Cómo crear un manual de capacitación para empleados en 10 pasos

La creación de un manual de capacitación eficaz para empleados lo ayuda a brindar una incorporación constante de nuevos empleados, garantizar que todos en su empresa estén alineados con los objetivos y valores comerciales, y equipar a sus empleados con el conocimiento que necesitan para tener éxito en sus roles.

Puede usar los manuales de capacitación para varios propósitos y pueden cubrir una variedad de temas, flujos de trabajo, mejores prácticas y más. Sin embargo, tan importantes como son y tan versátiles como pueden ser, crear uno de estos manuales puede ser complicado.

En este artículo, lo guiamos a través de los 10 pasos para crear e implementar su propio manual de capacitación para empleados. También explicamos cómo Connecteam puede agilizar el proceso.

¿Qué es un manual de capacitación y cuál es su propósito?

Un manual de capacitación es un documento completo que ofrece instrucciones e información sobre un proceso, flujo de trabajo o tema .

No existe un formato estándar para estos manuales. Algunos ofrecen instrucciones paso a paso, algunos proporcionan elementos visuales como diagramas de flujo y otros son documentos extensos.

Muchas empresas proporcionan manuales de capacitación para los empleados para que puedan acceder fácilmente a la información relacionada con el trabajo, sin importar si son empleados nuevos o si han estado en la empresa durante años.

Algunos de los momentos más comunes para usar un manual de capacitación incluyen:

• Incorporación de nuevos empleados. A medida que los empleados se incorporan a la empresa, un manual de capacitación facilita ponerse al día sobre los requisitos del puesto, las expectativas, los sistemas que utiliza la empresa y las políticas y procedimientos de la empresa.
• Aprendizaje continuo. Incluso los empleados experimentados necesitan un repaso de vez en cuando. Es importante proporcionar manuales de capacitación para que los trabajadores puedan consultar las mejores prácticas y procesos.
• Cumplimiento y capacitación regulatoria. Los manuales de capacitación sobre temas como el acoso sexual, la discriminación, la capacitación interna, la ciberseguridad y la seguridad en el trabajo ayudan a que su empresa cumpla con los requisitos legales.
• Capacitación en productos o sistemas. Cuando implementa un nuevo sistema o producto en su empresa, los empleados deben saber cómo usarlo correctamente. Equípalos con esta información creando un manual de capacitación con instrucciones paso a paso para un uso óptimo.

Más allá de la capacitación de los empleados, a menudo existe la necesidad de manuales de capacitación para informar a los clientes sobre cómo usar los productos o servicios de su empresa.

Los beneficios de los manuales de capacitación

Brinda consistencia a tu equipo

Un buen manual de capacitación permite que todos los empleados experimenten la misma capacitación, lo que reduce la probabilidad de confusión o errores.

Cuando se documentan procesos o procedimientos importantes para todo el equipo, puede confiar en que todos trabajan con el mismo libro de jugadas y siguen las mismas instrucciones. Esto también le asegura al equipo que están siguiendo los pasos correctos.

Agilice el proceso de incorporación

El uso de un manual de capacitación le permite ahorrar tiempo en la incorporación de nuevos empleados . Puede asegurarse de que todos los empleados reciban la misma información estándar y estén preparados con el pie derecho desde el día 1. Cuanto antes aprendan los empleados los detalles de su función, antes podrán comenzar a proporcionar valor.

Los empleados pueden incorporarse de manera más rápida y productiva con material de capacitación efectivo, ya sea que necesiten comprender políticas, procesos y procedimientos o recibir una capacitación detallada sobre los productos o servicios de su empresa.

Fomentar el ingenio, el rendimiento y la independencia.

Los empleados tendrán más recursos para resolver problemas y aprender nuevas habilidades cuando sepan que existen manuales de capacitación efectivos y dónde encontrarlos.

Pueden consultar el manual en lugar de acudir a usted oa otro gerente para pedir ayuda. Esto ahorra tiempo a todos y aumenta la confianza y la independencia de los miembros del equipo a medida que encuentran soluciones por su cuenta.

Los empleados que están bien capacitados y confían en su conocimiento de su trabajo también es probable que se desempeñen mejor, sean más productivos y permanezcan comprometidos.

