La guía completa del gerente para horarios fijos

Los horarios de trabajo fijos son un aspecto esencial de la gestión de los empleados.

Como gerente, es importante crear un horario de trabajo que asegure que su equipo sea productivo, satisfaga las necesidades comerciales y mantenga motivados a sus empleados.

Esta guía tiene como objetivo brindarle los conocimientos y habilidades necesarios para crear y administrar de manera efectiva un horario de trabajo fijo.

Comprender los horarios de trabajo fijos

Los horarios de trabajo fijos son un tipo común de horario que requiere que los empleados trabajen a una hora fija todos los días durante un número determinado de horas por día.

El horario común de "nueve a cinco" es un ejemplo de un horario de trabajo fijo.

Estos se pueden utilizar para turnos en cualquier momento y para trabajos de tiempo completo y parcial.

¿Qué es un horario fijo de trabajo?

Con un horario fijo, los empleados trabajan a la misma hora y en el mismo lugar durante los mismos días de la semana.

Los horarios fijos suelen ser turnos de ocho horas durante cinco días, con un total de 40 horas a la semana, como turnos de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. con una pausa para el almuerzo.

Una empresa puede escalonar varios turnos fijos, como turnos diurnos y nocturnos, con algunas horas superpuestas si sus actividades se desarrollan durante todo el día.

En general, la organización establece el horario y los empleados tienen expectativas claras sobre cuándo trabajarán y cuánto.

Beneficios de los horarios fijos de trabajo para empresas y empleados

Los horarios de trabajo fijos ofrecen beneficios tanto a los empleados como a las empresas.

Algunas de las razones por las que a los empleados les suelen gustar, como la reducción del estrés y una mejor cohesión del equipo, aumentan la productividad y la comunicación para la empresa.

La previsibilidad permite el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Tener previsibilidad basada en horarios en el trabajo hace que sea más fácil para los empleados planificar actividades como eventos familiares, entretenimiento y citas médicas.

Un horario de trabajo fijo también ayuda a los trabajadores a mantener patrones de sueño constantes y obtener el sueño de alta calidad que necesitan para funcionar, aumentando la productividad y apoyando la salud.

El tiempo compartido fortalece las conexiones entre compañeros de trabajo

Los empleados que trabajan en los mismos turnos desarrollan naturalmente mejores habilidades de coordinación de equipos.

El compromiso de los empleados es un factor crucial a la hora de gestionar un equipo.

Una mejor comunicación fortalece la cohesión del equipo y los trabajadores pueden sentirse más conectados con sus colegas cuando trabajan juntos hacia objetivos compartidos.

Establecer la programación mejora la gestión del tiempo y la fuerza laboral

Los gerentes aprecian que la creación de horarios fijos es una posibilidad de configurarlo y olvidarlo.

Una vez que cree un horario de trabajo fijo ideal para su negocio, puede sentarse y dejar que el horario se repita.

Solo necesitará administrar el tiempo libre o corregir el rumbo cuando sea necesario. Un horario fijo también simplifica la medición de la productividad de los empleados.

Como beneficio adicional, los empleados a quienes les gusta su turno pueden querer quedarse.

Desventajas de los horarios fijos de trabajo para empresas y empleados

Si bien los horarios de trabajo fijos tienen muchos beneficios, también pueden presentar algunas desventajas.

Los empleados pueden querer más flexibilidad o mejores turnos de trabajo, y los gerentes pueden tener problemas para cubrir los turnos impopulares o distribuir el tiempo de manera justa para los empleados experimentados.

Menos flexibilidad causa fricciones entre los empleados

Los trabajadores con un horario fijo tienen menos margen de maniobra cuando cambian sus situaciones de vida y no pueden simplemente intercambiar turnos.

Algunos se aburren haciendo lo mismo a la misma hora en el mismo lugar y prefieren horarios rotativos o flexibles. Además, datos recientes sugieren que muchos trabajadores prefieren la flexibilidad en sus horarios de trabajo.

Los turnos impopulares impulsan la rotación

Incluso si desarrolla el horario de trabajo fijo más justo posible, es poco probable que cada trabajador obtenga su turno ideal.

