Organícese: formulario de disponibilidad de empleados + plantilla gratuita

Administrar los horarios de trabajo de los trabajadores puede ser una tarea agotadora. Un solo error puede provocar escasez de personal, incumplimiento de plazos y daños en las relaciones con los clientes. Además, intentar llenar los vacíos de último minuto también puede ser problemático. Puede obstaculizar los horarios de otros trabajadores, reducir la productividad y generar resentimiento.

Por eso es tan importante planificar los horarios de los equipos con anticipación. Un formulario de disponibilidad de empleados lo ayuda a recopilar las preferencias y la disponibilidad de sus trabajadores. Tener esta información de antemano facilita la creación de horarios de turnos eficientes.

En este artículo, profundizamos en los formularios de disponibilidad de los empleados, por qué son importantes y cómo puede crear uno. También le proporcionamos una plantilla gratuita y compartimos las mejores prácticas para implementarla.

¿Qué es un formulario de disponibilidad de empleados?

Un formulario de disponibilidad de empleados es un documento que ayuda a los empleadores a recopilar información sobre la disponibilidad de sus empleados . Se utiliza en industrias como la fabricación, la construcción, la atención médica y más.

Un formulario de disponibilidad de trabajo generalmente cubre:

• Disponibilidad. El formulario pide a los trabajadores que indiquen los días y horas de la semana en que definitivamente están disponibles para trabajar.
• Preferencias. Algunos formularios permiten a los trabajadores compartir solicitudes y preferencias. Por ejemplo, un empleado podría estar disponible para trabajar los viernes, pero el viernes también podría ser su día libre preferido.
• Restricciones. El formulario también tiene un espacio donde los empleados pueden ingresar cualquier restricción de programación. Por ejemplo, es posible que una persona no pueda trabajar en los turnos de la mañana debido a la falta de disponibilidad de guarderías en ese momento.

¿Por qué es importante?

Un sólido formulario de disponibilidad de trabajo lo ayuda a:

Cumplir con los objetivos comerciales

Tener a las personas adecuadas en el lugar correcto en el momento correcto es clave para satisfacer las necesidades de su negocio y maximizar la productividad. El seguimiento de la disponibilidad de los empleados en su horario de trabajo asegura que sus proyectos tengan suficiente cobertura.

También le permite ajustar los turnos por adelantado si ciertos empleados no están disponibles. Esto evita la escasez de personal. También reduce el riesgo de trabajo de baja calidad, tareas incompletas y plazos incumplidos.

Apoyar el trabajo flexible

Harvard Business Review informó que el 96% de los trabajadores estadounidenses quieren flexibilidad en el trabajo. Pero es complicado ofrecer trabajo remoto a trabajadores que no son de escritorio porque necesitan estar físicamente presentes para su trabajo. Sin embargo, con el formulario de disponibilidad del trabajador, puede ofrecer una programación flexible a sus equipos de primera línea.

Tener las preferencias de los trabajadores con anticipación le permite crear horarios que las tengan en cuenta. El intercambio de turnos también es factible cuando usted o su equipo saben quién más está disponible ese día o durante las horas requeridas.

Prevenir el agotamiento de los empleados

Comprender la disponibilidad del equipo le permite brindar a los trabajadores un merecido tiempo de inactividad sin obstaculizar la productividad. Por ejemplo, es posible que desee ofrecer un día o unas horas libres en lugar de aquellos que han trabajado más allá de sus horas contractuales. Saber quién más podría llenar el vacío puede hacer que sea más fácil para usted hacer esto. Los empleados energizados son más productivos y menos propensos a reportarse enfermos.

Reducir el ausentismo

Cuando los empleados indican su disponibilidad, el trabajo no desentona con sus compromisos personales. Esto ayuda a reducir el ausentismo y las tardanzas, minimizando la interrupción de las operaciones comerciales.

