Cómo Escribir una Carta de Verificación de Empleo + Plantillas Gratis

Como empleador, sus empleados pueden pedirle que confirme los detalles de su empleo para los prestamistas hipotecarios, los propietarios o incluso para otro empleador.

Si bien las cartas de verificación de empleo suelen ser breves y fáciles de preparar, es importante hacerlo bien.

Dar un paso en falso no solo se refleja negativamente en su empresa, sino que también puede afectar la capacidad de un empleado para obtener un préstamo, una vivienda o un nuevo trabajo.

En esta guía, lo explicamos cómo preparar una carta de verificación de empleo, incluida la información que debe cubrir.

Para ayudarlo, también hemos incluido algunos ejemplos de cartas de verificación de empleo y hemos preparado dos plantillas listas para usar.

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Formulario de verificación de empleado - Empleado actual

Formulario de verificación de empleado – Antiguo empleado

¿Qué es una carta de verificación de empleo?

Una carta de verificación de trabajo es prueba del empleo actual o anterior de alguien. Confirma que un empleado trabaja, o trabajó, para su empresa e incluye detalles como sus fechas de empleo, función y salario.

Una carta de verificación de empleo a veces también se conoce como:

• carta de empleo
• una carta de prueba de empleo
• una carta de verificación de trabajo
• una carta de verificación de salario
• una carta de prueba de ingresos
• un formulario de verificación de empleo

Estas cartas brindan verificación independiente de detalles clave de empleo para terceros. La solicitud de una carta puede provenir de un empleado o directamente de un tercero, como un banco, un arrendador, una agencia gubernamental u otro empleador.

Las cartas de verificación de trabajo son diferentes de las cartas de referencia o cartas de recomendación que describen qué tan bien se desempeñó un empleado en un rol. En cambio, las cartas de prueba de empleo brindan información neutral sobre el tiempo de un empleado en su empresa.

¿De dónde vienen las solicitudes de cartas de verificación de empleados?

Las solicitudes de una carta de verificación de salario pueden provenir de un empleado, quien luego la pasará al tercero que requiere la información.

Los empleados no tienen que decirle por qué solicitan la carta. Sin embargo, necesitan decirle qué información incluir cuando solicitan una carta en nombre de un tercero.

Las solicitudes también pueden provenir directamente de terceros. Éstas incluyen:

• Instituciones financieras. Por ejemplo, cuando un empleado solicita una hipoteca u otro préstamo, el banco debe confirmar su capacidad de pago. Si un empleado solicita reestructurar un préstamo existente o aplazar los pagos debido a dificultades financieras, el banco a menudo también necesita confirmar sus ingresos antes de decidir si concede su solicitud.
• Propietarios. Cuando un empleado solicita alquilar una propiedad, es posible que el propietario quiera ver si tiene la capacidad de pagar el alquiler, el depósito y otras tarifas de servicio.
• Otros empleadores. Si un empleado presenta una solicitud de empleo a otra empresa, el posible empleador puede solicitar una carta de verificación de trabajo para cotejar la información en el currículum del empleado.
• Los abogados de inmigración pueden solicitar una carta de un empleador al preparar una solicitud de visa para un empleado o un miembro de su familia. Por ejemplo, una carta de verificación de salario puede usarse como prueba de la capacidad de un empleado para patrocinar la solicitud de residencia permanente de un miembro de la familia.
• Las agencias de cobro de deudas a veces se comunican con los empleadores solicitando cartas de verificación de trabajo para alentar el pago. Debe buscar asesoramiento legal sobre cómo responder a este tipo de solicitudes, ya que a menudo solo puede divulgar información limitada por ley.
• Las agencias gubernamentales pueden solicitar una carta de verificación de empleo para identificar instancias de fraude al seguro social o para confirmar salarios para una decisión judicial. Lo mejor es hablar con un abogado para obtener orientación si recibe una solicitud como esta.

También es importante buscar asesoramiento legal para comprender cuándo la ley le exige que responda a las solicitudes de cartas de prueba de empleo.

A menudo no tienes que hacerlo. Sin embargo, puede ser una buena idea proporcionar una carta si apoya a un empleado, por ejemplo, ayudándolo a obtener una hipoteca, firmar un contrato de arrendamiento o encontrar un nuevo trabajo.