Aumente el cumplimiento y la seguridad

La mejor manera de garantizar que su equipo cumpla con las normas es asegurarse de que cuenten con la información correcta y los pasos a seguir. Crear un manual de capacitación es una excelente manera de delinear estos procedimientos y protocolos para evitar problemas de cumplimiento o demandas .

Incluso puede proporcionar videos de capacitación junto con un manual escrito para que los empleados tengan una representación en vivo y real de cómo cumplir con los requisitos.

Reducir errores

Un programa de formación detallado pone información importante directamente en manos de los empleados. No tendrá que preocuparse de que un empleado se olvide de cómo ejecutar correctamente una tarea, documentar un trabajo o seguir protocolos y procedimientos.

Evitar errores minimiza la necesidad de rehacer el trabajo y ayuda a mejorar la calidad del trabajo en general.

También le ayuda a evitar el pago de multas o horas extras . Por ejemplo, una capacitación adecuada hace que sea más probable que el trabajo se haga bien la primera vez. Esto evita que tenga que pagar horas extras a un empleado para que se quede hasta tarde y lo arregle. También mantiene informados a los empleados sobre los procedimientos adecuados, especialmente en lo que respecta a la seguridad o el cumplimiento, lo que limita el riesgo de multas por infracciones.

Ahorre dinero en costos de capacitación

Los manuales de capacitación pueden ayudar a su empresa a ahorrar dinero. En primer lugar, proporciona una forma consistente de capacitar a todos sobre un tema específico. No tendrá que pagar para crear y proporcionar sesiones de capacitación individualizadas o videos de capacitación. En cambio, puede condensar esa información en una sola fuente que todos sus empleados pueden usar.

Además, dado que los empleados siempre pueden consultar un manual de capacitación, no necesitará gastar dinero en crear cursos de actualización o sesiones de microaprendizaje para que los empleados se pongan al día si olvidan información.

Cómo crear un manual de capacitación para empleados en 10 pasos

Si bien el proceso exacto puede variar según las necesidades de su empresa, crear un manual de capacitación es tan fácil como seguir 10 pasos generales.

Paso 1: Identificar los objetivos de capacitación y conocimiento

Lo primero que debe hacer es averiguar qué conocimientos desea enseñar a través de esta capacitación . Piense en los objetivos más importantes que desea que alcancen los empleados. ¿Qué habilidades deben aprender o desarrollar? ¿Qué información deben aprender?

Es útil escribir algunas metas específicas. Por ejemplo: “Después de leer este manual, los empleados comprenderán el proceso exacto para inscribirse en los beneficios para empleados”. O, “Esta capacitación brindará a los miembros del equipo instrucciones específicas para completar su autoevaluación de desempeño”.

Paso 2: Definir el público objetivo

A continuación, piense en el público objetivo. Considere quién necesita este conocimiento o quién se beneficiará de estas instrucciones.

Querrás considerar cosas como el nivel de experiencia, el rol y los antecedentes . Por ejemplo, es probable que un empleado senior tenga conocimientos diferentes a los de un trabajador junior, así que tenga en cuenta de qué tipo de capacitación se puede beneficiar cada trabajador.

Del mismo modo, los empleados en diferentes puestos tendrán diferentes habilidades y conocimientos. Por ejemplo, puede incluir información técnica en un manual de capacitación para ingenieros, pero probablemente cause confusión en un manual para profesionales de recursos humanos.

A la hora de definir tu audiencia, también debes pensar en los objetivos que te propongas. Por ejemplo, el mayor objetivo puede ser mejorar la seguridad en su almacén. Su público objetivo será cualquiera que pase tiempo trabajando allí. O tal vez su objetivo es construir un equipo de gestión lleno de excelentes entrenadores. Su público objetivo serían los trabajadores que ya están en la gestión o interesados ​​en una promoción.

Paso 3: Reúna recursos e información

Antes de estar listo para crear su manual de capacitación, asegúrese de tener toda la información necesaria.

