Cómo escribir un formulario de acción disciplinaria para empleados + plantilla gratuita

La acción disciplinaria es una tarea desafortunada pero esencial en la gestión de empleados. Le garantiza que abordará la conducta problemática de inmediato y le ofrece al empleado la oportunidad de corregir su comportamiento. Pero un proceso disciplinario efectivo necesita ser justo, consistente y documentado.

Los formularios de acción disciplinaria de los empleados son herramientas útiles para registrar instancias de mala conducta de los empleados u otros problemas disciplinarios y detallar cómo se manejarán. Estos formularios ayudan a garantizar que sus procesos disciplinarios no sean discriminatorios, ya que se aplicará el mismo proceso a cada empleado individual.

Además, crean un registro en caso de cualquier acción legal futura por parte de un empleado. Por ejemplo, según la situación, los formularios disciplinarios pueden ser evidencia que lo ayude a disputar una acusación falsa de un empleado.

En este artículo, lo guiaremos a través de cómo escribir un formulario disciplinario, incluidas las mejores prácticas a seguir. También le proporcionamos una plantilla fácil de usar para comenzar.

¿Qué es un formulario de disciplina del empleado?

Un formulario disciplinario para empleados es una advertencia por escrito a un empleado sobre su conducta . Registra las preocupaciones sobre el comportamiento de un empleado en el trabajo, describe lo que debe hacer para abordar su comportamiento y detalla las consecuencias de no hacerlo.

Este formulario se utiliza cuando un empleado se comporta de manera inapropiada o viola una política o procedimiento de la empresa. Por ejemplo, puede emitir un formulario disciplinario para empleados para abordar:

• Conducta o lenguaje inapropiado.
• Violaciones de seguridad.
• Ausencias injustificadas, llegadas tardías o salidas anticipadas.
• Problemas de calidad del trabajo.
• Desobediencia.
• Violaciones del código de vestimenta.
• Violaciones de las políticas o procedimientos de la compañía.

Los formularios disciplinarios suelen ser preparados por el supervisor o gerente inmediato del empleado, o por Recursos Humanos. Debe colocar una copia en el archivo del empleado para referencia futura. También debe entregar una copia al empleado para sus registros.

Tipos de medidas disciplinarias

Una organización debe establecer su proceso disciplinario en su manual de políticas y procedimientos. Esto garantiza que los empleados entiendan lo que se espera de ellos y sean conscientes de las consecuencias del incumplimiento.

Los pasos específicos de un proceso disciplinario varían según la organización y las leyes laborales pertinentes. Pueden incluir:

• Una advertencia verbal. Para la primera instancia de incumplimiento o si la conducta del empleado es disruptiva pero no una violación grave, su gerente puede darle una advertencia verbal. Durante esta conversación, el gerente debe referir al empleado a la política o procedimiento relevante y discutir cómo corregir su comportamiento.
• Noticia escrita. Para una infracción posterior que involucre la misma conducta o una infracción más grave, un gerente puede dar una advertencia por escrito a un empleado. Algunas organizaciones emiten varios avisos por escrito antes de pasar al siguiente nivel de disciplina.
• Revisión formal. Para infracciones repetidas o una primera infracción grave, se puede realizar una revisión del comportamiento del empleado en una reunión con el empleado y un representante de recursos humanos.
• Suspensión. Una organización puede suspender temporalmente a un empleado de sus funciones, ya sea con o sin goce de sueldo, por una infracción grave o cuando el empleado no corrige su comportamiento a pesar de las repetidas advertencias.
• Terminación. Ante una infracción muy grave o como último recurso ante infracciones reiteradas, el empleador puede rescindir el contrato de trabajo de un trabajador.

¿Por qué debería usar un formulario disciplinario para empleados?

Hay varias razones para usar estos formularios como parte de su proceso disciplinario.

Se ocupa del comportamiento negativo de los empleados.

Permitir que los empleados continúen con el mal comportamiento o el bajo rendimiento puede afectar negativamente al empleado individual, así como a su fuerza laboral en general.

Por ejemplo, cuando un empleado no sigue los procedimientos de seguridad, se pone a sí mismo y a sus colegas en riesgo de sufrir lesiones. El mal comportamiento de un empleado también puede afectar la cultura de su lugar de trabajo y la moral de otros empleados.

Un formulario disciplinario advierte a un empleado que su comportamiento es inaceptable y lo ayuda a comprender cómo abordarlo. Al abordar problemas como el bajo rendimiento o las violaciones de las políticas, ayuda a crear un ambiente de trabajo más positivo y seguro para toda su fuerza laboral.

Reduce la rotación

Abordar la conducta inapropiada también ayuda a reducir la rotación de empleados. Emitir a los empleados un formulario de acción disciplinaria les permite corregir su comportamiento. Esto reduce la necesidad de que tome medidas adicionales, que de lo contrario podrían terminar en la rescisión del contrato de un empleado.

