Cómo escribir un formulario de solicitud de tiempo libre para empleados + plantilla gratuita

Como gerente, hacer un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre para todo su equipo puede ser un verdadero dolor de cabeza. Debe hacer malabarismos para satisfacer las necesidades individuales de los empleados y garantizar la dotación de personal adecuada. Por eso es esencial contar con un proceso de solicitud de tiempo libre claramente definido.

Los formularios de solicitud de tiempo libre de los empleados, como parte de una política de tiempo libre más amplia, son una gran herramienta para estandarizar este proceso. Brindan a los trabajadores una forma formal de solicitar tiempo libre y facilitan que usted u otros miembros del personal de recursos humanos (RR. HH.) aprueben y rechacen las solicitudes.

También puede registrar la aprobación o la denegación en cada formulario. De esta manera, puede ver de un vistazo a quién se le ha otorgado licencia y cuánto.

En este artículo, explicamos qué son los formularios de solicitud de tiempo libre de los empleados, por qué son importantes y cómo encajan en una política de tiempo libre. Además, ofrecemos una plantilla gratuita y explicamos cómo puede implementar mejor los formularios de solicitud en su organización.

¿Qué es un formulario de solicitud de tiempo libre?

Un formulario de solicitud de tiempo libre para empleados es un documento escrito que permite a los miembros del equipo solicitar cualquier tipo de permiso que puedan necesitar. Los tipos de licencia incluyen, entre otros:

• Días de vacaciones
• Licencia de maternidad
• Licencia médica
• Dias enfermos
• licencia militar
• licencia por duelo
• Licencia por lesión
• Licencia bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA)
• Tiempo libre general no pagado o pagado (PTO) por otras razones

Luego, estos formularios se envían a los gerentes, líderes de equipo o personal de recursos humanos, quienes aprueban o rechazan cada solicitud.

Sin embargo, no todas las organizaciones utilizan documentos de solicitud de tiempo libre. Algunos piden a los empleados que soliciten licencias por correo electrónico, solicitudes verbales o mediante una plataforma digital.

En general, estos formularios son parte de la política de tiempo libre más amplia de una empresa y ayudan a estandarizar el proceso de solicitud de tiempo libre .

¿Por qué es importante?

Una buena política de tiempo libre y un formulario de solicitud de tiempo libre para empleados pueden ayudar a su organización con:

Cumplimiento

Los empleadores están sujetos a requisitos legales para proporcionar ciertos tipos de licencia, como licencia por enfermedad o licencia familiar. Por ejemplo, la Ley de licencia médica y familiar (FMLA) exige que los empleadores proporcionen 12 semanas de licencia no remunerada con protección laboral a los trabajadores que necesitan licencia por enfermedad o necesitan cuidar a un familiar con una enfermedad crónica.

Al usar un formulario de solicitud de tiempo libre, puede asegurarse de que su empresa cumpla con los requisitos legales y documente las solicitudes de tiempo libre de los empleados de manera consistente y confiable.

Además, tener un registro de las solicitudes y aprobaciones de tiempo libre de los empleados puede ayudar a demostrar que la política de tiempo libre de su empresa cumple con las regulaciones laborales y de mantenimiento de registros.

Gestión de permisos de empleados y necesidades laborales.

Los formularios de solicitud le permiten ver quién está utilizando su tiempo libre pagado (PTO). Le permiten planificar con anticipación para reducir el riesgo de brechas en el personal . Los formularios también le permiten realizar un seguimiento de quién ha sido aprobado para la licencia y asegurarse de que no se pase por alto ninguna solicitud de licencia.

Apoyando a sus empleados

Los trabajadores estadounidenses se encuentran entre los más sobrecargados de trabajo del mundo, con más del 20% de los empleados en el sector privado que no tienen acceso a PTO. Esto los deja con un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida personal, lo que puede contribuir a problemas como el agotamiento y la desconexión.

