La guía completa para las evaluaciones de desempeño de los empleados (+ plantilla gratuita)

Como líder o profesional de recursos humanos, usted es responsable de garantizar un sólido proceso de revisión del desempeño que ayude a los empleados a recibir comentarios, establecer y alcanzar metas y desarrollar sus carreras. Sin revisiones de desempeño, los empleados carecen de claridad sobre su desempeño y pierden oportunidades para mejorar.

Realizar revisiones regulares de desempeño puede ayudarlo a usted y a sus empleados a mantenerse alineados, pero ¿por dónde comienza? Esta guía cubre todo lo que necesita para crear, administrar y documentar su proceso de revisión del desempeño. También incluimos una práctica plantilla gratuita y explicamos cómo simplificar el proceso con el software de gestión del rendimiento. Sumerjámonos.

¿Qué es una revisión del desempeño de los empleados?

Una revisión del desempeño de los empleados es el proceso en el que los líderes evalúan el desempeño de un empleado y brindan comentarios y orientación formales.

Una revisión de desempeño típica comprende la autoevaluación del empleado, la retroalimentación del gerente sobre los éxitos y las áreas de mejora, una calificación de desempeño general y el establecimiento de metas.

Si bien los gerentes deben proporcionar comentarios constantes a los empleados a medida que surgen, una revisión del desempeño ofrece tiempo y espacio dedicados para intercambiar comentarios y trabajar juntos para establecer metas y áreas de crecimiento.

Al reservar un tiempo específico para analizar el desempeño, los logros y las metas, se asegura de que sus empleados sientan que está dedicado a su crecimiento y éxito.

Tipos de evaluaciones de desempeño

Si bien hay algunos tipos de revisiones de desempeño, es importante decidir una estructura y un nivel de frecuencia y apegarse a ellos para todos los empleados.

Mensual

Si desea un punto de contacto frecuente con sus empleados, una revisión mensual le permite brindar comentarios formales con mayor frecuencia, lo que les brinda a sus empleados la oportunidad de mejorar continuamente. Una forma de estructurarlos es con una estructura 30-60-90, en la que acuerda los objetivos a alcanzar a los 30, 60 y 90 días.

Sin embargo, las evaluaciones de desempeño mensuales pueden llevar mucho tiempo. Con evaluaciones frecuentes y sesiones de retroalimentación, puede parecer que siempre está trabajando en evaluaciones de desempeño, lo que puede ser estresante. Estas revisiones frecuentes también pueden hacer que los empleados se centren más en objetivos a corto plazo que en el crecimiento a largo plazo.

Trimestral

Una evaluación trimestral tiene la ventaja de consumir menos tiempo, ya que se lleva a cabo solo 4 veces al año, y aún proporciona retroalimentación frecuente. La recopilación de comentarios en el transcurso de un trimestre permite una revisión más completa y un enfoque en objetivos estratégicos a más largo plazo.

Por otro lado, con un ciclo trimestral, su retroalimentación a los empleados puede retrasarse. Esto puede dificultar las mejoras. Los trabajadores también tienen que esperar más tiempo para el reconocimiento formal positivo.

Anual o semestral

Para una evaluación más completa, muchas empresas eligen una revisión de desempeño anual o semestral (es decir, dos veces al año). Esto permite una evaluación a más largo plazo del trabajo de un empleado y un establecimiento de objetivos y una planificación del crecimiento profesional más profundos. También reduce la carga administrativa, ya que las revisiones se realizan solo una o dos veces al año.

Sin embargo, con una retroalimentación formal menos frecuente, las correcciones de rumbo o las mejoras de desempeño pueden tomar más tiempo.

¿Quién lleva a cabo una revisión del desempeño de los empleados?

Por lo general, los gerentes ejecutan revisiones de desempeño con el apoyo de Recursos Humanos u otros líderes.

Como gerente, usted conoce mejor el trabajo de sus empleados. Además, es probable que la relación de un empleado contigo sea más fuerte que con Recursos Humanos o tu jefe. En la mayoría de las empresas, una vez que existe un proceso de revisión de desempeño documentado, es supervisado por el departamento de recursos humanos.

¿Por qué son importantes las revisiones de desempeño?

Las personas a menudo encuentran intimidantes las revisiones de desempeño. Una reunión oficial para discutir el desempeño con el jefe puede provocar ansiedad. Sin embargo, las revisiones de desempeño cumplen una función importante y deben tratarse como una experiencia positiva.

