Incorporación digital de empleados: ventajas, desafíos y herramientas

Conclusiones clave

• Con la incorporación digital de empleados, utiliza herramientas y tecnología para incorporar nuevos empleados. No es necesario realizar cursos, capacitaciones o reuniones presenciales.
• Los beneficios de la incorporación digital incluyen mayor eficiencia, reducción de costos y mayor comodidad.
• Los desafíos asociados con la incorporación digital incluyen que los nuevos empleados se sientan aislados, encuentren el proceso aburrido y experimenten una sobrecarga de información.
• Optimice su proceso de incorporación digital utilizando diferentes tipos de contenido, haciendo que los nuevos empleados se sientan parte del equipo y utilizando una aplicación de incorporación dedicada.

La incorporación adecuada de los empleados les ayuda a comprender el alcance de su función, sentirse cómodos con su equipo y familiarizarse con los objetivos de su negocio y la cultura de la empresa. Sin una incorporación adecuada, los nuevos empleados pueden tener dificultades para encontrar su lugar y perder el compromiso. Esto puede afectar negativamente su productividad e incluso puede hacer que renuncien en el futuro.

La incorporación tradicional implica mucho papeleo, procedimientos genéricos y poco apoyo continuo. Puede llevar mucho tiempo y esfuerzo, y es difícil mantener a los empleados comprometidos durante todo el proceso. Sin embargo, la incorporación digital de empleados cambia todo eso.

En esta guía, explicamos qué es el onboarding digital, así como sus ventajas y desafíos. También discutimos las mejores herramientas para optimizar su proceso de incorporación digital.

¿Qué es la incorporación digital de empleados?

La incorporación digital de empleados implica el uso de herramientas y tecnología para incorporar nuevos empleados. Mientras que la incorporación tradicional se realiza en persona, la incorporación digital se puede realizar completamente en línea.

Las empresas pueden utilizar software de incorporación basado en la web o en dispositivos móviles, como aplicaciones o plataformas web, para crear un programa de incorporación totalmente personalizado. Puede usar estas herramientas para crear y publicar cursos de capacitación, presentar nuevos empleados al equipo, compartir políticas, recopilar documentación y más.

Los beneficios de la incorporación digital de empleados

En comparación con la incorporación tradicional, la incorporación digital ofrece muchos beneficios. Éstas incluyen:

Eficiencia mejorada

La incorporación tradicional suele ser un proceso lento que implica mucho papeleo y largas sesiones de formación. La incorporación digital automatiza muchas tareas repetitivas y mantiene el proceso en movimiento sin demoras.

También le permite almacenar todo en una base de datos a la que los nuevos empleados pueden acceder en cualquier momento. Esto les permite completar y enviar documentos rápida y fácilmente y garantiza que el personal de recursos humanos tenga toda la información que necesita en un solo lugar.

La incorporación digital también permite un comienzo inmediato sin necesidad de una reunión en persona. Para cuando el nuevo empleado comience su primer día, puede tener todos los conocimientos y recursos necesarios para comenzar a trabajar de inmediato.

Costos reducidos

Con el software de incorporación digital, no tendrá que preocuparse por el costo de imprimir y almacenar documentos de incorporación o crear y ofrecer sesiones de capacitación en persona.

Los sistemas digitales le permiten almacenar y administrar automáticamente los archivos de los empleados en una sola ubicación. También le permiten crear y publicar cursos completos de capacitación en línea, para que no tenga que dedicar tiempo ni dinero a la capacitación presencial. Puede desarrollar cursos en minutos y publicarlos instantáneamente para que los completen los nuevos empleados.

La incorporación digital también puede mejorar la retención de empleados, lo que reduce los costos de reclutamiento y contratación. Una buena experiencia de incorporación ayuda a los empleados a sentirse respaldados y refuerza la idea de que tomaron una buena decisión al unirse a su organización. Esto aumenta su satisfacción laboral y disminuye la posibilidad de una salida anticipada.

Mejor comodidad

La incorporación digital es conveniente para todos los involucrados. Puede acceder al software de incorporación las 24 horas del día, los 7 días de la semana . Los nuevos empleados pueden completar los cursos de incorporación a su propio ritmo desde sus dispositivos móviles o de escritorio.

Además, los empleados no tendrán que buscar entre montones de papeles para encontrar información importante. Dentro del sistema digital, pueden acceder a cualquier documento que necesiten en segundos.