Una buena política de tiempo libre brinda a los empleados acceso al tiempo de inactividad que tanto necesitan, y los formularios estandarizados les permiten solicitar tiempo libre mucho más fácilmente. A su vez, los empleados se sienten respaldados al saber que tienen un camino claro para tomarse un tiempo fuera del trabajo para recargar y actualizar.

Reducir la rotación y el ausentismo

En una nota similar, una encuesta de Deloitte de 1,000 profesionales encontró que el 42% de todos los trabajadores y casi la mitad de los trabajadores Millennial informaron haber renunciado a un trabajo debido al agotamiento. Harvard Business Review informa que cuando los empleados tienen exceso de trabajo, las empresas experimentan una mayor rotación, un mayor ausentismo y mayores costos de seguro.

Con los formularios de solicitud, los miembros del equipo pueden solicitar fácilmente tiempo libre cuando lo necesiten . De esta manera, pueden sentirse menos tentados a faltar al trabajo o, peor aún, a renunciar.

Qué incluir en un formulario de solicitud de tiempo libre

Esto es lo que podría incluir un buen formulario de solicitud de licencia.

Instrucciones para el formulario

Estos deben explicarle al trabajador cómo llenar el formulario. También puede indicar con cuánto tiempo de anticipación los empleados deben solicitar un permiso de ausencia.

Fecha de solicitud

Es importante que los equipos y gerentes de recursos humanos vean cuándo un empleado ha solicitado tiempo libre para que puedan aprobar o denegar el formulario de manera oportuna.

Información del empleado

El formulario debe incluir el nombre y la firma del empleado. Según la organización, también podría incluir el número de empleado, la función y el departamento para ayudar a la empresa a identificar al trabajador.

Las fechas solicitadas y por qué

Debe haber una sección en el formulario en la que un empleado pueda indicar los días u horas exactos que solicita y el número total de días u horas que solicita.

También es importante hacer un seguimiento de por qué un trabajador solicita una licencia. Esto puede ayudar a Recursos Humanos a tomar una decisión sobre si aprobar o no las solicitudes de tiempo libre.

Esta sección también podría incluir un espacio para comentarios adicionales, si el trabajador desea proporcionar más información sobre su solicitud.

Una sección para rastrear si la solicitud ha sido aprobada

Debe haber un área donde el personal de recursos humanos pueda indicar si la solicitud ha sido aprobada o no. Esta sección también debe tener un espacio para la firma del gerente o del personal de recursos humanos.

Plantilla gratuita de solicitud de tiempo libre para empleados

Puede crear un formulario de solicitud de tiempo libre utilizando Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word u otro procesador de textos. Puede agregar el logotipo y los colores de su empresa y luego guardar el formulario en formato PDF . Se recomienda guardar el formulario en formato PDF, ya que es más fácil completarlo digitalmente en este formato.

Al crear su formulario, use un lenguaje simple y conciso . Esto ayudará a los trabajadores a completar el formulario más rápidamente y evitará confusiones. También querrás adoptar un tono ligeramente formal. Incluso si su entorno de trabajo es informal, un tono formal y fáctico transmite la importancia del documento.

Puede ser un desafío crear un formulario desde cero, así que descargue nuestra plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre y utilícela como punto de partida. Puedes personalizarlo según tus necesidades.

>> Descargue su plantilla de formulario de solicitud de tiempo libre <<

Mejores prácticas para implementar formularios de solicitud de tiempo libre para empleados de manera efectiva

Tenga una política de tiempo libre

Su formulario de solicitud de tiempo libre debe ser parte de una política más amplia de tiempo libre para garantizar que las solicitudes se manejen de manera justa. Su política de tiempo libre debe ser de fácil acceso para los trabajadores. Inclúyalo en su manual del empleado y guárdelo donde los miembros del equipo puedan consultarlo fácilmente.

