuestos federales debe pagar su empresa en el sitio web del IRS.

Además, consulte las leyes laborales locales y estatales para ver si es responsable de cualquier contribución adicional, como los impuestos estatales de desempleo.

Beneficios opcionales

Tenga en cuenta el costo de los beneficios opcionales, como el seguro médico y dental, las contribuciones al plan de jubilación y las bonificaciones relacionadas con el rendimiento. Las leyes estatales y locales pueden exigirle que ofrezca ciertos beneficios a los empleados.

También tenga en cuenta el tiempo libre pagado (PTO), la licencia familiar y por discapacidad pagada y otros tipos de licencia pagada, ya que está pagando salarios diarios mientras el empleado está ausente. Considere el costo de otros beneficios opcionales que ofrece su empresa, como membresías en gimnasios proporcionados por la empresa, tarjetas de regalo y estipendios de desarrollo profesional.

Inducción

Una experiencia de incorporación efectiva es esencial para preparar a su nuevo empleado para su trabajo. Debe realizar un seguimiento de cuánto le cuesta a su equipo de recursos humanos realizar tareas como completar el papeleo de empleo y planificar la primera semana del titular.

Calcule su costo de incorporación anual por empleado de recursos humanos con la siguiente fórmula:

Costo de incorporación = Salario por hora x (Número de horas dedicadas a la incorporación por mes x 12)

Por ejemplo, digamos que a un empleado de recursos humanos se le paga $ 20 por hora y dedica un promedio de 10 horas por mes a la incorporación. Su costo de incorporación anual es:

Costo de incorporación = $20 x (10 x 12) = $2400.

Sume el costo de incorporación de cada empleado de recursos humanos para su costo total anual de incorporación. Luego, divida eso por la cantidad de empleados que contrata en un año para obtener su costo anual de incorporación por empleado.

Para planificar mejor estos costos, lea nuestra lista de verificación de incorporación .

Capacitación

La capacitación mejora el conocimiento, las habilidades y la productividad de su fuerza laboral. Abarca capacitación en salud y seguridad, talleres basados ​​en habilidades y sesiones específicas de roles con líderes de equipo experimentados.

Si la capacitación la brindan especialistas externos, es posible que se le cobre una tarifa de retención por un cierto período de tiempo o una tarifa por sesión.

Sin embargo, si los gerentes internos imparten la capacitación, use la fórmula a continuación para calcular cuánto está pagando anualmente por su tiempo. Para los empleados por horas, utilice la fórmula de anual a por hora proporcionada en la sección Gerentes de contratación de este artículo para averiguar su costo por hora.

Costo de capacitación = Costo por hora x (Número de horas dedicadas a brindar capacitación por mes x 12)

Por ejemplo, digamos que a un gerente se le paga $50 por hora y dedica 4 horas al mes a brindar capacitación. Su costo anual de capacitación es:

Costo de capacitación = $50 x (4 x 12) = $2400

Los costos de capacitación también deben tener en cuenta el costo de cualquier equipo, herramienta, software, etc. que utilice al impartir sesiones.

equipos y software de TI

Tenga en cuenta el costo de cualquier equipo de TI proporcionado a un nuevo empleado, como un teléfono celular, una tableta o una computadora portátil. Además, incluya cualquier tarifa pagada a profesionales de TI externos o internos si estos dispositivos requieren configuraciones especializadas.

Además, incluya los costos de suscripción de software asociados con las nuevas contrataciones. Estos pueden tener un precio por usuario o como una tarifa mensual fija.

Cómo optimizar su costo de contratación

Muy poca inversión financiera en la contratación lo pone en riesgo de no contratar a las mejores personas para los puestos de trabajo en su empresa. Por otro lado, demasiada inversión financiera desperdicia recursos que beneficiarían a otras áreas de recursos humanos.

Estos son nuestros mejores consejos para asegurarse de que está gastando la cantidad justa en la contratación. Además, compartimos consejos sobre cómo asegurarse de que el dinero que gasta en la contratación no se desperdicie.

