Cómo crear un formulario de evaluación de empleados + plantillas gratuitas

Los formularios de evaluación de empleados ayudan a las empresas a mantener la coherencia y la equidad en las evaluaciones, brindan una forma para que los gerentes comuniquen las expectativas y ofrecen a los trabajadores la oportunidad de recibir comentarios y mejorar su desempeño. También ayudan a los gerentes a determinar qué preguntas hacer durante las revisiones de desempeño. Dado que estos formularios también garantizan la equidad, incluso protegen a las empresas de disputas legales.

En este artículo, exploramos qué es un formulario de evaluación de empleados y sus beneficios, y brindamos algunas plantillas útiles para crear formularios de evaluación de empleados. También revisamos algunos de los mejores consejos para crear un excelente formulario de evaluación de empleados.

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¿Qué es un formulario de evaluación de empleados?

Un formulario de evaluación de empleados es un formulario que los gerentes y supervisores utilizan para evaluar el comportamiento de los empleados y evaluar y gestionar su rendimiento . Por lo general, los completa un supervisor o gerente que es responsable de supervisar el trabajo del empleado y está familiarizado con su desempeño. De esta manera, pueden brindar retroalimentación constructiva sobre las fortalezas y áreas de mejora del empleado.

Los formularios de evaluación se utilizan durante el proceso de revisión del desempeño y, por lo general, tienen entre 1 y 3 páginas, según lo que desee evaluar. También puede hacer que los empleados proporcionen autoevaluaciones como parte del proceso de evaluación.

Los formularios pueden calificar las habilidades de los empleados como la comunicación, el conocimiento del trabajo, el trabajo en equipo y la iniciativa. También pueden incluir qué tan bien los empleados cumplen con los indicadores clave de rendimiento (KPI), objetivos, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y más. El beneficio de crear su propio formulario de evaluación de empleados es que puede adaptarlo para medir cualquier competencia que sea importante para su negocio.

Después de completar los formularios de evaluación de los empleados, puede identificar las áreas en las que un empleado puede necesitar capacitación o desarrollo adicional. Del mismo modo, puede utilizar esta información para establecer objetivos para los miembros de su equipo. Luego, normalmente tendrá una reunión con sus empleados para analizar los resultados de la evaluación. Esto suele ocurrir durante las revisiones mensuales o trimestrales, pero también puede utilizar los formularios para establecer objetivos únicos o para reuniones de capacidad.

¿Por qué utilizar un formulario de evaluación de empleados?

Hay una serie de razones para utilizar formularios de evaluación de empleados. Puedes usarlos para:

Mantener la equidad en las evaluaciones de desempeño

Los formularios de evaluación de empleados proporcionan un proceso estandarizado para evaluar a los trabajadores en el mismo rol con los mismos criterios. Esto ayuda a crear coherencia y equidad. A su vez, elimina la posibilidad de parcialidad o favoritismo.

Puede usar diferentes formularios de evaluación para diferentes roles para garantizar que los trabajadores sean evaluados de manera justa en relación con sus responsabilidades laborales específicas.

Apoyar el desarrollo profesional

Los formularios de evaluación de los empleados brindan una forma justa y objetiva de evaluar el desempeño de los empleados e identificar áreas en las que los empleados necesitan capacitación adicional u oportunidades de desarrollo. Esto puede ayudar a los trabajadores a desarrollar nuevas habilidades y progresar dentro de su organización.

Las oportunidades de desarrollo profesional no siempre tienen que ser promociones. También pueden incluir movimientos laterales a otra función o departamento, un trabajador que recibe a un nuevo empleado o una capacitación grupal, o un empleado que asume responsabilidades adicionales.

Documentar el progreso de los empleados

Llevar a cabo evaluaciones periódicas de los empleados y mantener un registro de los formularios de evaluación crea un registro escrito del progreso de los empleados. Esto es beneficioso cuando está completando evaluaciones de desempeño o decidiendo quién merece una promoción o un aumento.

