La guía completa para la gestión de registros de empleados + Las mejores herramientas

Entre las hojas de tiempo, los registros de nómina y las revisiones de desempeño, administrar los registros de los empleados puede ser una tarea abrumadora para la mayoría de los departamentos de recursos humanos. Y no siempre es fácil hacerlo bien.

En el mejor de los casos, la mala gestión de registros es un inconveniente, lo que dificulta encontrar los documentos cuando los necesita. En el peor de los casos, se convierte en un pasivo con graves consecuencias jurídicas. Por eso es esencial utilizar un sistema eficaz de gestión de registros de empleados.

El software de gestión de documentos de recursos humanos es ideal para esto. Le ahorra tiempo y esfuerzo al automatizar los procesos de registro y búsqueda. Le brinda acceso a los documentos de recursos humanos desde cualquier lugar mientras los almacena de acuerdo con sus obligaciones de cumplimiento. Además, facilita mantener los documentos de los empleados actualizados y precisos.

En este artículo, explicamos cómo configurar un sistema de gestión de registros de empleados y las mejores herramientas digitales para ayudarlo a hacerlo.

¿Qué es la gestión de registros de empleados?

La gestión de registros de empleados se refiere a la gestión del ciclo de vida de los registros de empleados de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes. También conocida como gestión de documentos de recursos humanos, incluye el almacenamiento, acceso, manejo y destrucción de los documentos de los empleados.

La mejor manera de manejar los registros de los empleados es con un sistema de gestión de documentos. Generalmente basado en software, un sistema de administración de documentos almacena, organiza y rastrea documentos electrónicamente.

Tipos de registros de empleados

Los registros de los empleados incluyen:

• Información personal , como nombres completos, direcciones, detalles de cuentas bancarias y contactos de emergencia.
• Información médica , incluidos registros de atención médica, cartas de médicos, información sobre discapacidades y solicitudes de adaptaciones.
• Registros de contratación , como descripciones de puestos, solicitudes, currículos, notas de entrevistas, cartas de oferta y verificación de referencias.
• Historiales de empleo , como registros de contratación, información de incorporación y formularios I-9.
• Nómina y beneficios , incluidas hojas de tiempo, registros de asistencia, documentos fiscales, planes de beneficios de atención médica y formularios de inscripción de beneficios.
• Registros de personal , incluidas advertencias u otras medidas disciplinarias, premios y documentos de separación, como entrevistas de salida.
• Registros de desarrollo profesional , incluidas revisiones de desempeño, promoción y documentos de transferencia.
• Dejar registros , incluido el tiempo libre solicitado y aprobado.
• Contratos y acuerdos , como contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y manuales de empleados firmados
• Documentos de recursos humanos , como políticas escritas.
• Registros de seguridad y protección , incluidos materiales de capacitación en seguridad, informes de incidentes y documentos de compensación para trabajadores.
• Materiales de capacitación, licencias profesionales y certificaciones.

¿Por qué es importante la gestión eficaz de registros?

Es necesario para fines de cumplimiento.

A menudo, la ley exige un sistema de gestión de registros de empleados. Un conjunto de leyes de mantenimiento de registros se aplican a las empresas. Estos requieren que los empleadores mantengan registros precisos de los empleados durante un cierto tiempo, conocido como "período de retención".

En los EE. UU., existen varias leyes federales que obligan a los empleadores a llevar registros de los empleados. Estos incluyen:

• Ley de Discriminación por Edad
• Ley de Igualdad Salarial
• Ley de normas laborales justas (FLSA)
• Ley de licencia médica y familiar (FMLA)
• Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (Ley OSH)
• Título VII de la Ley de Derechos Civiles

Por ejemplo, según la FLSA, los empleadores deben conservar todos los registros utilizados para calcular el pago, incluidas las hojas de asistencia y los horarios, durante dos años.

También existen leyes y reglamentos sobre mantenimiento de registros a nivel estatal y local. Estos establecen diferentes períodos de retención y requisitos de almacenamiento.

