Cómo usar un sistema de mensajería para empleados para una mejor comunicación en el lugar de trabajo

En el entorno actual de trabajadores dispersos y sin escritorio, comunicarse de manera eficiente con sus empleados es más desafiante que nunca. Muchos empleados están en el campo la mayor parte del día o trabajan en diferentes zonas horarias, por lo que los métodos de comunicación tradicionales no siempre funcionan. Un sistema de mensajería para empleados puede ayudarlo a superar estos desafíos para que pueda comunicarse con su fuerza laboral sin importar dónde o cuándo estén trabajando.

¿Qué es un sistema de mensajería para empleados?

Un sistema de mensajería para empleados es una herramienta para comunicarse con todos en su organización utilizando una plataforma central. Con un sistema de mensajería para empleados, puede comunicarse con mensajes instantáneos, chats, llamadas de voz, tableros de anuncios, fuentes sociales y más. Los empleados pueden compartir información, colaborar y administrar fácilmente las tareas diarias.

Características de un sistema de mensajería eficaz para empleados

No todos los sistemas de mensajería para empleados son igualmente útiles. Para sacarle el máximo partido a la tuya, busca una solución que tenga las siguientes características:

Interfaz amigable

Si la interfaz de usuario de su sistema de mensajería es tosca y está desactualizada, tendrá dificultades para que sus empleados la usen. Un buen sistema de mensajería será una parte integral de casi todos los flujos de trabajo, por lo que elegir uno que sea fácil de usar debe ser una prioridad.

Idealmente, el sistema debería tener un diseño intuitivo: todos deberían poder descubrir cómo funciona desde el tablero o el punto de acceso. Es posible que deba proporcionar a sus empleados algún tipo de capacitación sobre su sistema, pero no debería ser tan complicado como para que sea más problemático de lo que vale.

Acceso móvil

Las personas usan los dispositivos móviles mucho más que las computadoras portátiles o de escritorio, en particular los trabajadores sin escritorio. Es probable que sus empleados siempre tengan un dispositivo móvil, por lo que un sistema efectivo les permitirá comunicarse y recibir notificaciones en sus teléfonos o tabletas.

integraciones

Su sistema de mensajería debe incorporarse a su rutina diaria para que los empleados puedan usarlo sin esfuerzo durante su jornada laboral. Un buen sistema se integrará con las herramientas que ya utiliza, como el correo electrónico y el software de gestión de proyectos.

personalización

Cada empresa es diferente y el sistema de mensajería de sus empleados debe poder adaptarse a esas diferencias al permitirle personalizar la plataforma. Poder configurar diferentes canales o grupos basados ​​en proyectos, temas, incluso intereses comunes, hará que su sistema sea más útil.

Funcionalidad de búsqueda

Los mensajes más antiguos no necesariamente pierden su importancia a medida que los nuevos los entierran, por lo que "desaparecido" no debería significar "olvidado". Buscar en conversaciones antiguas es extremadamente útil cuando necesita información sobre proyectos anteriores.

Compartición de archivos

Cuando sus empleados colaboran en un proyecto, poder compartir archivos dentro del sistema de mensajería puede acelerar el progreso.

Seguridad y privacidad

Hablará sobre información comercial confidencial en su sistema de mensajería, así que asegúrese de elegir uno que proteja su privacidad y proporcione funciones de seguridad avanzadas.

Cómo elegir el sistema de mensajería para empleados adecuado

Su empresa es única, al igual que sus necesidades de comunicación. Antes de comenzar a evaluar a los proveedores, piense en cómo se comunica actualmente y cómo podría mejorar sus comunicaciones actuales. Necesitará características diferentes si sus empleados están principalmente en el campo que si todos están normalmente en la misma oficina.

Pregunte a sus empleados qué piensan de su sistema actual y cómo prefieren comunicarse. Cuando sienten que tienen voz para elegir el sistema, es más probable que lo implementen y participen mientras lo usan.

Una vez que comprenda lo que quieren sus empleados y qué características pueden ayudarlo a mejorar las comunicaciones, puede comenzar a comparar proveedores. Busque las funciones que identificó como más importantes, asegúrese de que sus datos estén protegidos y compare los precios de los planes que necesita. Muchas empresas ofrecen versiones gratuitas simplificadas, pero es posible que no sean la mejor opción.