Las revisiones de desempeño le brindan la oportunidad de compartir comentarios , tanto constructivos como positivos, con sus subordinados directos.

También es una oportunidad para alinearse con los objetivos y las expectativas , de modo que sus empleados terminen la reunión con claridad y conocimiento sobre el progreso de su carrera.

Además, las revisiones son una excelente oportunidad para reconocer el alto desempeño y los logros. Una revisión del desempeño puede servir como catalizador para promover empleados de alto desempeño y es una oportunidad para pensar en la planificación de la sucesión.

Por supuesto, una revisión de desempeño también es un momento para conectarse con los empleados que no se están desempeñando según las expectativas . Una discusión abierta y honesta sobre las expectativas y dónde se queda corto el empleado puede ayudarlo a establecer estrategias para mejorar o comprender las necesidades de capacitación adicionales.

Cómo realizar una revisión eficaz del desempeño de los empleados

Para que sus evaluaciones de desempeño sean efectivas y motivadoras, hay algunos consejos que debe tener en cuenta.

Reúnase con los empleados en privado, e idealmente en persona.

Las revisiones de desempeño de los empleados son angustiosas y pueden ser emocionales, por lo que un toque personal es importante . Mantenga la revisión en un lugar privado, como su oficina, para garantizar la confidencialidad. También es mejor realizar la revisión en persona, pero si eso no es factible, intente una reunión por video.

Hablar cara a cara, ya sea por video o en persona, limita los malentendidos, las faltas de comunicación y las distracciones.

Sea específico y detallado

Uno de los consejos más importantes para evaluar el desempeño es ser específico. Al igual que la retroalimentación nunca debe ser una sorpresa, tampoco debe ser ambigua. Ofrezca a los empleados la claridad necesaria sobre su desempeño discutiendo ejemplos específicos con ellos.

Esto se aplica tanto a la retroalimentación positiva como a la constructiva. Es tan importante dar ejemplos específicos de logros como compartir áreas claras de mejora. Los comentarios específicos dejan en claro que su evaluación se basa en hechos.

Aquí hay algunos ejemplos útiles de verborrea de revisión de desempeño de empleados antes y después :

• “Estás trabajando demasiado lento y no cumple con las expectativas”. → “Nuestra expectativa es que empaquete 70 widgets por hora, y su promedio fue de 50 por hora. Para cumplir con las expectativas en el puesto, deberá estar en un promedio de 70 por hora".

• "Eres genial ayudando al equipo". → “Usted ha pasado el 25% de su tiempo este año ayudándonos a capacitar a nuevos empleados. Usted tomó la iniciativa de hacer esto por su cuenta y los nuevos empleados se han puesto al día una semana más rápido que antes. ¡Buen trabajo!"

Sea honesto, directo y amable.

No siempre es fácil dar retroalimentación constructiva, pero una revisión de desempeño está destinada a ayudar a los empleados a crecer. Por lo tanto, ser honesto sobre el desempeño es una parte clave del proceso y uno de los mejores consejos de revisión del desempeño para los gerentes.

Para hacer esto, recuerde su objetivo: entrenar a sus empleados para que sean lo mejor que puedan ser.

Preparar el escenario para esto comienza mucho antes de la revisión. El primer paso es construir una relación sólida a lo largo del tiempo y mostrarles a sus empleados que se preocupa por su crecimiento. Puedes lograr esto manteniendo reuniones periódicas con los trabajadores, brindándoles oportunidades de crecimiento y desarrollo, como capacitación y tutorías, y demostrando empatía día a día.

Luego, durante las revisiones de desempeño, asegúrese de que sus comentarios sean honestos, directos y amables. Algunas formas de lograr esto incluyen:

• Uso de declaraciones con “yo” . Esto puede ayudarlo a evitar que suene como si estuviera señalando con el dedo o culpando al empleado.
  • Por ejemplo: “Haces que tus compañeros de trabajo se sientan mal cuando hablas por encima de ellos en las reuniones”. → “En nuestras últimas 2 reuniones, noté que hablaste sobre algunos de tus compañeros de trabajo, lo que les impidió compartir completamente sus pensamientos”.

• Compartiendo ejemplos . Esto contextualiza los comentarios y ayuda a los empleados a ver dónde se destacan y dónde necesitan mejorar.
  • Por ejemplo: “Nunca llegas a tiempo”. → “En el último trimestre, veo que se ha retrasado al menos 15 minutos en el 20 % de sus turnos programados”.