Es fundamental que comprenda sus obligaciones legales en relación con los registros de los empleados para evitar sanciones. Esto puede implicar un marco legal complejo, por lo que debe buscar asesoramiento profesional sobre las leyes que se aplican a su negocio.

Almacena de forma segura información confidencial.

La gestión de documentos de los empleados implica el manejo de la información personal de los empleados. Esto incluye los detalles de su cuenta bancaria, información fiscal y documentos médicos. Estos documentos confidenciales a menudo se rigen por las leyes de protección de datos personales. Por lo tanto, es esencial que los almacene de forma segura y se asegure de que solo las personas adecuadas puedan acceder a ellos.

Un buen sistema de gestión de registros es ideal para proteger documentos confidenciales. Los sistemas de gestión de documentos digitales, en particular, ofrecen una gama de características de seguridad. Estos incluyen protección con contraseña, encriptación, controles de permisos e historial de acceso.

Funciones como estas garantizan que solo las personas aprobadas puedan acceder a los documentos. También crean un mapa digital del historial del documento, que muestra cuándo se creó, quién accedió a él y cuándo.

Las medidas de seguridad como los controles de acceso y el cifrado ayudan a reducir el riesgo de ciberataques o filtraciones de datos. Los controles de versión también pueden detectar intentos de piratear su sistema de administración de documentos, lo que le permite responder rápidamente.

Mejora la eficiencia y mantiene su negocio en cumplimiento

La gestión manual de registros puede llevar mucho tiempo. Implica buscar en archivadores o unidades de almacenamiento que contienen cientos o miles de documentos para encontrar el que está buscando. En una encuesta de Wakefield Research, el 54 % de los encuestados dijeron que dedican más tiempo a buscar los documentos que necesitan que a responder correos electrónicos o mensajes.

El software de gestión de registros digitaliza el proceso de almacenamiento y recuperación de documentos. Con archivos digitales almacenados y organizados en una ubicación central, puede encontrar los documentos que necesita rápida y fácilmente. De esta manera, su tiempo se libera para un trabajo más importante.

Tener acceso rápido a los documentos también es esencial para producir documentos para informes de auditoría u otros fines normativos. También es relevante para responder a quejas o demandas. A menudo hay plazos involucrados en estas situaciones, por lo que la recuperación rápida de documentos es crucial.

La gestión de registros digitales también le permite automatizar algunas etapas del proceso de gestión de registros, por ejemplo, la categorización y archivo de documentos. Esto hace el trabajo más rápido que manejar manualmente el papeleo. También reduce los riesgos de error humano, incluidos los documentos que se destruyen accidentalmente.

Mejora el intercambio de información.

Los documentos bien organizados y accesibles facilitan el intercambio de información con las personas adecuadas de su organización.

Con los documentos almacenados en una ubicación centralizada, los empleados siempre tienen acceso a los documentos que necesitan para hacer su trabajo. También evita la duplicidad de trabajo. Los empleados pueden comprobar si existe un documento antes de crearlo.

Además, un sistema eficaz de gestión de documentos facilita la colaboración de los trabajadores. Pueden compartir y actualizar documentos en tiempo real.

También ayuda a su equipo a tomar mejores decisiones comerciales más rápidamente. Todo el mundo tiene la información más actualizada al alcance de la mano para tomar decisiones informadas.

Cómo configurar un sistema de gestión de documentos digitales

Categorice sus documentos de recursos humanos

El primer paso al configurar su sistema de gestión de documentos es identificar qué tipos de archivos de recursos humanos necesita almacenar. Para ayudar con la presentación, divídalos según las categorías. Por ejemplo, registros de personal, registros de seguridad, registros de capacitación y quejas.

Organizar documentos como este lo ayuda a archivarlos fácilmente, especialmente si su software de administración de registros tiene una función de archivo automático. También garantiza que los documentos se almacenen por separado, lo que facilita la asignación de derechos de acceso a ellos.