Cómo usar los sistemas de mensajería de los empleados para una mejor comunicación en el lugar de trabajo

Una vez que tenga su sistema en su lugar, aquí hay algunas formas en que puede usarlo para optimizar sus operaciones comerciales diarias:

Incorporación y Orientación

Sus empleados tienen mucho que aprender cuando comienzan a trabajar con usted. Desde dónde obtener recargas de café hasta dominar su nuevo rol, la incorporación exitosa requiere más que solo firmar algunos formularios de recursos humanos y ver algunos videos de capacitación. Desea que sus nuevos empleados adopten la cultura y los valores de su empresa a medida que aprenden las reglas. Tampoco querrás que se queden esperando a que alguien les diga qué hacer a continuación.

Su sistema de mensajería para empleados puede simplificar el proceso de incorporación y facilitar que los nuevos empleados se asimilen a sus equipos de trabajo. Muchos departamentos diferentes deben participar en la contratación de nuevos empleados.

Un flujo de trabajo de incorporación en su sistema de mensajería puede facilitar que los diferentes departamentos realicen un seguimiento de las actividades de incorporación y orientación. De esa forma, los empleados sabrán exactamente qué se espera de ellos y qué deben hacer a continuación, y los gerentes y su departamento de recursos humanos no tendrán que duplicar su trabajo para cada empleado.

Los sistemas de mensajería también facilitan que los empleados conozcan a los nuevos miembros del equipo y se comuniquen con sus mentores y supervisores. Si tienen una pregunta, enviar un mensaje es más rápido y más fácil que enviar un correo electrónico o buscar físicamente a sus supervisores.

Colaboración en equipo

Sus empleados pueden usar los sistemas de mensajería para colaborar compartiendo ideas, actualizaciones y archivos rápidamente entre ellos. Los sistemas de mensajería brindan comunicación en tiempo real, por lo que sus equipos pueden discutir y resolver problemas de inmediato, sin necesidad de largas e interminables cadenas de correo electrónico o reuniones en persona.

Utilice su sistema de mensajería como una ubicación central para documentos y otra información relacionada con proyectos actuales donde todos los miembros del equipo puedan acceder a ella. Al mantener a todos informados, puede evitar malentendidos y prioridades conflictivas. Un sólido sistema de mensajería servirá como una herramienta de gestión de proyectos sobre la marcha, lo que permitirá a los empleados mantenerse actualizados sobre el progreso y planificar sus próximos pasos.

Comentarios de los empleados

La comunicación abierta es esencial para crear una cultura de trabajo positiva en la que los empleados estén comprometidos y se sientan valorados. La retroalimentación es una forma de fomentar una comunicación más abierta y honesta entre gerentes y trabajadores y entre pares.

El uso de sus canales de comunicación internos para facilitar la retroalimentación en múltiples niveles brinda a todos en su empresa la información que necesitan para mejorar su desempeño en sus roles. Los gerentes pueden dar retroalimentación a los empleados para reconocer un trabajo bien hecho y señalar áreas de mejora. Los sistemas de mensajería son ideales cuando no es posible hablar uno a uno. También son excelentes para hacer un seguimiento después de una revisión de desempeño más formal.

Los compañeros pueden darse retroalimentación unos a otros para reconocer cuando alguien ha ido más allá. Y aunque la retroalimentación de gerente a empleado y de igual a igual es necesaria, no pase por alto la importancia de solicitar la retroalimentación de los empleados sobre los gerentes y las políticas de la empresa.

Es costoso reemplazar a los empleados, lo que cuesta en promedio entre la mitad y el doble de su salario. Cuando solicita comentarios de sus empleados y actúa en consecuencia, tienden a sentirse valorados y es más probable que se comprometan con la empresa y sus trabajos. Puede hacer esto con su sistema de mensajería de varias maneras.

1. Una fuente de la empresa brinda a los empleados la oportunidad de reaccionar en tiempo real a los eventos y la comunicación. Pueden dejar comentarios y emojis en los mensajes para que pueda tener una idea del sentimiento de los empleados en torno a sus anuncios.
2. Puede usar su sistema de mensajería para generar y enviar encuestas, desde simples controles de pulso hasta encuestas de satisfacción de empleados más completas. Haga un seguimiento utilizando los datos generados a partir de sus encuestas para tomar decisiones informadas para mejorar la experiencia laboral de sus empleados.

Comunicación de emergencia

Afortunadamente, las verdaderas emergencias son raras para la mayoría de las empresas. Pero cuando ocurren, exigen una acción rápida para proteger a todos los involucrados. No querrás estar tratando de descifrar un complicado sistema de comunicación de emergencia en medio de una crisis.

En su lugar, puede utilizar su sistema de mensajería para la comunicación de emergencia. Establecer procedimientos de respuesta a emergencias y protocolos de seguridad con anticipación lo pondrá a la vanguardia cuando ocurra una emergencia. Podrá notificar a los empleados qué acciones deben tomar durante una crisis o desastre natural. También puede enviar alertas y asegurarse de que todos sepan dónde reunirse después de una alarma de incendio o una evacuación.