• Evitar la subjetividad . Sea justo y objetivo con su lenguaje en lugar de usar absolutos como “siempre” o “nunca” o caprichos como “bueno” o “malo”.
  • Por ejemplo: “Siempre cometes errores”. → “Noté que sus últimos 3 informes contenían algunos errores, lo que dificultó que el resto del equipo entendiera sus puntos”.

• Compartir sugerencias de mejora . Prepara a los empleados para el éxito con sugerencias prácticas y recursos para ayudarlos a mejorar.
  • Por ejemplo: “Necesitas mejorar en las presentaciones”. → “Me di cuenta de que su última presentación no fue tan clara y estructurada como podría haber sido. Te enviaré por correo electrónico algunos recursos sobre cómo hablar en público que te recomiendo que revises. Organicemos también una sesión de entrenamiento uno a uno para la próxima semana”.

También recomendamos evitar el "sándwich de cumplido", ya que puede parecer engañoso e ineficaz. Aquí es cuando comparte comentarios positivos, luego comentarios negativos y luego comentarios positivos nuevamente. En cambio, considere dividir la revisión de desempeño en una sección sobre logros y una sección sobre áreas de mejora.

No dejes que el sesgo se filtre

Puede ser fácil usar involuntariamente un lenguaje sesgado en las evaluaciones de desempeño. Por ejemplo, descriptores como "abrasivo" o "agradable" pueden tener connotaciones negativas para las mujeres. Si bien el sesgo en su peor expresión puede resultar en racismo o discriminación por edad, tenga en cuenta otros sesgos comunes.

Los gerentes pueden ofrecer una revisión más favorable a alguien con quien sienten afinidad (sesgo similar a mí) o alguien con quien recientemente pasaron mucho tiempo (sesgo de novedad).

Si un gerente valora mucho un determinado rasgo o habilidad, puede caer en la trampa del efecto de halo o cuernos: dar una excelente revisión a alguien que encarna esa habilidad o una mala revisión a alguien que no la tiene, incluso si no está relacionado con el trabajo.

Usar ejemplos y asegurarse de que sus comentarios sean honestos y objetivos son excelentes maneras de evitar sesgos durante las revisiones de desempeño. Dé un paso más y recopile comentarios de múltiples fuentes para asegurarse de que su evaluación de un empleado no esté sesgada por su propia perspectiva personal. Hable con los compañeros de trabajo del empleado, informes directos y otros gerentes.

No olvides pedir comentarios sobre tu propio desempeño.

Tómese unos minutos para solicitar comentarios de sus empleados : ¿Hay formas en que podría apoyarlos o reconocerlos mejor? ¿Qué les ayudaría a tener más éxito?

Asegúrese de escuchar y tomar en serio sus comentarios. Si realiza algún cambio, configure un recordatorio para registrarse después de algunas semanas o meses para saber cómo van las cosas.

Termine con una sensación de aliento y un camino claro a seguir.

Ya sea que la reseña tenga una tendencia positiva o negativa, termine con una nota positiva . Reitere los puntos generales de la evaluación y lo que espera en el futuro. Ten claro lo que esperas y pregúntale al empleado qué necesita de ti.

Deben irse sintiéndose animados, apoyados y como si tuvieran algo por lo que trabajar, incluso si la revisión en sí no fue del todo positiva.

Hágales saber cuándo volverá a registrarse y agradézcales por reunirse con usted y hablar sobre su desempeño. También puede hacer un seguimiento con ellos por correo electrónico o mensaje directo para hacerles saber que aprecia su tiempo y esfuerzos.

Compartir comentarios entre revisiones

Una de las reglas más importantes de las evaluaciones de desempeño es que nunca deben sorprender . Evite tomar desprevenidos a sus empleados proporcionando retroalimentación durante todo el año. Sus empleados apreciarán la transparencia, y la retroalimentación regular los ayudará a corregir el rumbo según sea necesario.

Esto también lo ayudará a redactar la evaluación formal del desempeño. Tome notas durante el período de revisión y documente los comentarios a medida que los da. Esto le evita tener que recordar todo por su cuenta y asegura que sus empleados reciban una evaluación completa y justa.

Ejemplos de revisión del desempeño de los empleados: áreas de enfoque y preguntas

Los detalles difieren entre organizaciones, pero hay elementos comunes en todas las revisiones de desempeño. Utilice las áreas de enfoque de ejemplo y las preguntas que se describen a continuación como punto de partida para determinar cómo evaluar a los empleados en su próxima revisión.