Establecer permisos de acceso

A continuación, puede decidir quién necesita acceso a cada tipo de documento. Como regla general, cuanto más confidenciales son los registros, menos personas necesitan acceder a ellos.

Los gerentes de recursos humanos generalmente tienen acceso a una amplia gama de registros de empleados. Por ejemplo, deberían poder ver los registros de pago, así como la información personal y médica de los empleados.

Un trabajador por turnos, por otro lado, no necesita acceso a esta información. En su lugar, necesitan acceder a formularios, informes de seguridad y políticas de recursos humanos.

Al establecer permisos, puede controlar quién tiene acceso a qué documento. Entonces, si bien todos los miembros del departamento de recursos humanos pueden ver los registros de salarios y empleados, puede evitar que todos los demás empleados los abran.

Es importante comprobar la legislación pertinente en relación con los permisos de documentos. Algunas leyes especifican quién puede acceder a ciertos documentos o información contenida en los registros de los empleados.

Definir períodos de retención y desencadenar eventos

A continuación, identifique durante cuánto tiempo conservará los tipos de documentos y cuándo comenzará a funcionar el reloj en ese momento (es decir, el evento desencadenante). Por ejemplo, los eventos desencadenantes pueden incluir la creación de un registro, la fecha de una revisión de desempeño o la terminación de un empleado.

Los períodos de retención y los eventos desencadenantes a menudo están definidos por ley. Por ejemplo, en los EE. UU. a nivel federal, los empleadores están obligados a mantener:

• Solicitudes de empleo y hojas de vida por 1 año.
• Registros de nómina durante los 3 años posteriores a su creación.
• Registros de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) durante 5 años después del año al que se refieren los registros.

Consulte las leyes y reglamentos a nivel federal y estatal que se aplican a su negocio.

Si bien puede optar por mantener los registros más allá de su período de retención legal, es mejor borrar periódicamente los registros vencidos. Conservar registros innecesariamente puede dificultar la gestión de documentos. Pueden aumentar los costos de almacenamiento de documentos y hacer que la recuperación de documentos sea más lenta, especialmente las copias impresas.

También debe decidir cómo deshacerse de los documentos al final de su período de retención. Las soluciones de gestión de registros digitales suelen automatizar este proceso. Destruyen de forma segura los registros electrónicos en su fecha de vencimiento para que no puedan reconstruirse.

Si también tiene registros físicos, considere si puede simplemente desechar los documentos o si deben desecharse de manera segura. Es posible que deba contratar a una empresa de destrucción de documentos con procedimientos estrictos de cadena de custodia para recopilar, triturar y destruir documentos confidenciales, como los que contienen datos personales de los empleados.

Añadir medidas de seguridad adicionales

Finalmente, considere formas de agregar seguridad adicional a su sistema de administración de documentos.

Con un sistema de gestión de registros digitales, puede establecer permisos de acceso según el tipo de documento. Pero también debe verificar que los registros de los empleados estén encriptados. Esto significa que están protegidos de ser leídos o editados si un tercero accede a ellos mientras sus empleados los usan, comparten o cargan.

Como una capa adicional de seguridad, también puede agregar contraseñas o autenticación de dos factores para los usuarios que acceden a ciertos documentos.

También es importante realizar copias de seguridad periódicas de los registros de sus empleados en caso de que su sistema falle. Utilice archivos cifrados para almacenar copias de seguridad digitales en servidores seguros locales o basados ​​en la nube. Las copias de seguridad en papel deben guardarse en archivadores cerrados o en un área de almacenamiento cerrada.

Otra forma de proteger el sistema de administración de documentos de sus empleados es educar a sus empleados sobre la seguridad de los datos, por ejemplo, a través de cursos de capacitación en línea. Esto les ayuda a comprender los riesgos y cómo identificar posibles amenazas cibernéticas que podrían comprometer los registros de los empleados.