Puede explicar lo siguiente en su póliza:

• Los diferentes tipos de ausencias, como licencia por enfermedad, licencia familiar, PTO, etc.
• Cuando los empleados pueden tomar tiempo libre.
• Cómo los empleados pueden solicitar tiempo libre.
• Usos adecuados de los formularios de solicitud de vacaciones.
• Qué deben hacer los empleados si tienen una emergencia o enfermedad de última hora que no permite un formulario de solicitud de licencia.
• ¿Cuántos trabajadores pueden ausentarse del trabajo al mismo tiempo? Esto se puede expresar como un porcentaje, como el 20% de un equipo o departamento.
• Quién revisa, aprueba y niega las solicitudes.
• Dónde deben acudir los empleados, o a quién deben contactar, si tienen preguntas sobre las solicitudes de tiempo libre.
• Qué pueden hacer los trabajadores si su solicitud es denegada.

Su política de tiempo libre también debe detallar:

El (los) período (s) de notificación para las solicitudes

Los trabajadores deben saber con cuánta anticipación deben solicitar la licencia. Algunas empresas quieren un aviso de al menos 2 semanas a 1 mes para el tiempo libre.

La antelación que solicite puede depender de la flexibilidad del horario de su empresa. Por ejemplo, es posible que desee pedirles a los trabajadores que le avisen con al menos 2 meses de anticipación para permisos de ausencia más prolongados, como 4 semanas o más.

Tener un aviso sustancial lo ayuda a planificar los horarios de los empleados en consecuencia. También le da tiempo para contratar un reemplazo temporal si es necesario.

Su línea de tiempo de respuesta

Idealmente, debería poder responder a los formularios de solicitud de licencia en 3 días o menos . No debería tomar más de una semana. Si tiene empleados que envían solicitudes digitalmente a través de una plataforma en línea, puede responder a las solicitudes aún más rápido.

Reglas para modificar solicitudes

Considere cuáles son las reglas sobre la modificación de los formularios de solicitud si cambian los planes de un empleado. Es posible que desee que los miembros del equipo envíen un correo electrónico a un gerente específico o a un miembro del equipo de recursos humanos para modificar su formulario. O bien, puede solicitar a los trabajadores que envíen un nuevo formulario de solicitud.

El procedimiento para denegar una solicitud de tiempo libre

Cree un procedimiento formal que los gerentes o el personal de recursos humanos deban seguir cuando nieguen solicitudes de tiempo libre. Luego describa esto en su política de tiempo libre.

Por ejemplo, puede considerar pedirle a la persona que rechazó la solicitud que se comunique directamente con el empleado para explicarle su decisión. Puede anotar en la política que los gerentes o RRHH ofrecerán a los empleados días u horas libres alternativos como compromiso.

O bien, puede solicitar a los empleados que presenten una determinada cantidad de solicitudes adicionales después de que se haya denegado una, por ejemplo, 1 o 2. Puede solicitar a los empleados que enumeren diferentes días u horas en los formularios de solicitud subsiguientes.

Utilice una solución de gestión de tiempo libre digital

El software de administración de tiempo libre digital como Connecteam puede ayudarlo a crear fácilmente una política de tiempo libre y administrar las solicitudes de tiempo libre.

Connecteam es una solución integral de gestión de empleados que ofrece una variedad de funciones diseñadas para ayudarlo a administrar su fuerza laboral de manera más eficiente.

Con la función de administración de tiempo libre de Connecteam, sus empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre desde su dispositivo móvil, y los gerentes pueden aprobar o rechazar las solicitudes con solo unos pocos clics. El sistema realiza un seguimiento automático de todas las solicitudes y aprobaciones de tiempo libre, por lo que no es necesario realizar un seguimiento manual de las solicitudes ni utilizar hojas de cálculo.

También debe leer nuestra revisión en profundidad de los mejores rastreadores de pto de empleados

Con Connecteam, puede configurar reglas sobre cuánto tiempo libre pueden tomarse los empleados, cuánto aviso deben proporcionar y si ciertos períodos del año están bloqueados o no para las solicitudes de tiempo libre.

