Los 14 documentos de incorporación más esenciales para los nuevos empleados

Introducción

El objetivo de la incorporación es ayudar a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos, informados y listos para comenzar a trabajar. Al hacer que el proceso sea sencillo, divertido e informativo, preparará el escenario para una relación duradera y exitosa con los nuevos miembros de su equipo.

Una gran parte de la incorporación eficiente de los empleados consiste en proporcionar la documentación adecuada.

En este artículo, discuto la importancia de los documentos de incorporación en el proceso de incorporación y analizo los 14 documentos que debe entregar a las nuevas contrataciones.

¿Por qué es importante un buen proceso de incorporación?

Un buen proceso de incorporación es esencial para su negocio porque ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y facilita la transición a sus nuevos puestos.

Cuando los nuevos empleados tienen una experiencia de incorporación positiva, el compromiso de los empleados también mejora. Es más probable que el personal se sienta comprometido con su trabajo, lo que puede conducir a un mejor desempeño y mayores tasas de retención.

De hecho, un estudio de 2015 realizado por Brandon Hall Group descubrió que las organizaciones con un sólido proceso de incorporación tienen una tasa de retención de empleados un 82 % mejor.

La simplificación de los documentos de incorporación es una parte importante del proceso. Al proporcionar documentación de contratación nueva con información clara y concisa sobre el rol, los beneficios y las políticas de la empresa, ayuda a los empleados a ponerse al día rápidamente y sentirse seguros en su nuevo puesto.

Esto reduce la confusión, ahorra tiempo y permite una transición más fluida y una mejor productividad. ¡Es beneficioso tanto para el nuevo empleado como para su organización en general!

¿Qué son los documentos de incorporación?

Los documentos de incorporación brindan información importante que prepara a los nuevos miembros del equipo para el éxito. También lo ayudan a cumplir con los requisitos gubernamentales.

A continuación, describo los documentos de incorporación más importantes, separados en 4 secciones.

Formularios legales y fiscales

Estos son obligatorios y requeridos por el gobierno estatal o federal. Estos incluyen documentos como los formularios W-4 e I-9, que deben completarse dentro de los días posteriores a la fecha de inicio de un empleado para evitar multas o sanciones.

Documentos específicos de la empresa

Estos cubren toda la información que un empleado debe saber, independientemente de su puesto. Estos incluyen manuales de empleados, organigramas y declaraciones de misión.

Documentos específicos de roles

Estos detallan sus expectativas de su nuevo empleado y proporcionan procedimientos operativos estándar (SOP) y manuales de políticas y procedimientos.

Documentos de pago y beneficios

Estos educan a sus empleados sobre cómo se les pagará y qué beneficios pueden aprovechar. También brindan a los trabajadores la información que necesitan para aprovechar los beneficios. Esta categoría podría incluir paquetes de beneficios de salud, información de 401k, políticas de tiempo libre, documentos de opciones sobre acciones y más.

Para obtener más información, lea la plantilla de lista de verificación de incorporación de Connecteam .

14 documentos esenciales de incorporación

Ahora que está al tanto de lo que son los documentos de incorporación, analicemos los 14 documentos más esenciales para proporcionar nuevas contrataciones.

Documentos Legales y Fiscales de Incorporación

Formulario W-4

Es importante proporcionar a los nuevos empleados un formulario federal de impuestos sobre la renta W-4 que les permita ajustar su estado de retención de impuestos . Es su responsabilidad realizar un seguimiento del formulario W-4 más reciente de cada empleado y asegurarse de que sus cheques de pago reflejen sus opciones de retención actualizadas.

Para cumplir con las reglamentaciones, debe conservar estos documentos fiscales en el archivo de cada empleado durante al menos 4 años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto sobre la nómina, lo que ocurra más tarde.

Al mantenerse organizado y mantener registros precisos, puede asegurarse de que su negocio cumpla con la ley y que sus empleados reciban el pago correcto.

Formulario I-9

El formulario de empleo I-9 es un documento importante que se utiliza para verificar la elegibilidad de un nuevo empleado para trabajar en los Estados Unidos .

Como empleador, es su responsabilidad asegurarse de que su nuevo empleado esté legalmente autorizado para trabajar en el país en función de su ciudadanía, visa, residente y estado migratorio. Se requieren formularios I-9 para ciudadanos y no ciudadanos.

El proceso I-9 implica dos pasos esenciales:

• El nuevo empleado debe completar un formulario que declara su elegibilidad y los documentos que pueden usarse para verificar su estado.
• El nuevo empleado debe presentar documentos de elegibilidad laboral que el empleador debe revisar. Por lo general, el departamento de recursos humanos de una empresa verificará si los documentos cumplen con la lista de documentos aceptables del IRS. Estos documentos pueden ser pasaportes, certificados de nacimiento o tarjetas de residencia permanente, por ejemplo.