Otras mejores prácticas a tener en cuenta

Conoce los derechos de tus empleados

Además de las leyes sobre el almacenamiento de documentos y los períodos de retención, es importante comprender los derechos de los empleados en relación con sus registros.

Las leyes de protección de datos personales otorgan a los empleados el derecho a saber cómo se recopila, maneja y comparte su información personal. Asegúrese de que tanto su departamento de recursos humanos como sus empleados reciban capacitación al respecto. Por ejemplo, realice una serie de seminarios web sobre protección de datos personales y asegúrese de abordar este tema en su manual del empleado. Esto ayuda a todos en su organización a comprender sus derechos y obligaciones de protección de datos personales.

También es importante configurar procesos para que los empleados soliciten acceso o cambios a su información personal, por ejemplo, a través de un formulario en línea. En su manual de políticas y procedimientos, identifique qué persona o departamento es responsable de esto para que los empleados sepan a quién preguntar.

Desarrollar políticas y procesos de gestión de documentos claros y escritos

Su plan de gestión de documentos debe estar respaldado por políticas y procesos escritos. Estos guían a su departamento de recursos humanos sobre cómo crear, organizar y almacenar registros de empleados.

Mientras escribe, asegúrese de explicar los diferentes tipos de documentos de los empleados, cómo archivar estos documentos, quién tiene acceso a ellos y cuándo y cómo deben destruirse.

También es esencial compartir estas políticas y procesos con sus empleados. Puede hacerlo incluyéndolos en su manual de políticas y procedimientos, incorporándolos en su proceso de incorporación y enviando correos electrónicos regulares a toda la empresa para recordar a los empleados sobre los procedimientos de mantenimiento de registros.

Escribir esta guía y comunicarla a su equipo garantiza la coherencia en la gestión de registros de su organización. También le brinda a su departamento de recursos humanos un punto de referencia fácil para que puedan tomar las decisiones correctas al manejar los registros de los empleados.

Manténgase al día con el cumplimiento legal

Las leyes y reglamentos en torno a la gestión de registros cambian con frecuencia. Esto es especialmente cierto cuando se trata de la evolución de la tecnología en torno a la gestión de registros digitales.

Asegúrese de mantenerse actualizado con estos cambios y ajuste sus políticas y procedimientos según sea necesario. Al hacerlo, puede limitar el riesgo de incumplimiento que puede resultar en sanciones como multas o acciones legales.

Revise regularmente los registros de sus empleados

La información de los empleados cambia regularmente, a menudo como resultado de la rotación, las promociones y los cambios en las circunstancias personales. Instale sistemas para revisar los registros de sus empleados de forma regular para confirmar que contienen información precisa.

Las herramientas de gestión de registros digitales a menudo tienen funciones que ayudan con esto. Por ejemplo, puede configurar un recordatorio anual recurrente para que los miembros del equipo actualicen sus datos de contacto personales y de emergencia.

Las 3 mejores herramientas de gestión de documentos de empleados

Con una gama de software de gestión de registros de empleados disponible, puede ser difícil decidir cuál es el mejor para su empresa. Aquí están nuestras recomendaciones para las tres mejores herramientas de gestión de documentos.

Connecteam simplifica la gestión de todo tipo de documentos de los empleados desde su creación hasta su eliminación. Las funciones de administración de documentos de Connecteam almacenan de forma segura documentos confidenciales, simplifican sus operaciones y lo ayudan a cumplir con las normas.

Usando la aplicación móvil con todas las funciones de Connecteam, usted y sus empleados pueden cargar documentos sobre la marcha. Luego puede acceder a los registros de los empleados desde su ubicación segura a través de un tablero centralizado.

Además, Connecteam ofrece almacenamiento ilimitado. Guarde todo lo que necesite y conserve sus documentos durante el tiempo que exija la ley.