Lo mejor de todo es que la función de administración del tiempo libre de Connecteam se integra a la perfección con el resto de la plataforma de Connecteam, lo que le permite administrar todos los aspectos de su fuerza laboral desde una sola plataforma. Esto facilita la programación de turnos, la comunicación con los empleados y el seguimiento del tiempo y la asistencia, todo desde una ubicación central.

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Planifique con anticipación los cuellos de botella y los problemas

Durante los grandes eventos y durante las vacaciones, es común que muchos empleados soliciten una licencia por el mismo tiempo.

Puede planificar esto con anticipación comunicándose con sus empleados un mes o más antes de las vacaciones para averiguar quién está dispuesto a trabajar. Cree un banco de empleados al que pueda recurrir durante este período. También podría considerar darles tiempo libre a estos trabajadores durante las próximas vacaciones. De esta manera, no depende de los mismos empleados para cubrir demasiados días u horas.

También debe establecer un nivel mínimo de dotación de personal . Considere qué porcentaje de su personal necesita tener para cada turno. Además, asegúrese de que esta cantidad de trabajadores pueda ofrecer la calidad de servicio que sus clientes esperan durante cualquier otra época del año.

Si su organización trabaja durante las vacaciones o está más ocupada porque todos quieren tiempo libre, es posible que desee organizar soluciones de personal temporal antes de las vacaciones para llenar los vacíos.

Además, hay algunas formas en que puede asegurarse de que las solicitudes de tiempo libre se manejen de manera justa durante las vacaciones populares. Puede establecer una política para priorizar las solicitudes por antigüedad, por orden de llegada o observando quién tiene menos tiempo libre. Incluso podrías ofrecer bonificaciones a los trabajadores que estén dispuestos a trabajar en días festivos importantes.

Enfermedades y emergencias

Los empleados pueden enfermarse repentinamente o experimentar una emergencia. En estos casos, normalmente no tendrán tiempo de pedir días o semanas de vacaciones con un formulario de solicitud. Por eso es fundamental contar con una política de tiempo libre de última hora.

Su póliza debe incluir:

• Una definición de lo que constituye una enfermedad o emergencia.
• Una explicación de a quién debe contactar su empleado en estas situaciones, ya sea usted, otra persona o un miembro de Recursos Humanos.
• La cantidad mínima de preaviso que el empleado debe dar antes del inicio de su jornada laboral. Por ejemplo, 2 horas.
• Si el empleado necesita una nota por enfermedad si regresa. Muchas organizaciones requieren una nota de enfermedad después de una ausencia de 3 días.
• Si se paga o no el tiempo libre de última hora.

Además, querrá crear una política interna para tratar las ausencias de última hora. Debe saber cómo llenará un vacío repentino en un turno. Es posible que tenga una lista de trabajadores de guardia a los que puede contactar para que vengan en el último minuto. También puede enviar una solicitud grupal de texto o correo electrónico a sus empleados para averiguar si hay alguien disponible.

Cree un proceso de admisión para responder a las solicitudes de tiempo libre con prontitud

Cuando los empleados solicitan una licencia, es probable que estén esperando ansiosamente una respuesta. Su empresa también necesita saber qué solicitudes se aprueban para que pueda completar los horarios o turnos afectados por una ausencia.

Un proceso de admisión puede ayudar. Esto solo significa un proceso para enviar y manejar formularios de solicitud . Va de la mano con su política de tiempo libre.

Al crear su proceso de admisión, debe tener en cuenta:

• Dónde y cómo se envían los formularios.
• Quién es responsable de revisarlos.
• Cómo se toman las decisiones de tiempo libre.
• Cómo presentar formularios completos.

