Cómo crear un manual del empleado para su pequeña empresa: la guía definitiva

Un manual del empleado es un documento que cubre los valores, políticas, procedimientos y obligaciones legales de la empresa. Sin uno, los gerentes pasan más tiempo respondiendo preguntas y los empleados no tienen claro qué se espera de ellos. Además, los dueños de negocios pueden enfrentarse a problemas legales si no tienen un proceso claro para manejar los asuntos delicados de los empleados.

Un manual del empleado bien escrito brinda claridad a su equipo sobre los estándares, procedimientos y expectativas de la empresa. Además, tendrá una guía confiable y útil para cualquier asunto relacionado con empleados o empleo.

En este artículo, le brindamos una guía paso a paso sobre cómo crear su manual para empleados de pequeñas empresas y un manual de empleados de muestra completo que puede descargar y personalizar de acuerdo con sus necesidades.

Por qué necesita un manual del empleado

Con un manual del empleado, los propietarios y gerentes de pequeñas empresas pueden:

• Manténgase en cumplimiento. Todas las empresas deben cumplir con las leyes laborales locales, estatales y federales, por lo que su manual del empleado debe alinearse con los requisitos legales y los derechos de los empleados. Esta es una excelente manera de asegurarse de que no está infringiendo la ley y ayuda a proteger su negocio en caso de que un empleado lo demande.

• Establezca expectativas claras. Un manual para empleados de pequeñas empresas le permite compartir la cultura, los valores y los estándares de la empresa con sus empleados. Su equipo tendrá claro lo que se espera de ellos y las consecuencias si se rompen las reglas.

• Establece consistencia. Los manuales de empleados para pequeñas empresas proporcionan reglas de empleo claras y consistentes. Estos se aplican a todos en la empresa, independientemente de su departamento, ubicación o antigüedad. Es una buena manera de garantizar que todos los empleados reciban el mismo trato.

• Reducir el riesgo legal. Los manuales de los empleados brindan transparencia sobre la discriminación, el acoso, el despido de empleados y otros requisitos legales. Esto no solo reduce el riesgo de demandas, sino que también lo protege si lo demandan, siempre que haya seguido los procedimientos legales.

• Ofrezca una incorporación fácil. Los nuevos empleados pueden usar un manual para empleados para comprender la misión, las políticas, los beneficios para empleados y más de su empresa. Esto les ayuda a adaptarse rápidamente y obtener respuestas a cualquier pregunta que puedan tener sobre las prácticas laborales de su empresa.

• Ahorrar tiempo. Con un manual completo para empleados, los gerentes de pequeñas empresas pueden ahorrar mucho tiempo cuando se enfrentan a problemas de empleados. Pueden consultar el manual al instante para obtener orientación en lugar de perder un tiempo valioso tratando de encontrar una solución.

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Cómo crear un manual del empleado para su pequeña empresa

Paso 1: incluye lo esencial

El primer paso para escribir un manual del empleado para pequeñas empresas es decidir qué temas cubrirá. A continuación se encuentran los elementos esenciales que recomendamos incluir.

Valores de la empresa y declaración de misión

Para que sus empleados se comprometan con su negocio, deben relacionarse con su misión, objetivos y principios fundamentales. Priorice estos al principio del manual para que los trabajadores sepan cuán importantes son estos elementos y puedan acceder a ellos fácilmente.

Esta primera sección debe comenzar con la declaración de la misión de su empresa. Asegúrese de que su declaración de misión sea clara, concisa y refleje el propósito general de su negocio. Debe inspirar y motivar a los empleados, clientes y otras partes interesadas.

A continuación, debe describir los valores y principios fundamentales de su empresa, por ejemplo, excelencia, integridad e innovación. Defina cada uno de estos claramente, explique por qué son importantes para la empresa y discuta cómo se reflejan en las operaciones diarias. De esta forma, los empleados saben cómo se espera que muestren estos valores en su trabajo.

Información y políticas generales de empleo

Todos los manuales de empleados para pequeñas empresas contienen una sección de políticas generales de empleo. Aquí, los empleados pueden encontrar información crítica sobre las prácticas de empleo en la empresa, que incluyen:

Políticas de contratación

Utilice esta subsección para informar a los empleados sobre el proceso de contratación en su empresa, incluido el proceso de solicitud, los requisitos de incorporación y la verificación de antecedentes.

Además, utilice este espacio para explicar qué tipos de empleo ofrece su empresa, como el empleo a voluntad. Esto es cuando usted o sus trabajadores son libres de rescindir el contrato de trabajo en cualquier momento sin causa, y con o sin plazo de preaviso.

Finalmente, este es un buen lugar para discutir los períodos de prueba para los nuevos empleados. Discuta la duración de la libertad condicional, además de si tienen o no derecho a tiempo libre y beneficios durante la libertad condicional.