Por ejemplo, para un manual de capacitación sobre un procedimiento específico de la empresa, reúna toda la documentación existente del procedimiento y cualquier proceso relevante. Para la capacitación en software o sistemas, querrá tener a mano cualquier manual o guía de implementación. Para crear un manual de capacitación en seguridad, asegúrese de buscar cualquier reglamento o código.

Este también es un buen momento para consultar con cualquier experto interno o externo en la materia . Aquellos que están estrechamente involucrados con el tema de la capacitación pueden brindar información, ideas y mejores prácticas en las que quizás no haya pensado.

Paso 4: elige un formato y una estructura

A continuación, decida cómo formatear y estructurar su manual.

Elige el mejor formato

Existen numerosos tipos de materiales de capacitación, por lo que tiene muchos formatos para elegir.

Puede escribir un documento, crear una plataforma de diapositivas (como una presentación de PowerPoint o Google Sheets) o usar un sistema de gestión de aprendizaje interactivo (LMS) para crear su manual.

En última instancia, elija lo que funcione mejor para el tipo de capacitación que está brindando y su público objetivo.

Por ejemplo, puede usar una plataforma de diapositivas para un manual que incluye muchas imágenes, como flujos de trabajo e infografías para un manual centrado en la seguridad. Para un manual de recursos humanos que los empleados pueden consultar según sea necesario, un documento les facilita ubicar la información que necesitan.

Estructura tu manual

No importa cómo presente la información, necesitará un esquema sólido del contenido en sí. Cree un esquema que divida el contenido en partes pequeñas y fáciles de digerir .

Comience creando títulos para cada sección, incluida una introducción a la capacitación para explicar lo que un usuario puede esperar aprender, una tabla de contenido y una conclusión que resuma lo que se ha cubierto.

Mientras crea su manual, concéntrese en un diseño simple y accesible . No desea que el contenido de capacitación se pierda entre demasiados colores o estilos. Cíñete al estilo de la marca de tu empresa o solo usa un par de colores diferentes. Esto ayuda a que el manual sea más fácil de leer.

Además, asegúrese de utilizar la misma fuente de fácil lectura en todo el texto. Una fuente sans-serif como Arial es una opción segura. Use solo un par de tamaños de fuente diferentes según sea necesario para títulos, encabezados, subtítulos, texto principal, etc.

Incluir ayudas visuales

El material de capacitación efectivo incluye ayudas visuales. Incluso si su capacitación se basa principalmente en texto, incluir algunas ayudas visuales es una forma útil de transmitir información, especialmente a aquellos que aprenden visualmente.

Considere agregar imágenes que muestren cómo ejecutar un proceso, como diagramas de flujo o diagramas explicativos, o ilustraciones para mantener a los empleados comprometidos. Las tablas pueden ayudarlo a mostrar grandes cantidades de información de una manera digerible.

Las imágenes pueden hacer que su manual sea visualmente más interesante, pero evite usar demasiadas . Pueden desviar la atención de información más importante y hacer que su contenido se vea desordenado.

Paso 5: Redacta y edita el contenido

Consulte el esquema que creó y comience a llenar los espacios en blanco . Compleméntalo según sea necesario, especialmente si descubriste nueva información al hablar con las pymes o al revisar documentos.

Utilice el resultado final deseado como guía. Para que un empleado salga completamente capacitado, ¿qué necesita aprender? ¿Qué necesitas explicarles?

Tenga en cuenta la secuencia de información para que fluya de manera lógica. Comience desde el principio y desarrolle el tema a lo largo de la capacitación.

Como ejemplo, digamos que está creando un manual de capacitación sobre procedimientos de seguridad. Usted podría:

• Comience con una introducción sobre por qué la seguridad es importante y cómo estos procedimientos aumentan la seguridad en su empresa.
• Sumérjase en la “meta” de la capacitación para explicar todo lo que sus empleados necesitan saber.
• Termine con un resumen y los pasos. ¿Qué deben hacer sus empleados a continuación? ¿Cómo deben proceder ahora que han sido entrenados?

Además, recuerda tener en cuenta a tu audiencia al redactar tu contenido. Evite la jerga demasiado específica o técnica si está capacitando a una audiencia general. Además, tenga a mano todo lo que sea relevante en la capacitación para la audiencia en cuestión.