Por ejemplo, puede solicitar a los trabajadores que envíen formularios completos por correo electrónico o en persona, ya sea a usted, a un miembro del equipo designado o a su departamento de recursos humanos. También puede solicitar a los trabajadores que envíen formularios digitalmente a través de una plataforma de gestión de trabajo en línea o una solución de software para compartir archivos.

Puede crear su proceso de admisión manualmente, creando un conjunto de instrucciones paso a paso para compartir con el personal de recursos humanos que se encargará de los formularios de solicitud. Pero esto puede ser difícil y llevar mucho tiempo.

Al usar una plataforma digital como Connecteam, puede automatizar gran parte del proceso de solicitud de tiempo libre. Los trabajadores pueden solicitar tiempo libre desde cualquier dispositivo y usted puede recibir solicitudes en tiempo real. Estas plataformas le permiten revisar las licencias solicitadas por los empleados de inmediato.

También notifican a los empleados cuando se ha tomado una decisión sobre su solicitud. Además, puede ver de un vistazo quién ha solicitado una licencia y qué solicitud aún debe atenderse.

Algunas plataformas digitales también se vinculan directamente con las funciones de programación, por lo que puede actualizar rápidamente los turnos y los horarios, preguntar a los miembros del equipo quién puede cubrir a un trabajador ausente y recibir notificaciones si un turno necesita más empleados.

Revise su política de tiempo libre para el cumplimiento

Es posible que desee revisar su política de licencia con un abogado para asegurarse de que no viole ninguna ley .

Por ejemplo, en la mayoría de los casos, los empleadores no pueden negarle a un empleado la licencia FMLA. Sin embargo, en los casos en que un empleador tenga menos de 50 empleados o el trabajador que solicita la licencia haya trabajado para la empresa menos de 1250 horas o 12 meses, es posible que no sea elegible para la licencia. Comprender los detalles de esta ley es importante.

Cualquiera que tome decisiones sobre la licencia en su empresa debe saber cuándo se deben aprobar las solicitudes de licencia y cuándo es posible que los trabajadores no califiquen para la licencia.

Evalúe la efectividad de sus formularios de solicitud de tiempo libre

Los formularios de solicitud de licencia deben reducir las ausencias y los empleados que no llaman y no se presentan. Si no lo hacen o si los empleados habitualmente no envían los formularios correctamente, reevalúe su política .

Considere si necesita solicitar información adicional a los empleados. O vea si hay instrucciones adicionales que pueda proporcionar en los formularios para ayudar a los empleados a completar los formularios de solicitud correctamente y enviarlos a tiempo.

Por ejemplo, si sus formularios son demasiado complicados, es posible que los trabajadores no se sientan seguros al completarlos. La simplificación de los formularios de solicitud a 1 o 2 páginas y el uso de un lenguaje sencillo puede ayudar. Proporcionar un espacio para notas adicionales en el formulario puede dar a los empleados la oportunidad de explicar, en sus propias palabras, por qué necesitan tiempo libre.

Si tiene muchas ausencias de última hora, es posible que desee ver más de cerca su cronograma. ¿Exige a los trabajadores que den meses de preaviso? Es posible que algunos trabajadores no estén haciendo planes con tanta anticipación. Permitir que los trabajadores soliciten tiempo libre con un aviso de algunas semanas puede ofrecer más flexibilidad.

Resumen

Un formulario de solicitud de tiempo libre ayuda a los empleados a comunicarse cuando necesitan vacaciones, días de enfermedad o cualquier otro tipo de permiso. También le permite priorizar estas solicitudes e informar a los trabajadores si pueden tomar días libres específicos y cuándo.

Un formulario efectivo de solicitud de tiempo libre para empleados también puede reducir la confusión y los malentendidos entre los empleados y la gerencia, y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales.

Al utilizar nuestra plantilla gratuita y las mejores prácticas descritas en este artículo, puede eliminar el estrés de administrar las solicitudes de tiempo libre y crear un formulario de solicitud que funcione perfectamente para su negocio.

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