• Dominio del rol: ¿El empleado conoce y cumple con los requisitos del rol? ¿Su trabajo cumple o supera las expectativas del puesto? Consulte la descripción del trabajo o la escalera profesional para evaluar cómo se desempeña su empleado en comparación con él.

• Liderazgo: ¿El empleado predica con el ejemplo y toma la iniciativa? ¿Comparten conocimientos con otros en el equipo? ¿Ofrecen nuevas ideas y soluciones?

• Métricas y KPIs: ¿El empleado es capaz de alcanzar los objetivos de su puesto? Si hay indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para su función, ¿los cumplen o los superan? ¿De qué manera el empleado va más allá?

• Trabajo en equipo y colaboración: ¿Cómo colabora el empleado? ¿Buscan y ofrecen retroalimentación regularmente y aprenden de las ideas de los miembros del equipo? ¿Trabajan hacia el objetivo común del equipo o de la empresa?

• Servicio al cliente: ¿Los clientes del empleado, los clientes o las partes interesadas están encantados con el servicio prestado?

• Impacto: ¿Hay ejemplos del impacto que el empleado ha tenido en el equipo, departamento o empresa?

• Comunicación: ¿El empleado se comunica de manera clara y efectiva a todos los niveles, incluida la escucha activa y las respuestas rápidas?

• Valores de la empresa: ¿El empleado encarna los valores y principios de la empresa?

Puede ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso de revisión del desempeño mediante el uso de una plantilla . Le proporcionamos uno a continuación.

Plantilla de muestra de revisión del desempeño del empleado

Cómo prepararse para realizar una evaluación de desempeño

Prepararse para las evaluaciones de desempeño no tiene por qué ser difícil, pero es importante ser diligente. Necesitas:

Objetivos fijados

Sea claro sobre los objetivos de la revisión y lo que espera lograr . Esto podría abordar las preocupaciones sobre el desempeño, discutir el desarrollo profesional o reconocer un trabajo bien hecho.

Mantener y revisar la documentación.

Al igual que desea documentar los comentarios continuos, recuerde documentar las revisiones formales. El mantenimiento de registros adecuado le permite consultar revisiones anteriores y realizar un seguimiento de la documentación de cualquier problema de rendimiento.

Antes de la revisión, eche un vistazo a la información de desempeño pasada y actual y prepare ejemplos específicos para acompañar sus comentarios. Considere solicitar la opinión de los colegas de sus empleados, informes directos y otros supervisores.

Comprender el sistema de clasificación

Todos los empleados deben ser clasificados en la misma escala . Muchas empresas utilizan una escala de 5 puntos para medir el desempeño de los empleados. La escala exacta varía entre las organizaciones, pero un desglose general de la escala podría verse así:

• 5 – Con frecuencia supera las expectativas
• 4 – A veces supera las expectativas
• 3 – Cumple con las expectativas
• 2 – A veces cumple con las expectativas
• 1 – No cumple con las expectativas

Usted y otros gerentes deben realizar sesiones de calibración para garantizar la coherencia entre las calificaciones de los empleados. Durante esta reunión, cada gerente puede explicar el fundamento de las puntuaciones de su equipo y asegurarse de que las decisiones sean objetivas y justas.

Brindar capacitación a los gerentes

Para garantizar un proceso justo para todos los empleados, los gerentes deben recibir capacitación sobre la revisión del desempeño. Es una buena idea ofrecer un repaso antes de cada revisión para que la información esté fresca en la mente de todos. Este también es un buen momento para mencionar cualquier consideración legal, como evitar prejuicios y discriminación y adherirse a las reglas de privacidad.

Entrar a sesiones de revisión abiertas y enfocadas

Mientras se prepara para realizar una revisión de desempeño, prepárese para recibir comentarios sobre su desempeño. Si bien puede ser difícil escuchar comentarios constructivos, manténgase positivo y mantenga un diálogo abierto.

Las revisiones de desempeño no siempre son sencillas, así que prepárese también para las curvas . No se sorprenda si un empleado reacciona mal, hace preguntas agresivas o incluso llora. Manténgase lo más calmado y neutral posible, y haga todo lo posible para llevar la conversación de nuevo a su desempeño. Concéntrese en hechos objetivos en lugar de declaraciones, opiniones y sentimientos subjetivos.