Algunos tendrán que trabajar en turnos menos deseables, lo que puede conducir a una alta tasa de rotación de empleados a medida que los trabajadores insatisfechos abandonen el barco en busca de turnos más favorables.

La productividad puede sufrir en los horarios establecidos

Por lo general, los empleados con más antigüedad obtienen preferencia por mejores turnos, lo que puede conducir involuntariamente a turnos específicos apilados con los trabajadores más experimentados.

Esto puede llevar a que algunos turnos necesiten líderes más experimentados.

Algunos trabajadores altamente eficientes terminarán sus tareas establecidas antes de que finalice su turno establecido.

Si los gerentes no están monitoreando de cerca la producción, esto puede hacer perder tiempo y aburrir a los empleados.

Desarrollo de un horario de trabajo fijo efectivo

El horario de trabajo fijo ideal debe adaptarse a las necesidades de su negocio, así como a las necesidades de sus empleados.

Cuando esté satisfecho de que las ventajas de los horarios de trabajo fijos superan las desventajas, es hora de personalizar uno para su empresa, pero deberá tener en cuenta algunas consideraciones.

Evaluación de los requisitos comerciales

Un horario de trabajo fijo debe alinearse con las necesidades de su negocio antes de satisfacer otros factores.

Considere el nivel de habilidad y la fuerza laboral requerida para completar todos sus procesos internos para que todas las operaciones funcionen sin problemas.

Esto le dirá con quién necesita trabajar, y cuándo.

Determinación de la disponibilidad y las preferencias de los empleados

Revise cuidadosamente la disponibilidad de los empleados para evitar fricciones operativas.

No haga suposiciones sobre la disponibilidad y las situaciones personales de los empleados, pero conózcalos.

Las personas siempre aprecian ser tratadas como personas, por lo que, si bien no puede sacrificar las necesidades del negocio para satisfacer las preferencias personales de todos, asegúrese de brindar una comunicación clara sobre las decisiones de programación.

Programación de turnos y asignación de tareas

Considere las demandas de habilidades y mano de obra de las tareas en cada turno.

Desea distribuir a sus trabajadores más calificados y experimentados en diferentes turnos para aumentar la eficiencia y evitar retrasos debido a una brecha de habilidades o escasez de mano de obra.

Comunicar el horario a los empleados

Informar a sus empleados sobre su horario fijo antes de implementarlo le brinda la oportunidad de considerar sus comentarios y les permite ajustarse de manera rápida y sin problemas.

También puede explicar la razón detrás de su programación, incluidas las políticas establecidas que sigue.

Gestión de horarios de trabajo fijos

A medida que desarrolla el horario de trabajo fijo que funciona mejor para su negocio, también necesita crear políticas para respaldarlo, incluida la planificación anticipada para los conflictos de programación y el control de la asistencia y la productividad.

Manejo de solicitudes de empleados para cambios de horario

La solicitud de un horario por parte de un empleado es uno de los problemas de programación de horarios más comunes, pero la solución no tiene por qué ser compleja.

El software de programación digital puede facilitar tanto la planificación como la realización de ajustes.

Brinde a los empleados una vía clara para solicitar cambios para asegurarse de que se sientan escuchados y considerados, incluso si finalmente no puede satisfacer la solicitud.

Para decidir si el cambio funciona para la empresa, considere los recursos disponibles en el turno al que buscan cambiar y el que esperan desconectar.

Deberá equilibrar la disponibilidad de los empleados con sus requisitos de personal.

Si el otro turno pudiera usar las manos adicionales o la experiencia adicional, podría tener sentido conceder su solicitud.

Pero, si es un turno popular en el que no tiene problemas para contratar personal, querrá pensar detenidamente qué debería cambiar para adaptarse a sus preferencias.

Si la respuesta a la solicitud de un empleado es afirmativa, puede reorganizar turnos en minutos utilizando herramientas de programación digital con funcionalidad de arrastrar y soltar.

Si la respuesta es no, describa las razones y las políticas pertinentes. Evite dar falsas esperanzas de que “tal vez algún día” puedan tener ese turno.