En lugar de basar sus decisiones en el desempeño reciente de los empleados, este banco de documentación puede ayudarlo a tomar decisiones ‌justas e imparciales basadas en datos históricos.

Consejo profesional: use un software de administración de empleados como Connecteam para realizar un seguimiento de todas las evaluaciones y la línea de tiempo completa de los empleados en su empresa. Esto hace que sea muy fácil para su personal de recursos humanos realizar revisiones periódicas basadas en hechos.

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Aumentar la retroalimentación y la comunicación.

Los formularios de evaluación ofrecen una forma estructurada de proporcionar comentarios documentados a sus empleados. Esta retroalimentación puede incluir las fortalezas de un empleado, las áreas de mejora y la contribución al negocio. También puede incluir comentarios sobre el cronometraje, los días perdidos debido a ausencias, la conducta general en el trabajo, los objetivos profesionales y más.

Ofrecer retroalimentación en el trabajo es fundamental para el éxito de los empleados . Una encuesta realizada por Gallup encontró que los empleados que revisan los comentarios regulares tienen 3,6 veces más probabilidades de decir que están motivados para hacer un trabajo sobresaliente. Esto beneficiará a sus clientes, a todo su equipo y, en última instancia, a sus resultados.

Proteja su negocio de disputas legales

Los formularios de evaluación de empleados también pueden brindar protección legal para su empresa.

Por ejemplo, supongamos que tiene que despedir a un empleado por su bajo rendimiento. Sin embargo, este empleado afirma que se desempeñó bien y cree que usted lo despidió por motivos discriminatorios. Es posible que intenten presentar un reclamo legal en su contra. Estará en una mejor situación legal si puede proporcionar evidencia del desempeño deficiente del trabajador a través de formularios históricos de evaluación de empleados.

Asegúrese de que los empleados firmen sus formularios de evaluación de empleados después de celebrar su reunión de evaluación. También debe firmar el documento y luego fotocopiar el formulario. Entregue a sus empleados una copia del formulario y mantenga el otro en sus archivos. Además, puede realizar una copia de seguridad del registro en un software de gestión de recursos humanos seguro y basado en la nube.

Consejos para crear un formulario de evaluación de empleados

Tener un enfoque específico

Asegúrese de que su formulario de evaluación tenga un enfoque claro, como el desempeño laboral, las competencias o las metas y objetivos.

Por ejemplo, si está evaluando el desempeño laboral, puede incluir preguntas que evalúen la capacidad del trabajador para alcanzar los KPI y cumplir con las responsabilidades básicas de su función.

Definir los criterios de evaluación

Considere qué competencias, responsabilidades, habilidades y/o comportamientos son más importantes para evaluar el éxito en su organización. Puede hacerlo revisando las descripciones de los puestos y refrescando su memoria sobre la misión y los valores de la empresa.

Por ejemplo, los criterios de evaluación pueden incluir sólidas habilidades de comunicación, una actitud positiva y la voluntad de colaborar con los demás.

Personaliza formularios para diferentes roles

Adaptar los formularios a cada puesto que está evaluando asegura que está evaluando las habilidades y competencias más importantes para ese trabajo. A su vez, esto asegura que sus evaluaciones sean justas . Los empleados no serán evaluados en función de criterios que no sean relevantes para sus funciones.

Por ejemplo, supongamos que está evaluando a un vendedor. En su formulario, incluya preguntas que evalúen la capacidad del empleado para cumplir con los objetivos de ventas y establecer relaciones con los clientes.

Incluir el período de revisión

En el formulario, anote el período de tiempo al que hará referencia durante su evaluación. Por ejemplo, si está revisando el desempeño de un empleado durante los últimos 3 meses, anote las fechas exactas en el formulario, por ejemplo, del 3 de enero de 2023 al 3 de abril de 2023.