Además, muchas soluciones de software de incorporación digital tienen funciones de chat que puede usar para brindar soporte continuo a los nuevos empleados. Puede responder a sus preguntas rápidamente, incluso después de que se complete la incorporación.

Ahorre tiempo y esfuerzo actualizando fácilmente los recursos de incorporación

Con el software de incorporación digital de empleados, puede cargar fácilmente nuevos recursos de incorporación y actualizar los existentes. Agregue nuevos documentos o archivos importantes con solo unos pocos clics o toques de su dispositivo, o actualice los recursos existentes en minutos .

Además, las herramientas de incorporación digital son flexibles y le permiten personalizar la forma en que presenta la información . Puede ajustar fácilmente su proceso si cambian sus necesidades u objetivos de incorporación. Puede agregar cosas como audio, enlaces, videos, cuestionarios y varios otros archivos, o agrupar ciertos cursos entre sí.

Esto le ahorra una tonelada de tiempo y esfuerzo, eliminando el dolor de cabeza de actualizar y administrar su proceso de incorporación.

Mejor información para apoyar a los empleados y optimizar su proceso de incorporación

La incorporación digital también permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso de los empleados durante la incorporación. Por lo general, el progreso se muestra en un tablero.

Este tablero le permite ver quién comenzó un curso y quién está en progreso . También supervisa la finalización del curso. Esto lo ayuda a asegurarse de que los empleados estén progresando bien y garantiza que las nuevas contrataciones envíen la documentación correcta a tiempo.

Además, el seguimiento del progreso facilita ver si los empleados tienen dificultades con ciertas tareas de incorporación o cursos de capacitación. Puede usar esta información para ajustar sus materiales de incorporación y afinar su proceso.

Los desafíos de la incorporación digital de empleados

Si bien la incorporación digital de empleados tiene muchas ventajas, también existen algunos desafíos que debe tener en cuenta.

Los nuevos empleados pueden sentirse aislados

Durante la incorporación digital, los nuevos empleados no tendrán tiempo en persona con los gerentes o miembros del equipo. Esto puede llevarlos a sentirse aislados o como si no fueran una parte “real” del equipo.

Puede ser poco inspirador o aburrido.

Los procesos de incorporación a menudo contienen poco más que un correo electrónico y algunos documentos para poner al día a un nuevo empleado. Hacen el trabajo, ya que los empleados tienen la información que necesitan. Pero no son emocionantes, y no hacen mucho por compromiso de los empleados .

Un proceso básico de incorporación que solo implica revisar las políticas, completar el papeleo y leer documentos no entusiasmará a los nuevos empleados ni los entusiasmará con su función. Esto los pone en riesgo de desvincularse, lo que puede conducir a una disminución de la productividad y una mayor rotación.

Los nuevos empleados pueden experimentar una sobrecarga de información

Cuando un nuevo empleado pasa por la incorporación, hay mucho que hacer y aprender. Hay documentos para revisar y firmar, personas con las que hablar y deberes que comprender. Esto puede ser muy abrumador para los nuevos empleados y provocar una sobrecarga de información durante los primeros días.

Formas de mejorar el proceso de incorporación digital

A continuación, se incluyen algunos consejos para optimizar y mejorar la experiencia de incorporación de sus empleados digitales.

Tómese en serio la preincorporación

Un proceso exitoso de incorporación de empleados digitales comienza con la incorporación previa. Comprende todas las actividades que tienen lugar antes de que el nuevo empleado comience oficialmente su primer día de trabajo. Debe tomarse en serio la incorporación previa si desea que su proceso se desarrolle sin problemas.

Los elementos de acción previos a la incorporación pueden incluir:

• Configuración de la cuenta de correo electrónico y/o acceso a la plataforma del nuevo empleado
• Crear un paquete de bienvenida
• Envío de información al empleado como el organigrama de la empresa o la política de beneficios
• Informar al resto del equipo que se incorpora un nuevo miembro.

Use diferentes tipos de contenido durante la incorporación y la capacitación

La incorporación a menudo puede ser menos que emocionante, así que mejore su experiencia de incorporación digital utilizando diferentes tipos de contenido.

En lugar de enviar docenas de archivos PDF o documentos de texto, considere usar videos, infografías e incluso cuestionarios para transmitir información importante. Estos pueden mantener la incorporación interesante y garantizar que sus nuevos empleados se mantengan comprometidos.

Discutir objetivos

Compartir una lista de objetivos con los empleados durante la incorporación es otra excelente manera de optimizar su proceso de incorporación digital.