Una vez que haya verificado la ciudadanía del nuevo empleado, puede comenzar a trabajar para su empresa.

No es necesario que presente el formulario I-9 de empleo ni los documentos de verificación, pero debe tenerlos disponibles si los solicita un oficial de inmigración.

formularios para impuestos estatales

Algunos estados tienen formularios de retención de impuestos esenciales. Debe consultar con su gobierno local para ver si necesita empleados para completar este papeleo de incorporación.

Tal como está, 31 estados requieren un certificado de retención de impuestos estatales . Estos son:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• California
• Connecticut
• Distrito de Columbia
• Georgia
• Hawai
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Luisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Misisipí
• Misuri
• New Jersey
• Nueva York
• Ohio
• Oklahoma
• Oregón
• Pensilvania
• Rhode Island
• Vermont
• Virginia
• Virginia del Oeste
• Wisconsin

Pruebas de drogas y verificaciones de antecedentes

Debe incluir una copia de su política de pruebas de drogas en su documentación de incorporación si su empresa requiere pruebas de drogas.

También es importante mantener registros de los resultados de las pruebas y verificaciones de antecedentes para cumplir con las regulaciones gubernamentales o de la industria.

Mi consejo: usar un sistema de gestión de empleados digital en línea con soporte para formularios personalizados y carga de documentos significa que puede mantener todos los archivos de empleados de su empresa en un solo lugar.

Connecteam permite a los empleados completar su W-4, I-9 y otros detalles desde cualquier lugar. Esto puede ayudar a agilizar y simplificar sus procesos de incorporación. Regístrese para una prueba gratuita para probar estas características y más.

Documentos de incorporación de la empresa

Contrato de pacto de no competencia

Los acuerdos de no competencia prohíben que los empleados trabajen para la competencia o iniciar negocios similares durante un período específico después de dejar su empresa, como 6 meses.

Estos acuerdos pueden ser útiles para las empresas que invierten una cantidad significativa de recursos en el desarrollo de información patentada o relaciones con los clientes que son fundamentales para su éxito.

Además, los acuerdos de no competencia pueden ayudar a las empresas a conservar una ventaja competitiva al evitar que los ex empleados compartan sus conocimientos y experiencia con los competidores. También pueden ayudar a evitar conflictos de interés. Estos acuerdos ayudan a garantizar que los empleados se concentren en sus responsabilidades laborales actuales y no utilicen su posición dentro de la empresa para beneficiar a un negocio competidor.

Formulario de contacto de emergencia

Tener un formulario de contacto de emergencia para los empleados es una parte esencial del plan de gestión de riesgos de cualquier empresa. El formulario le permite a su empresa ponerse en contacto rápida y fácilmente con el contacto de emergencia designado de un empleado en caso de emergencia o accidente.

Tener un formulario de contacto de emergencia también mejora la satisfacción de los empleados . Saber que su empleador tiene su información de contacto de emergencia archivada y puede ser contactado en caso de una emergencia puede brindar tranquilidad a los empleados y ayudarlos a sentirse valorados y atendidos. Es un paso simple que puede ser de gran ayuda para construir una cultura empresarial positiva y fomentar un sentido de comunidad y apoyo entre los empleados.

Manual del Empleado

Un manual del empleado sirve como una guía para los trabajadores sobre las políticas, expectativas y procedimientos de la empresa. Proporciona una visión general clara y concisa de lo que se espera de los empleados y lo que pueden esperar de la empresa. También ayuda a proteger a la empresa legalmente.

Algunos elementos clave que deben incluirse en un manual del empleado son:

• Descripción general de la empresa: comience con una introducción que proporcione una descripción general de la empresa, su misión y su cultura. Esto puede ayudar a los empleados a sentirse conectados con la organización y comprender sus valores y objetivos.

• Políticas de empleo: tales como clasificaciones de empleados, descripciones de puestos, horarios de trabajo y beneficios.

• Código de conducta: describa las expectativas de la empresa para el comportamiento de los empleados, incluidas las políticas relacionadas con el código de vestimenta, la conducta en el lugar de trabajo y las políticas contra la discriminación y el acoso.

• Seguridad y protección: incluya políticas relacionadas con la seguridad y la protección, como procedimientos de emergencia, reglas de seguridad en el lugar de trabajo y políticas de seguridad de TI.

• Gestión del rendimiento: describa el proceso de gestión del rendimiento de la empresa, incluida la forma en que se evalúa el rendimiento, la retroalimentación y los procedimientos disciplinarios.

• Despido y renuncia: Explique las políticas y los procedimientos de la empresa para el despido y la renuncia, incluidos los requisitos de notificación y las entrevistas de salida.

También incluya un formulario de reconocimiento para que lo firmen los empleados. Esto indicará que han recibido y leído el manual y entienden su contenido.

Además, recuerde mantener un lenguaje simple y fácil de entender, y asegúrese de que el manual se actualice regularmente para reflejar cualquier cambio en las políticas o procedimientos.