Finalmente, limpia tu calendario. Una revisión es una conversación bidireccional que genera confianza, por lo que es imperativo no distraerse y no apresurarse en la revisión para atender otro compromiso.

Cómo puede ayudar el software de gestión del rendimiento

Si bien una plantilla puede ayudar, es aún más eficaz utilizar un software de gestión del rendimiento.   para llevar a cabo revisiones de desempeño de los empleados. Una excelente opción es Connecteam, que ofrece un conjunto de herramientas para todo el ciclo de vida de los empleados, incluida la gestión del rendimiento.

Este software le permite documentar comentarios y revisiones, brindar reconocimiento a los empleados y planificar revisiones con facilidad. También te ayuda:

Reconocer el buen desempeño

Conoce la importancia de la retroalimentación y el reconocimiento regulares, y un software de gestión del desempeño sólido le permite ofrecer reconocimiento y reconocimiento a sus empleados. Con Connecteam, por ejemplo, puede celebrar aniversarios u otros hitos , felicitar por un desempeño excelente e incluso enviar tokens digitales a los empleados que pueden canjear por premios como tarjetas de regalo.

Rendimiento del documento

Mediante el uso de software para documentar el rendimiento y la retroalimentación a medida que se producen, le resultará fácil preparar las revisiones de rendimiento. Por ejemplo, Connecteam le permite realizar un seguimiento de los éxitos y logros de los empleados y compartir actualizaciones sobre cualquier cosa, desde logros de KPI hasta historias de éxito de clientes. También puede usar los cronogramas de los empleados para tener al alcance de su mano revisiones de desempeño anteriores, cambios de pago y logros.

Comparta información importante fácilmente

¿Necesita correr la voz sobre las próximas revisiones? El software de gestión del rendimiento adecuado incluirá herramientas de comunicación que le permitirán enviar detalles a toda su empresa en segundos, minimizando la confusión y manteniendo a todos informados. Puede simplificar las revisiones de desempeño compartiendo la documentación del proceso, los consejos de revisión de desempeño para los empleados y los recordatorios de fechas límite.

Por ejemplo, las herramientas de comunicación de Connecteam incluyen un chat en la aplicación y una fuente de actualizaciones . Puede compartir información y anuncios (por escrito, video o incluso GIF divertidos) con empleados específicos, grupos de personas, equipos o toda la organización a la vez.

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Recopilar información sobre el compromiso de los empleados

Como gerente, querrá comprender los pensamientos de sus empleados, ya sea sobre el proceso de revisión del desempeño o sobre su satisfacción general. No hay mucho tiempo para discutir esto durante la revisión en sí, pero puede usar el software de rendimiento para capturar toda la información.

Con una solución de software como Connecteam, puede crear encuestas y encuestas en segundos y luego enviarlas para que sus empleados las completen en tiempo real. Algunas plataformas también tienen formularios y funciones de buzón de sugerencias para solicitar aún más comentarios de sus trabajadores.

Puede utilizar estos datos para perfeccionar su enfoque de las revisiones de rendimiento y realizar mejoras significativas en toda la empresa.

Conclusión

Ahora está armado con todo lo que necesita para realizar revisiones de desempeño de empleados eficientes y efectivas. Al usar las prácticas recomendadas y la plantilla de revisión de desempeño de este artículo, estará listo para las revisiones y sus empleados nunca volverán a estar a oscuras sobre su desempeño.

A medida que avanza en el proceso de revisión, preste atención a las oportunidades para aumentar la eficiencia y recuerde que el software de gestión del rendimiento puede ser una herramienta muy útil. Si desea integrar el software de gestión del rendimiento en su proceso de revisión, considere usar Connecteam como una solución de gestión del rendimiento todo en uno.

preguntas frecuentes

¿Qué es la escala de 5 puntos para la evaluación del desempeño?

Muchas empresas utilizan una escala de 5 puntos para medir el desempeño de los empleados. Aunque puede diferir entre empresas, un desglose general de la escala es el siguiente:

• 5 – Con frecuencia supera las expectativas
• 4 – A veces supera las expectativas
• 3 – Cumple con las expectativas
• 2 – A veces cumple con las expectativas
• 1 – No cumple con las expectativas

¿Cuáles son las reglas de oro para una evaluación de desempeño?

Los gerentes deben prepararse con anticipación haciendo un seguimiento del desempeño de los empleados durante todo el período de revisión. Deben reservar tiempo suficiente para una conversación sobre el desempeño y estar disponibles para responder las preguntas de los empleados.

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