Por ejemplo, puede crear un Plan de 30-60-90 días para una nueva contratación. Esto describe lo que harán, aprenderán y lograrán durante los primeros tres meses en su nuevo trabajo.

Sin embargo, no abrume a los nuevos empleados con información ni los presione para lograr objetivos poco realistas. Recuerde que todos los objetivos que establezca para los empleados deben ser INTELIGENTES : específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados.

Mejorar la comunicacion

Desea comenzar las cosas con el pie derecho con los nuevos empleados, así que haga un esfuerzo por comunicarse bien con ellos. Puede llamar, enviar un correo electrónico o enviar un mensaje de texto‌.

Sin embargo, también debe probar formas atractivas de mantenerse en contacto con los nuevos empleados. Puede crear cuestionarios divertidos, crear cuestionarios, compartir GIF o proponer actividades para romper el hielo para ayudar a que las conversaciones fluyan. Incluso podría jugar una ronda de trivia o intercambiar datos divertidos con los nuevos empleados.

Además, puede considerar agregar nuevos empleados a un chat grupal para que puedan hablar con sus compañeros de trabajo durante el proceso de incorporación.

Dar una cálida bienvenida a los nuevos empleados

Presente a los nuevos empleados al resto del equipo a través de un mensaje en un chat grupal o un correo electrónico de toda la empresa para darles una cálida bienvenida. La videoconferencia es otra gran manera de lograr esto.

Esto ayuda a los nuevos empleados a sentir inmediatamente un sentido de pertenencia dentro de la empresa. Cuando se sienten así, es mucho más probable que participen en el trabajo. Esto es excelente para mantener baja la tasa de rotación, ya que es menos probable que las personas abandonen una empresa en la que están contentos.

Proporcionar mentores o compañeros de incorporación

También debe considerar proporcionar a los nuevos empleados un mentor o un "compañero de incorporación". Empareje a un nuevo empleado con un empleado actual que esté en su puesto o que tenga un amplio conocimiento del rol del nuevo empleado para asegurarse de que pueda ser lo más útil posible.

Con alguien que les muestre las cuerdas, los nuevos empleados se acostumbran al trabajo más rápido y se sienten menos abrumados. Además, esto les ayuda a construir relaciones importantes con sus compañeros de trabajo desde el principio.

Personaliza la experiencia

Haga un esfuerzo por personalizar el proceso de incorporación. Puede hacer esto incorporando nuevos empleados de manera diferente según su función . Por ejemplo, los contratistas independientes necesitarán información de incorporación sobre facturación y beneficios que sea diferente de la que reciben los empleados de medio tiempo y de tiempo completo. Mientras tanto, los supervisores necesitarán una incorporación centrada en las políticas y procesos de la empresa, para que puedan supervisar adecuadamente al personal.

También puede adaptar las experiencias de incorporación de los empleados en función de sus estilos de aprendizaje . Por ejemplo, podría implementar diferentes métodos de incorporación para estudiantes auditivos y visuales. Podría tener videos o grabaciones de audio que expliquen ciertos deberes y políticas para los estudiantes auditivos. Y podría tener infografías y guías visuales paso a paso para estudiantes visuales.

Durante la preincorporación, puede enviar un cuestionario y preguntar a los nuevos empleados cómo prefieren aprender. Luego, puede utilizar los métodos de incorporación apropiados para que su experiencia sea positiva.

Usar una aplicación para la incorporación

La incorporación digital de empleados es más fácil cuando utiliza una aplicación o solución de software dedicada.

Con el software de incorporación digital de empleados, puede crear cursos de capacitación de forma rápida y sencilla, y los nuevos empleados pueden completarlos en sus dispositivos móviles o de escritorio. Los empleados también pueden revisar y firmar documentos y acceder a las bases de conocimientos de la empresa.

Como empleador, puede utilizar herramientas de seguimiento para obtener información sobre el progreso de las nuevas contrataciones a través de la incorporación. También puede establecer plazos para las tareas de incorporación y enviar notificaciones instantáneas a los nuevos empleados para que las completen. Algunas aplicaciones de incorporación también tienen sondeos en vivo, encuestas y buzones de sugerencias que pueden ayudarlo a obtener comentarios valiosos.

Lo mejor de todo es que usted y sus empleados pueden usar una aplicación de incorporación desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Las mejores herramientas para la incorporación digital de empleados

Hablando de aplicaciones, repasemos algunas de las mejores herramientas para la incorporación digital de empleados.