Por ejemplo, evite la jerga específica del rol en un manual de capacitación destinado a toda su empresa. En cambio, use un lenguaje que todos entiendan sin importar su posición. Por otro lado, para la capacitación centrada en un proceso que solo se aplica a 1 equipo, puede adaptar el manual para que sea más específico para el conocimiento de ese equipo.

Una vez que haya escrito su contenido, léalo y realice las ediciones necesarias .

Paso 6: Entregue un manual de prueba y haga los cambios necesarios

Antes de realizar una implementación en toda la empresa, pruébela con un pequeño subconjunto de la empresa. Puede elegir miembros de un departamento específico, miembros del liderazgo o incluso 1 o 2 personas de equipos multifuncionales para obtener un grupo completo.

Pídales que lean el manual de capacitación y luego solicite sus comentarios. Envíales una encuesta , haciendo preguntas como:

• ¿Qué te llevaste de esta formación?
• Después de leer el manual, ¿cómo calificaría su comprensión del tema?
• ¿Qué tan relevante es esta capacitación para su rol? ¿Cómo te ayudará a mejorar en el trabajo?
• ¿Hubo algo que esperabas aprender pero no lo hiciste?
• ¿Qué sugerencias tiene para futuras adiciones o cambios a esta capacitación?

Una vez que recopile sus comentarios, analice las respuestas para comprender los temas y las áreas de mejora. Use esa información para hacer cambios en el manual antes de publicarlo para todos.

Paso 7: implementar a todos los empleados

¡Felicitaciones, su manual de capacitación está listo para su publicación! Ahora es el momento de compartir con sus empleados.

Comience comunicando el nuevo recurso a su equipo . Explique por qué existe el manual, cómo puede ayudarlos y dónde pueden acceder a él.

Considere el uso de una estrategia de comunicación de varios frentes . Envíe un correo electrónico, comparta el manual en la aplicación de mensajería de su empresa y publíquelo en su base de conocimiento interna o página wiki. Esto cubre todas las bases y asegura que nadie pierda la información. También ofrece a los empleados varias opciones para acceder al manual.

Paso 8: seguimiento del progreso

A medida que los empleados trabajan con el manual de capacitación, puede ser útil realizar un seguimiento de su progreso y finalización.

No necesitará realizar un seguimiento del progreso de cada manual. Depende del tipo de entrenamiento . Los manuales que están destinados a ser consultados cuando sea necesario o aquellos que enseñan a los usuarios cómo usar un software específico generalmente no requieren un seguimiento del progreso.

Sin embargo, querrá realizar un seguimiento del progreso de la capacitación requerida por razones reglamentarias o de cumplimiento o manuales que ofrecen nueva información.

Paso 9: Pon a prueba el conocimiento de los empleados

Considere agregar cuestionarios u otros elementos interactivos a su manual de capacitación. Estos ayudan a evaluar el conocimiento de los empleados y mantenerlos comprometidos .

Consulte los principales objetivos de conocimiento que anotó, luego desarrolle su cuestionario e incluya preguntas para evaluar ese conocimiento. Puede configurar cuestionarios para que aparezcan a lo largo del manual o solo al final. Incluso puede exigir a los empleados que aprueben un cuestionario antes de terminar oficialmente el manual de capacitación.

Paso 10: recopile comentarios y actualice con el tiempo

Tal como lo hizo cuando hizo una prueba de funcionamiento de su manual, querrá solicitar comentarios de los empleados para realizar mejoras en su manual de capacitación.

Una encuesta también funciona bien aquí. Incluso puede considerar realizar 1 encuesta antes de que los empleados lean el manual y 1 después.

Un ejemplo de la encuesta inicial podría incluir preguntas como:

• ¿Qué espera aprender de este manual de capacitación?
• En una escala del 1 al 5, ¿cómo calificaría su comprensión actual del tema?

Para la encuesta posterior a la capacitación, puede usar preguntas similares a las que usó en su encuesta de prueba. Puede evaluar cuánto han aprendido y recopilar cualquier comentario o sugerencia que puedan tener.

Analice estas respuestas y actualice el manual de capacitación según sea necesario .