Si existe la posibilidad de que pueda otorgar el cambio de horario en el futuro, por ejemplo, si reevalúa periódicamente los turnos, o si los empleados que alcanzan una permanencia en particular se vuelven elegibles para una consideración prioritaria, comunique ese proceso claramente al empleado.

Gestión de conflictos de programación

Cree políticas que definan cuándo y cómo los empleados pueden solicitar tiempo libre, incluso si los días de enfermedad y vacaciones están separados.

Asegúrese de que estas políticas estén claramente descritas en su manual del empleado para que los empleados puedan consultarlas fácilmente.

En el lado operativo, establezca un plan para la cobertura de personal.

¿Puede mantener sus actividades comerciales si una persona está fuera, o puede llamar a otro empleado para que lo cubra?

Proporcionar a sus empleados una manera fácil de coordinar los cambios de turno directamente puede tener sentido.

Asegúrese de que sus políticas cumplan con las leyes y regulaciones laborales locales, y respételas para garantizar un trato justo para todos los empleados.

Estrategias para monitorear el desempeño y la asistencia de los empleados

Debe asegurarse de que los empleados se presenten y hagan el trabajo, pero no quiere comprometer su sentido de autonomía.

El ausentismo en el lugar de trabajo es un problema real que los gerentes deben resolver, con poco más del 3% de los trabajadores ausentes en un día laboral determinado.

Aún así, a muchos trabajadores les molesta sentirse microgestionados o espiados, así que sea transparente y comunique claramente su política de monitoreo en el lugar de trabajo.

Busque un sistema de gestión de asistencia fácil de integrar que permita a los empleados marcar la entrada y la salida y que se integre perfectamente con sus sistemas de nómina y recursos humanos.

También puede realizar un seguimiento del rendimiento con un software de gestión de tareas eficaz que ayuda a los empleados a terminar los proyectos rápidamente y dentro del presupuesto.

El uso de listas de verificación y tareas establecidas facilita la gestión y aumenta la eficiencia.

Mejores prácticas para administrar horarios de trabajo fijos

Hay una diferencia entre simplemente administrar los horarios para asegurarse de tener a las personas donde las necesita y administrar bien los horarios.

Las mejores prácticas incorporan una sólida comunicación, cumplimiento normativo, aportes de los empleados y equilibrio entre la vida laboral y personal.

Comuníquese con sus empleados

Las líneas abiertas de comunicación son vitales para mantener la moral y la productividad, independientemente del tipo de programación que utilice.

La creación de funciones transparentes de comunicación y compromiso en su flujo de trabajo puede fomentar una cultura de confianza.

Cuando necesite hacer cambios, comunique claramente sus motivos y avise a los empleados con la mayor antelación posible para adaptarse a ellos.

Garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales

A medida que crea sus políticas de programación, asegúrese de que se alineen con las leyes y regulaciones laborales federales, estatales y locales pertinentes.

Deberá cumplir con la programación y pago de horas extras, días festivos, pausas para comer y descansar, y el plazo para informar a los trabajadores sobre sus horarios, entre otras consideraciones.

Fomente los comentarios y sugerencias de los empleados

Busque comentarios de sus empleados desde el principio y con frecuencia para asegurarse de tener un dedo en el pulso de quién está feliz y prosperando en sus roles y quién está cada vez más frustrado.

Cuando sabe dónde están los problemas, puede abordarlos más fácilmente.

Es probable que se ignore un cuadro de encuesta anticuado, pero si ya está utilizando soluciones digitales, puede integrar fácilmente una herramienta de comentarios de los empleados que permite múltiples canales de comunicación, incluidas encuestas y plantillas personalizables, encuestas en vivo y funcionalidades de chat para entrada rápida y directa.

Apoye el equilibrio entre el trabajo y la vida

Mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal es un desafío común entre los empleados.

Casi la mitad de los empleados reportan síntomas de agotamiento, según un estudio de McKinsey.

Con la separación del trabajo y la vida familiar, los trabajadores obtienen una buena cantidad de tiempo para desconectarse del trabajo y rejuvenecer.