Usa un sistema de calificación

Un sistema de calificación es una escala preestablecida para medir el desempeño, los comportamientos o las competencias de un empleado de manera estandarizada . Esto lo ayuda a proporcionar evaluaciones objetivas y garantiza que sus evaluaciones sean justas.

Una escala de calificación puede ser:

• Numérico. Por ejemplo, una escala de 1 a 5, donde 1 significa un desempeño deficiente y 5 significa un desempeño excelente.
• Descriptivo. Por ejemplo, "muy deficiente", "deficiente", "regular", "muy bueno" y "sobresaliente".
• Visual. Por ejemplo, una escala de estrellas o caras sonrientes, generalmente 5 o 10 en total.
• Semáforos. Por ejemplo, rojo significa bajo rendimiento, amarillo significa cumplir con las expectativas y verde significa superar las expectativas.

Usa un lenguaje claro y objetivo

Evite frases complejas o jerga técnica en los formularios de evaluación de sus empleados. Utilice un lenguaje que sea claro y fácil de entender.

Asimismo, es importante utilizar un lenguaje objetivo. Evite el lenguaje subjetivo o emocional que podría estar abierto a interpretación.

Por ejemplo, no incluya una pregunta como "¿Cree que el empleado es perezoso?" “Perezoso” es un término subjetivo y es demasiado emotivo para ser utilizado en un formulario de evaluación de empleados. En su lugar, puede preguntar: "¿Qué tan consistentemente cumple el empleado con sus objetivos de desempeño?"

Use preguntas cerradas y abiertas

Incluir preguntas cerradas y abiertas en estos formularios es una excelente manera de asegurarse de recopilar datos cuantitativos y cualitativos sobre el desempeño de los empleados.

Las preguntas cerradas tienen respuestas limitadas. Por lo general, las responde con "sí" o "no", "verdadero" o "falso" o alguna otra respuesta predeterminada de una variedad de opciones (como en una escala de calificación). Suelen proporcionar información cuantitativa.

Un ejemplo de una pregunta cerrada sería: "En una escala del 1 al 10, ¿qué tan bien colabora el empleado con sus compañeros de trabajo?" Las respuestas pueden variar desde "1: Necesita una mejora significativa" hasta "10: Supera constantemente las expectativas".

Las preguntas abiertas no se pueden responder con un "sí" o un "no". Proporcionan información cualitativa. Un ejemplo de una pregunta abierta es: "¿En qué áreas cree que el empleado necesita mejorar?"

Haz espacio para la retroalimentación

Más allá de las preguntas cerradas y abiertas, asegúrese de incluir un espacio para comentarios y comentarios generales para los empleados. Puede incluir una pequeña sección para comentarios después de cada pregunta o colocar un cuadro más grande al final del formulario de evaluación.

Es una buena idea anotar en el formulario que el evaluador debe incluir comentarios tanto positivos como negativos y usar un lenguaje directo pero cortés al hacerlo. Esto asegura que la retroalimentación sea equilibrada y constructiva.

Lea nuestra revisión detallada de las mejores herramientas de retroalimentación de los empleados

Por ejemplo, “Excelente trabajo manejando las inquietudes de los clientes y brindando soluciones que satisficieron sus necesidades. Sin embargo, usó algunos términos con los que los clientes pueden no estar familiarizados, lo que puede haber causado confusión. Aconsejo usar términos más simples para que las explicaciones sean más fáciles de entender. En general, aprecio sus esfuerzos para garantizar que nuestros clientes estén contentos”.

Además, los evaluadores deben señalar ejemplos del mundo real al dejar comentarios en el formulario. Por ejemplo, cuando brinde comentarios negativos sobre el cronometraje, proporcione instancias específicas de cuándo el empleado llegó tarde.