Horas Laborales

Defina claramente las horas de trabajo para los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial. Recuerde delinear las diferencias en el estado laboral, los beneficios y las políticas de tiempo libre entre los dos.

descansos y comidas

La ley generalmente requiere que los empleadores proporcionen a los trabajadores horarios para comer y descansos durante las horas de trabajo. Su manual del empleado debe describir los tiempos mínimos y máximos para los descansos. También puede optar por especificar cómo y cuándo desea proporcionar estos descansos, por ejemplo, a la mitad del turno de un trabajador o en descansos escalonados para que no todos los trabajadores estén en un descanso al mismo tiempo.

Además, sea transparente sobre si a los empleados se les paga durante los descansos. Además, aclare si tienen otras restricciones, como permanecer dentro de un área determinada o lugar de trabajo mientras toman sus descansos.

Tiempo libre y excedencias

Los empleados deben tener claro cuáles son sus asignaciones de tiempo libre. Esto incluye tiempo libre pagado, como vacaciones, días de enfermedad, licencia por luto, días libres para servir como jurado o días personales.

Los empleados también deben comprender las licencias más largas que ofrece su empresa. Estos pueden incluir licencia militar, licencia médica extendida, años sabáticos o licencia parental.

Asegúrese de cumplir con los requisitos legales en cuanto a tiempo libre y ausencias. Por ejemplo, algunas leyes estatales exigen que ofrezca licencia por maternidad si su negocio llega a un cierto número de empleados.

Es importante especificar los días permitidos para todos los diferentes tipos de licencias a largo plazo, cualquier restricción sobre cuándo los empleados pueden tomarlas y si las licencias son pagas o no.

Finalmente, esta sección también debe incluir información sobre cómo solicitar ausencias, los criterios de elegibilidad de ausencias y el proceso de regreso al trabajo.

Procedimientos de gestión del desempeño

Las pequeñas empresas deben incluir procesos y procedimientos de gestión del desempeño en su manual del empleado. Esto debe cubrir las expectativas de desempeño, los criterios de promoción y el proceso de revisión y apelación del desempeño.

También debe explicar su proceso de mejora del rendimiento. Discuta qué pasos toma para que los empleados de bajo rendimiento vuelvan a encarrilarse y qué problemas podrían conducir a la terminación del empleo.

Procedimientos de seguridad y protección

Cualquier manual del empleado para trabajadores de pequeñas empresas cubrirá las reglas de seguridad y protección para las estaciones de trabajo o los sitios de trabajo. Esto incluye información de seguridad sobre simulacros de incendio, procedimientos de evacuación y emergencias médicas. Asegúrese de que su manual cumpla con las regulaciones pertinentes de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) y las regulaciones de Compensación para Trabajadores.

Además, los procedimientos de seguridad también podrían cubrir la protección de datos, las políticas de contraseñas y las medidas de seguridad física, como el acceso a áreas seguras.

Procesos de renuncia y terminación

Los manuales de los empleados deben proporcionar pautas claras sobre los procedimientos de renuncia y despido. Los empleados necesitan saber cómo renunciar y cuál es su período de preaviso. También puede incluir información sobre traspasos, entrevistas de salida y la devolución de propiedad de la empresa.

Para las rescisiones, proporcione detalles sobre por qué los contratos pueden rescindirse, por ejemplo, por mala conducta, bajo rendimiento o despido.

Incluya también la política de indemnización por despido de su empresa, incluida la indemnización por despido que pueden esperar, cómo se calcula y las condiciones de pago.

Finalmente, también puede usar esta sección para decirles a los empleados cómo pueden acceder a las cartas de referencia de empleo o unirse a los ex alumnos de la empresa.

Acuerdo de no divulgación o confidencialidad

Este es un tema que encontrará en cualquier plantilla de manual del empleado. Los acuerdos de no divulgación o confidencialidad evitan que los trabajadores compartan información comercial confidencial con terceros o la utilicen para ‌beneficio personal. Esto puede incluir secretos comerciales, planes comerciales, datos de clientes u otra información privada.

El manual debe indicar cuánto dura el acuerdo de confidencialidad, las consecuencias del incumplimiento y cualquier excepción, como cuando la ley exige la divulgación.

Leyes contra la discriminación y el acoso

Esta sección del manual del empleado es requerida por la ley federal y tiene como objetivo prevenir la discriminación y el acoso en el trabajo. También debe cumplir con todos los requisitos pertinentes de la ley estatal.

Explique claramente cómo su empresa define la discriminación y el acoso, incluidos los comportamientos prohibidos. Esto podría incluir acoso sexual, discriminación de género, discriminación racial u otras formas de discriminación y acoso.