Los gerentes pueden asesorar a los empleados sobre estrategias para mantener ese equilibrio, lo que incluye tener espacios de trabajo y dispositivos designados, límites razonables para leer y responder mensajes relacionados con el trabajo, hábitos saludables y un horario predecible.

Herramientas para administrar horarios de trabajo fijos

La programación de la fuerza laboral es una tarea compleja, incluso con la relativa estabilidad de los horarios de trabajo fijos.

Suponga que está administrando muchos empleados en diferentes horarios fijos.

En ese caso, dedicará más tiempo a la planificación por adelantado y, una vez que se establezcan los horarios, no requerirán tanta supervisión como otros tipos de programación, como los horarios flexibles.

Los dos enfoques principales para administrar los horarios de trabajo fijos incluyen la programación manual de turnos y el software de programación.

Programación manual de turnos

Un gerente u otra persona del equipo determina los horarios de trabajo para los turnos programados manualmente.

Por lo general, utilizan una hoja de cálculo compleja para sopesar la disponibilidad y las preferencias de los empleados frente a las necesidades de la empresa y tratan de encontrar un término medio.

A algunas personas les gusta el enfoque práctico y el elemento humano de considerar las preferencias, pero el elemento humano también deja espacio para el error humano.

Es un proceso lento para configurar y monitorear si tiene más de un puñado de empleados, y analizar los datos manualmente es una tarea en sí misma.

Introducción al software de programación

El software de programación alivia la carga de tiempo de la programación de la fuerza laboral.

La aplicación de programación de trabajos todo en uno de Connecteam puede ayudarlo a optimizar su gestión de turnos y lograr la máxima productividad con menos problemas. Aumenta la eficiencia y la precisión, y también incorpora informes automáticos.

Connecteam lo ayuda a optimizar todas las tareas de administración y programación de trabajo de los empleados, lo que permite una eficiencia operativa continua, con características que permiten:

• Digitalización de tareas rutinarias de gestión de empleados, como recordatorios de equipo y actualizaciones de estado
• Seguimiento de empleados usando una aplicación de reloj de tiempo
• Crear y compartir horarios al instante con sus equipos sin escritorio
• Recopilación de información de sus empleados mediante la creación de informes, listas de verificación, formularios y solicitudes en línea

preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un horario de trabajo fijo y un horario de trabajo flexible?

En un horario de trabajo fijo, los empleados normalmente trabajan los mismos turnos semanales por la misma cantidad de horas y días trabajados. Sin embargo, no todos los trabajos requieren un horario estricto.

Los horarios de trabajo flexibles son menos rígidos y permiten que los empleados registren una cierta cantidad de horas de trabajo por semana o por día, pero esos turnos no son necesariamente a la misma hora exacta.

¿Cuáles son algunas alternativas a los horarios fijos de trabajo?

Hay al menos 15 tipos de horarios de trabajo que los gerentes pueden considerar. Otros horarios de trabajo comunes incluyen horarios flexibles en los que los empleados y los empleadores colaboran para determinar cuánto trabaja un empleado, horarios de trabajo de turnos rotativos en los que los trabajadores alternan entre turnos diurnos y nocturnos, turnos divididos en los que los empleados trabajan dos franjas horarias en un día con un horario extendido pausas intermedias y turnos de guardia en los que los empleados trabajan según sea necesario.

¿Cuál es el impacto de los horarios de trabajo fijos en la moral de los empleados?

Cada empleado es diferente, y algunos aprecian la previsibilidad de un horario fijo que les permite delimitar su tiempo personal del tiempo de trabajo, mientras que otros pueden aburrirse por la naturaleza repetitiva de su horario o frustrarse en un turno que no les gusta.

¿Cómo puedo asegurarme de que mi horario de trabajo fijo sea justo y equitativo para todos los empleados?

Garantizar una comunicación clara sobre todas las políticas de programación por adelantado y cumplirlas es la mejor manera de garantizar a los empleados un horario de trabajo justo y equitativo.

Sea justo al considerar las solicitudes de horarios preferidos y tiempo libre, y sea coherente con la forma en que tiene en cuenta la permanencia y el desempeño. Considere el uso de software de programación que minimice la oportunidad de tomar decisiones sesgadas.