Reducir los costes de circunstancias imprevistas

Los cambios de programación de última hora son inevitables. Pero conocer la disponibilidad de los trabajadores de antemano le ayuda a abordar el problema mucho más fácilmente.

Por ejemplo, si un trabajador se reporta enfermo, puede usar la información de disponibilidad para encontrar un reemplazo adecuado dentro de su fuerza laboral. Sin esto, es posible que haya tenido que contratar a un contratista o pagar horas extras a los trabajadores existentes para realizar el trabajo. El costo de hacerlo puede ser muy alto.

Además, las ausencias imprevistas pueden poner en riesgo la moral del equipo. Cuando no puede reemplazar a los trabajadores ausentes, los miembros del equipo tienen la carga de cumplir con los plazos con menos recursos. Esto puede crear resentimiento dentro del equipo. También puede fomentar una cultura de culpar a los demás cuando se incumplen los plazos.

Con los formularios de disponibilidad de los empleados, puede evitar esto al garantizar suficiente cobertura y soporte para su equipo.

Contrata de manera efectiva

Además de llenar los vacíos de habilidades, las empresas a menudo contratan para llenar los vacíos de turno. Una vez que se completan todos los formularios de disponibilidad, puede identificar qué turnos corren el riesgo de no contar con recursos suficientes. Luego, puede contratar empleados que estén específicamente disponibles para trabajar durante ese tiempo.

Identificar el abandono silencioso

Supervisar la disponibilidad de los empleados a lo largo del tiempo puede ayudar a identificar a los que abandonan en silencio. Estos son trabajadores que completan sus deberes asignados pero no van más allá de sus roles.

Busque patrones en los que los trabajadores muestren menos disponibilidad a lo largo del tiempo. Estos pueden ser personas que renuncian silenciosamente y que se han desconectado mentalmente o están participando en un ajetreo secundario.

Luego puede brindarles capacitación, planes de mejora del desempeño u otras formas de apoyo. Si todo lo demás falla, puede reemplazarlos con otro trabajador que esté disponible para tomar sus turnos.

Qué incluir en un formulario de disponibilidad de empleados

Un buen formulario de disponibilidad de empleados debe incluir:

Validez

Indique para qué período de tiempo es válido el formulario, por ejemplo, el primer trimestre del año. De esta manera, los trabajadores pueden brindar su disponibilidad y preferencias solo para ese horario específico.

Información de contacto del empleado

Proporcione espacio para el nombre completo, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del trabajador como mínimo. Necesitará esto para comunicarse con ellos e informarles sobre los cambios de horario.

Instrucciones claras

Proporcione instrucciones claras sobre cómo completar el formulario. Informe a los trabajadores si necesitan cruzar o marcar casillas. O bien, puede indicarles que utilicen términos específicos como "disponible" o "no disponible" para indicar sus preferencias. Además, recuérdeles que agreguen AM y PM cuando indiquen las preferencias de tiempo para evitar malentendidos.

Horario disponibilidad

Esta parte del formulario, importante para una programación efectiva, es donde los empleados pueden ingresar su disponibilidad de trabajo. Puede formatear esta sección como una tabla en la que pueden colorear o agregar texto. O incluya una lista de verificación que puedan usar para marcar su disponibilidad de tiempo y día.

Independientemente del formato que elija, manténgalo simple e intuitivo . Podría incluir un ejemplo para ayudar a los trabajadores a comprender cómo deberían verse sus respuestas.

turnos preferidos

Proporcione espacio para que los empleados indiquen si tienen horarios o días de turno preferidos. También pueden agregar preferencias sobre días o franjas horarias que les gustaría evitar.

La diferencia entre disponibilidad y preferencia es que las preferencias son agradables para los trabajadores. Es posible que no pueda actuar sobre todas las solicitudes, pero puede considerarlas cuando corresponda.

tiempo libre

Los trabajadores pueden utilizar esta sección para compartir vacaciones, citas médicas, días personales, etc. si ya conocen la fecha u hora específica para ello. Sin embargo, esto es opcional y no requiere que los trabajadores compartan todas sus solicitudes de tiempo libre pagado por adelantado.