Connecteam es una galardonada solución de incorporación y un sistema de gestión del trabajo todo en uno .

Le permite diseñar su propio programa de incorporación con solo unos pocos clics. Puede administrar todo el proceso de incorporación directamente desde la aplicación Connecteam. ¡Los nuevos empleados también pueden pasar por la incorporación directamente desde la aplicación! Pueden trabajar a su propio ritmo y completar la incorporación desde donde quieran.

Connecteam también simplifica la creación de cursos. Puede dividir los cursos en secciones más pequeñas para que los nuevos empleados no se sientan abrumados con demasiada información a la vez.

Puede personalizar completamente el contenido y la estructura del curso y realizar actualizaciones con facilidad. Connecteam tiene cuestionarios, encuestas y formularios personalizables que puede usar para asegurarse de que los nuevos empleados retengan el conocimiento. Además, puede agregar fácilmente videos, archivos PDF, enlaces y otros materiales a sus cursos. Mejor aún, Connecteam le permite reutilizar sus materiales de incorporación y actualizarlos cuando lo necesite.

Además, Connecteam le permite recopilar documentación de las nuevas contrataciones y establecer fechas límite y recordatorios para completar el curso. También puede enviar automáticamente cursos de incorporación a las personas adecuadas en función de su función o fecha de inicio.

Connecteam también simplifica el seguimiento del progreso de incorporación de los empleados en tiempo real. También puede ver quién ha completado los cursos de formación. Esta información lo ayuda a detectar posibles áreas problemáticas, de modo que pueda tomar decisiones basadas en datos para mejorar su proceso de incorporación.

Las encuestas , los sondeos y la función de cuadro de sugerencias de recursos humanos de Connecteam también le permiten recopilar comentarios valiosos de los empleados.

Además, el chat en la aplicación de Connecteam facilita que los nuevos empleados hagan preguntas, obtengan respuestas y se comuniquen con el equipo en general.

Las herramientas de seguimiento de tiempo de Connecteam son otra gran característica para la incorporación y más allá. Tiene un reloj de tiempo que es preciso al segundo, por lo que los empleados siempre reciben el pago correcto.

Connecteam comienza en solo $ 29 por mes para 30 usuarios . Ofrece una prueba gratuita y un plan gratuito para siempre para pequeñas empresas con hasta 10 usuarios.

Zenefits es una solución de software de recursos humanos para administrar la contratación, la incorporación y los registros de empleados. La plataforma puede automatizar los procesos de recursos humanos y ofrece la incorporación automática para que los nuevos empleados puedan incorporarse antes de que ingresen al trabajo por primera vez.

Zenefits también ofrece la posibilidad de personalizar la incorporación, enviar ofertas de trabajo y realizar verificaciones de antecedentes. También simplifica la firma de documentos como contratos. Puede manejar los beneficios y la nómina, y permite a los administradores realizar un seguimiento del progreso de incorporación.

Zenefits comienza en $8/empleado/mes para el paquete básico. Ofrece una demostración gratuita pero no tiene un plan gratuito.

Bamboo HR es una solución digital para personalizar la experiencia de los empleados durante la incorporación.

Permite a los propietarios y gerentes de negocios crear plantillas de incorporación, crear una base de datos de empleados, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. Bamboo HR también ayuda a recopilar las firmas de los empleados y puede simplificar las tareas de incorporación repetitivas. También se puede integrar con otras herramientas y aplicaciones de gestión del trabajo.

Bamboo HR no enumera sus precios públicamente. En cambio, las empresas deben comunicarse y solicitar una cotización.

Si bien Bamboo HR ofrece una prueba gratuita, no tiene un plan gratuito.

Conclusión

La incorporación inadecuada puede frustrar y confundir a los nuevos empleados, lo que puede conducir a salidas anticipadas de su empresa. La incorporación digital hace que el proceso sea más eficiente, rentable y conveniente para todos los involucrados.

Si bien existen desafíos que vienen con la incorporación digital, puede abordarlos optimizando su proceso. Puede hacer esto usando diferentes tipos de contenido, asignando nuevas contrataciones con mentores incorporados, discutiendo objetivos y más.

Una de las mejores formas de crear un programa de incorporación digital de empleados es utilizar una solución de software dedicada, como Connecteam. Puede poner al día a sus nuevos empleados de la manera más eficiente posible y asegurarse de que se sientan comprometidos desde el principio.