Las solicitudes de agencias gubernamentales suelen ser la excepción a esto. Es posible que la ley le exija que responda a estos y, por lo general, la solicitud establece el reglamento o la ley correspondiente.

¿Qué debe incluirse en una carta de verificación de empleo?

Hay cierta información básica que siempre debe incluir al escribir una carta de verificación de empleo. Los detalles específicos dependen de la solicitud, así como de la política de su empresa y de las leyes y reglamentos pertinentes.

Asegúrese de que su carta incluya:

• La fecha en que se escribe la carta , para que el destinatario sepa que la información que contiene está actualizada.
• El nombre y la dirección de su empresa.
• Un saludo. Si conoce los detalles del destinatario, puede dirigirse directamente a él. Si no lo hace, utilice "A quien corresponda".
• El nombre completo del empleado.
• Sus fechas de empleo , incluidas las fechas de inicio y finalización. Puede anotar la fecha de finalización como "presente" si el empleado todavía trabaja para su empresa.
• Su nombre e información de contacto , en caso de que el destinatario tenga alguna pregunta o necesite más información.
• Su firma.

Si la ley lo solicita y lo permite específicamente, es posible que también deba incluir:

• El nombre y la dirección de la empresa receptora, si se conoce.
• El puesto y el departamento del empleado.
• Una breve descripción de las funciones del empleado.
• El salario del empleado.
• Evidencia de respaldo de su salario, como talones de pago o hojas de tiempo.
• Frecuencia de pago, por ejemplo, semanal o mensual.
• El número de horas que el empleado trabaja en una semana o mes.
• Su tipo de empleo (tiempo completo, tiempo parcial o contrato)
• Por qué su empleo está terminando.
• Si se espera que su trabajo continúe.
• La elegibilidad del empleado para ser recontratado.

Dependiendo de la solicitud, puede proporcionar una carta de verificación de empleo en formato digital o impreso y enviarla por correo postal, correo electrónico o fax.

Cómo formatear una carta de prueba de empleo

Prepare la carta en papel con membrete de la empresa o papelería con el logotipo de su empresa. Esto confirma su autenticidad para el destinatario.

La mejor manera de presentar estas cartas es en formato de carta comercial.

Pon el nombre y la dirección de tu empresa, la fecha y la dirección del destinatario (si la conoces) en la parte superior izquierda de la carta. Luego, incluya su saludo, el contenido de su carta y una despedida formal, como "sinceramente" o "saludos cordiales". Su firma, nombre y función deben seguir.

Política y procedimiento de la carta de verificación de trabajo

Como empleador, sus empleados pueden solicitar regularmente un formulario de verificación de empleo. Por esta razón, es útil crear una política de verificación de cartas de empleo y establecer el procedimiento para solicitarlas y prepararlas.

La creación de una política y un procedimiento garantiza que su empresa adopte un enfoque coherente con respecto a las cartas de prueba de empleo.

Las políticas y los procedimientos también le ahorran tiempo a usted y a sus empleados. Puede agregarlos a su manual de políticas y procedimientos para que sus empleados los encuentren fácilmente. Al establecer claramente los pasos, obtiene toda la información que necesita del empleado sin tener que ir y venir.

Política

Una política de formulario de verificación de empleados establece cómo se tratan las solicitudes de cartas y quién es responsable de prepararlas.

Antes de redactar su póliza, es importante confirmar sus obligaciones legales tanto a nivel federal como estatal. La verificación de las cartas de empleo implica la divulgación de información confidencial de los empleados a terceros.

A menudo existen leyes y reglamentos sobre qué información de los empleados puede y no puede divulgar y el proceso para hacerlo. Por ejemplo, en algunos estados de EE. UU., los empleadores no pueden compartir el historial salarial con terceros.

Es posible que deba obtener el consentimiento firmado del empleado para divulgar su información antes de proporcionar una carta de prueba de empleo. También es una buena idea solicitar las solicitudes por escrito. Las solicitudes por escrito y los formularios de divulgación firmados crean un registro en caso de disputas posteriores, por ejemplo, si un empleado se opone a la información que usted reveló.

Por estas razones, Recursos Humanos (HR) a menudo tiene la tarea de responder a las solicitudes de cartas de verificación de empleados. Luego pueden asegurarse de que la carta cumpla con la política interna de la empresa y las leyes pertinentes.