Crear incentivos de referencia interna

Las referencias de empleados internos tienen 4 veces más probabilidades de recibir una oferta de trabajo en comparación con los solicitantes en línea. También representan entre el 30 y el 50 % de todas las contrataciones en una empresa, según una investigación de Zippia. Una recompensa única por recomendación es más económica que pagar por los procesos de contratación de especialistas de recursos humanos internos o externos.

Las recompensas por recomendación pueden ser una cantidad fija en dólares por cada recomendación exitosa o un porcentaje del salario del nuevo empleado. Ofrezca una cifra lo suficientemente atractiva como para ser un incentivo pero inferior a lo que le pagaría a un reclutador interno o externo por candidato.

Distribuya los costos fijos entre las nuevas contrataciones

Algunos costos de contratación son fijos, como los salarios del personal de recursos humanos y las suscripciones a bolsas de trabajo, hasta un cierto número de candidatos. Siempre que sea posible, utilice sus recursos internos y externos para administrar varios solicitantes a la vez para reducir el costo por contratación.

También puede considerar contratar entrevistados para el mismo rol en la misma semana para facilitar la toma de decisiones de los gerentes de contratación. Además, puede reservar nuevos empleados para la incorporación de grupos o sesiones de capacitación para ahorrar en los costos posteriores a la contratación.

Priorizar la retención de empleados

La retención efectiva ayuda a evitar el costo de contratar reemplazos de empleados debido a que el personal se va voluntariamente. Las principales razones por las que los empleados dejan sus trabajos incluyen salarios y beneficios poco competitivos, falta de oportunidades de desarrollo profesional, no sentirse apreciados y tener un gerente que no los apoya.

Para combatir esto, comience por hacer que sus paquetes de compensación sean más atractivos al incluir cosas como licencia pagada y beneficios de jubilación. También debe brindar oportunidades para que los empleados aprendan y crezcan dentro de su empresa. Por ejemplo, considere ofrecer cursos de capacitación para que los trabajadores puedan intercambiar o mejorar sus habilidades.

Además, muestre aprecio utilizando recompensas basadas en el rendimiento, como premios. Además, capacite a los gerentes en habilidades de colaboración para que sus empleados se sientan apoyados e incluidos.

Minimizar el agotamiento de los empleados

Los empleados pueden experimentar agotamiento debido a la cantidad de trabajo que deben hacer o la presión que sienten en el trabajo. Los empleados quemados pueden enfermarse física y mentalmente y tomarse un tiempo libre para recuperarse. Por lo tanto, es posible que necesite encontrar trabajadores temporales a corto plazo o correr el riesgo de interrumpir el negocio.

En lugar de pagar el costo de contratar reemplazos de empleados a corto plazo, asegúrese de que su equipo no se agote.

Haga esto brindando suficientes licencias pagadas, incluidas licencias pagas por enfermedad cuando corresponda, y ofreciendo días libres por salud mental. También puede considerar ofrecer arreglos de trabajo flexibles, como permitir que los empleados elijan su propio lugar de trabajo o decidan sus propios horarios.

Finalmente, cree una cultura de apoyo donde los empleados puedan compartir sus pensamientos y sentimientos abiertamente. Comuníquese regularmente con sus trabajadores, ya sea por correo electrónico, en una llamada telefónica o en un mensaje. Hágales saber que pueden acudir a usted con cualquier inquietud que puedan tener.

Conclusión

Es importante saber cuánto cuesta contratar a un empleado en su empresa. Antes de contratar, debe calcular el salario de los reclutadores internos y externos, el costo del tiempo de los gerentes de contratación, las tarifas de la bolsa de trabajo y los costos de reubicación. Después de contratar, debe contabilizar el salario base del empleado, los beneficios opcionales, su parte de los impuestos, la capacitación, la incorporación y los costos de TI.

Tanto el gasto insuficiente como el excesivo en la contratación pueden tener consecuencias comerciales negativas. Sin embargo, comprender sus costos de contratación lo ayuda a utilizar los recursos comerciales de manera más eficiente e incluso a obtener mejores candidatos . Para optimizar sus costos, debe incentivar las referencias internas y distribuir sus costos fijos entre las nuevas contrataciones. Y, a largo plazo, priorice la retención de empleados y evite el agotamiento para garantizar que sus costos no se desperdicien.