El proceso de emitir una advertencia por escrito también puede identificar las razones subyacentes de la conducta o el desempeño deficiente del empleado. Esto le da la oportunidad de apoyar al empleado e intervenir antes de que decida irse .

Por ejemplo, si un empleado dice que no estaba al tanto de la norma de seguridad que infringió, podría ofrecerle más capacitación sobre seguridad en el lugar de trabajo. Esto aborda la causa raíz del problema y apoya al empleado, en lugar de dejar que lo averigüen por su cuenta.

Documentos acción disciplinaria

Es importante documentar las medidas disciplinarias en su organización. Los formularios disciplinarios de los empleados crean un registro inmediato de la acción disciplinaria, explicando cuándo y por qué se tomó. También documenta las oportunidades que tuvo el empleado para responder y corregir su comportamiento, así como los pasos que tomó su organización para apoyarlo.

Este registro es esencial para proteger a su organización contra cualquier queja o acción legal relacionada con la disciplina de los empleados.

Estos formularios pueden servir como evidencia si un empleado fuera a demandarlo, por ejemplo, por discriminación o despido injustificado. Podrían ayudarlo a responder a las acusaciones del empleado o refutar acusaciones falsas.

Los formularios disciplinarios también pueden ayudar a contrarrestar cualquier sugerencia de discriminación, ya que puede demostrar que aplica su proceso disciplinario de manera constante y justa a todos los empleados.

Mantiene la acción disciplinaria consistente y profesional.

Al documentar su acción disciplinaria, puede asegurarse de que está aplicando el proceso de manera consistente para todos los empleados. Registras el mismo tipo de información cada vez.

Poner estos detalles por escrito y proporcionar una copia al empleado también fomenta la transparencia. Muestra a los empleados que sus procesos disciplinarios son honestos y abiertos , en lugar de secretos o llevados a cabo sin su participación.

El uso de un formulario también brinda a los gerentes, supervisores y recursos humanos un marco para disciplinar a los empleados de manera profesional. Les ayuda a centrar las discusiones con el empleado sobre el tema en cuestión.

Los formularios disciplinarios también garantizan la equidad para el empleado. El empleado puede entender claramente por qué está siendo disciplinado y tiene la oportunidad de responder a las acusaciones de mala conducta.

¿Qué necesita incluir en un formulario de disciplina del empleado?

Puede adaptar un formulario disciplinario para satisfacer las necesidades de su organización y cualquier ley laboral relevante.

Generalmente, estos formularios incluyen:

• El nombre completo del empleado.
• Su función.
• El nombre del supervisor o gerente del empleado.
• La fecha en que se completó el formulario y se le entregó al empleado.
• El tipo de violación. Por ejemplo, asistencia, seguridad, calidad del trabajo, desobediencia, acoso u otros.
• Una descripción detallada del problema o violación, incluidas fechas, horas, ubicaciones y detalles de los testigos. Este debe ser específico y proporcionar información detallada. Por ejemplo, en lugar de decir: “El empleado violó la política de seguridad en el lugar de trabajo”, el formulario debe explicar cómo violó la política, cuándo y dónde ocurrió, y el impacto de la conducta en otros empleados o en la organización.
• La política y/o el procedimiento que violó la conducta del empleado . Esto ayuda al empleado a comprender el contexto de la advertencia y los estándares de comportamiento esperados.
• Detalles de cualquier violación reciente y relevante . Las infracciones recientes suelen ser las de los últimos 5 años.
• Los pasos que debe tomar el empleado para abordar la conducta , incluidos los plazos para hacerlo. Por ejemplo, "El empleado debe realizar 6 horas de capacitación adicional en seguridad dentro de las próximas 4 semanas". Estas acciones generalmente las decide el gerente del empleado, Recursos Humanos o ambos, de acuerdo con las políticas relevantes de la empresa.
• Cualquier seguimiento propuesto. Por ejemplo, una reunión de registro dentro de 2 meses.
• Las posibles consecuencias si el empleado no aborda su conducta . Por ejemplo, "Si el empleado no asiste a una capacitación de seguridad adicional o comete más violaciones de la política de seguridad, debe asistir a una reunión de revisión con Recursos Humanos".
• Comentarios del gerente , por ejemplo, para ampliar los detalles que ya están en el formulario o anotar la negativa de un empleado a firmar el formulario.
• Comentarios de los empleados . Permitir que el empleado responda por escrito a la advertencia lo involucra en el proceso y garantiza que se escuche su opinión. Sus comentarios pueden proporcionar un contexto para la conducta o el problema y ayudarlo a identificar formas de apoyar al empleado. Por ejemplo, si el empleado dice que ha llegado tarde a varios turnos debido a problemas con el cuidado de los niños, podría hablar con el empleado acerca de tomar turnos posteriores.
• La firma del empleado , reconociendo que leyó el formulario, recibió una copia y acepta tomar la acción correctiva.
• La firma del gerente . Alternativamente, una firma de otra persona responsable de las acciones disciplinarias, como un representante de Recursos Humanos.