Cómo Connecteam puede ayudarlo con la capacitación

Connecteam es una plataforma de gestión del trabajo todo en uno que incluye todo lo que necesita para ofrecer una formación atractiva para los empleados .

Cree materiales y cursos de capacitación personalizados para empleados

Con Connecteam, puede crear fácilmente cursos de capacitación completos, videos breves, manuales de capacitación personalizados y otros materiales.

Utilice plantillas o cree materiales y cursos desde cero. Puede incluir archivos PDF, videos, formularios, imágenes, infografías y más, y dividir los cursos en módulos fácilmente digeribles.

Además, a medida que las cosas cambian, es fácil revisar y actualizar su contenido de capacitación según sea necesario.

Los empleados pueden usar la aplicación móvil Connecteam para acceder a la información de capacitación desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto fomenta el aprendizaje continuo y puede ayudar a aumentar su confianza e independencia.

Guarda toda la información en un solo lugar

Cuando utiliza Connecteam para crear materiales de formación, puede almacenar de forma segura toda la información en una base de conocimiento central .

Los empleados pueden consultar los materiales de capacitación, y cualquier otro documento importante de la empresa, siempre que lo necesiten. Esta única fuente de verdad significa que nadie tiene que perder tiempo buscando información de varios lugares.

Seguimiento del progreso y conocimiento de la prueba

Connecteam facilita el seguimiento del progreso de la capacitación de los empleados . Simplemente vea el tablero central para ver qué tan avanzado está en la capacitación de cada trabajador. Connecteam le permite enviar recordatorios automáticos a los empleados para alentarlos a completar la capacitación.

Además, los cuestionarios interactivos le permiten verificar el conocimiento de los miembros del equipo para asegurarse de que obtengan lo que necesitan de la capacitación.

A medida que los empleados terminan la capacitación y aprueban los cuestionarios en la aplicación, puede recompensar sus logros con insignias de reconocimiento o tokens digitales.

Pedir comentarios es muy fácil

La función de encuestas y sondeos de Connecteam le permite recopilar rápida y fácilmente los comentarios de los empleados. Puede crear y compartir encuestas y sondeos directamente en la aplicación, y los empleados pueden responder desde cualquier lugar.

Use plantillas o cree sus propias encuestas personalizadas con sí/no, escala de calificación, preguntas abiertas y de opción múltiple. Vea los resultados en tiempo real directamente desde su dispositivo móvil y envíe alertas inteligentes a los empleados recordándoles que completen la encuesta antes de la fecha límite.

Sin límites en la formación de los empleados

Con la capacidad de crear capacitación ilimitada y compartirla con usuarios ilimitados , Connecteam crece con su empresa, ya sea que tenga 10, 100 o 10 000 empleados. Nunca se preocupe por quedarse sin espacio de almacenamiento o tener que pagar más por más alumnos.

Conclusión

La creación de manuales de capacitación para empleados conduce a una incorporación más fácil, un mejor desempeño de los empleados, una mejor consistencia y menos errores. Con esta guía, está listo para seguir 10 pasos para diseñar e implementar su propio manual de capacitación.

Puede usar Connecteam para todas las necesidades de capacitación de sus empleados, desde la creación de materiales hasta la recopilación de comentarios. Sus empleados apreciarán la facilidad de acceder a los materiales sobre la marcha y usted se beneficiará de contar con trabajadores capacitados y capacitados. Los planes comienzan en solo $ 29 por mes para hasta 30 usuarios, y las pequeñas empresas con 10 empleados o menos pueden usar Connecteam 100% gratis de por vida.

preguntas frecuentes

¿Qué debe incluirse en los materiales de capacitación?

Los materiales de capacitación de los empleados deben incluir contenido escrito, ayudas visuales para ilustrar procesos y flujos de trabajo, y demostraciones en video. Una mejor práctica es incluir también pruebas o cuestionarios para verificar el conocimiento de los empleados.

¿Qué herramientas se utilizan para capacitar a los empleados?

Hay muchas herramientas digitales que puede utilizar para la formación de los empleados. Sin embargo, es importante seleccionar uno que ofrezca opciones de personalización, contenido escrito y visual, usuarios ilimitados y acceso sobre la marcha. Connecteam es una excelente opción para una solución de capacitación todo en uno.

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