Con un chat de equipo incorporado , Connecteam también le permite compartir y discutir documentos con sus empleados en tiempo real. También hay funciones de notificación avanzadas que puede usar para mantener sus documentos actualizados y precisos. Por ejemplo, Connecteam puede notificarle cuándo vencen los contratos de trabajo.

Los permisos de acceso y el cifrado de extremo a extremo protegen aún más los documentos confidenciales de los empleados, evitando cualquier filtración de datos.

Connecteam también tiene una interfaz intuitiva y una asistencia integral al cliente. Es fácil para su equipo comenzar y pueden comunicarse fácilmente con el servicio al cliente si tienen alguna pregunta o inquietud.

Pero Connecteam es mucho más que una aplicación de gestión de registros de empleados. Es una solución de gestión de empleados digital todo en uno que incluye funciones de programación, comunicación, reconocimiento de empleados y capacitación.

También es una solución de gestión de documentos muy asequible. El plan para pequeñas empresas gratuito para siempre de Connecteam brinda acceso a hasta 10 usuarios a sus funciones más populares, incluida la administración de documentos de los empleados. Los planes pagos comienzan desde $29 por mes para hasta 30 usuarios, luego solo $0.50 mensuales por cada usuario adicional.

Precios

• Comienza en solo $ 29 / mes para los primeros 30 usuarios
• Prueba gratuita de 14 días
• Plan gratuito disponible

DynaFile es un software de gestión de documentos en la nube que se puede utilizar para la gestión de archivos de los empleados. Proporciona almacenamiento centralizado basado en la web y digitaliza los procesos de gestión de registros de las empresas.

Incluye una función de escaneo automatizado que admite el escaneo por lotes de una gran cantidad de documentos. Los usuarios también pueden compartir archivos a través de enlaces de documentos públicos o privados.

DynaFile asigna códigos de barras a los archivos durante el escaneo que luego se pueden usar para encontrar registros. También ofrece una función que permite archivar documentos automáticamente.

Otras características incluyen permisos de acceso de usuario, controles de administración y firmas electrónicas. Sin embargo, DynaFile no ofrece una aplicación móvil.

Precios

• Póngase en contacto con el proveedor para conocer el precio
• Prueba: No
• Plan gratuito: No

Avokaado es una herramienta digital para la gestión del ciclo de vida de los contratos. Ayuda a los usuarios a redactar, negociar, firmar y administrar sus contratos.

Los usuarios pueden redactar contratos basados ​​en plantillas y automatización basadas en cláusulas. También pueden automatizar el seguimiento de fechas límite y establecer recordatorios sobre fechas importantes relacionadas con documentos, como fechas de renovación.

Avokaado utiliza almacenamiento en la nube privada. Esto permite a los empleadores rastrear y colaborar en contratos originales o basados ​​en plantillas. La plataforma también permite a los usuarios administrar el acceso a los archivos y agregar firmas electrónicas a los contratos.

Avokaado es un sistema de gestión de contratos independiente. Sin embargo, ofrece integraciones con el software existente de los usuarios, incluidos Persona y Salesforce.

Precios

• Desde $312,40/mes (Precio indicado solo en euros: 290 €/mes)
• Prueba: Sí
• Plan gratuito: Sí

Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre los 10 mejores software de gestión de documentos de recursos humanos.

Una solución de gestión de registros digitales para su empresa

El software de gestión de registros de empleados es la mejor manera de almacenar y acceder a los registros de sus empleados. Le permite hacerlo rápida y fácilmente, con un nivel de seguridad que el manejo manual de datos no puede igualar.

Uno de los aspectos más importantes de la gestión de los registros de sus empleados es comprender sus obligaciones legales. Consulte las leyes y reglamentos a nivel federal y estatal para averiguar qué registros debe conservar, durante cuánto tiempo debe conservarlos y quién tiene acceso a ellos.

A continuación, puede configurar un sistema de gestión de documentos digitales que no solo cumpla con las leyes pertinentes, sino que también satisfaga las necesidades de su negocio.