Organigrama

Proporcionar a los nuevos empleados un organigrama ayuda a los empleados a comprender la estructura, la jerarquía y las relaciones de informes de la empresa .

También puede ayudar a los nuevos empleados a comunicarse de manera más efectiva con sus colegas. Pueden comprender mejor las funciones y responsabilidades de sus colegas, lo que facilita la colaboración y el logro de objetivos comunes. Un organigrama también puede ayudar a los empleados a determinar a quién dirigirse con preguntas o inquietudes y quién tiene la autoridad para tomar ciertas decisiones.

Directrices de la marca

Un documento de lineamientos de la marca garantiza que los empleados entiendan la identidad de la marca de la empresa y cómo representarla de manera consistente. Este documento garantiza que la voz y la imagen de la empresa se mantengan constantes en toda la fuerza laboral.

Este documento debe incluir directrices sobre:

• Voz y tono en materiales de marketing
• uso de logotipos
• Fuentes y tipografía a utilizar
• Esquemas de color y formas a incorporar.
• Directrices para el uso de fotografías y obras de arte

Documentos específicos de roles

Carta de oferta de empleo

La carta de oferta de empleo describe las expectativas de funciones, el pago y los beneficios del nuevo empleado . Después de que el empleado revise cuidadosamente y firme la carta de oferta, debe guardarse en su archivo para referencia futura en caso de posibles problemas.

contrato de empleado

Es posible que tenga un contrato de empleado por separado que entra en más detalles que la carta de oferta del empleado.

Los contratos de trabajo pueden incluir más detalles sobre:

• Título del trabajo y deberes
• horario de trabajo
• Compensación
• Políticas y procedimientos de terminación
• Propiedad intelectual
• Confidencialidad
• Políticas y procedimientos de resolución de disputas
• Beneficios

Mi consejo: en su contrato de empleado, incluya detalles específicos del puesto, como la compensación y las horas de trabajo. Ponga reglas e información más genéricas que todos los empleados deben cumplir y conocer en el manual del empleado. Puede consultar el manual del empleado en el contrato del empleado.

Manuales de procesos y procedimientos

Junto con la incorporación práctica y la capacitación de un compañero de incorporación, recomiendo que proporcione a los empleados manuales de procedimientos formales . Estos deben contener instrucciones detalladas para las diferentes tareas de las que será responsable un nuevo empleado. También deben describir los procedimientos de escalamiento para manejar cualquier desafío que pueda surgir.

Los empleados pueden consultar fácilmente estos manuales una vez que hayan completado el proceso de incorporación inicial.

Documentos de pago y beneficios

Formulario de depósito directo

Muchos empleados prefieren recibir su pago mediante depósito directo en sus cuentas bancarias. Para facilitar este proceso, deberá proporcionar a su nuevo empleado un formulario de depósito directo en el que pueda ingresar los detalles de su cuenta bancaria y sus preferencias de depósito.

Documento de resumen de beneficios

Un documento de resumen de beneficios para empleados debe proporcionar un resumen completo del paquete de beneficios que ofrece la empresa.

El documento debe incluir:

• Seguro de salud: Explique las opciones disponibles para los empleados, como los tipos de planes, los montos de cobertura y las primas.

• Planes de jubilación: detalle los planes de jubilación que ofrece la empresa, como un plan 401(k) o un plan de pensiones. Incluya los requisitos de contribución del empleado y las contribuciones paralelas del empleador.

• Políticas de tiempo libre: describa las políticas de la empresa sobre el tiempo de vacaciones, licencia por enfermedad, días personales y feriados.

• Otro seguro: detalle cualquier beneficio de seguro adicional, como seguro de vida, seguro de discapacidad o seguro dental y de la vista.

• Programas de bienestar: describa los programas de bienestar que ofrece la empresa, como membresías en gimnasios, exámenes de salud o programas de reducción del estrés.

• Programas de asistencia al empleado: Explique cualquier programa de asistencia al empleado ofrecido por la empresa, como servicios de asesoramiento, planificación financiera o asistencia legal.

• Beneficios adicionales: detalle los beneficios adicionales que ofrece la empresa, como descuentos para empleados, reembolso de matrícula o asistencia de transporte.

Proporcionar un documento de resumen de beneficios claro y completo puede ayudar a los empleados a comprender el valor de su paquete de beneficios y tomar decisiones informadas sobre sus opciones.

Resumen

La incorporación efectiva es crucial para el éxito de cualquier nuevo empleado. Establece el tono de su experiencia en la empresa y sienta las bases para una relación laboral positiva.

El papeleo de incorporación juega un papel importante en esto. Al proporcionar documentos de manera clara y organizada, los empleadores reducen el estrés y la confusión del proceso de incorporación para los nuevos empleados y los preparan para el éxito en sus nuevos roles.