El manual debe describir los procedimientos de su empresa para abordar la discriminación y el acoso. Esto debe cubrir cómo reportar quejas, qué investigaciones se llevan a cabo y cuáles son las consecuencias para los infractores. Además, puede optar por analizar el enfoque de su empresa para capacitar a los empleados sobre la discriminación y el acoso en el trabajo.

Finalmente, si usted es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, este es un buen lugar para resaltar esto. Discuta su enfoque para contratar, promover y compensar a los empleados sin discriminación.

Código de conducta

Esta parte del manual del empleado se centra en el comportamiento y la conducta de los empleados dentro de una empresa. Se espera que los empleados se adhieran a las reglas establecidas en el código de conducta. Asegúrese de resaltar también las consecuencias de descifrar el código.

Esto es lo que debe incluir:

• Profesionalismo: cómo los empleados deben tratar a sus colegas, clientes y otras personas en el trabajo.

• Código de vestimenta: lo que los empleados pueden y no pueden usar en el trabajo. Incluya cualquier restricción específica, como que los médicos y enfermeras que operan no puedan usar ropa de manga larga o esmalte de uñas.

• Ética: Definiciones y normas de la empresa sobre deshonestidad, fraude y comportamiento ilegal.

• Uso de drogas y alcohol: Reglas sobre el uso de drogas y alcohol dentro y fuera del trabajo. Destacar las consecuencias de romper las reglas.

• Uso de la tecnología: reglas relacionadas con la forma en que los empleados usan los teléfonos móviles de la empresa, los correos electrónicos del trabajo, Internet en una estación de trabajo o lugar de trabajo, o aplicaciones relacionadas con el trabajo.

• Política de redes sociales: lo que los empleados pueden y no pueden publicar sobre su negocio o sus trabajos en las redes sociales. Esto también podría incluir otras restricciones, como que la empresa no tolere que los empleados publiquen discursos de odio o comentarios inapropiados en sus cuentas de redes sociales.

• Conflictos de intereses: la política de la empresa sobre situaciones en las que los intereses personales o financieros de un empleado interfieren con su capacidad de actuar en el mejor interés de la empresa.

Esto debe incluir políticas sobre la aceptación de obsequios de clientes, posibles empleados o proveedores. También debe incluir la postura de su empresa sobre las relaciones románticas entre empleados o con clientes u otras partes interesadas, además de la contratación de familiares, amigos, ex colegas o conocidos.

Además, debe cubrir el tema de los empleados que tienen propiedad financiera en la empresa o los empleados que participan en actividades que compiten con el negocio.

• Solicitación: la política de su empresa con respecto a la solicitud de cualquier tipo, incluido el soborno, el intento de vender servicios a otros empleados o clientes para beneficio personal, o la captación furtiva de colegas para una nueva empresa cuando los empleados se van.

• Gastos y reembolsos: El proceso para reclamar gastos relacionados con el trabajo. Sea específico sobre lo que cuenta como un gasto relacionado con el trabajo, como viajes o capacitación.

• Reporte de incumplimientos: cómo los trabajadores deben reportar cualquier incumplimiento de la política o el código de la empresa, y cómo se tratará.

Compensación y beneficios

Los empleados consultarán con frecuencia la sección de compensación y beneficios. Proporciona información importante sobre los salarios de los empleados y los beneficios de la empresa.

En esta sección, cubra cómo se les paga a los empleados, por ejemplo, por hora, por día, por semana o por mes. También debe explicar cuándo los empleados pueden esperar que se les pague en caso de vacaciones u otras circunstancias que puedan retrasar el pago. Por ejemplo, si el día de pago cae en un feriado nacional o fin de semana, los trabajadores recibirán su pago el siguiente día hábil.

Además, cubra cómo se calculan los salarios, por ejemplo, cómo los empleados por hora deben registrar su tiempo y las tarifas de pago por sus horas de trabajo. Asegúrese de alinearse con los requisitos legales, como el salario mínimo, el pago de horas extras y las políticas de descanso.

También puede incluir los diferentes métodos de pago disponibles, como depósitos directos, cheques o tarjetas de pago.

Además, describa las deducciones que los empleados pueden esperar de sus cheques de pago. Estas podrían ser deducciones requeridas, como impuestos federales y estatales, o deducciones voluntarias para beneficios como cuentas de ahorro para la salud. Además, es crucial mencionar si su negocio deduce el pago de licencia por enfermedad u otras ausencias.

Si bien no necesita enumerar los detalles de cada beneficio que ofrece, debe cubrir los aspectos básicos. Por ejemplo, especifique qué planes de seguro médico se ofrecen, si los dependientes están cubiertos y cuándo se lleva a cabo la inscripción abierta anual.

Del mismo modo, presente información básica sobre otros beneficios, incluido el tiempo libre pagado (PTO), planes de jubilación, seguro de vida, descuentos en gimnasios, etc. Esta es una excelente manera de informar a los empleados para qué son elegibles y mostrar los beneficios en el trabajo que ofrece.