Qué hacer si un empleado se niega a firmar un formulario disciplinario

Un empleado puede negarse a firmar un formulario disciplinario, por ejemplo, cuando disputa que ocurrió la infracción o no está de acuerdo con la acción correctiva sugerida.

En estas situaciones, es posible que desee modificar el acuse de recibo del empleado para reflejar su posición para que firme el formulario.

Por ejemplo, el acuse de recibo podría confirmar que el empleado recibió una copia del formulario pero no está de acuerdo con la advertencia. También podría permitir que el empleado responda por escrito , explicando su desacuerdo. A continuación, puede adjuntar su declaración al formulario.

Como mínimo, es importante obtener la firma del empleado para acusar recibo de una copia del formulario.

Consejos para escribir un formulario disciplinario

actuar inmediatamente

Es importante emitir una advertencia por escrito inmediatamente después de que ocurra la infracción o surja el problema. Esto le permite al empleado tomar medidas para abordar el problema de inmediato en lugar de dejar que empeore.

Responder de inmediato también ayuda al empleado a comprender el vínculo entre la infracción y la acción disciplinaria. Dejar claro este vínculo reduce las posibilidades de que el empleado sugiera que la advertencia es una represalia o un acoso.

Sea detallado y específico

Asegúrese de que la información en sus formularios proporcione suficientes detalles. Esto es especialmente importante cuando se trata de describir el problema o incidente. Una descripción clara garantiza que el empleado comprenda la conducta que debe abordar y por qué no es aceptable.

Por ejemplo, en lugar de decir que el empleado “salió del trabajo temprano”, el formulario podría decir: “El empleado salió 2 horas antes el 1 de abril de 2023, sin aprobación previa ni notificación a su gerente. Esto dejó al personal subalterno sin supervisión y aumentó el riesgo de incidentes de seguridad”.

La descripción del incidente también debe ser objetiva . Posteriormente, se puede usar como una cuenta en tiempo real de lo que sucedió, en caso de que un empleado emprenda acciones legales contra la empresa.

Si bien es importante ser detallado, debe incluir solo información que sea directamente relevante para el problema en el formulario. No entres en temas más amplios. Esto puede confundir a su empleado.

Almacene los formularios completados de forma segura

Los procedimientos disciplinarios en general, y los formularios disciplinarios en particular, deben permanecer confidenciales. Los formularios completados deben agregarse al registro de un empleado. Es importante almacenar estos registros de forma segura para que solo las personas necesarias tengan acceso a ellos.

El almacenamiento de registros digitalmente es una excelente manera de garantizar que los formularios disciplinarios se mantengan de forma segura y que solo ciertas personas dentro de su organización puedan acceder a ellos. La gestión de registros digitales también facilita la búsqueda de documentos cuando los necesita.

Alternativamente, puede almacenar copias impresas de los formularios en los archivos de sus empleados en un archivador cerrado con llave o en una instalación de almacenamiento segura.

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crear una plantilla

Dependiendo del tamaño de su fuerza laboral, es posible que deba usar formularios disciplinarios de manera semi-regular. Es útil crear una plantilla para usar en toda su organización para que cualquier problema o incidente se registre de manera consistente. También es importante asegurarse de que su plantilla cumpla con las leyes laborales pertinentes. Esto asegura que su proceso disciplinario cumpla de manera similar con las leyes y regulaciones necesarias.

Una plantilla también le ahorra tiempo. Simplemente necesita completar los campos obligatorios en lugar de escribir el formulario desde cero cada vez. Al agregar la plantilla a su manual de políticas y procedimientos o manual del empleado, los gerentes y supervisores siempre tienen fácil acceso a ella.

Para ayudarlo, hemos creado una plantilla de formulario de acción disciplinaria para usar como punto de partida. Asegúrese de adaptar el formulario a las necesidades de su empresa ya los requisitos legales.

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Documentos de Google

Los formularios de acción disciplinaria lo protegen a usted y a sus empleados

Los formularios disciplinarios son una parte importante del proceso disciplinario de una organización. Registran instancias de mala conducta de los empleados o incumplimiento de la política y documentan los pasos tomados para abordarlo.

Esto no solo es necesario en caso de disputa o desafío legal, sino que también garantiza que el proceso disciplinario sea justo, coherente y transparente para sus empleados, protegiéndolos contra prejuicios y discriminación.

Los formularios disciplinarios de sus empleados deben incluir toda la información relevante para el problema o incidente, incluidos los detalles del empleado, una descripción de la conducta y la acción correctiva acordada. Al mantener registros disciplinarios detallados, puede crear una cultura de responsabilidad dentro de su organización, lo que conduce a un entorno de trabajo más seguro y positivo.

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