Incluso para emergencias menores, su sistema de comunicación puede ser un salvavidas. Hágales saber a sus empleados que no necesitan preocuparse por tratar de conducir al trabajo en caminos helados o envíeles consejos sobre preparación para emergencias durante la temporada de huracanes.

Programación de turnos y recordatorios

Mantenerse al tanto de los horarios cambiantes es un desafío tanto para los empleados como para los gerentes. Su sistema de comunicación puede ayudar a todos a realizar un seguimiento proporcionando turnos y horarios en una ubicación central.

Los gerentes pueden redactar horarios rápidamente y enviar recordatorios a los empleados de que su turno comenzará pronto. Los empleados pueden cambiar de turno directamente sin tener que pasar por los gerentes. Los empleados también pueden solicitar tiempo libre directamente a través del sistema de mensajería, para que no haya errores ni malentendidos. Puede duplicar horarios para evitar el trabajo repetitivo y enviar a todos una notificación cuando se publique un nuevo horario.

Comunicación con trabajadores que no son de escritorio

Los empleados sin escritorio pueden sentir que están aislados del resto del equipo si no prioriza la comunicación. Si bien los trabajadores sin escritorio no son nuevos, la tecnología ahora ofrece los medios para comunicarse con ellos de manera más efectiva que nunca. Los trabajadores de atención médica, servicio de restaurante, manufactura y construcción no siempre tienen el fácil acceso al correo electrónico que tienen los trabajadores de oficina, por lo que necesitan formas de comunicación más inmediatas.

Los sistemas de mensajería brindan contacto directo con los trabajadores sin escritorio para que puedan mantenerse actualizados y sentirse incluidos en los eventos de la empresa. También pueden comunicarse rápidamente con preguntas o inquietudes y actualizar a su supervisor sobre su progreso sin hacer llamadas telefónicas.

Votación e intercambio de información

Informe a sus empleados sobre los eventos de la empresa, tales como:

• Ofertas de trabajo
• Nuevas políticas
• Plazos de inscripción de beneficios
• Eventos sociales

Si está planeando un evento, envíe una encuesta rápida para obtener la opinión de todos. Por ejemplo, si está planeando una fiesta de Navidad de la empresa, brinde opciones: ¿sus empleados quieren tener una comida compartida, un intercambio de galletas o ir al karaoke? Realice una encuesta rápida para averiguarlo.

Reconocimiento de empleados y aumento de la moral

También puede usar el feed de su empresa para el reconocimiento y los saludos de los empleados. A todos les gusta sentirse valorados por su trabajo, y crear una cultura de reconocimiento mejorará la retención de empleados.

Para ser efectivo, el reconocimiento debe ser oportuno y estar conectado con los valores de la empresa. El reconocimiento que llega meses después de un buen trabajo no será tan efectivo como un reconocimiento inmediato. Utilice el feed de su empresa para reconocer y recompensar inmediatamente a sus mejores empleados.

También puede capacitar a los empleados para que se recompensen entre sí mediante la creación de un programa de recompensas para empleados. Los gerentes y empleados pueden otorgar recompensas que pueden canjearse por tarjetas de regalo.

Aunque las recompensas públicas tienen un enorme valor, también es importante enviar mensajes personales de agradecimiento. Dado que un entorno de trabajo sin escritorio significa que los empleados están constantemente en movimiento, no es tan probable que se encuentre con un empleado para transmitirle sus elogios. Anime a los gerentes a enviar a las personas mensajes privados de aliento para ayudar a construir relaciones.

Comunicación con nuevas contrataciones

Adaptarse a un nuevo trabajo puede ser abrumador y sus nuevos empleados son particularmente vulnerables durante las primeras semanas. Facilite el proceso manteniéndose en estrecho contacto a través de su sistema de mensajería.

Informe a sus nuevos empleados cómo usar el sistema de mensajería y agréguelos a cualquier canal en el que esté su equipo para fomentar un sentido de comunidad. Los gerentes deben mantener un contacto cercano durante el período de capacitación, asegurándose de que los empleados puedan hacer cualquier pregunta que tengan y que estén progresando en las actividades de incorporación como se espera.

Configure mensajes automatizados para comunicarse con los nuevos empleados en función de factores desencadenantes específicos. Por ejemplo, puede enviar una nota de felicitación junto con una recompensa cuando completen su capacitación de orientación. Sin embargo, asegúrese de que su gerente también envíe mensajes personalizados y se comunique con ellos con frecuencia.