Comentarios adicionales

Proporcione espacio para que los trabajadores brinden cualquier otra información sobre su disponibilidad. Por ejemplo, alguien podría estar disponible solo en miércoles alternos. Esta sección captura matices que no encajan en la sección de disponibilidad.

Expresiones de gratitud

Incluya una declaración para confirmar que el trabajador ha proporcionado información precisa . Además, indique que ellos son responsables de informarle sobre cualquier cambio. Deje espacio para que firmen el formulario y agreguen la fecha de la firma.

Cómo crearlo (plantilla de formato libre incluida)

Puede crear una plantilla de formulario de disponibilidad de los trabajadores con Microsoft Word, Google Docs o herramientas similares. Guarde el formulario en formato PDF para que no se pueda modificar antes de enviarlo a los trabajadores.

Sabemos que crear un formulario desde cero puede llevar mucho tiempo. Por lo tanto, use nuestra plantilla gratuita de formulario de disponibilidad de empleados para ahorrarse la molestia. Puedes ajustarlo para que se adapte a tus necesidades.

Plantilla gratuita de formulario de disponibilidad de empleados

Ejemplo de formulario de disponibilidad de empleados Este formulario es válido de ________ a _______. Nombre completo: _____________________________Dirección de correo electrónico: __________________________Número de teléfono: _________________ Instrucciones: Agregue una marca de verificación () a los turnos en los que está disponible para trabajar. Para cualquier turno en el que no esté disponible para trabajar , deje el espacio en blanco . Preferencias de turno/día: ¿Tiene alguna preferencia por días o turnos específicos? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Nota: Haremos todo lo posible para adaptarlos según la carga de trabajo, los plazos y la disponibilidad de otros trabajadores. No podemos garantizar que todas las preferencias se reflejen en el cronograma final. Información sobre el tiempo libre: ¿Hay días u horas específicos en los que tiene o solicitará tomarse un descanso? ​​_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Nota: Esta sección es opcional. Solo incluye información de la que estés seguro. Comentarios adicionales: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Reconocimiento: Yo, ________________ (nombre en letra de imprenta), confirmo que he proporcionado información precisa sobre mi disponibilidad laboral en este formulario. Entiendo que es mi responsabilidad informar a la empresa sobre cualquier cambio en mi disponibilidad. También confirmo que si bien se tendrán en cuenta mis preferencias, no siempre se garantiza que mi horario las refleje. Firma del empleado Fecha

Mejores prácticas para implementar formularios de disponibilidad de empleados de manera efectiva

Limitar cambios

Limite la frecuencia con la que los trabajadores pueden realizar cambios en sus formularios. Los cambios frecuentes en la disponibilidad de una persona pueden tener un efecto en cascada en el horario de todo el equipo. Esto puede ser frustrante y difícil de manejar.

Distribuir formularios a empleados existentes y nuevos empleados

Además de recopilar la disponibilidad de su equipo existente, solicite a todos los nuevos miembros que completen el formulario. Esto puede ayudarlo a planificar y organizar los horarios de manera más eficiente para todo su equipo.

Mantenga los formularios actualizados

Pida a los empleados que revisen y actualicen sus formularios a intervalos regulares, por ejemplo, trimestralmente o cada 6 meses. Cuando las preferencias cambian, es su responsabilidad actualizarlo.

Enfatice la importancia de la forma.

Comunicar periódicamente la importancia de completar y actualizar el formulario de disponibilidad de los empleados. Hágalo parte de las expectativas estándar de la empresa en su manual del empleado. Haga un seguimiento con los trabajadores hasta que todos hayan completado sus formularios. Si el formulario de un solo trabajador falta, está incompleto o está desactualizado, puede obstaculizar la efectividad de toda la práctica.