Los gerentes o supervisores también pueden preparar formularios de verificación de empleados. Sin embargo, Recursos Humanos aún debe revisarlos antes de enviarlos.

Procedimiento

La creación de un procedimiento estándar para solicitar la verificación de cartas de empleo le ahorra tiempo a usted y a sus empleados. Los empleados saben a quién hacer la solicitud y qué información se requiere.

En su procedimiento, explique:

• A quién empleados y terceros deben realizar la solicitud.
• Quién es el responsable de preparar las cartas.
• Qué información se necesita para preparar la carta.
• Si se requiere una carta digital o impresa y dónde enviarla.
• Los plazos de respuesta a las solicitudes.
• Enlaces a cualquier política o formulario relacionado.

Puede ser útil crear un formulario de muestra que los empleados puedan usar para solicitar una carta. Agregar el formulario a su manual de políticas y procedimientos o al manual del empleado facilita que sus trabajadores lo encuentren. Simplemente completan la información requerida y la envían a la persona o departamento correspondiente.

Consejo profesional: utilice un sistema de gestión de documentos de recursos humanos como Connecteam para gestionar fácilmente todos los documentos e información importantes de los empleados.

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Consejos para preparar una carta de verificación de trabajo

Al escribir una carta de verificación de salario, tenga en cuenta estos puntos.

Sea breve y conciso

Estas cartas no necesitan ser largas o complicadas. Simplemente necesitan presentar la información solicitada de manera neutral. Estas cartas no deben incluir opiniones, por ejemplo, sobre el desempeño o el carácter de un empleado.

Revisa tu carta antes de enviarla

Como cualquier comunicación externa, una carta de prueba de empleo es un reflejo de su negocio. Debe ser libre de errores y profesional.

Además, verifique que la carta contenga toda la información solicitada. Es un documento importante para un empleado que lo ayuda a obtener una hipoteca, una vivienda o un futuro empleo. Proporcionar información incompleta puede ralentizar su aplicación.

Asegúrese de que la información contenida en la carta sea precisa y veraz.

Los detalles de su carta deben basarse en los registros de recursos humanos. Los terceros pueden usar su carta para tomar decisiones serias con respecto a su empleado, como otorgar o negar una visa a un miembro de la familia del empleado.

La precisión también ayuda a protegerlo contra cualquier queja posterior de empleados que no estén satisfechos con la información que proporcionó.

Entregar la carta a tiempo

Las solicitudes de cartas de verificación de empleados a menudo son sensibles al tiempo. Por ejemplo, un banco que esté considerando una solicitud de hipoteca puede requerir la información dentro de dos días hábiles.

Si un empleado ha solicitado una carta de confirmación de empleo, debe intentar responderle lo más rápido posible. Puede delinear el tiempo de respuesta en su política y procedimiento. Los empleados entonces entienden con qué anticipación deben hacer sus solicitudes.

Ejemplos de cartas de verificación de empleo

A continuación hay dos ejemplos de cartas de verificación de trabajo para empleados actuales y anteriores.

Esta plantilla de carta de verificación de empleo actual tiene el formato de una carta comercial formal. Modifique el texto para requisitos particulares para hacer juego su información relevante. Guarde una copia para su referencia y mantenga su futura correspondencia de verificación de empleo rápida, clara y concisa.

Descargue la Verificación de la Plantilla de Carta de Empleo Actual

Documentos de Google

Esta plantilla de carta de verificación de empleo anterior tiene el formato de una carta comercial formal. Modifique el texto para requisitos particulares para hacer juego su información relevante. Guarde una copia para su referencia y mantenga su futura correspondencia de verificación de empleo rápida, clara y concisa.

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Documentos de Google

Simplifique el proceso

Es posible que sus empleados necesiten regularmente formularios de verificación de empleados, por lo que es útil contar con una política y un procedimiento para manejar sus solicitudes. Esto estandariza el proceso, ayudándole a enviar las cartas de manera oportuna. También garantiza que incluya la información necesaria, como el rol del empleado, la descripción del trabajo y el salario.

Al escribir formularios de verificación de empleo profesionales y precisos, puede ayudar a sus trabajadores a comprar sus propias casas, alquilar alojamiento y encontrar un futuro empleo.

Siga nuestra guía paso a paso y utilice nuestras plantillas de cartas de verificación de empleo para producir fácilmente cartas profesionales de prueba de empleo a pedido.

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