Políticas disciplinarias y de faltas graves

Los empleadores a menudo necesitan recurrir a medidas disciplinarias cuando los empleados violan las reglas de la empresa. El manual debe describir claramente cuál es el proceso disciplinario. Explicar el proceso de investigación y los resultados esperados, incluidas las advertencias verbales y escritas, o el despido en casos de mala conducta grave.

Dé ejemplos de qué comportamientos cuentan como falta grave, por ejemplo, robo, uso de drogas, discriminación, etc. Además, especifique qué significa el despido por falta grave con respecto al período de preaviso, las referencias para empleos futuros y las bonificaciones no pagadas.

Descargo de responsabilidad y firma

Incluya un descargo de responsabilidad que establezca que el manual del empleado no es un contrato. Esto evitará que los empleados lo demanden si no se respetan los procedimientos del manual.

También puede encontrar una sección de firma opcional en un manual del empleado de muestra para trabajadores de pequeñas empresas. Aquí es donde los empleados pueden firmar para reconocer que han recibido una copia del manual y lo han leído y entendido. Nuevamente, esto ayuda a proteger el negocio en caso de que un empleado presente una demanda injusta bajo el pretexto de no conocer las reglas de la empresa.

Paso 2: Asegúrese de que refleje la cultura de la empresa

Su manual del empleado es una gran herramienta para mostrar lo que representa su empresa y lo que los empleados pueden esperar de la cultura de la empresa.

Use un tono de voz que coincida con la identidad de su negocio, como cálido o formal. Además, elabore sus políticas para alinearse con los valores de la empresa. Por ejemplo, puede mostrar tolerancia cero para la discriminación, pero puede ser más indulgente con su código de vestimenta. Ajuste cada sección sobre la marcha para que el manual realmente represente su negocio y su cultura.

Paso 3: Verifique que cumpla con las leyes laborales

Los manuales de empleados escritos por recursos humanos o dueños de negocios pueden beneficiarse de una revisión legal. Esto se debe a que las regulaciones varían según factores como la ubicación del trabajo, la cantidad de empleados y los tipos de trabajadores. Un abogado que revise el documento puede asegurarse de que cubra todas las leyes federales, estatales y locales pertinentes. Esto ayuda a proteger su negocio en caso de una demanda.

Paso 4: Haz que sea fácil de leer y fácil de encontrar

Tenga cuidado con la jerga excesiva y otros términos complejos, especialmente si está utilizando una plantilla de manual de empleado gratuita para propietarios de pequeñas empresas que podría incluir palabras y frases que su empresa no usaría. Su manual debe ser simple de leer y fácil de entender.

Además, haga que el manual sea accesible. Considere almacenarlo en una unidad compartida donde los empleados puedan encontrarlo fácilmente.

Connecteam es una excelente aplicación para almacenar y compartir documentos importantes de la empresa. Puede usarlo para almacenar su manual del empleado de forma segura. Además, tus trabajadores podrán acceder a ella desde cualquier lugar en sus teléfonos móviles. Puede registrarse para obtener una prueba gratuita para probar esta y muchas otras poderosas herramientas de operaciones, recursos humanos y comunicaciones.

Paso 5: publíquelo y revíselo regularmente

Una vez que haya revisado su manual y haya decidido dónde guardarlo, puede publicarlo para que lo lean sus empleados.

Además, le recomendamos que tenga un propietario o equipo designado para revisar y actualizar periódicamente el manual en función de los comentarios de los empleados y las leyes cambiantes.

Paso 6: utilice el soporte: ¡descargue nuestro completo manual de muestra!

Crear un manual del empleado puede ser abrumador. Afortunadamente, no necesitas escribir uno desde cero. Puede consultar los manuales de otras empresas como referencia o pedirle a un profesional pagado que escriba uno para usted.

Sin embargo, la forma más efectiva de crear un manual sería usar una plantilla de manual de empleado gratuita para pequeñas empresas. Descargue nuestra plantilla integral a continuación y simplemente personalícela según las reglas y procedimientos de su empresa.

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Resumen

Crear un manual del empleado es un paso importante para cualquier pequeña empresa. Ayuda a establecer expectativas claras para los empleados y garantiza que cumpla con las reglamentaciones locales, estatales y federales.

Un buen manual para empleados será completo y cubrirá información sobre empleo, compensación y beneficios, políticas de discriminación y acoso, conducta de los empleados y más. Debe ser fácil de leer y comprender, además de fácil acceso desde cualquier lugar. También es recomendable que un abogado revise su manual del empleado y asigne a un propietario designado para que lo actualice con regularidad para que siempre esté alineado con los requisitos legales y las políticas comerciales.

Al crear un manual del empleado eficaz, puede fomentar una cultura de transparencia y seguridad para sus empleados y proteger su pequeña empresa de los riesgos legales.