Mejores prácticas para el uso de sistemas de mensajería de texto para empleados

Los sistemas de mensajería de los empleados son poderosas herramientas de comunicación. Sin embargo, como cualquier herramienta, pueden ser mal utilizadas. Para asegurarse de que el suyo se utilice para beneficiar tanto a su empresa como a sus empleados, debe establecer las mejores prácticas para su uso.

Establecer directrices claras

Trate de no abusar del privilegio de poder contactar a sus empleados. Si su organización tiene horas de trabajo claras, no use su sistema de mensajería fuera de las horas de trabajo. Si su empresa opera durante horas extendidas, asegúrese de que sus empleados sepan que no se espera que revisen o respondan mensajes durante sus horas libres.

No necesariamente desea restringir el uso del sistema de mensajería solo para conversaciones de trabajo (establecer canales para intereses compartidos es una excelente manera de fomentar la comunidad y la innovación), pero debe esperar que todos los mensajes sean respetuosos y profesionales. Deje claras las expectativas y deje que todos sepan que si no lo dirían frente a su supervisor, no deberían decirlo en el sistema de mensajería.

Mantenga la privacidad y la seguridad

No solo necesita proteger la información confidencial de la empresa, sino que sus empleados también deben saber que sus comunicaciones se mantendrán privadas cuando corresponda. Si un empleado envía un mensaje a su gerente sobre un asunto personal, debe poder confiar en que se manejará de manera confidencial.

Evitar distracciones

Su sistema de mensajería debe mejorar la productividad de los empleados, no restarle valor. Evite abusar de su sistema y distraer a sus empleados de hacer su trabajo principal. El cerebro humano no fue diseñado para realizar múltiples tareas, así que deje que sus empleados se concentren en tareas de alto valor.

Además, si envía demasiados mensajes de texto, su personal comenzará a ignorarlo. Cuando todo es importante, nada es importante. Las notificaciones interminables sobre cada problema menor perderán su impacto. Mantenga actualizaciones menores en el feed de la empresa y limite las notificaciones a mensajes verdaderamente importantes e información urgente.

Los 3 mejores sistemas de mensajería para empleados

Connecteam es un sistema de mensajería para empleados todo en uno con funciones de chat avanzadas para que pueda mantenerse en contacto con su equipo sin importar su ubicación. Con Connecteam, puede enviar mensajes de audio, videos, imágenes y archivos. La función de geolocalización incluso le permite saber exactamente dónde están sus empleados mientras trabajan.

Con una aplicación web y acceso móvil, no necesita ningún equipo especial para mantenerse en contacto, lo que hace que Connecteam sea ideal para trabajadores sin escritorio.

Puede crear grupos inteligentes personalizados según los criterios del directorio de empleados integrado. Agregue todos los miembros de un equipo en particular a un chat grupal y todos los gerentes a otro. No es necesario que agregue personas manualmente de una en una.

Mantenga las conversaciones encaminadas y profesionales al designar a un moderador. El administrador puede eliminar contenido inapropiado y establecer controles para restringir el acceso a ciertas funciones.

Con funciones de seguridad mejoradas, Connecteam mantiene seguros sus mensajes y otros datos. Cuando los empleados dejan su organización, automáticamente pierden su acceso a Connecteam. Los datos no se descargan en dispositivos individuales y la información no se puede guardar ni exportar desde el sistema.

Connecteam va mucho más allá de la mensajería y proporciona un completo sistema de gestión de empleados. Puede gestionar la programación, los recursos humanos, la gestión de proyectos y la comunicación, todo desde la misma plataforma asequible.

Slack fue diseñado para la comunicación empresarial. Sus funciones de flujo de trabajo y chat le permiten colaborar y comunicarse en tiempo real. Puede configurar diferentes canales en Slack según el proyecto, la ubicación, el equipo o cualquier otra categoría.

Con Slack, sus chats grupales se organizan en hilos, delineando una estructura clara. Puede editar y eliminar mensajes y enviar respuestas rápidas. Slack se integra con otras herramientas comerciales comunes y ofrece una suscripción gratuita.

WhatsApp es un sistema de mensajería gratuito propiedad de Meta. WhatsApp se usa a menudo para la comunicación segura debido a su autenticación de dos factores, encriptación y mensajes que desaparecen. Puede crear chats grupales para enviar textos, notas de voz, archivos, fotos y videos. WhatsApp te permite saber quién está en línea y quién ha visto tus mensajes.

Además de su plan gratuito, WhatsApp también tiene un plan comercial para comunicación interna y mensajes de texto masivos a sus empleados, así como mensajes de texto directos con los clientes.