Garantizar prácticas de trabajo justas

Sea justo e imparcial al ofrecer flexibilidad. Asegúrese de que las preferencias de todos se consideren por igual. Cualquier signo de favoritismo puede crear resentimiento e incluso ponerlo en riesgo legal de discriminación.

Cumple con las normas

En algunas jurisdicciones, los empleadores deben notificar a los trabajadores cuando cambien sus horarios de trabajo. Asegúrese de comprender las leyes que se aplican a su empresa y de cumplirlas.

Evaluar la efectividad

Analice qué tan bien está funcionando su formulario de disponibilidad. Haga esto mediante la recopilación de datos sobre el ausentismo, el cambio de turnos y otros cambios de horario. Piensa en cómo puedes mejorar el formulario. Por ejemplo, ¿necesita actualizarlo más a menudo? ¿O necesita solicitar algún dato que falta en el formulario actual?

Automatice todo el proceso con Connecteam

Recopilar y utilizar la información de disponibilidad de los empleados es una tarea laboriosa. Pero un software como Connecteam elimina la molestia .

Mantiene la disponibilidad y las preferencias actualizadas

Los trabajadores pueden usar la aplicación móvil de Connecteam para actualizar su disponibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto le evita tener que cotejar manualmente cada respuesta en un único documento de disponibilidad del equipo. Además, no necesitará revisar y repetir el proceso cada pocos meses porque la información se mantiene actualizada en tiempo real.

Ofrece una programación fácil y flexible

Puede usar la herramienta de programación de arrastrar y soltar de Connecteam para crear y asignar turnos en función de las ubicaciones, la disponibilidad y más de los trabajadores.

Cuando las preferencias son válidas por más tiempo, puede usar plantillas de turnos reutilizables y establecer turnos o horarios comunes para que se repitan diariamente, semanalmente o mensualmente.

Los trabajadores pueden ver la disponibilidad de todo el equipo en un horario compartido, lo que facilita el cambio de turnos cuando sea necesario. Esto ahorra tiempo al tener que encontrar a alguien que esté dispuesto a intercambiar turnos.

Proporciona alertas inteligentes, notas, archivos y más

Puede ver y aprobar todos los cambios de turno en tiempo real. Además, los trabajadores reciben alertas inteligentes si sus turnos cambian, por lo que no es necesario que se comunique con todos los trabajadores afectados para informarles. Esto simplifica todo el proceso y le permite ofrecer flexibilidad con facilidad.

También recibe alertas inteligentes si un empleado menos calificado ha sido asignado a un turno. Connecteam también le permite adjuntar archivos, notas y archivos adjuntos a los turnos. Entonces, si una persona menos calificada tiene que reemplazar a un compañero de trabajo en el último minuto, puede encontrar toda la información que necesita para hacer el trabajo.

Connecteam es la mejor ventanilla única para gestionar horarios, realizar un seguimiento de la disponibilidad y mucho más. Regístrese para obtener una prueba gratuita para ver todas sus funciones, incluido el seguimiento del tiempo, un chat en la aplicación, un directorio de la empresa y más.

Resumen

La disponibilidad de los empleados es crucial para una programación de trabajo efectiva y para cumplir con las demandas comerciales. Conocer la disponibilidad de los trabajadores le permite ofrecer flexibilidad, hacer frente a las ausencias imprevistas y mantener las operaciones funcionando sin problemas.

El formulario de disponibilidad del trabajador ayuda a recopilar información sobre la disponibilidad y las preferencias de los empleados. Puede crear uno para su empresa utilizando nuestra plantilla gratuita. En este artículo, también compartimos consejos sobre mejores prácticas para administrar y actualizar formularios de disponibilidad.

Aunque útil, la práctica de recopilar y mantener formularios de disponibilidad es manual y requiere mucho tiempo. Software como Connecteam utiliza tecnología para simplificar y automatizar todo el proceso. Compruébelo hoy para ahorrar tiempo y reducir los conflictos y errores de programación.