Incluya una sección para discutir los objetivos SMART

En su formulario, agregue un espacio para delinear los objetivos en los que el empleado puede trabajar después de su evaluación. Estos objetivos deben ser SMART:

• Específico . Por ejemplo, "mejorar el cronometraje" no es específico. Sin embargo, un empleado que llega 5 minutos antes de cada turno es específico.
• Mensurable. Por ejemplo, un empleado puede aspirar a aumentar sus ingresos por ventas en un 20 % del primer trimestre al segundo trimestre.
• Realizable. ¿Es alcanzable la meta desde el punto en que se encuentra el empleado ahora? Por ejemplo, no pueden pasar de firmar 1 cliente al mes a firmar 10 clientes al mes de la noche a la mañana. Un objetivo alcanzable podría ser pasar de firmar 1 cliente a 3 clientes por mes en el próximo trimestre. Esto se puede aumentar en una fecha posterior para que el empleado continúe progresando.
• Importante. ¿Es el objetivo relevante para el empleado y su negocio? Por ejemplo, un objetivo relevante sería que el gerente de un hotel aumentara los puntajes de satisfacción del cliente en un 10 % en los próximos 3 meses.
• Limitados en el tiempo. Por ejemplo, un gerente de proyecto puede aspirar a completar un proyecto de construcción comercial dentro de los 6 meses. Este objetivo está limitado en el tiempo porque tiene un plazo específico.

Garantizar la confidencialidad

Es vital que las evaluaciones de desempeño de los empleados permanezcan confidenciales. Los detalles no se deben discutir con nadie que no sea el empleado y su gerente o supervisor. Asimismo, los trabajadores no deben tener acceso a formularios físicos de evaluación de empleados que no sean suyos.

Para garantizar la confidencialidad, almacene de forma segura copias de los formularios de evaluación de empleados completados. Puede hacerlo almacenándolos en un archivador cerrado con llave o almacenando formularios digitalmente, como en un sistema de gestión de documentos.

Si opta por la ruta digital, asegúrese de que los formularios estén protegidos con contraseña y establezca los permisos de acceso adecuados para cada formulario. Solo los trabajadores y sus gerentes o supervisores deben tener acceso a sus formularios de evaluación.

Plantillas de formulario de evaluación de empleados

Hemos incluido 2 plantillas gratuitas de revisión de empleados que tanto usted como sus empleados pueden usar para evaluar su desempeño laboral.

Una es una plantilla para un formulario de evaluación estándar que usted, como gerente, completará. El otro es una plantilla para un formulario de autoevaluación que los empleados pueden completar durante la autoevaluación.

Formulario estándar de evaluación del desempeño de los empleados

Descargar formulario de evaluación de desempeño de empleados de muestra

Formulario de autoevaluación

Con los formularios de autoevaluación, la clave está en el nombre: los miembros de su equipo los completan ellos mismos. A partir de su puntaje, puede abrir una conversación sobre por qué se calificaron a sí mismos de esta manera. Por ejemplo, si un empleado se ha calificado mal por su asistencia pero nunca ha faltado al trabajo un día, pregúntele por qué.

Por lo general, un formulario de autoevaluación utilizará un sistema de calificación predeterminado. Los empleados se marcarán a sí mismos contra las competencias clave para su puesto de trabajo.

Descargue el formulario de autoevaluación del empleado de muestra

Resumen

Los formularios de evaluación de empleados le brindan una forma sencilla de evaluar el desempeño y el comportamiento de sus empleados. Con estos formularios, también puede proporcionar comentarios constructivos de los empleados, establecer y compartir objetivos e identificar las fortalezas y áreas de mejora de los empleados.

Dado que estos formularios brindan una forma estandarizada de evaluar a los empleados, garantizan la equidad en todas las evaluaciones. Esto ayuda a protegerlo en el improbable caso de una disputa legal.

Si sigue los consejos descritos en este artículo y utiliza nuestras plantillas gratuitas, puede asegurarse de crear formularios de evaluación de empleados justos, eficientes y fáciles de seguir.

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